Отчетность материально – ответственных лиц

4. Отчетность материально – ответственных лиц

Учет запасов на складе ведет материально ответственное лицо, в основных случаях это кладовщик или заведующий складом, которого назначает руководитель. Принятие ответственности за сохранность ценностей, вверенных материально-ответственному лицу, оформляется подписью на документе, по которому материалы передаются ему на хранение. Чаще всего этим документом является договор о полной материальной ответственности.

Поступившие и надлежащим образом оформление материалы направляются для хранения на склад. Материально – ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом) для учета запасов на складах применяется карточка учета ТМЗ (форма № ТМЗ-5), которая предусматривает информацию по каждому сорту, виду, размеру и заполняется на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке учета производятся на основании первичных приходных документов в день совершения операции. [12, с 267]

Места хранения материалов должны соответствовать предполагаемым нормам запаса с учетом операции цикла и специфики деятельности компании. Работник складского хозяйства должен контролировать размеры запасов и сообщать информацию о любых отклонениях отделу снабжения или другому уполномоченному лицу, предусмотренному в схеме документооборота.

Материально-ответственным лицом складского хозяйства составляется реестр приема-сдачи приходно-расходных документов (форма № ТМЗ-6), которая сдается в бухгалтерию вместе с первичными документами.

В конце месяца материально-ответственным лицом на основании карточек складского учета составляется ведомость учета остатков ТМЗ на складе (форма № ТМЗ-7), которая проверяется работником бухгалтерии. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

В бухгалтерии учет приобретенных материалов от поставщиков осуществляется в журнале-ордере № 6. Регистры бухгалтерского учета утверждены приказом МФ РК от 11.03.2004 г. № 117, зарегистрированы в Министерстве юстиции РК 02.01.2004 г. № 2791.

Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода учетных остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается в специальной графе карточки. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании "Реестра приемки-передачи документов", составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.

О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.

Поступившие от материально ответственных лиц склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые - остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам запасов и номенклатурным номерам. Их используют для справочных целей и выверки данных учета на складе и в бухгалтерии.

После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии учетным группам (металлы, лесоматериалы и т.п.) в накопительной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных запасов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц, и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета материалов и ведомости учета остатков материалов. [13, с 178]

5. Создание и учет резервов по списанию запасов

На практике возможны ситуации, когда продажа запасов осуществляется ниже их себестоимости по причинам:

-  общее падение цен на запасы;

-  физическое повреждение запасов;

-  моральное устаревание запасов и т.п.

-  материальный ущерб и т.п.

Кроме того, могут наблюдаться среди имеющихся запасов неликвидные, обесценившиеся ТМЗ, не приносящих экономической выгоды Наличие таких негативных моментов приводит к необходимости создания и учета резервов по списанию некоторых запасов. Создание резервов под обесценение запасов - это требование МСБУ №2 к составителям финансовой отчетности предусмотреть и оценить возможные риски, связанные с активами. В учетной политике компаний следует предусмотреть и расписать порядок создания резерва под обесценение запасов. Фрагмент записи об этом в учетной политике может выглядеть так: «Резерв под обесценение запасов создается для отражения будущего обесценения запасов вследствие снижения цен или их морального устаревания. Для создания резерва применяется метод анализа остатков запасов по возрасту (сроку) хранения с применением соответствующего возрасту хранения процента отчислений».

В специальной литературе по этому вопросу имеются следующие рекомендации:

-  до 3-х месяцев хранения процент отчислений 0;

-  от 3-х до 6 - месяцев - 5%;

-  от 6-ти до 9 - месяцев - 10%;

-  от 9 -ти до 12 месяцев - 15%;

-  свыше 1 года - 50 %.

Каждое предприятие вправе устанавливать свои сроки и проценты отчислений. Например, до 60 дней, 60 - 150 дней, 150 - 360 дней, свыше 1 года. Можно признать, что запасы до 3-х месяцев без движения признать нормальными, а свыше этого срока считать проблемными. В таких случаях, следует получить разъяснения от служб снабжения и маркетинга.

В настоящее время отсутствуют установленные правительством нормативы хранения запасов. Тогда для установления сверхнормативных запасов применяют размер среднемесячного расхода.

Резерв по списанию стоимости запасов по некоторым видам обесценившихся и сверхнормативным запасам может создаваться и в случаях, когда невозможно с достаточной степенью точности установить возможную цену продажи или если определение такой цены требует значительных денежных и временных затрат. Процент резервирования, который устанавливается к стоимости запасов, устанавливается самим предприятием и отражается в его учетной политике. Иногда этот резерв принимается при списании естественной убыли запасов.

В учете создание резерва и его использование отражаются следующими корреспонденциями счетов (таблица 9).

