Сутність запасів та необхідність управління ними

1.1 Сутність запасів та необхідність управління ними

В основі розвитку людського суспільства лежить матеріальне виробництво, створення матеріальних благ. Для підприємства, щоб виготовити продукцію, надати послуги важливо мати виробничі запаси [18, 95]. Ефективним засобом управління запасами на підприємствах покликаний стати управлінський облік, основною метою якого, в частині запасів є збереження та раціональне їх витрачання на всіх етапах руху.

В сучасних умовах господарювання погано налагоджена та неефективно діюча система управління запасами призводить до несвоєчасного забезпечення виробництва необхідною сировиною і матеріалами або до надлишкового їх накопичення на підприємстві, неможливості вчасної акумуляції обігових коштів для придбання оборотних матеріальних запасів і, що може бути наслідком, до зупинки виробництва тощо [9, 91]. Тому найважливішою функцією управлінського обліку запасів є забезпечення взаємної незалежності окремих стадій виробництва і збуту.

Правильне управління товарно-матеріальними запасами, всебічне планування виробничого процесу в тісному взаємозв’язку з матеріально-технічним постачанням багато в чому визначають успіх підприємства. І, навпаки, нехтування цим зумовлює низьку ефективність діяльності підприємства, навіть його банкрутство. Таким чином, управлінський облік запасів має забезпечувати не тільки оперативну інформації про їхню наявність на певну дату, а й відповідність цієї наявності визначеній потребі. Тому традиційна організація бухгалтерського обліку, коли інформація про виробничі запаси формувалась у сальдових відомостях лише на кінець місяця, в управлінському обліку недостатня. Забезпечити оптимальне співвідношення між виробничою програмою і запасами можна за умови, що інформація про їхню наявність є якомога оперативнішою. В цьому випадку можна так само оперативно контролювати відповідність фактичної наявності запасів визначеній потребі [12, 193-4].

Згідно з Положенням бухгалтерського обліку 9 "Запаси", запаси - це активи, які:

1. утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;

2. перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;

3. активи, що утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Визнання — це процес опису, оцінки та включення до фінансового звіту певної статті. Отже, визнання передбачає словесний опис статті та визначення грошової суми, в якій елементи звітності, а саме такий елемент як активи - запаси можуть бути відображені в балансі.

Запаси призначені для виробництва продукції, надання послуг або для перепродажу потягом короткого періоду часу, визнаються активом, якщо:

1. існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням;

2. їх вартість може бути достовірно визначена.

Запаси класифікуються за трьома ознаками (табл. 1.1) [2].

Таблиця 1.1 Групування запасів за П(С)БО 9 „Запаси"

Ознаки групування	Вид запасів
Призначені для реалізації в умовах звичайної діяльності	Готова продукція, товари
Знаходяться в процесі виробництва з метою виробництва	Незавершене виробництво, напівфабрикати, брак у виробництві
Призначені для споживання при виробництві продукції, виконанні робіт, наданні послуг, а також управління підприємством	Виробничі запаси, МШП

Виробничі запаси – придбані або самостійно виготовлені вироби, які підлягають подальшій переробці на підприємстві. До них відносяться: сировина і матеріали, тара і тарні матеріали, будівельні матеріали, матеріали, передані в переробку, запасні частини, матеріали сільськогосподарського призначення, інші матеріали.

До малоцінних та швидкозношуваних предметів відносять предмети, які використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року, такі як інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг тощо.

Брак – це продукція, напівфабрикати, деталі, вузли і роботи, які не відповідають за своєю якістю встановленим стандартам або технічним умовам і не можуть бути використані за своїм прямим призначенням або можуть бути використані лише після додаткових витрат та виправлення.

Під напівфабрикатом розуміють продукт окремих технологічних фаз (переробок, цехів, дільниць, бригад тощо), який повинен пройти ще одну або декілька технологічних фаз обробки, перш ніж стати готовою продукцією.

До незавершеного виробництва відносять закінчену, виготовлену, але не повністю укомплектовану або ж не прийняту замовником продукцію, незакінчені або не прийняті замовником роботи і послуги товарного характеру.

