Навигация
1.3.2 Підготовка приміщення
Після визначення місця проведення засідання приміщення необхідно відповідним чином підготувати. Залежно від того, якого типу ділове засідання ви плануєте проводити, необхідно буде:
- Перевірити, чи вибране приміщення має достатню кількість столів та стільців, які розставлені відповідно до мети та типу заходу (рис. 1).
- Забезпечити наявність паперу, ручок та олівців для ведення присутніми за необхідності записів.
- У разі, коли учасники засідання не знайомі один з одним або малознайомі, поставити на столі/столах, перед відповідними стільцями, картки з іменами присутніх.
- Забезпечити наявність необхідних технічних засобів, а також перевірити їх справність.
- Потурбуватися про наявність прохолодних напоїв, кави, чаю та легких закусок для учасників. За необхідності забезпечити проживання та харчування учасників, які приїхали на засідання з інших міст, регіонів.
Перелічені пункти треба опрацювати за певний час до засідання з тим, щоб уникнути марної трати часу під час самого заходу. Названі кроки також є, за умови певної модифікації та спрощення, необхідними при підготовці неформального засідання.
1.4 Підготовка порядку денного/регламенту
Навіщо при підготовці ділового засідання думати про порядок денний? Це необхідно робити тому, що порядок денний є своєрідною картою. Ми просуваємося, йдемо далі, коли ми маємо визначений напрямок руху і знаємо, куди ми рухаємося. Порядок денний засідання каже його учасникам: " Ось наша мета, цілі, до яких ми прямуємо, і ось - яким чином ми досягнемо визначених цілей". Наявність у кожного присутнього копії регламенту допомагає стежити за ходом дій, а також не дає можливості повести засідання іншим шляхом, відволіктися від поставлених цілей.
Порядок денний має бути достатньо детальним. Рідко, або ж ніколи, учасники засідань скаржаться на занадто детальний регламент. Повний, детальний, конкретний порядок денний є безумовним свідченням того, що організатори цінують час кожного з учасників і саме для його збереження та ефективного використання підготували дієвий, ефективний розклад роботи.
При проведенні неформальних зборів регламент може становити перелік питань чи проблем, які ви плануєте розглянути та вирішити. Складання порядку денного заздалегідь допоможе вам визначити, скільки часу слід відвести на проведення заходу і коли його краще проводити.
1.4.1 Попередня підготовка порядку денного
Перед визначенням порядку денного для формального засідання з'ясуйте у кожного члена оргкомітету, які саме питання він планує винести на розгляд. У такий спосіб буде гарантовано, що засідання, його розпорядок готуватиметься за участю всіх членів оргкомітету та з урахуванням їх побажань і рекомендацій. Такий крок також може допомогти вам виявити, які непередбачені питання готуються для розгляду на найближчому засіданні.
Подібне опитування особливо допоможе, якщо засідання проводяться на регулярній основі і його учасники можуть спеціально чекати чергового заходу, щоб запропонувати на розгляд певне питання.
Перед укладанням порядку денного засідання задайте членам оргкомітету та особам, участь яких планується, такі питання:
1. Які матеріали/інформацію ви бажаєте представити на засіданні?
2. Скільки часу ви потребуєте для викладення вашого матеріалу, для представлення вашої теми?
3. Які проблеми ви бажаєте обговорити?
Залежно від отриманих відповідей ви можете прийняти рішення про недоцільність проведення засідання взагалі або про скорочення часу його проведення від години до 20 хвилин. Можливо також, що ви вирішите замість проведення загального заходу зустрітися з кожним співробітником окремо або ж приймете рішення про проведення замість одного великого засідання два коротших, що у конкретному випадку буде більш ефективним засобом досягнення поставлених цілей.
