Навигация
1.2 Підбір учасників
На ділових засіданнях "більше" далеко не завжди означає "краще, ефективніше". Очевидно, що чим більше людей бере участь у засіданні, тим складнішою стає вся процедура. Чим вона складніша, тим більше часу витрачається для досягнення поставлених цілей. Чим більше витрачається часу, тим більша вартість заходу в цілому.
Це правило діє як під час формальних, так і неформальних засідань. Саме визначення "неформальне засідання" викликає асоціації з відсутністю встановленого офіційного порядку денного, можливо - відсутністю головуючого, а також визначених правил проведення (регламенту), що легко призводить до безкінечних, нічим і ніяк не обмежених розмов (дискусій). Додавши до подібного сценарію велику кількість учасників, у результаті можна легко створити хаос. Тому організовуючи неформальне засідання, обмежте, мінімізуйте число учасників з тим, щоб уникнути марної трати робочого часу колег, які повинні бути присутніми, і тих, які не повинні бути присутніми, але внаслідок поганої організації (у цьому випадку - через відсутність ретельного відбору учасників) беруть участь у цьому заході.
Формальне ділове засідання, метою якого є лише ознайомлення з інформацією, може пройти дуже просто і не забрати багато часу навіть у тому випадку, коли на ньому присутня значна кількість співробітників. Але якщо формальне засідання збирається для розгляду проблемного питання/питань і тим самим, очевидно, передбачає обговорення, кількість його учасників має надзвичайно важливе значення. Чим більше число запрошених на засідання, тим пропорційно більше часу буде витрачено на дискусію.
Спеціалісти ЗМ Meeting Management Institute визначають оптимальне число учасників для кожного типу ділових засідань:
Засідання, метою яких є
вирішення проблем(и) До 5 осіб
Засідання, метою яких є
визначення проблем (и) До 10 осіб
Засідання-огляд
чи презентація До 30 осіб
Мотивуючі засідання Чим більше, тим краще
Існуючі значні особливості засідань інформативного характеру і засідань, метою яких є вирішення проблем(и), - у головуванні цих засідань, у характері питань, які є змістом засідань, у тактиці досягнення успіху на цих засіданнях - безумовно впливають на визначення оптимального числа їх учасників. Після того, як визначено цілі певного конкретного засідання, а отже - визначений його характер, ви, виходячи з цього, можете планувати відповідне, адекватне число учасників.
Число учасників ділових засідань, метою яких є прийняття рішення, найкраще обмежити до п'яти (не більше семи), тому що для досягнення успіху - прийняття рішення - необхідно провести активну дискусію, у ході якої присутні будуть багаторазово виступати. Головна увага на засіданнях такого роду приділяється обговоренню та вирішенню проблеми, тому ключем для їх успішного проведення є відповідна атмосфера, яка сприяє та стимулює відкрите і вільне вираження думок.
У тому випадку, коли не всі із запланованих учасників засідання за тих чи інших причин можуть бути присутніми, необхідно розглянути можливість зміни порядку денного або ж взагалі перенесення цього засідання на іншу дату. Інколи, у випадку, коли засідання досить тривале, не всі учасники мають можливість бути присутніми на ньому від початку до кінця. Ввічливим, професійним та оптимальним рішенням у подібній ситуації буде спланувати порядок денний засідання з урахуванням робочих графіків цих осіб з тим, щоб вони могли бути присутніми при розгляді тих питань, які безпосередньо їх стосуються.
Часто співробітники вважають, що вони повинні бути присутні на конкретному засіданні, навіть якщо їх конкретна робота ніяк не пов'язана з проблемами, винесеними для обговорення, і вони тим самим ніяким чином не можуть сприяти досягненню поставлених цілей. У певних випадках причиною подібного рішення може бути прагнення людей бути у курсі справ, які навіть не пов'язані з їх прямою діяльністю. У деяких фірмах та компаніях учасники засідань визначаються, виходячи з відповідної існуючої практики або на основі посади, статусу в організації конкретного співробітника. В ідеалі ж на діловому засіданні мають бути присутні тільки ті особи, які можуть безпосередньо вплинути на вирішення конкретної проблеми. Тому чим більш специфічними, вузькими є питання порядку денного конкретного засідання, тим більше лімітується число присутніх на ньому.
1.3 Підготовка місця проведення
При підготовці ділового засідання, як правило, дуже мало уваги приділяється місцю його проведення. Так само мало хто усвідомлює, наскільки важливим фактором успішного проведення засідання є саме місце, де воно відбувається.
1.3.1 Вибір приміщення
Атмосферу засідання частково визначає саме приміщення, де проходить захід. Те саме рішення буде сприйматися по-різному, якщо воно буде прийняте не у залі засідань фірми, а в її кафетерії. Необхідно, щоб мета зборів визначала місце їх проведення. Наприклад, для обговорення будь-якого важливого питання краще підійде кабінет когось із співробітників, ніж кімната відпочинку.
Звичайно, не завжди ви можете вибирати, де саме проводити засідання. У тих випадках, коли у вас є така можливість, виходьте із критеріїв, яким має відповідати вибране приміщення. Для цього дайте відповіді на такі запитання:
1. Чи вибрана кімната достатньо велика для того, щоб вмістити всіх учасників та необхідне обладнання?