Готова продукція – це продукція, яка пройшла обробку, випробування, приймання, укомплектована згідно з умовами договорів із замовниками, відповідає технічним умовам і стандартам.

Під товаром розуміють матеріальну або нематеріальну власність, яка реалізується на ринку. Товаром можуть бути продукти як фізичної так і розумової праці, результат послуги, сама здатність до праці, земля та її надра - все, що має споживчу та продажну вартість і може обмінюватися на інший товар (гроші) власником цієї споживчої вартості. [2]

Існує й інша класифікація запасів. Схематично вона зображена на рис.1.1. [21, 208].

Одиницею обліку запасів є їх однорідна група або вид. Деталізацію об’єктів обліку запасів підприємство здійснює самостійно.

Рис. 1.1. Групування запасів

Одиницею обліку запасів є їх однорідна група або вид. Деталізацію об’єктів обліку запасів підприємство здійснює самостійно, виходячи з управлінських потреб та витрат на ведення обліку. Як правило, облік запасів ведеться за їх видами, які відрізняються від інших видів хоча б однією ознакою. В окремих випадках, коли деталізація за видами не важлива, кілька видів запасів для цілей управлінського обліку може об’єднати в групи.

Основні завдання обліку запасів:

-  раціональне визначення одиниці обліку запасів та формування номенклатури-цінника;

-  організація складського господарства;

-  достовірне визначення первісної вартості запасів;

-  визначення умов переоцінки запасів на дату балансу та методів їх оцінки в разі вибуття;

-  ін [21, 208-209].

В ході матеріального потоку ресурси переходять із одного стану в інший, що знайшло відображення в класифікації запасів.

Елементи, які включаються до складу запасів, залежать від особливостей підприємства.

В процесі виробництва виробничі запаси використовуються неоднаково.

Деякі з них повністю споживаються у технологічному процесі (сировина і матеріали), інші - змінюють тільки свою форму і розмір (мастильні матеріали і фарби), треті - лише сприяють виготовленню виробів, але не включаються до їх маси, або хімічного складу (МШП).

Виробництво може здійснюватись при оптимальному поєднанні основних засобів і запасів за допомогою раціонального використання робочої сили. Тому головним завданням управлінського обліку запасів є забезпечення такого їх рівня, що був би оптимальним для заданої виробничої програми.

За свідченнями зарубіжних вчених, будь-яка компанія (підприємство) мусить мати три види матеріальних запасів:

1. Сировина й матеріали, необхідні для виробництва, що є своєрідним амортизатором між обсягом закупівель та обсягом їх споживання у виробництві.

2. Запаси незавершеного виробництва, необхідні як амортизатор між послідовними виробничими операціями.

3. Запаси готової продукції, що виникають у результаті перевищення обсягу виробництва і недостатньої швидкості відвантаження чи реалізації продукції [12, 193].

Існують три основні причини наявності виробничих запасів на підприємстві: операційна, запобіжна, спекулятивна. Операційна причина проявляється тоді, коли є необхідність мати запаси для задоволення поточних потреб виробництва та реалізації. Створення додаткового запасу для майбутнього періоду, щоб запобігти втрат від їх можливої нестачі при збільшенні попиту на готову продукцію, свідчить про наявність запобіжної причини. Бажання зменшити відтік грошових потоків із-за можливого підвищення цін обумовлює збільшення рівня запасів – це пояснює спекулятивну причину. Всі вони посилюють увагу менеджерів до управління матеріальними ресурсами.

На підприємствах зростає сума витрат на створення і утримання запасів. У зв’язку з цим в сучасній економіці сформувалася нова галузь знань про управління матеріальними ресурсами, матеріалопотоком і сфера практичної діяльності – логістика. Як зараз відомо, логістика – це наука про планування, контроль і управління транспортуванням, складуванням, іншими матеріальними операціями, які здійснюються в процесі доведення сировини, матеріалів і напівфабрикатів, доведення готової продукції до споживача у відповідності до інтересів і вимог останнього [16, 148 ].

Ефективність управління виробничими запасами здійснює суттєвий вплив на результати фінансово-господарської діяльності і обумовлюється зовнішніми або внутрішніми факторами, які зображені на рис.1.2 [9, 91].