Якщо хтось із бажаючих виступити на засіданні просить для цього 10 хвилин, надайте такий час - не менше і, звичайно, не більше, адже людина сама встановлює часові рамки. Якщо ж ця особа визначила час неточно, "на око" і під час її виступу з'ясувалося, що потрібен додатковий час, не варто задовольняти її прохання і надавати додаткові хвилини. Практика свідчить, що у такий спосіб співробітник не навчиться бути більш акуратним при визначенні часу і надалі. Не треба вирішувати його проблему (недостача часу) за рахунок інших учасників, забираючи у них запланований час і тим самим роблячи проблему загальною.
1.4.2 Визначення тривалості засідання
Коли ви знаєте, які питання розглядатимуться під час засідання, ви можете визначити, скільки часу необхідно відвести для проведення заходу. Яким чином це можна зробити?
У тому випадку, коли засідання проводиться у формі виступу (без дискусії), працює правило 75 відсотків. Воно означає, що для виступу або презентації відводиться 75 відсотків часу, запланованого для засідання. Так, при одногодинному засіданні слід планувати 45 хвилин на виступ. При цьому враховуйте можливість деякого збільшення відведеного часу у зв'язку з тим, що швидкість виступу може бути нижча від звичайної середньої, а також у зв'язку з можливими питаннями до оратора (для запитань слід також зарезервувати час).
Якщо засідання передбачає проведення дискусії, на виступ (и) відводьте не більше 50 відсотків загального часу, інколи, при складності обговорюваних проблем, на виступ доцільно відвести іще менше часу - не більше 20 відсотків загального часу. Дискусії, як правило, забирають багато часу, про це слід пам'ятати, готуючи засідання-обговорення. Не варто планувати більше, ніж можна реально "вмістити" у відведений час.
Не варто визначати тривалість ділового засідання за формулою "триватиме так довго, як буде необхідно" (такий підхід можливий при обговоренні умов контракту). Якщо учасники не знатимуть, якою буде тривалість засідання, у них, навіть несвідомо, виникатимуть думки: " Коли це все закінчиться? Мені обов'язково треба зробити цей дзвінок до четвертої" або "Чи встигну я закінчити сьогодні документ?" Так чи інакше увага присутніх не буде повністю зосереджена на питаннях, що обговорюватимуться на засіданні.
Навіть при проведенні неформального засідання доцільно зразу ж встановити його часові рамки. Без цього розмови можуть тривати безкінечно, забираючи необхідний вам час. Ви можете сказати: "Давайте відведемо 15 хвилин для обговорення цього питання" або "Давайте спробуємо закінчити дискусію до обідньої перерви".
Похожие работы
... справу. 3. Кожному окремому співробітнику адекватні ділові манери можуть допомогти посилити його імідж професіонала, що сприятиме просуванню по службовій драбині. 2.Значення етикету для досягнення успіхів у діловій сфері У сучасному діловому світі широкі знання у певній сфері діяльності не завжди достатні для досягнення успіху. Надзвичайно важливими є також вміння співпрацювати з іншими, ...
... , тому що маєте важливий діловий ланч, не варто зупинятися на чорному вечірньому платті з шарфом. Один із перших уроків корпоративної культури, який повинна засвоїти кожна ділова людина, — визначення типу, стилю одягу, підходящого, прийнятого для роботи (яка є денною) у певному конкретному місці. 3. Принципи та критерії підбору ділового гардеробу - Не слід ставати жертвою моди. Ваш робочий ...
... досягнення мети. Бесіда Бесіда – це розмова двох або більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем Бесіда – чи не найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромтів треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом. Щоб досягти успіху ...
засади організації та проведення ділової програми виставкових заходів 1.1 Сутність та значення ділової програми виставок і ярмарків Ділова програма виставок зазвичай включає тематичні семінари, конференції, круглі столи. Заходи ділової програми дозволяють обмінятися досвідом і встановити нові бізнес-контакти. Участь у діловій програмі виставок - це дієвий спосіб привернути увагу та закріпити ...
0 комментариев