Документы и порядок созыва общего собрания акционеров

3.2 Документы и порядок созыва общего собрания акционеров

Содержание годового общего собрания акционеров, итоги голосования, а также решения, принятые собранием, должны быть документально оформлены. Разъяснения, касающиеся документов общего собрания, содержатся в разделе 5 Постановления N 17-пс. Согласно данному разделу документами общего собрания являются:[33]

1) протокол общего собрания;

2) протокол счетной комиссии об итогах голосования;

3) отчет об итогах голосования;

4) документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания.

Концепция развития гражданского законодательства предлагает упразднение ряда законов об акционерных обществах, а так же постановлений Правительства, с перенесением данных норм в ГК РФ, что предусматривает регулирование отчетности и документации общего собрания акционеров в ГК РФ с новыми дополнениями, такими как упразднения одних видов документов и заменой их другими.

Очень трудоемкой и ответственной является работа по формированию так называемого досье общего собрания акционеров, включающего:

- собственно протокол (протоколы) общего собрания акционеров;

- документы, приобщаемые к протоколу собрания (согласно п. 5.2 Постановления N 17/-пс "к протоколу общего собрания приобщаются: протокол счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании, если она создана в обществе; документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания";

- документы, приобщаемые в силу устава компании, ее внутренних положений закона, регламента (порядка ведения) собрания, решения совета директоров либо председателя собрания к протоколу собрания (к этой рубрике могут относиться, например, представленные участниками собрания в день собрания или позднее тексты или тезисы их выступлений, коль скоро они официально записались в прениях, но отведенного регламентом времени для выступления не хватило; заявления и обращения в адрес собрания от акционеров, не сумевших прибыть для личного участия в нем; заявления участников собрания в адрес его президиума);

- журналы регистрации участников собрания (впрочем, некоторые регистраторы, исполняющие функции счетной комиссии собрания, считают их своими документами);

- письменные заявления участников собрания, адресованные счетной комиссии собрания (тут уместно вспомнить, что согласно п. 4.13 Постановления N 17/-пс, "если голосование на общем собрании, проводимом в форме собрания, может осуществляться путем направления в общество заполненных бюллетеней для голосования, по требованию лиц, регистрирующихся для участия в общем собрании, бюллетени которых не получены обществом или получены позднее чем за два дня до даты проведения собрания, им могут быть выданы только бюллетени для голосования с отметкой об их повторной выдаче"; нередко акционеры или их представители, которым по тем или иным причинам отказали в допуске к участию, письменно обращаются к счетной комиссии с требованием в том же порядке разъяснить им причины такого отказа);

- бюллетени для голосования, опечатанные счетной комиссией (заметим, что данной точки зрения придерживаются не все специалисты, так, некоторые полагают, что указание ст. 62 закона об акционерных обществах на то, что опечатанные счетной комиссией бюллетени для голосования "сдаются в архив общества на хранение", недвусмысленно намекает на принципиально иной режим хранения этих документов, не позволяющий их считать фрагментом "досье собрания", основу которого формируют итоговые документы собрания);

- документы, удостоверяющие полномочия правопреемников и представителей лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании (и в этом случае высказывается порой альтернативная точка зрения, согласно которой, будучи "переданными" при регистрации или направлении заполненных бюллетеней, доверенности представителей акционеров попадают в категорию "документов общества", указанных в ст. 89 закона об акционерных обществах, только при согласии указанных представителей, если, разумеется, они не содержат полномочий на участие лишь в данном собрании; при соответствующих же возражениях передать их в "документы общества" такие доверенности с длительными сроками действия могут быть возвращены их обладателям). Согласно п. 4.7 Постановления N 17/-пс, документы, удостоверяющие полномочия правопреемников и представителей лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании (их копии, засвидетельствованные нотариально), прилагаются к направляемым этими лицами бюллетеням для голосования или передаются счетной комиссии или осуществляющему функции счетной комиссии регистратору при регистрации этих лиц для участия в общем собрании.

В Постановлении № 17/-пс также даны пояснения к некоторым случаям, при которых в протоколе общего собрания и отчете об итогах голосования должна быть отражена дополнительная информация. Такими случаями являются - включение в повестку дня вопроса об одобрении обществом сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, о внесении в устав общества изменений и дополнений, а также о принятии решения, являющегося в соответствии с законом об акционерных обществах основанием для внесения в устав общества изменений или дополнений, ограничивающих права акционеров - владельцев этого типа привилегированных акций.

Протокол общего собрания является важным документом высшего органа управления общества. Порядок составления и содержание протокола общего собрания акционеров регламентированы в статье 63 закона об акционерных обществах. Для составления протокола устанавливается 3-х дневный срок, который исчисляется с момента закрытия общего собрания. Ведение протокола происходит в течение всего собрания, а названный срок предоставляется для окончательного оформления этого документа.

Протокол должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых подписывается двумя лицами - председателем и секретарем общего собрания, согласно п. 1 статьи 63 закона об акционерных обществах. Форма протокола общего собрания акционеров может быть произвольной. Однако содержание его должно соответствовать ряду требований, определенных в соответствии с пунктом 2 статьи 63 закона об акционерных обществах и Постановлением N 17-пс.