Таблица 9 - Создание резерва по списанию запасов и его использование

№ п/п	Операция	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Создание резерва по списанию запасов	7440	1360
2	Списание запасов за счет созданного резерва	1360	1330
3	Обратное доначисление в связи с увеличением ЧСР (уменьшение расходов)	1630	7440

При этом, не использованная сумма резерва (сальдо) в конце отчетного периода сторнируется или отражается обратной при создании резерва проводкой.

Списание стоимости запасов может быть осуществлено методом прямого списания (без создания резерва): Дебет счета 7440 «Расходы по созданию резерва и списанию безнадежных требований» - Кредит счета 1330 «Товары».

Таким образом, создание и учет резервов по списанию запасов позволяет дать реальное отражение оценки запасов в финансовой отчетности предприятия.

6. Совершенствование учета ТМЗ

Материальные средства, выполняющие в производственном процессе роль предметов труда, участвуют в нем однократно и переносят всю свою стоимость на себестоимость изготовляемой продукции единовременно. Для осуществления непрерывного технологического процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т.д. на складе. В настоящее время на предприятии огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов на программном продукте 1С–бухгалтерия. Он базируется на создании ведении информационной базы о наличии товарно-материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки. Функции 1С-бухгалтерии по учету товарно-материальных запасов заключается в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

-  автоматизация документирования первичной информации;

-  оперативное управление, контроль за наличием и движением товарно-материальных запасов;

-  расчет себестоимости товарно-материальных запасов.

Технологический процесс обработки информации состоит из следующих этапов:

-  подготовка первичной информации;

-  создание инвентарной картотеки на момент внедрения;

-  создание нормативно-справочной информации на момент внедрения;

-  создание набора данных движения товарно-материальных запасов;

-  проведение расчетов и внесение информации в хранимую базу;

-  расчет себестоимости и затрат;

-  формирование информации для последующего использования;

-  проведение контроля и анализа результативной информации;

-  принятие управленческих решений по имеющейся информации.

Руководитель, бухгалтер и аудитор могут проанализировать или получить значение любого необходимого показателя из информационной базы за необходимый период времени.

В настоящее время особое значение придается прогнозированию использования товарно-материальных запасов. Для прогнозирования бухгалтер проводит анализ фондоотдачи товарно-материальных запасов за определенный период и путем использования базы знаний формирует предложения по управлению. С этой точки зрения особо важны вопросы эффективного использования товарно-материальных запасов (выявление ненужных товарно-материальных запасов) и вопросы роста сбыта продукции на существующем парке товарно-материальных запасов. [13, с 115]

Таким образом, комплексный подход к учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов позволяет оперативно получить все необходимые данные за определенный период и существенно повышает уровень управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.

Производственные предприятия разрабатывают номенклатуру (перечень) потребляемых в производстве товарно-материальных запасов по их однородным признакам. При этом каждому наименованию, типоразмеру и сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение - номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению товарно-материальных запасов. Номенклатурные номера строятся по-разному. На изучаемом предприятии отсутствует структура номенклатурных номеров.

Поэтому, желательно в учете товарно-материальных запасов анализируемого предприятия разработать структуру номенклатурных номеров. На мой взгляд, было бы рационально, для облегчения и сокращения рабочего времени учетного работника обрабатывающего первичные документы по движению товарно-материальных запасов, разработать девятизначную структуру номенклатурных номеров, из которых: три первых знака образуют номер балансового счета, четвертый- номер субсчета, пятый - номер группы товарно-материальных запасов, шестой и седьмой – номер подгруппы в каждой группе, два последних – порядковый номер материального запаса в подгруппе. При этом система шифровки может быть порядковая, серийная, подразрядная и комбинированная. Число знаков в шифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материальных ценностей. Некоторое количество шифров следует резервировать для запасов, которые могут поступить впервые. Присвоение номенклатурного номера (кода) вновь поступившим запасам производится бухгалтерией или отделом снабжения (маркетинга).

Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете строительно-монтажных и ремонтных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам. При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

В целях сокращения накладных расходов, экономного использования собственного автотранспорта и минимальной потери рабочего времени работников отдела снабжения, принимая во внимание особенность заключения договоров на осуществление подрядного строительства, а именно то, что предприятие осуществляет строительные работы на единичном объекте от нуля под ключ, предприятию необходимо отказаться от существующей системы поставки товарно-материальных запасов на объект по схеме, представленной на рисунке 4:

Рисунок 4 – Существующий порядок поступления товарно-материальных ценностей.

Далее предприятию нужно работать по принципу Поставщик - Приобъектный склад, расположенный непосредственно на объекте согласно, следующей схемы, представленной на рисунке 5:

Рисунок 5 – Предлагаемый порядок поступления товарно-материальных ценностей

При этом бухгалтерской службой необходимо усилить контроль за поступлением документов и производить сличение документов сданных подотчетным лицом с документами принятыми от службы отдела снабжения.

