Описание коммуникаций и информационных потоков организации

3.1  Описание коммуникаций и информационных потоков организации

По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние.

Рассмотрим внутренние коммуникации данной организации. Внутрифирменная система информации в типографии решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Каждый исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов деятельности, и выполняет указания вышестоящего сотрудника только в пределах своей компетентности.

Директор типографии разрешает основные, базисные вопросы, которые касаются корпоративной политики, направления развития типографии и других важных аспектов деятельности организации.

Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Перемещение информации в организации происходит сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Сверху вниз проводится информация о стратегии развития фирмы, о корпоративной политике фирмы, миссии, целях и задачах. Таким путем, подчиненным сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.

Одновременно организация использует коммуникации по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший существенно влияет на производительность. В компании приветствуется выдвижение новых идей, предложений, способных усовершенствовать деятельность компании. Например, если печатник разработал более эффективный способ расположения объектов на листе, он сообщает о своей идее непосредственному начальнику, т. е менеджеру. Если менеджер решил поддержать предложение обслуживающего, он сообщает об этом на следующий, более высокий уровень управления, соответственно директору типографии. Такой обмен информацией, необходим, так как приводит к повышению конкурентоспособности организации за счет увеличения производительности. При помощи коммуникаций по восходящей руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Горизонтальные потоки информации, между сотрудниками одного уровня (менеджер-менеджер, дизайнер-дизайнер), необходимы для согласования действий сотрудников в различных вопросах. Во время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между сотрудниками.

Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций.

В основном это письменные сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества: они хранятся как записи и источники ссылок, они сформулированы тщательнее, чем устные сообщения. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления устава организации и других юридических документов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Письменные коммуникации организации выполняют еще одну функцию - сохранение документов в юридических целях.

Неформальные коммуникации в данной организации, как и в любой другой возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Большую часть всех коммуникаций типографии составляют внешние коммуникации. Компания «Мистер Принт» использует разнообразные средства для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном уровне. Типографии приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах организация сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Внешние коммуникации осуществляются, в основном, через менеджеров компании «Мистер Принт» по средствам телефонии, личных контактов и электронной почты. Наиболее важны коммуникации с клиентами.. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми частями компании осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

3.2 Рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой системы

На мой взгляд, в типографии «Мистер Принт» создана довольно хорошая управленческая информационная система, однако она может быть усовершенствована за счет изменения отдельных ее составляющих.

К примеру, в типографии нет автоматизированного банка данных клиентов в рекламно-издательском отделе, в то время как это смогло бы значительно сократить расход времени на поиск нужной графической информации, за счет чего увеличилась бы выработка (основной показатель производительности труда).

К примеру, на подготовку 1 макета, при неавтоматизированной базе клиентов, уходит времени (средний показатель):

1.  Заполнение бланка с контактной информацией о клиенте – 5 минут;

2.  Ручной поиск графической информации клиента в неавтоматизированной базе – 4 минуты;

3.  Общение с клиентом – 10 минут;

4.  Выполнение макета - 25 минут;

Итого: 44 минуты

Оценка затраченного времени при автоматизированной базе данных клиентов:

1.  Поиск информации о клиенте в базе данных – 1 минута;

2.  Общение с клиентом – 10 минут;

3.  Выполнение макета – 25 минут;

Итого: 36 минут.

Приведем формулу выработки:

 

Вч=ОП_мес/Т_час;

ОП_мес – объем продукции за месяц;

Т_час – количество человеко-часов отработанных за месяц.

Рабочий день в типографии составляет 8 часов, в среднем в месяце 23 рабочих дня, соответственно в месяц сотрудник вырабатывает 184 часа или 11040 минут. Следовательно, при неавтоматизированной клиентской базе дизайнер выполнит приблизительно 251 макет в месяц, а при автоматизированной 307 макетов в месяц. Подставив в формулу, получаем:

Вч (н/а) = 251: 184 = 1, 36 н.е

Вч (а) = 307: 184 = 1, 67 н.е

Из вышеизложенного видно, что переход к автоматизированной информационной технологии увеличит производительность труда в рекламно-издательском отделе.