Счетная комиссия, в обязанности которой входит подсчет голосов акционеров, обязана составить протокол об итогах голосования. Этот протокол подписывается всеми членами счетной комиссии, а в случае если функции счетной комиссии выполнял регистратор - лицами, уполномоченными регистратором (пункт 5.4 Постановления № 17/-пс). Протокол об итогах голосования составляется не позднее 3-х дней после закрытия общего собрания акционеров (пункт 1 статьи 62 закона об акционерных обществах). Содержание протокола об итогах голосования регламентируется пунктом 5.3 Постановления № 17-пс.

А в случае, если итоги не были доведены до участников на самом собрании, составляется отчет об итогах голосования. Данный документ подписывается председателем и секретарем общего собрания и согласно п. 4 ст.62 закона об акционерных обществах в срок не позднее 10 дней после составления протокола об итогах голосования направляется всем лицам, включенным в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании. В пункте 5.5 Постановления № 17-пс содержатся требования к содержанию отчета об итогах голосования.

Одним из видов нарушений, допускаемых в процессе проведения собрания, за совершение которых предусмотрено административное наказание, является нарушение председателем или секретарем общего собрания акционеров требований к содержанию, форме или сроку составления протокола общего собрания акционеров, а равно уклонение указанных лиц от подписания протокола. Ответственность за данное административное правонарушении предусмотрена частью 9 статьи 15.23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Размер ответственности за подобное нарушение составляет для граждан от 1 до 2 тысяч рублей, для должностных лиц может быть применен штраф в размере от 10 до 20 тысяч рублей, так и дисквалификация сроком до шести месяцев.

Также не менее важное значение имеет правильное оформление бюллетеня для голосования. Бюллетень для голосования должен быть вручен под роспись каждому лицу, указанному в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров (его представителю), зарегистрировавшемуся для участия в общем собрании акционеров, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

В бюллетене для голосования должны быть указаны:

полное фирменное наименование общества и место нахождения общества;

форма проведения общего собрания акционеров (собрание или заочное голосование);

дата, место, время проведения общего собрания акционеров и в случае, когда в соответствии с пунктом 3 настоящей статьи заполненные бюллетени могут быть направлены в общество, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени, либо в случае проведения общего собрания акционеров в форме заочного голосования дата окончания приема бюллетеней для голосования и почтовый адрес, по которому должны направляться заполненные бюллетени;

- формулировки решений по каждому вопросу (имя каждого кандидата), голосование по которому осуществляется данным бюллетенем;

- варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками "за", "против" или "воздержался";

- упоминание о том, что бюллетень для голосования должен быть подписан акционером.

В случае осуществления кумулятивного голосования бюллетень для голосования должен содержать указание на это и разъяснение существа кумулятивного голосования. При голосовании, осуществляемом бюллетенями для голосования, засчитываются голоса по тем вопросам, по которым голосующим оставлен только один из возможных вариантов голосования. Бюллетени для голосования, заполненные с нарушением вышеуказанного требования, признаются недействительными, и голоса по содержащимся в них вопросам не подсчитываются.

В случае если бюллетень для голосования содержит несколько вопросов, поставленных на голосование, несоблюдение вышеуказанного требования в отношении одного или нескольких вопросов не влечет за собой признания бюллетеня для голосования недействительным в целом.

Следовательно, акционер в случае возникновения спора в соответствии со своим правом на доступ к документам общества может в любое время затребовать свой бюллетень и предъявить его как доказательство в суде.

Заседание совета директоров, посвященное созыву годового общего собрания акционеров, созывается председателем совета директоров общества по его собственной инициативе. Порядок созыва и проведения заседаний совета директоров общества определяется уставом общества или его внутренним документом.

При созыве собраний часто возникают весьма сложные проблемы, которые не всегда можно успешно решить.[34]

Если совет директоров против проведения такого собрания, то провести его в помещении общества и силами его персонала, как правило, не удается. Поэтому акционерам - организаторам созыва собрания необходимы значительные средства для аренды помещения, оплаты технических работников, выполняющих всю подготовительную работу и обслуживающих собрание, на почтовые расходы и т.д. и т.п., которые возместить за счет общества вряд ли удастся. Причина заключается в том, что норма по возмещению расходов на собрание не носит обязательного характера.

Еще одной весьма сложной проблемой является возможность срыва созываемого акционерами собрания из-за отсутствия на нем кворума, что выясняется лишь в начале работы собрания. В результате все старания и расходы акционеров, созвавших собрание, оказываются беспредметными.

Усилия акционеров, созвавших внеочередное собрание, могут оказаться также беспредметными, если собрание не примет предлагаемое ими решение или примет прямо противоположное решение.

Акционеры, самостоятельно созывающие внеочередное собрание, должны досконально знать всю процедуру подготовки и проведения общего собрания акционеров. В противном случае они, как это часто бывает, неизбежно допустят много ошибок, в результате чего принятые собранием решения могут быть признаны не действительными.

Если рассматривать проект изменений ГК РФ, то в нем предусмотрено отсутствие отдельной статьи регулирующей деятельность органов управления акционерным обществом, теперь эти положения предусмотрены в новых положениях о корпорациях, которые рассматриваются в главе про юридические лица.

Выводы:

Документами общего собрания являются: протокол общего собрания; протокол счетной комиссии об итогах голосования; отчет об итогах голосования; документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания.

Очень трудоемкой и ответственной является работа по формированию так называемого досье общего собрания акционеров.

Порядок созыва и проведения заседаний совета директоров общества определяется уставом общества или его внутренним документом.

Если совет директоров против созыва общего собрания акционеров, то его все равно может провести инициатор такого собрания, но только за свой счет, то есть все расходы по организации общего собрания акционеров лягут на его плечи.