Учетной политикой предприятия не предусмотрен порядок отпуска материалов со склада и перечень лиц, которым разрешается требовать и получать материалы как со складов так и от поставщиков, это может привести к злоупотреблению по использованию товарно-материальных ценностей и неоправданным дополнительным расходам. Таким образом, предложение о пересмотре учетной политики в части порядка отпуска товарно-материальных ценностей со склада является немаловажным.

Заключение

Подводя итоги проведенной работы по изучению организации учета товарно-материальных запасов на складах, можно сделать следующие выводы:

- Товарно-материальные запасы играют огромную роль в процессе труда, т. к. они в свою очередь образуют производственно-техническую базу и определяют производственную мощь предприятия. Товарно-материальные запасы – это часть имущества, которая используется:

а) при производстве продукции выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи, следствием которого является достижение цели, а именно, получение наивысшей прибыли;

б) для управленческих нужд предприятия.

- Одним из условий непрерывности производства является постоянное возобновление его материальной основы — средств производства. В свою очередь, это предопределяет непрерывность движения самих средств производства, происходящего в виде их кругооборота. Из этого следует, что товарно-материальные запасы используются в производственном процессе и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

- Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей большое значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями.

- Изучение вопросов учета товарно-материальных запасов на ТОО «Алтын» показало, что на данном предприятии система бухгалтерского и складского учета, система обеспечения сохранности материалов действует правильно и вполне отвечает стандартам бухгалтерского учета.

- Учет запасов на складе ТОО «Алтын» ведет материально ответственное лицо, в данном случае - кладовщик, назначенный руководителем. Принятие ответственности за сохранность ценностей, вверенных материально-ответственному лицу, оформлено подписью в договоре о полной материальной ответственности, по которому материалы переданы ему на хранение.

- Оценка товарно-материальных запасов – это определение их стоимости. Оценку материалов разрешатся производить различными вышеописанными методами оценки запасов. Выбор метода оценки товарно-материальных ценностей закреплен в учетной политике предприятия ТОО «Алтын».

Список использованной литературы

1.  Послание Президента РК Н.А. Назарбаева народу Казахстана «Стратегия вхождения Казахстана в число 50 наиболее развитых стран мира до 2015 года» от 01 марта 2006г. //Индустриальная Караганда №65 от 04.03.2006г.

2.  Гражданский кодекс Республики Казахстан. - Алматы: Казахстан, 1994г.

3.  О бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Закон Республики Казахстан от 26.12.1995г. №2732 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 05.05.2006 г. № 139-III).

4.  Стандарты бухгалтерского учета Республики Казахстан, - Алматы: Издательство Юрист, 2005г. –340с.

5.  Инструкция (основа) по разработке Рабочего плана счетов для организаций, составляющих финансовую отчетность в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (приказ МФ РК от 22.12.2005г. №426)

6.  Международные стандарты финансовой отчетности. – М.: Аскери, 2005.

7.   Жакупова О.М. Финансовый учет КЭУК 2001 г., часть 3.

8.  Мычкина О.В. МСФО: рекомендации по применению рабочего плана счетов. Практическое пособие. – Алматы: Центральный дом бухгалтера, 2006 – 104с.

9.  Нидлз Б., Андерсон Х., Колдуэлл Д. Принципы бухгалтерского учета. Пер. с англ. Под ред.Я.В.Соколова – 2-е изд. – 356с.

10.  Нургалиева Р.Н. Промежуточный финансовый учет. Учебное пособие в 2-х частях – КЭУ, 2005.

11.  Нурсеитов Э.О Бухгалтерский учет в организации -учебное пособие- Алматы, 2006г

12.  Попова Л.А. Бухгалтерский учет на предприятии. Учебное пособие – Караганда, 1999 – 174с.

13.  Радостовец В.К. и др. Бухгалтерский учет на предприятии. Издание 3 доп. и перераб. - Алматы: Центраудит, 2002 г.

14.  Разливаева Л.В. Производственный учет: Учебное пособие – Караганда: КЭУ, 1998г.

15.  Самоучитель по бухучету и налогообложению – Алматы: Издательский дом «Бико», 2007

16.  Сейдахметова Ф.С. Современный бухгалтерский учет. Учебное пособие. - Алматы: Экономика, 2000 г.

17.  Скала Н.В., Скала В.И. Сборник типовых бухгалтерских проводок – изд. 8-е. – Алматы: Издательство LEM, 2005 – 172с.

18.  Толпаков Ж.С. «Бухгалтерский учет» г.Караганда, - 2004.

19.  Торшаева Ш.М. Теория бухгалтерского учета – Караганда: 2000г. – 155с.

20.  Тупицын А.Л. Учет и анализ товарно-материальных запасов, Новосибирск. - 2004. – 100 с.