Изменение построения автоматизированной информационной технологии типографии определяет свои требования к аппаратной части информационного комплекса. Так, организация автоматизированного банка данных клиентов и объемы информационных потоков в условиях автоматизированной обработки и создания документов потребуют применения производительных серверов и мощных баз данных. При этом следует учесть, что увеличение времени реакции системы, основанной на регулярных обращениях к файл-серверу, до 3 секунд заметно повышает утомляемость пользователя. Поэтому за типовой компьютер должен приниматься ПК на базе микропроцессора не ниже Intel Pentium 100, так как микропроцессоры меньшей производительности существенно увеличивают инерционность всей системы. Применение таких ПК для оснащения автоматизированных рабочих мест работников позволит применять для текущей работы пользователей современные усовершенствованные версии программ, обладающих более эргономичным интерфейсом и имеющих дополнительный набор функций и возможностей, позволяющие легко организовать эффективную коллективную и индивидуальную работу пользователей в локальной вычислительной сети. Но не достаточно хорошо оснастить предприятие оборудованием, не достаточно закупить средства контроля и регулирования - необходимо добиться того, чтобы всё это работало, способствовало созданию высококачественной полиграфической продукции. Коммуникации играют важную роль в формировании внутрифирменной управленческой информационной системы. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами. Именно поэтому стоит уделять внимание совершенствованию коммуникационных процессов не меньше, чем модернизации автоматизированной информационной системы. А для этого необходим постоянный контакт с исполнителями, что не всегда осуществляется в данной типографии. Постоянный контакт менеджеров производственных отделений типографии с компетентными представителями заказчика чрезвычайно полезен. Не нужно отстаивать «честь мундира», полезно помнить поистине золотое правило: «Заказчик всегда прав». Если все возможные претензии встречать заранее заготовленным отказом, можно просто потерять заказчика. Деловой «разбор полетов», выявление и анализ причин снижения качества помогут и типографии, и заказчику. Здесь необходимо помнить о реализации мероприятий, направленных на ликвидацию допущенных ошибок и повышение качества. На мой взгляд, внутри предприятия необходимо добиваться создания атмосферы благожелательной требовательности. Именно на основании разбора дефектов и достоинств конкретных выполненных заказов можно постоянно повышать ответственность работающих, а с ростом ответственности исполнителей растет и техническая культура предприятия. На основе проведенного анализа типографии «Мистер Принт» для улучшения внутрифирменной управленческой информационной системы можно предложить следующие рекомендации:

·  вводить автоматизированные информационные технологии в отдельные элементы организации;

·  расширять ассортимент продукции, вовремя реагируя на требования покупателей;

·  не терять известность на рынке и осуществлять продвижение услуг путем размещения рекламы.

·  повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

·  добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

·  согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

·  за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

·  повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;

·  усиление контроля за деятельностью компании со стороны руководства;

·  улучшить коммуникации между руководителем и рабочей группой, так как это повышает эффективность рабочих групп и способствует лучшему информационному обмену.

Заключение

В ходе данной курсовой работы были изучены информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, на примере типографии «Мистер Принт» рассмотрены основные наиболее значимые достижения информационной технологии в сфере управления организацией. В первой главе были освещены теоретические основы информационных технологий как инструмента формирования управленческих решений. Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. К информационным системам управления предъявляются требования: отслеживать внутреннюю и внешнюю среду организации для получения необходимой информации, помогать проектировать и оценивать альтернативы решений, обеспечивать информационными продуктами (расчетно-аналитическими таблицами и графиками, рекомендациями). ИС могут поддерживать процессы принятия решений на информационной, проектной и стадии выбора.

Системы поддержки решений (СППР) - это особые интерактивные ИС, использующие базы моделей и базы данных для поддержки принятия полуструктурируемых и неструктурируемых решений конкретными менеджерами, работающими в интерактивном процессе аналитического моделирования. СППР охватывают: компьютерное оборудование, программное обеспечение, данные, модели, живой труд. Разработка СППР отличается от формирования традиционных информационных систем. СППР имеет уникальные возможности в обработке внутренней и внешней информации, в аналитических моделях и в диалоговом режиме.

Во второй главе курсовой работы был проведен анализ организационно-экономических характеристик типографии «Мистер Принт», ее информационной системы, технических и программных ресурсов. Основным видом деятельности типографии является производство рекламно-полиграфической продукции, а также изготовление наружной рекламы. В структуру организации входят: редакционно-издательский отдел, типография, отдел снабжения и сбыта (реализации), бухгалтерия. Непосредственное руководство издательством осуществляет его директор, отвечающий за результаты его деятельности. Использование передовых технологий дает возможность типографии работать в условиях стремительно развивающегося рынка сувенирно-полиграфического. В работе данной типографии активно используются компьютерные информационные технологии. По степени централизации технологического процесса информационная технология в системе управления организацией является децентрализованной. Для данной организации характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть.

В третьей главе курсовой работы были описаны внутрифирменные коммуникации и информационные потоки типографии, а также были сделаны рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой системы. Внутрифирменная система информации в типографии решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Перемещение информации в организации происходит сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. В процессе работы типографии задействованы формальные и неформальные коммуникации. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми частями компании осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Для улучшения внутрифирменной управленческой информационной системы были предложены следующие рекомендации:

·  вводить автоматизированные информационные технологии в отдельные элементы организации; ·  расширять ассортимент продукции, вовремя реагируя на требования покупателей;

·  повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

·  добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления информации руководителям всех уровней управления;

·  за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

·  повышение общего уровня эффективности работы и конкурентоспособности компании за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;

·  улучшить коммуникации между руководителем и рабочей группой, так как это повышает эффективность рабочих групп и способствует лучшему информационному обмену. Также в рекомендательной части работы был рассмотрен вопрос увеличения производительности труда за счет внедрения автоматизации банка данных клиентов.

