Оценка экономической эффективности

3.5 Оценка экономической эффективности

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4–5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения приложением «Делопроизводство» системы «DocsVision». Разброс получается большой, но предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р – стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N. Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*25*0,5*60 = 15 750 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

– экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

– экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное – специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30) от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего, находится в диапазоне 5–10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов – наиболее очевидная выгода от внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision». При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10–30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 15 000 руб. можно считать, что внедрение приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» позволяет сэкономить:

Экономия = 15 000*60*0,20 = 180 000 руб. в месяц.

Получаем, общую экономию за месяц равной около 195 000 руб. При расходах в 1 300 000 руб. срок окупаемости внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» составит менее года.

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки.

Во-первых, стоимость внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» может оказаться выше в несколько раз – в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему.

Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, по моему мнению, 20% экономии усилий – вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т.д. может оказаться гораздо ниже.

К первой группе эффектов относятся: экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся: ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.).

Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.

Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации.

Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Заключение

В данном проекте в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе по теле- и радиовещанию – ГТРК «Дальневосточная». Исследовался процесс информационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема – недостаточно грамотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в системе «1С: Предприятие» версии 8.0.

В результате была определена основная цель исследования – выбор автоматизированной системы информационного обеспечения, которая интегрируется с «1 С: Предприятие» версии 8.0. и автоматизирует процесс электронного документооборота.

В первой главе были рассмотрены основные нормативно-правовые документы в сфере информатизации, система прав, обязанностей и ответственности в сфере информационного обеспечения.

Во второй главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ГТРК «Дальневосточная» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами – ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде.

Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы информационного обеспечения и автоматизации ДОУ ГТРК «Дальневосточная» – выбор и внедрение уже разработанного приложения, существующих на российском рынке автоматизированных систем информационного обеспечения.

В третьей главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из нескольких систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «Digital Design»), «Управление делами» (компания «КИНТ»).

Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т.е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ГТРК «Дальневосточная» оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision», так как соответствуют предъявляемым требованиям.

Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система «DocsVision», которая имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

Также была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения информационного обеспечения, она составляет 195 000 рублей. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупятся в течение года при среднем годовом доходе 1 300 000 рублей.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ГТРК «Дальневосточная». Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

– актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

– неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

– попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

– накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

– большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

– избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

– бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

– невозможность установления истории работы с документами;

– избыточные затраты на бумагу и копирование для создания несколь-ких копий одного документа.

Изучение понятий «информационное обеспечение», «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем информационного обеспечения позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Существует немало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации информационного обеспечения и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список использованных источников и литературы

1.  Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. – М.: Приор, 2001. – 32 с.

2.  О концепции правовой информатизации России: федер. закон // Собр. законодательства РФ. – 1999. – №26. – Ст. 3178.

3.  Об информации, информационных технологиях и защите информации: федер. закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2006. – №34. – Ст. 2172.

4.  Об основах государственной политики в сфере информатизации: федер. закон // Собр. законодательства РФ. – 1995. – №42. – Ст. 3921.

5.  Об участии в международном информационном обмене: федер. закон от 23.08.1996 г. №125-ФЗ // Российская газета. 1996. №129.

6.  Об электронной цифровой подписи: федер. закон от 10.01.2002 г. №1-ФЗ // Собр. законодательства РФ. – 2002. – №15. – Ст. 123.

7.  Концепция государственной информационной политики. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

8.  Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

9.  Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

10.  ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов // Текущее делопроизводство ГТРК «Дальневосточная» за 2008 год.

11.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

12.  Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25.11.1994 г. №72. [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

13.  Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10.09.1993 г. №152 [Электронный ресурс] // СПС «Консультант Плюс».

14.  Абдикеев, Н.М. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA / Н.М. Абдикеев, Т.П. Данько, С.В. Ильдеменов. – М.: Эксмо, 2007. – 123 с.

15.  Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. – №7. – С. 57–59.

16.  Бобылева, М.П. Теория и практика электронного документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2003. – №2. – С. 15–18.

17.  Глотова, Л.М. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений / Л.М. Глотова. – М., 2009. – 321 с.

18.  Григорьев, Ю.А. Банки данных / Ю.А. Григорьев. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2002. – 118 с.

19.  Гританс, Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты / Я.М. Гританс. – М.: Волтерс Клувер, 2008. – 214 с.

20.  Дафт, Р. Менеджмент / Р. Дафт. – СПб.: Питер, 2008. – 231 с.

21.  Деминг, Э. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами / Э. Деминг. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 174 с.

22.  Думская, Р.М. Практический реинжиниринг бизнеса / Р.М. Думская. – М.: Лори, 2008. – 332 с.

23.  Зинченко, О.И. Новые тенденции в управлении / О.И. Зинченко. – М.: Бизнес Букс, 2009. – 118 с.

