Навигация
ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ
156788
знаков
0
таблиц
0
изображений
2.2 ФОРМУВАННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ОСОБОВИХ СПРАВ
Порядок ведення особових справ на «ВАТ Хмельницькзалізобетон» регулюється низкою нормативно-законодавчих актів серед яких:
1) Примірна Інструкція з діловодства, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.
2) Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ
3) Постанова Кабінету Міністрів України від 25.05.98 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади»
У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.
Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.
Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.
У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.
Особові справи державних службовців ведуться в порядку, затвердженому Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998р. № 639.
Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади.
Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо.
Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім – всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ, затверджену наказом Мінстату України від 9 жовтня 1995 р. № 253, типова форма № П-3 (Додаток 1).
Особові справи працівників ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.
В особовій справі повинні міститися такі документи:
1) особова картка форма П-2ДС з відповідними додатками та фотокарткоюрозміром 4х6 сантиметрів, затверджена Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток 2);
2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою.
2.1) медична довідка про стан здоров’я претендента на посаду керівника, заступника керівника центрального органу виконавчої влади, а також голови місцевої державної адміністрації за формою, встановленою МОЗ, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007;
3) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Відповіді на запитання у довідці мають бути лаконічними, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Біографічна довідка складається за формою і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою;
4) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів. У поданні зазначаються прізвище, ім’я та по-батькові, дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників — її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.
5) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву), в якій зазначається посада, дата включення до резерву, відомості про роботу за особистими річними планами тощо, скріплюється підписом керівника кадрової служби відповідного органу та печаткою;
6) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);
7) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);
8) заява щодо призначення на відповідну посаду. Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником органу виконавчої влади приймається відповідне рішення, на підставі якого кадрова служба готує наказ (розпорядження) [23].
Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.
Після призначення працівника на посаду до особової справи додаються:
1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;
2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
3) копії документів про надані пільги;
4) копія паспорта;
5) копія військового квитка (для військовозобов’язаних);
6) крім особової картки та біографічної довідки, - опис документів особової справи. Бланк опису документів заповнюється під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа.
Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).
Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.
Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник кадрової служби формує особову справу в електронній формі. При формуванні особової справи в електронній формі у порядку визначеному Головдержслужбою згідно Постанови Кабінету Міністрів України № 1151 від 19.09.2007 року. Документи скануються, заносяться до комп’ютерної системи та засвідчуються цифровим підписом керівника кадрової служби, крім особової картки та біографічної довідки.
Правила групування документів у справи:
1) у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
2) не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
3) документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;
4) документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу.
5) Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
1) внутрішній опис документів справи;
2) заява про прийняття на роботу (контракт);
3) направлення або подання;
4) особовий листок з обліку кадрів;
5) автобіографія;
6) документи про освіту (копії);
7) витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;
8) доповнення до особового листка з обліку кадрів форма П-2ДС затверджений Наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 р. № 343 (Додаток 3);
9) довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування.
Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров’я тому що ці документи не підлягають тривалому зберіганню. Але можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці обкладинки особової справи.
Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву установи для подальшого зберігання та користування. Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються [21].
Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.
Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.
Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.
Для забезпечення збереженості та охайності особових справ, що свідчить про культуру діловодства в установі, їх потрібно оформити належним чином.
Оформлення справи — підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і з особового складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання у разі потреби внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи [21, 25].
На обкладинці особової справи необхідно зазначити:
1) назва підприємства, організації, установи;
2) назва структурного підрозділу;
3) номер справи;
4) кількість аркушів у справі;
5) термін зберігання справи;
6) архівний шифр справи.
7) прізвище, ім’я та по-батькові (у називному відмінку);
8) дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).
Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформлюються таким чином: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу — записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи — проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи — переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи — вказується рік (роки) початку і закінчення справи в діловодстві (Додаток 4).
Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копіювання документів тощо).
На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.
У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки. Написи на обкладинках справ робляться тільки світлостійким чорним чорнилом.
У разі вміщення в справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.
Доступ до особових справ повинен бути обмеженим. Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати старі документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші засвідчувальний напис (Додаток 5).
Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша.
У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
У засвідчувальному написі застерігаються такі особливості нумерації документів справи:
1) наявність літерних та пропущених номерів аркушів;
2) номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
3) номери великоформатних аркушів;
4) номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів укладень.
Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.
Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний документ (наказ, акт).
У разі великого обсягу перенумерації аркушів у справі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається в справі постійно.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ (Додаток 6).
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.
Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.
Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами порядковою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається за один бік і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.
Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті в справи конверти з укладеннями нумеруються порядковою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.
Підшиті в справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.
За наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією правобіжною похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
За наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (1а, 126 тощо).
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати реєстраційно-контрольну картку (Додаток 7). Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи [25, 34].
РОЗДІЛ 3. ТРУДОВІ КНИЖКИ ПРАЦІВНИКІВ
Похожие работы
... і державою, хто готовий зробити все для того, щоб бути на рівні цієї відповідальності.[2;55] Розділ ІІІ. Діяльність юридичної служби в процесі здійснення кадрової роботи митних органів: 3.1 Правове забезпечення дотримання законодавства в процесі трудової та службової діяльності Правову базу забезпечення дотримання законодавства в процесі трудової та службової діяльності в митних органах ...
... ліквідація галузевих відділів в апараті та децентралізація повноважень цих підрозділів, функції яких передано міністерствам. [11] 2.Органи, що формують економічну політику держави. Їх рівні, склад, структура та функції У демократичному, правовому суспільстві державна влада базується на засадах її поділу на законодавчу, виконавчу й судову. В Україні поділ повноважень між різними гілками влади ...
... ї моделі економіки і способів її побудови; на визначенні пріоритетних цінностей та економічного порядку, який повинен забезпечувати реалізацію цієї моделі. Тому розроблення філософії взаємодії держави і ринку передбачає дослідження багатогранності цього процесу, урахування впливу інституційного середовища на конкретну модель економіки. Без визначення цілей, цінностей у суспільстві неможливо ...
... ів є актуальною, оскільки на її основі реально можна розробити формувальні, розвивальні та оздоровчі структурні компоненти технологічних моделей у цілісній системі взаємодії соціальних інститутів суспільства у формуванні здорового способу життя дітей та підлітків. На основі інформації, яка отримана в результаті діагностики, реалізується методика розробки ефективних критеріїв оцінки інноваційних ...
0 комментариев