Список литературы

1  Иванов И.Н. менеджмент корпорации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2004.

2  Коротков Э.М. Концепция Российского менеджмента. – М.:Дека, 2004.

3  Менеджмент: Учебник / Под ред. В.В. Томилова – М.: Юрайт-Издат, 2003.

4  Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: Учебник. – М.:; ЮНИТИ, 2006.

5  Мескон М., Альберт Н., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2002.

6  Автоматизированные информационные технологии в экономике Ред.: Г.А.Титоренко Москва: Юнити, 2006

7  Информационно-методическое обеспечение перечня формирования направлений и специальностей в области информационно-коммуникационных технологий В.В.Никитин Москва: МАКС Пресс, 2006

8  "Автоматизированные информационные технологии в экономике" – п/ред Г.А. титоренко – М, 1999г.

9  Л.А. Вдовенко "Системно-информационный подход к оценке экономической деятельности промышленных предприятий" – М, 1996г.

10  "Компьютерные информационные системы управленческой деятельности" – п/ред г.А. Титоренко – М, 1993г.

11  Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник, ИНФРА-М - 2004, 400 стр.

12  Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. - М.: Радио и Связь, 1993.

13  Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений. - М.: Логос, 2000.

14  Емельянов С.В., Ларичев О.И. Многокритериальные методы принятия решений.- М.: Знание, 1985.

15  Пугачев В.П., “Руководство персоналом организации” – М., “Аспект-пресс”,1998

16  Коротков Э.М. Исследовании е систем управления: Учебник. – М.: Дека, 2003

17  Мащенко В.Е. Корпоративное управление: Учеб. Пособие.- М.: Сирин, 2003.

18  Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. – М: ИНФА – М, 2004

19  Атовмян И.Л. Оптимизация работы полиграфического производства. Контроль качества полиграфической продукции // Новости полиграфии. – 2003. - № 20

20  Баблюк Е.Б. Основы управления качеством и сертификация печатной продукции // Новости полиграфии. – 2004. - № 20.

Приложение

Словарь терминов:

Информация для принятия решений - набор количественных или качественных показателей, используемых для анализа ситуации и подготовки вариантов управленческих решений.

Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Критерий - категория, используемая для оценки степени соответствия вариантов решения (альтернатив) выбранной цели.

Комплексная целевая программа (КЦП) представляет собой совокупность мероприятий, называемых в дальнейшем «проектами», объединенных единством главной цели и общими ресурсами.

Нетиповые или ситуационные решения- решения, которые в отличие от типовых, содержат набор плановых параметров (показателей) деятельности, не имеющих, как правило, явной алгоритмической связи с исходными данными о деятельности банка и требуемыми целевыми показателями. Формируются такие решения, в основном, по мере необходимости и часто связаны с внешними нерасчетными ситуациями, такими, как форс-мажорные обстоятельства, значительные изменения рыночных цен, поступление предложений от инвесторов, изменение состава акционеров и др.

Система поддержки принятия решений - совокупность взаимосвязанных по целям, параметрам и условиям задач, методов (методик), программных средств и технических систем, позволяющих формировать в автоматизированном режиме набор отчетных форм, содержащих информацию для принятия управленческих решений и/или варианты таких решений.

Типовые или стандартные решения – решения, которые содержат набор плановых параметров (показателей) деятельности, имеющих явную алгоритмическую связь с исходными данными о деятельности и требуемыми целевыми показателями.

Управленческое решение — творческое, волевое воздействие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа управленческой информации о ее состоянии, направленное на организацию деятельности коллектива по разрешению назревшей проблемы.

Цель - указывает общее направление движения для достижения лучшего результата. Иногда целями считаются «предпочитаемые исходы, достижимые в течение определенного и сравнительно короткого периода времени.

 

Типы ИС

Таблица 1.

Тип ИС	назначение	характеристика
СПФО	поддержка финансовых операций	детализированная, стандартизированная обработка финансовых данных
УИС	поддержка управления	регулярные, повторяющиеся операции со статичной структурой и стабильной технологией
СППР	поддержка принятия решений	предоставляет больше возможностей нежели обычная ИС, более гибкая и настраиваемая под конкретные потребности
СПДАВМ	поддержка деятельности аппарата высшего менеджмента	системы структуирования высокого уровня, высокая надежность и достоверность

Директор типографии

Схема 1. Организационная структура типографии «Мистер Принт».

Схема 2. Классификация информационных систем по типу пользовательского интерфейса.