Раціональному використанню матеріальних ресурсів на підприємстві сприяє реалізація сучасних концепцій управління виробничими запасами.

Приймаючи рішення про створення запасів, потрібно, щоб витрати на утримання запасів були мінімальними та не виникав дефіцит, який порушує ритмічний хід виробництва і продажу продукції [9, 91].

Управління матеріальними ресурсами повинно здійснюватися на рівні центрів відповідальності. Керівникові центру відповідальності можуть бути делеговані права вирішення таких проблем: транспорт і перевезення; управління збутом і замовленнями; обслуговування споживачів; управління складським господарством; контроль запасів та виробничих планів; контроль за процессом постачання; створення відповідного інформаційного потоку [16, 148-9].

Збільшення питомої ваги запасів може призвести до збільшення грошових коштів в обороті та уповільнення їх оборотності, втрат споживчих властивостей запасів і неможливості їх подальшого використання в технологічному процесі, зниження якості готової продукції, що виготовляється з невідповідної сировини, і, в результаті, – вимушеного зниження цін на продукцію, зниження доходів тощо. З іншого боку, в умовах стабільного сировинного ринку та високої інфляції збільшення розміру виробничих запасів може бути виправдане необхідністю підтримання підприємства в робочому стані.

Рис.1.2 Зовнішні та внутрішні фактори впливу на систему управління виробничими запасами

Зменшення ж питомої ваги вкладення активів у виробничі запаси і незавершене виробництво може бути симптомом дефіциту коштів, що призвести у майбутньому до звуження фронту робіт, недозавантаження виробничих потужностей, порушення технологічного режиму, падіння обсягів виробництва та реалізації продукції, погіршення її якості.

Не менш важливим моментом є стабільність заданої структури розміщення запасів між окремими стадіями кругообігу, різкі перепади в їх структурі означають перерозподіл вкладених засобів між окремими видами матеріалізованих оборотних активів та відображають порушення поступовості кругообігу запасів підприємства, стійкості ритму проходження засобами відповідних стадій.

Спочатку запаси надходять на підприємство у вигляді сировини, матеріалів і комплектуючих виробів, призначених для виробництва, а також товарів, придбаних для перепродажу. Потрапляючи у виробничий процес, вони переходять до категорії незавершеного виробництва, після чого запаси стають готовою продукцією. Крім того, для забезпечення виробництва підприємство утворює і запаси малоцінних і швидкозношуваних предметів [9, 91-92].

Управлінський облік запасів має забезпечити надійний контроль за їхнім збереженням [12, 194].

Для забезпечення виробничої програми оборотними матеріальними запасами на великих підприємствах створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, малоцінних швидкозношуваних предметів та інших запасів [9, 99].

Керівництво підприємства має створити всі необхідні умови для роботи, в т. ч. організувати охорону складів, особливо в нічний час. Усі складські приміщення потрібно обладнати засобами протипожежної безпеки, забезпечити вагами необхідних видів, вимірювальною тарою, іншими вимірювальними засобами, інструментами для відкривання упаковок і тари, навантажувально-розвантажувальними механізмами. Складські приміщення мають бути пристосовані для зберігання запасів з урахуванням їхньої специфіки. Зокрема, ті запаси, які обліковуються поштучно, потрібно розміщувати на стелажах, полицях, в ящиках, шафах тощо, щоб не допустити їхнього змішування (пересортування). Запаси, що обліковуються за масою, мають зберігатись в окремих засіках, секціях, відгороджених герметичними перегородками, щоб не допустити змішування різних видів, сортів, репродукцій.

Нафтопродукти слід зберігати на спеціально обладнаних складах в окремих місткостях за їхніми видами. Тут мають бути калібрувальні таблиці та паспорти на резервуари, за якими можна визначати об’єм нафтопродуктів відповідно до рівня заповнення місткостей. При цьому треба мати на увазі, що нафтопродукти надходять на підприємство за масою в кілограмах, а кількість, котра є на складі, визначається за об’ємними одиницями-літрами.

У місцях зберігання для кожного виду запасів (сорт, сортамент, номенклатурний номер тощо) має бути прикріплений матеріальний ярлик типової форми М-16 із характеристикою саме цього виду запасів. Також мають бути вказані назви, інвентарні номери, шифри, ціна матеріалів, вимірники (тонни, центнери, кілограми, грами, штуки, кубометри, літри), за якими обліковують ці матеріали. Шифри розробляють за серійною схемою.