2. Чи є у вибраному приміщенні адекватне освітлення та вентиляція?
3. Чи ця кімната ізольована від зовнішніх втручань, інших заходів, що можуть проходити одночасно із засіданням?
4. Чи наявні у приміщенні меблі достатньо функціональні та комфортні для засідання визначеної тривалості?
5. Чи необхідно оплачувати оренду приміщення і чи прийнятна сума оплати?
6. Чи вибране приміщення буде вільним у потрібний вам час?
Якщо вибране приміщення буде замалим, дуже ймовірно, що присутні на зборах відчують обмеженість розміру, об'єму приміщення (у них з'явиться відчуття клаустрофобії) і вони захочуть швидше піти з нього, а отже, швидше закінчити засідання. Ви можете компенсувати невідповідність розміру приміщення тим, що зробите засідання якомога коротшим і проведете його якомога швидше (хочеться вам цього чи ні, входить це у ваші плани чи ні) або ж заплануєте частіші перерви.
Якщо приміщення завелике, присутні можуть розміститися дуже далеко один від одного та від головуючого, що у свою чергу утруднить проведення адекватної дискусії з участю всіх присутніх. Вирішити подібну проблему можна, виділивши для засідання лише певну частину приміщення, розміри якої будуть адекватними числу учасників.
Якщо приміщення погано освітлене або недостатньо вентильоване, активність присутніх швидко спаде і тим самим знизиться їх здатність ефективно працювати. Щоб уникнути подібної ситуації, необхідно забезпечити яскраве освітлення приміщення, а також підтримку в ньому температури, нижчої, ніж звичайно встановлена (особливо важливим цей фактор є при проведенні засідання з великим числом учасників).
Меблі у кімнаті для засідань не повинні бути занадто комфортними тому, що можуть налаштувати учасників не на робочий настрій, а на відпочинок. Водночас, якщо меблі не зручні, це дратує людей, а отже, відволікає їх від обговорюваних питань.
Однією з найбільших проблем при проведенні засідань є їх небажані, незаплановані переривання (хтось зазирає чи заходить до приміщення, можливо, ставить запитання і т. ін.). Кожен раз, коли за певних причин засідання переривається, виступаючі у той момент учасники повинні повертатися до сказаного раніше, щоб, нагадавши попередню інформацію, мати змогу продовжувати викладати свої міркування. Очевидно, що всі при цьому втрачають час. Щоб уникнути втручання осіб, які випадково заходять до приміщення, де проводиться засідання, повісьте на дверях відповідну нотатку, наприклад: "Проходить засідання". Можна просто зачинити двері на ключ. У тому випадку, коли засідання відбувається у кабінеті когось із співробітників, необхідно заздалегідь подумати про переведення всіх дзвінків на наявні у цьому приміщенні телефони на іншу лінію.
Дуже відволікають присутніх на засіданні постійні входи-виходи деяких учасників. Подібне ходіння ще гірше впливає на роботу засідання, ніж одиночний вихід особи, яка за певних причин має піти з заходу. (Абсолютно прийнятно, збираючись на засідання, що буде відбуватися в іншому приміщенні, залишити своєму секретарю/помічнику/колезі номер телефону, за яким вас можна розшукати у разі термінової необхідності.)
Уникайте переривання засідання різними засобами зв'язку - біперами, мобільними телефонами. Вони мають бути вимкнуті протягом усього заходу.
Один із бізнесменів, говорячи про ділові засідання, любить згадувати, як під час одного з них задзвонив мобільний телефон виступаючого і всі присутні були змушені чекати, поки він переговорить з особою, яка дзвонила, а потім продовжуватиме свій виступ.
Похожие работы
... справу. 3. Кожному окремому співробітнику адекватні ділові манери можуть допомогти посилити його імідж професіонала, що сприятиме просуванню по службовій драбині. 2.Значення етикету для досягнення успіхів у діловій сфері У сучасному діловому світі широкі знання у певній сфері діяльності не завжди достатні для досягнення успіху. Надзвичайно важливими є також вміння співпрацювати з іншими, ...
... , тому що маєте важливий діловий ланч, не варто зупинятися на чорному вечірньому платті з шарфом. Один із перших уроків корпоративної культури, який повинна засвоїти кожна ділова людина, — визначення типу, стилю одягу, підходящого, прийнятого для роботи (яка є денною) у певному конкретному місці. 3. Принципи та критерії підбору ділового гардеробу - Не слід ставати жертвою моди. Ваш робочий ...
... досягнення мети. Бесіда Бесіда – це розмова двох або більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем Бесіда – чи не найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромтів треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом. Щоб досягти успіху ...
засади організації та проведення ділової програми виставкових заходів 1.1 Сутність та значення ділової програми виставок і ярмарків Ділова програма виставок зазвичай включає тематичні семінари, конференції, круглі столи. Заходи ділової програми дозволяють обмінятися досвідом і встановити нові бізнес-контакти. Участь у діловій програмі виставок - це дієвий спосіб привернути увагу та закріпити ...
0 комментариев