24.  Ильин, В.В. Реинжиниринг бизнес-процессов с использованием ARIS / В.В. Ильин. – М.: ИД Вильямс, 2008. – 167 с.

25.  Калянов, Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов / Г.Н. Калянов. // Финансы и статистика, 2007. – №8. – С. 54 – 58

26.  Каменнова, М. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство / М. Каменнова. – М.: Весть-Мета Технология, 2001. – 147 с.

27.  Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности / И.Ю. Крылова. – М.: Бизнес-пресса, 2007. – 128 с.

28.  Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – 173 с.

29.  Кулаков, Ю.А. Компьютерные сети / Ю.А. Кулаков, Г.М. Луцкий. – М.: Юниор, 2008. – 132 с.

30.  Микина, Р.О. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? / Р.О. Микина // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2010. – №12. – С. 32–34.

31.  Мироненко, Д.И. Инструментарий ARIS. Методы. Версия 4.1 / Д.И. Мироненко. – М.: Весть-Мета Технология, 2000. – 163 с.

32.  Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 152 с.

33.  Нимченко, О.П. Технологии разработки программного обеспечения / О.П. Нимченко. – СПб.: Питер, 2008. – 113 с.

34.  Оболенски, Н. Практический реинжиниринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения / Н. Оболенски. – М.: Лори, 2005. – 116 с.

35.  Олифер, В.Г. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы / В.Г. Олифер, Н.А. Олифер. – Спб.: Питер, 2009. – 864 с.

36.  Орлов, С.А. Технологии разработки программного обеспечения / С.А. Орлов. – 3-е издание. – СПб.: Питер, 2004. – 213 с.

37.  Пестрецова, А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений / А.А. Пестрецова. – М., 2008. – 213 с.

38.  Петровский, Д.И. Новые тенденции в управлении. Дайджест McKinsey / Д.И. Петровский. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. – 218 с.

39.  Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. – М.: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

40.  Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05.08.1993 г. №321.

41.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26.12.2000 г. №2508.

42.  Савельев, А.П. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? / А.П. Савельев // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №2. – С. 12–14.

43.  Сергеев, А.П. Офисные локальные сети. Самоучитель / А.П. Сергеев. – М.: Вильямс, 2006. – 320 с.

44.  Сомина, Л.П. Офисные локальные сети / Л.П. Сомина. – М.: Вильямс, 2007. – 123 с.

45.  Титаев, П.М. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале / П.М. Титаев // Делопроизводство и документооборот. – 2009. – №11. – С. 13–15.

46.  Тищенко, Д.Т. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы Д.Т. Тищенко – СПб.: Питер, 2010. – 164 с.

47.  Химич, Ю.В. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале / Ю.В. Химич // Делопроизводство и документооборот. – 2006. – №9. – С. 10–13.

48.  Филько, О.А. Концепция государственной информационной политики / О.А. Филько. – М., 1999. – 27 с.

[1] Об информации, информатизации и защите информации : федер. закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собр. законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609; Об основах государственной политики в сфере информатизации : федер. закон // Собр. законодательства РФ. 1995. № 42. Ст. 3921; О концепции правовой информатизации России : федер. закон // Собр. законодательства РФ. 1999. № 26. Ст. 3178.

[2] Анисимов С. А. Некоторые аспекты формирования информационных ресурсов в России // Информационные ресурсы России. 2001. № 1; Закупень Т. Качественные аспекты информации в органах государственного управления // Проблемы теории и практики управления. 1997. № 6. С. 38-42.; Королев Ю. Комплексное управление территориями // Business. 2001. № 4. С. 25.; Кристальный Б. И. Об основных положениях Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» // Информационные ресурсы России. 1995. № 15. С. 15-20.; Миронов В. Информатизация России: региональный и федеральный аспекты // Деловой мир. 1993. № 7. С. 9 - 10.

[3] Орехова Н.Л. Законотворчество: теоретико-правовые аспекты. Хабаровск : Изд-во ДВАГС, 2005. С. 165.

[4] Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ // Собр.е законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

[5] Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. М. : Приор, 2001. С. 32.

[6] Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. М. : Приор, 2001. С. 32.

[7]Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

[8]Об участии в международном информационном обмене : федер. закон от 23.08.1996 г. № 125-ФЗ // Российская газета. 1996. № 129.

[9] Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».

[10]Концепция формирования и развития единого информационного пространства России и соответствующих государственных информационных ресурсов. URL // СПС «Консультант Плюс».

[11]Концепция государственной информационной политики. URL // СПС «Консультант Плюс».

[12] Филько О.А. Концепция государственной информационной политики. М., 1999. С. 27.

[13]Концепция развития законодательства Российской Федерации в сфере информации и информатизации. URL // СПС «Консультант Плюс».