Особливо важливе застосування цих шифрів на тих підприємствах, де велика кількість комплектуючих матеріалів, подібних за зовнішнім виглядом, майже однакових за вартістю. Щодо запасних частин, то без цих шифрів тут не обійтися [12, 197].

Відповідальність за забезпечення оптимального запасу по кожному найменуванню матеріалів, що надходять на зберігання, несе завідувач складом (комірник).

Кожне підприємство повинне мати свою систему управління запасами, створену з урахуванням його специфічних вимог. Вона буде ефективно функціонувати тільки за участі і підтримки всіх підрозділів підприємства, що виражається у забезпеченні інформацією керівників підрозділів про управління запасами, виробничу програму, ступінь участі своїх підрозділів. Ця інформація потрібна маркетологам, менеджерам та головному бухгалтеру.

Маркетолог. Для ефективності збуту і забезпечення виробництвом високоякісними продуктами, що могли б найбільш повно задовольнити потреби споживачів, агенти з маркетингу (або збуту) прагнуть, щоб асортимент продукції був якомога ширшим і мав декілька різновидів: стилів, кольорів, функцій тощо, а тому вони виступають за збільшення обсягів запасів.

Менеджер підприємства. Це особа, яка відповідає за витрати і знає, що найкращою програмою їх скорочення буде підвищення обсягу виробництва. Великий обсяг аналогічних продуктів – це правильний спосіб знизити собівартість одиниці продукції, якщо використовується система обліку повної собівартості. Але необхідно врахувати те, що при перевищенні обсягу виробництва над обсягом реалізації, збільшуються товарно-виробничі запаси, що, в свою чергу, збільшить їх вартість.

Головний бухгалтер. Це особа, яка розглядає товарно-виробничі запаси з позиції кількості, якості, вартості і матеріальної відповідальності. Він не може не реагувати на вимоги маркетингу і виробництва, але повинен знати, що товарно-виробничі запаси – це дещо більше, ніж просто оцінка оборотних матеріальних запасів в звітності [9, 92-93].

Як засвідчують дослідження зарубіжних вчених, однією з головних проблем є так зване "всихання залишків" –ввічлива назва крадіжок, що досягає 4 – 5%, причому 30 – 40% усіх нестач є виною штатного персоналу. Особливо це характерно для роздрібної торгівлі, тому окремі магазини використовують на товарах спеціальні наклейки. Якщо вони не стираються при продажі продавцем, на виході з магазину подається сигнал тривоги. Однак, такі втрати розповсюджені не тільки в торгівлі.

Тому управлінський облік має забезпечити систематичний контроль наявності запасів за місцями їх зберігання і матеріально відповідальними особами. При цьому треба пам’ятати, що запаси зберігаються як на загальних складах, так і в інших центрах відповідальності: цехах, бригадах, майстернях, гаражах тощо. На підприємствах, що отримують запаси або реалізують продукцію у великих обсягах, при значній віддаленості від транспортних магістралей можуть бути пристанційні (припортові) склади.

Окремі запаси (щебінь, вапно, пісок, цегла, певні види кормів тощо) інколи зберігаються на відкритих майданчиках (насипом, у штабелях, ямах) та значній віддалі від населених пунктів.

Але, незважаючи на це, всі запаси мають бути передані під відповідальність завідуючим складами, комірникам, іншим матеріально відповідальним особам, з якими потрібно укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Ці особи мають бути проінструктовані щодо порядку зберігання запасів, їхнього обліку, оскільки нестачі та втрати, що виникають з їхньої вини, вони відшкодовують у подвійній і навіть потрійній вартості [12, 194-5].

Зокрема, розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначають за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від балансової вартості на момент встановлення цього факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначає Міністерство статистики, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою 1.1.

Рз=((Бв – А) × Іінф.+ПДВ+Азб.) × 2, (1.1)

де Рз – розмір збитків, грн.;

Бв – балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, грн.;

А – амортизаційні відрахування, грн.;

Іінф. – загальний індекс інфляції, розрахований на підставі щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;

ПДВ – розмір податку на додану вартість, грн.;

Азб –розмір акцизного збору, грн [4].

