Навигация
СЛУЖБА ДІЛОВОДСТВА В ВАТ ХЗБ ТА ЇЇ ЗАВДАННЯ
156788
знаков
0
таблиц
0
изображений
2.1 СЛУЖБА ДІЛОВОДСТВА В ВАТ ХЗБ ТА ЇЇ ЗАВДАННЯ
Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», затверджений 13 грудня 2001 року, визначає діловодство як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами.
Забезпечення раціональної постановки діловодства в ВАТ ХЗБ, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.
Робота служби діловодства регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про ВАТ ХЗБ та Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.
Організація праці персоналу служби діловодства ВАТ ХЗБ передбачає:
1) оптимальну організаційну структуру служби діловодства;
2) вибір раціональної форми діловодства;
3) чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;
4) правильне визначення кількісного складу працівників;
5) нормування праці кожного;
6) впровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів
7) застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;
8) раціональну організацію робочих місць та умов праці;
9) нормативно методичне забезпечення діловодства.
Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на її функції та обсяг робіт, що виконуються нею, є такі:
1) розмір та територіальне розміщення установи;
2) кількісний склад працівників установи;
3) обсяг документообігу;
4) прийнята форма організації діловодства;
5) рівень механізації й автоматизації діловодних процесів.
Організаційна структура на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою технологічно сформований набір органів і підрозділів, який на даному етапі функціонування підприємства відповідає існуючим цілям та виконуваним функціям.
Головним критерієм у побудові організаційних структур є виконання планів та реалізація стратегій, а управління розглядається як допоміжна по відношенню до головних функцій.
Виробничо-організаційна структура ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою сукупність органів, об’єднаних за лінійно-функціональним принципом побудови організаційних структур.
Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в ВАТ ХЗБ та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.
Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:
I категорія — з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;
II категорія — від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;
III категорія — від 10 до 25 тис. документів на рік;
IV категорія — до 10 тис. документів на рік.
Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, форма організації діловодства у ВАТ ХЗБ є змішаною — тобто в установах І-ІІ категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.
При даній формі організації деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.
Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства і її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.
У ВАТ ХЗБ встановлено такі види служб діловодства:
1) департамент документального забезпечення і контролю;
2) управління справами;
3) загальний відділ;
4) канцелярія;
Кожна із зазначених служб діловодства, в свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.
До складу служби діловодства входить:
1) секретаріат;
2) підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;
3) кур 'єрські служби;
4) архів.
Наприклад, до складу управління справами входить: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, в свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи.
Серед безпосередньо підпорядкованих голові правління ВАТ «Хмельницькзалізобетон» підлеглих можна назвати першого заступника голови правління, заступника голови правління, заступника голови правління з економіки, заступника голови правління по виробництву, головного бухгалтера, начальника відділу охорони, секретаря, заступника відділу організації праці та заробітної плати, заступника відділу кадрів, заступника з маркетингу, заступника з якості, юриста, заступника служби з розміщення цінних паперів.
Перераховані рівні підлеглих у своєму розпорядженні мають окремі профільні структурні підрозділи, підпорядковані за функціональною ознакою.
Розкриємо основне коло діяльності, функції та завдання деяких відділів та дільниць досліджуваного підприємства.
Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.
Керуючись Примірною інструкцією з діловодства затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, служба діловодства, відповідно до основного завдання виконує такі функції:
1) розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
2) організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
3) організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
4) організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
5) уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
6) здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
7) приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
8) забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;
9) удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
10) здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
11) організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;
12) впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
13) завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі [22].
При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт –групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.
Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.
Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-95», затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи. А отже, назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника. До основних категорій персоналу ВАТ «Хмельницькзалізобетон» відповідно до державного Класифікатора професій ДК 003-95 відносять керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців та робітників.
У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.
Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:
1) спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;
2) пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діловодних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;
3) паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості циклу робіт;
4) оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;
5) неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;
6) ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діловодства в необхідному ритмі [30, с. 139].
