Проектирование автоматизированной системы документационного обеспечения управления для телерадиокомпании «Дальневосточная»

Система состоит из следующих модулей:

1) «Управление электронными документами», что включает в себя:

– обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);

– изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;

– обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.

2) «Управление деловыми процессами» включает: – автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; – маршрутизация, управление задачами,

наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.

3) «Канцелярия» обеспечивает:

– единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

– регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

– осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

– списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

– быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

– получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

4) «Управление договорами»:

организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

5) «Управление совещаниями»:

организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

6) «Управление взаимодействиями с клиентами»:

ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

Стандартные приложения:

– «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

– «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Система DocsVision «Делопроизводство» включает:

– Ведение картотеки документов;

– создание электронного архива документов компании;

– ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

– организацию циклов разработки согласования документов;

– организация контроля исполнения документов и заданий;

– маршрутизация документов в организации и вне её;

– автоматизация разнообразных процессов обработки документов

– организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».

Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.

Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.

Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»

Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов

Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав

доступа к информации и функционалу системы.

Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.

Основные функции системы:

– Регистрация документов, в том числе обращений граждан;

– ввод резолюций и контроль их исполнения;

– создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;

– маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;

– многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;

– работа с взаимосвязанными документами;

– сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск

по ним;

– ЭЦП файлов документов;

– обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;

– справочно-аналитическая работа, формирование отчетов;

– Web – доступ к базе данных;

– подготовка и согласование документов в электронной форме;

– электронная подпись файлов документов;

– криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;

– обеспечение поточного сканирования документов;

– интеграция с приложениями MS Office;

– Web-доступ к информации.

Программный комплекс «Управление делами» получил сертификат «1С: Совместимо» и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.

«Управление делами» также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета.

Программный комплекс «Управление делами» функционирует в среде «1С: Предприятие» с любым набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет.

– Организация потока задач / поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.

– Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.

– Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.

– Регистрация электронных документов, ведение

архивов документов в электронном виде.

– Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов.

– Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки.

– Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности.

– Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов.

– Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения.

– Получение отчетов позволяет детально анализировать информацию о работе офиса.

– Наличие путеводителей и инструкций.