Вартість вузлів, деталей, напівфабрикатів та іншої продукції, що виготовляють підприємства для внутрішньовиробничих потреб, визначають відповідно до собівартості виробництва з нарахуванням середньої по підприємству норми прибутку на цю продукцію зі застосуванням коефіцієнта 2 [12, 195].

Порядок організації обліку запасів на складах і в бухгалтерії наведено на рис.1.3 [9, 99].

Рис.1.3. Організація складського обліку запасів та облік в бухгалтерії

Загальні витрати на зберігання запасів на складі складаються з багатьох статей, тому не просто визначити, скільки коштує підприємству утримання запасів.

Щоденно на основі належним чином оформлених первинних документів завідуючий складом записує у відповідних карточках усі операції з надходження і вибуття матеріалів, виводить залишок, котрий порівнює з встановленою нормою запасу. Саме це є особливо важливим в управлінському обліку, оскільки дає змогу оперативно контролювати достатність запасів тих чи інших матеріалів [12, 198-9].

Управлінський облік повинен забезпечувати зменшення витрат, пов’язаних із зберіганням запасів.

Для ефективного управління запасами необхідним є:

1. Регулювання кількості оборотних активів на складах (що забезпечується визначенням оптимального рівня закупівлі запасів);

2. Скорочення витрат, пов’язаних з утриманням складських приміщень;

3. Зменшення втрат запасів внаслідок їх псування, природних втрат та нестач;

4. Розробка нормативів по витрачанню матеріалів тощо [9, 100].

До складу прямих матеріальних витрат включається вартість сировини та основних матеріалів, що утворюють основу вироблюваної продукції, купівельних напівфабрикатів та комплектуючих виробів, допоміжних та інших матеріалів, які можуть бути безпосередньо віднесені до конкретного об'єкта витрат. Прямі матеріальні витрати зменшуються на вартість зворотних відходів, отриманих у процесі виробництва [3].

Зворотні відходи – залишки матеріалів, сировини, напівфабрикатів, теплоносіїв та ін. видів матеріальних цінностей, що утворилися під час виробництва продукції (робіт, послуг), втратили повністю або частково споживчі властивості початкового матеріалу (хімічні та фізичні) і через це використовуються з підвищеними витратами (зниження виходу продукції) або зовсім не використовуються за напрямами призначення. До них не включають:

1. Залишки матеріальних цінностей, які відповідно до встановленої технології передаються до інших цехів, підрозділів, як повноцінний матеріал для виробництва інших видів продукції;

2. Попутна продукція що одержується одночасно з цільовим (споживчим) продуктом як єдиному технологічному процесі [22,41].

Отже, матеріальні витрати мають значну питому вагу в собівартості продукції промислових підприємств, тому в системі управління витратами першочергове значення надається формуванню норм і нормативів матеріальниї витрат. Нормативні витрати матеріальних ресурсів представляють величину витрат, які повинно понести підприємство при нормальній потужності [9, 100]. Нормальна потужність - очікуваний середній обсяг діяльності, що може бути досягнутий за умов звичайної діяльності підприємства протягом кількох років або операційних циклів з урахуванням запланованого обслуговування виробництва. Такі норми по кожному виду оборотних матеріальних запасів повинні зазначатись і в картах складського обліку (як це робиться в світовий практиці). При цьому необхідно систематично контролювати фактичні залишки матеріалів шляхом порівняння їх з нормативними. У випадках перевищення фактичних залишків над нормативними, тобто наявності наднормативних залишків матеріалів, необхідно вживати заходів до їх скорочення, а у виподку дефіциту – ставити питання про нові закупки. Величина прямих нормативних матеріальних витрат на одиницю готової продукції визначається як добуток кількості матеріалів (на виході), передбачених нормативом на одиницю готової продукції, на ціну, що повинна бути сплачена за одиницю матеріалу (на вході). Основою для розрахунку нормативних величин виступає норма матеріальних витрат у натуральному вираженні. Відносно продукції норми матеріальних витрат поділяють на наступні групи (табл. 1.2) [9, 101]:

Таблиця 1.2 Види норм матеріальних витрат

Норми	Характеристика норм
Поопераційна	Регламентує витрачання запасів на окрему операцію. Cистематизуючи ці норми у відомості поопераційних норм витрат по виробничих одиницях, можна отримати кошторис матеріальних витрат по підрозділу. Поопераційні норми витрачання матеріалів використовуються для розробки нормативно-технологічних карт, кошторисів матеріальних витрат для нормативних калькуляцій.
Подеталина	Отримують в результаті узагальнення поопераційних норм, що відносяться до окремого найменування деталей. Систематизацію проводять у спеціальних відомостях по детальних норм.
По вузлова	Регламентує витрачання матеріалів на окремі вузли, які можуть бути використані на самому підприємстві, реалізовані на сторону в складі запасних частин або у складі товарної продкції.
Функціональна	Розраховується при удосконаленні технології виробництва та його організації, збільшенні серійності та використанні поточних методів виробництва окремих виробів, вузлів деталей тощо. Вцілому функціональні норми характеризують процес функціонування матеріалів, що використовуються у виробництві. Такі норми застосовують у конструкторських розробках, створенні і удосконаленні технологічних процесів виробництва конкретних видів продуктів.

Контроль відповідності запасів встановленим нормам за даними карточок складського обліку дає змогу виявити зайві, що не використовуються протягом виробничого циклу. Однак оцінка наявності запасів за цим критерієм має бути доволі обережною, тому що формальний підхід часто обертається значними втратами в майбутньому, оскільки певні види запасів використовуються від випадку до випадку, що створює ілюзію їхньої непотрібності на підприємстві. Зокрема, це стосується спеціального інструменту, пристосувань, приладів, окремих запасних частин, які можуть роками не використовуватись і виявитись вкрай потрібними в екстремальних ситуаціях [12, 201-202].

Витрачання матеріалів на виготовлення виробу вцілому розраховують на основі по-детальних та по-вузлових норм витрачання та норм застосування деталей у вузлах та збірних з’єднаннях, а останніх – у виробах (рис.1.4) [9, 101].

Рис. 1.4. Процедури формування норм матеріальних витрат на виріб

Основними джерелами формування нормативної бази прямих матеріальних витрат є: конструкторська документація специфікація деталей, вузлів та збірних з’єднань; технологічна документація технологічні описи виникнення та обробки деталей і вузлів, по-детально маршрутні відомості закріплення деталеоперацій за цехами, виробничими ділянками; специфікація вузлування; комплектовочні відомості покупних напівфабрикатів та виробів. Документи конструкторської і технічної підготовки виробництва розробляються у відділах головного конструктора, головного технолога, головного механіка, головного енергетика тощо. Відділи несуть відповідальність за забезпечення інформацією, підтримування її у необхідних розмірах та своєчасне повідомлення про всі зміни зацікавленим службам та підрозділам підприємства [9, 101-102].

Аналіз наявності матеріалів за кожний день дає змогу прогнозувати з високою достовірністю мінімальну потребу в них, що часто точніша, ніж визначена розрахунковим шляхом. Цей аспект управлінського обліку, за свідченням зарубіжних вчених, є основним фактором політики матеріально-технічного постачання. Адже визначення оптимального обсягу замовлення чи партії, потрібної підприємству сировини, що має назву "економічного розміру замовлення (ЕРЗ)", дає змогу досягти мінімальних витрат, пов’язаних з утриманням запасу, і відповісти на два запитання – скільки і коли? У той же час

дослідженнями встановлено, що вартість виконання замовлень підвищується в міру зменшення їхнього розміру. До того ж, надто мінімальні запаси нерідко є причиною екстремальних ситуацій, що часто спостерігається щодо забезпечення підприємств пально-мастильними матеріалами.

Тому в управлінському обліку першочерговим є не констатація наявності матеріалів, а визначення оптимальних партій поставок. Його здійснюють за такою формулою(1.2):

ЕРЗ = 2АВ /С; (1.2)

де ЕРЗ – оптимальна партія поставки сировини (матеріалів);

А – річна потреба в сировині (матеріалах);

В – затрати на замовлення;

С – поточні витрати на одиницю замовлення.