Для системи управління підприємством ВАТ «Хмельницькзалізобетон» характерний класичний підхід до управління персоналу. Він характеризується орієнтацією на авторитарний стиль керівництва людьми; прагненням до мінімізації витрат на залучення підвищення кваліфікації кадрів, розв’язання соціальних питань (використання переважно грошових стимулів індивідуальної організації праці та її твердою регламентацією); зосередженістю кадрових служб виключно на роботі з документами, що не виходить за рамки фіксації процесів наймання, переміщення і звільнення, планування потреби в кадрах відповідно до завдань виробничих планів.
Метою управління персоналом на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» є якісно визначене направлення зусиль по формуванню трудового потенціалу підприємства. Основними рисами мети управління персоналом є її довгостроковий характер та зв'язок із стратегією підприємства в цілому.
Оскільки соціальна мета є основою формування цільової спрямованості системи управління персоналом, структуризації цього виду цілей розглядається окремо і більш докладно.
Виділяють наступні завдання щодо планування ефективного управління персоналом:
1) забезпечення науково-технічного прогнозування та відповідності тематичного плану розробок науково-технічному потенціалу організації;
2) технічне переозброєння виробничого процесу і забезпечення високої якості праці;
3) вивчення ринку науково-технічних розробок та організація перспективних науково-технічних розробок, реклама, комерційна робота зі споживачем;
4) забезпечення повноти і ритмічності матеріально-технічного постачання, а також безперебійної роботи устаткування і його ефективного технічного стану;
5) забезпечення ритмічності збуту продукції або своєчасного надання послуг.
У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.
Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:
1) начальник управління (відділу);
2) керуючий справами;
3) завідувач канцелярії.
Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:
1) керівник групи;
2) головний спеціаліст;
3) провідний спеціаліст;
4) спеціаліст.
До технічних працівників належать:
1) секретарі;
2) діловоди;
3) архівісти;
4) кур'єри.
Службу діловодства очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника установи.
Керівник служби діловодства повинен мати вишу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).
Згідно Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, керівник служби діловодства виконує наступні завдання:
1) контролює виконання встановлених правил роботи з документами у даній установі та мережі підвідомчих установ;
2) доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
3) вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохочення і стягнення;
4) вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідомчих установ;
5) підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
6) бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи з питань діловодства та документообігу.
Керівник діловодної служби має право:
1) залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
2) вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
3) повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.
На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:
1) забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;
2) виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;
3) дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.
Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:
1) з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ — з питань документування, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання документної інформації в службових цілях;
2) з юридичною службою — з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;
3) з відділами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
4) з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування [22].
Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в колективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками [25].
Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо [34, с. 178-179].
Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких:
1) чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;
2) правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;
3) визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;
Похожие работы
... і державою, хто готовий зробити все для того, щоб бути на рівні цієї відповідальності.[2;55] Розділ ІІІ. Діяльність юридичної служби в процесі здійснення кадрової роботи митних органів: 3.1 Правове забезпечення дотримання законодавства в процесі трудової та службової діяльності Правову базу забезпечення дотримання законодавства в процесі трудової та службової діяльності в митних органах ...
... ліквідація галузевих відділів в апараті та децентралізація повноважень цих підрозділів, функції яких передано міністерствам. [11] 2.Органи, що формують економічну політику держави. Їх рівні, склад, структура та функції У демократичному, правовому суспільстві державна влада базується на засадах її поділу на законодавчу, виконавчу й судову. В Україні поділ повноважень між різними гілками влади ...
... ї моделі економіки і способів її побудови; на визначенні пріоритетних цінностей та економічного порядку, який повинен забезпечувати реалізацію цієї моделі. Тому розроблення філософії взаємодії держави і ринку передбачає дослідження багатогранності цього процесу, урахування впливу інституційного середовища на конкретну модель економіки. Без визначення цілей, цінностей у суспільстві неможливо ...
... ів є актуальною, оскільки на її основі реально можна розробити формувальні, розвивальні та оздоровчі структурні компоненти технологічних моделей у цілісній системі взаємодії соціальних інститутів суспільства у формуванні здорового способу життя дітей та підлітків. На основі інформації, яка отримана в результаті діагностики, реалізується методика розробки ефективних критеріїв оцінки інноваційних ...
0 комментариев