На основі даних про оптимальну партію поставки сировини можна розрахувати кількість замовлень (формула 1.3):

n = A / ЕРЗ; (1.3)

та інтервал між ними (формула 1.4):

t = 255/n; (1.4)

де n – кількість замовлень;

t – інтервал між замовленнями;

255 – кількість робочих днів у році.

Разом з тим, навіть при доволі точному визначенні середнього розміру замовлення на сировину й матеріали, не може бути впевненості в достатності запасів, оскільки можливі непередбачений попит або несподівана відсутність запасів у постачальників. Тому, як правило, передбачають додатковий страховий запас, який дає змогу уникнути простою в перервах між поставками.

З практики відомо, що не всі запаси відіграють однакову роль у виробництві. Окремі з них є суттєво важливими, оскільки без них виробництво певної продукції неможливе, інші можуть бути замінені аналогами, або без них нетривалий час взагалі можна обійтись, дещо змінивши технологію виробництва чи якісні характеристики продукції, що виробляється. До того ж, у структурі затрат на виробництво продукції питома вага різних видів сировини й матеріалів неоднакова. Тому зрозуміло, що більш ретельно треба визначати рівень запасів за тими видами, які є важливішими для цього виробництва, і займають основну питому вагу в структурі витрат на сировину й матеріали в собівартості продукції, що виробляється на підприємстві [12, 199-200].

Відобразимо групування витрат для визначення оптимального розміру запасів в таблиці 1.3 [16, 154]:

Таблиця 1.3 Групування витрат з метою підготовки інформації для визначення оптимального розміру запасів

Релевантні витрати, змінюються в залежності від рівня запасів	Нерелевантні, ті що не змінюються при зміні рівня запасів
Витрати на зберігання
Альтернативні витрати інвестування у запаси	Витрати на придбання запасів
Прирістні витрати на страхування, якщо розмір платежів залежить від коливання вартості запасів	Заробітна плата працівників складу
Прирістні складські витрати та витрати на зберігання – тільки ті, що змінюються при зміні кількості замовлених одиниць	Орендна плата за обладнання чи споруди, які взято в оренду
Прирістні витрати на обробку матеріалів
Орендна плата на основні засоби, які передано в оренду
Витрати, пов'зані з втратою необхідних характеристик запасів, які зберігаються
Витрати, пов'зані з формуванням (розміщенням) запасів
Прирістні канцелярські витрати на оформлення та одержання замвлення (тільки ті, що відносяться до конкретного завдання)	Загальні витрати стосовно рішень щодо всіх замовлень тощо
Оплата рахунків тощо

В інформаційному забезпеченні оптимізації витрат неабиякі можливості розкриває застосування АВС – аналізу. Його методика може бути застосована :

-- для реалізації контрольної функції обліку в системі управління матеріальними ресурсами, яка в сучасних умовах змінюється від контролю за збереженням запасів до підтримки рівня капіталовкладень в запаси, контролю за ефективністю використання, оптимізації розміру, мінімізації витрат на створення і утримування;

-- для підготовки інформації з метою обґрунтування рішення щодо вибору найвигідніших постачальників та видів матеріалів;

-- для підготовки інформації з метою обґрунтування рішення щодо прискорення оборотності виробничих запасів;

-- для оптимізації постійних витрат та сфер діяльності в процесі виробництва [16, 154-155].

У практичній діяльності підприємсв для виконання наміченої виробничої програми заготовляється багато видів ресурсів. Якщо порівнювати вартість окремих ресурсів із загальною вартістю всіх, то вони мають різну частку. З метою оцінки різних видів запасів використовують АВС- аналіз [18, 232].

Деякі автори цей метод називають "контролем запасів за допомогою їх класифікації". В економічній літературі з логістики, управлінського обліку контролінгу його суть і можливості описані недостатньо глибоко, а в деяких виданнях взагалі ці питання не піднімалися. Між тим, досвід свідчить про ефективність контролю, якщо основну увагу концентрувати на запасах високої вартості, які повинні підлягати 10% інвентаризації, а малоцінні – контролюватися вибірково [16, 155].

В цій моделі всі ресурси поділяють на три класи: А, В та С залежно від грошових витрат на них. Ті види сировини й матеріалів, за якими сукупні витрати складають 80%, відносяться до класу А. Наступні 15% відносять до класу В, і решту 5% – до класу С [12, 200].

Для управління виробничими запасами застосовують і більш складні математичні моделі, наприклад математичні моделі виробничого процесу або моделі планування матеріальних потреб (ПМП). Вхідними даними для таких моделей є обсяг торгових угод, витрати ресурсів на вироблювану продукцію, витрати на замовлення ресурсів та їх зберігання, інші витрати виробництва. ЕРЗ є складовою моделі виробничого процесу. Для робіт із цими моделями використовуються комп'ютери. При використанні моделей слід враховувати, що якщо якість вхідні параметри, на основі яких розв'язується задача, непередбачані або не введені, то необхідно бути уважним до результатів розрахунків. У таких випадках треба керуватись здоровим глуздом. В будь- якому випадку необхідно проводити логічний аналіз отриманих результатів.

Крім аналізу АВС застосовується також аналіз XYZ. Якщо аналіз АВС заснований на групуванні запасів за їх вартістю, то аналіз XYZ заснований на їх групуванні залежно від рівномірності попиту і точності його прогнозування. При цьому виді аналізу запаси також розподіляються на три групи: X,Y та Z. Рівномірність попиту на запаси оцінюють шляхом розрахунку коефіцієнта варіації попиту за кожним видом запасів.(формула 1.5)

 (1.5),

де cv- коефіцієнт варіації;

σ- дисперсія;

V – значення попиту (потреби) у фіксований час чи проміжок часу;

М – середнє значення попиту за фіксовані проміжки часу;

n – кількість спостережень;

і – і-те значення попиту (потреби) у фіксований час чи проміжок часу.

Відомо, що величина коефіцієнта варіації змінюється від нуля до безкінченності. До групи Х відносять запаси, попит на які рівномірний або коливається незначно, до групи У – запаси, попит на які має сезонний характер, до групи Z – запаси з низьким рівнем надійності прогнозу попиту.

Характеристика груп XYZ наведена в таблиці 1.4. [18, 232].

Спільне проведення АВС- та XYZ-аналізу дозволяє одночасно оцінити матеріальні запаси за кількістю і вартістю та ступенем надійності прогнозу споживання. Результатом такого спільного аналізу є матриця, яка влючає 9 різних класів запасів (табл.1.5) [18, 233].

Таблиця 1.4 Характеристика груп запасів XYZ

Група запасів	Попит	Можливості прогнозування попиту	Коефіцієнт варіації попиту, cv
X	Рівномірний або незначні коливання	Високий ступінь надійності прогнозу	cv≤0.1
Y	Нерівномірний, сезонний	Середній ступінь надійності прогнозу	0.1 <cv≤0.25
Z	Епізодичний	Низький ступінь надійності прогнозу	cv>0.25

Таблиця 1.5 Матриця класів запасів

Клас запасів	Х	У	Z
А	Висока частка вартості
	Високий ступінь надійності прогнозу	Середній ступінь надійності прогнозу	Низький ступінь надійності прогнозу
В	Середня частка вартості
	Високий ступінь надійності прогнозу	Середній ступінь надійності прогнозу	Низький ступінь надійності прогнозу
С	Низька частка вартості
	Високий ступінь надійності прогнозу	Середній ступінь надійності прогнозу	Низький ступінь надійності прогнозу

Аналіз АВС доповнений аналізом XYZ дає змогу більш ефективно планувати товарні запаси на підприємстві та управляти ними. Запаси постійно знаходяться в русі, а їх склад, кількість і якість може змінюватися за короткий термін. Тому досить важливим моментом для управління запасами є не лише їх кількість і якість, але й розумна організація їх переміщення. Рух матеріальних запасів знаходить своє відображення на рахунках бухгалтерського обліку, узагальнюється у відповідних регістрах обліку та внутрішній звітності підприємства. Аналітична та синтетична облікова інформація є основою для управління запасів підприємства. Без чітко організованого обліку руху запасів апарат управління не зможе виконувати ритмічну роботу підприємства, не зможе захистити себе від конкурентів.