Порядок работы с входящей корреспонденцией

2.2 Порядок работы с входящей корреспонденцией

Прием, первоначальная обработка, распределение всей поступающей корреспонденции производятся отделом документооборота Управления делопроизводства (далее – отдел документооборота).

Прием корреспонденции осуществляется через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также с использованием средств электронной и факсимильной связи.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются; проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении повреждения, отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах. Первый экземпляр остается в отделе документооборота, второй – приобщается к поступившему материалу, а третий – передается отправителю документов.

Ошибочно присланная корреспонденция (или при отсутствии указанных в ней приложений) возвращается отправителю.

Конверты на имя Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата с пометкой «лично» передаются помощникам для ознакомления с последующей передачей по назначению.

Конверты уничтожаются лишь после возвращения законченного делопроизводством документа в отдел документооборота.

Поступившая корреспонденция отделом документооборота распределяется на регистрируемые и нерегистрируемые.

Регистрируемые – постановления, распоряжения, указы, законы, решения, письма, поручения вышестоящих органов, письма предприятий и организаций, документы, поступившие через средства электронной и факсимильной связи, протоколы, извещения, письма судебных инстанций, судебные повестки, судебные требования, исковые заявления, кассационные жалобы, постановления о возбуждении исполнительного производства, представления и протесты Прокуратуры, запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Государственного Совета Республики Татарстан и Городской Думы, письма Общественной палаты Республики Татарстан, претензии, пригласительные билеты в виде письма, телеграммы, информационный материал с сопроводительным письмом и иная служебная корреспонденция.

Регистрируемые документы сканируются, проставляется штамп установленного образца в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.

Поступившая служебная корреспонденция в день ее получения заносится в электронную базу данных отдела документооборота, после чего заводится регистрационная карточка в электронном виде и на бумажном носителе.

Нерегистрируемые – газеты, журналы, брошюры, книги, сводки, статистические отчеты, пригласительные билеты и другая ежедневная корреспонденция, не подлежащая возврату в Управление делопроизводства.

Срочная корреспонденция – правительственные телеграммы, сообщения о чрезвычайных происшествиях, стихийных бедствиях, обращения, касающиеся проведения массовых мероприятий, и другие сообщения, требующие оперативного решения, доставляются по назначению немедленно.

Корреспонденция, адресованная непосредственно в структурное подразделение или содержащая текущую информацию, направляется отделом документооборота в структурное подразделение.

Обработка всей поступающей корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день после выходных.

Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение, от одного исполнителя к другому, из одного подразделения в другое) производится через работников Отдела документооборота.

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству.

В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация корреспонденции на имя Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета, руководителя аппарата Исполнительного комитета осуществляется посредством программы электронного документооборота. Документы сканируются и заносятся в электронный каталог входящей документации отдела документооборота с ежедневным выводом краткой информации о поступивших документах на бумажном носителе.

В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: тип документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, а также краткое содержание, количество листов основного документа и листов приложений к нему, индекс номенклатуры дел, сведения об исполнителе, которому направляется документ, срок возврата документа в отдел документооборота.

Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета, другие должностные лица, которым направлены на рассмотрение документы, обязаны принять исчерпывающие меры по их выполнению в сроки, указанные в резолюции, и возврату документов в отдел документооборота с отметкой об информировании автора.

В случае если резолюцией рассмотрение документа возложено на несколько руководителей, подразделений или сотрудников, то координацию всей работы осуществляет руководитель, подразделение или сотрудник, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Информация о зарегистрированных документах передается из электронного каталога отдела документооборота в электронную базу данных соответствующих подразделений (или при необходимости на бумажном носителе).

Корреспонденция, поступившая через средства электронной и факсимильной связи, также регистрируется и с отметкой «Эл.почта» или «факс» передается руководителям согласно их функциональным обязанностям в электронном виде или при необходимости на бумажном носителе.

Учетные сведения о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе данных 5 лет, после чего они записываются на электронные носители и переносятся в архивную базу данных.

Письма и поручения, адресованные Мэру г. Казани, в Казанскую городскую Думу, Председателю Казанской городской Думы, Руководителю Исполнительного комитета подлежат регистрации в отделе документооборота с отметкой о переадресовании в Городскую Думу и передаче в Контрольное управление для формирования проекта поручения Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета.

В обязательном порядке передаются полученные в адрес Мэра г. Казани:

– корреспонденция из федеральных и республиканских органов государственной власти и управления и должностных лиц;

– письма граждан, контролируемые федеральными и государственными органами власти и управления, Президентом Республики Татарстан, Президиумом Государственного Совета Республики Татарстан, Премьер-министром Республики Татарстан, депутатами Государственной Думы Российской Федерации;

– жалобы на органы и должностные лица местного самоуправления, на депутатов и сотрудников Казанской городской Думы.

Перечень федеральных и республиканских органов власти и управления и должностных лиц, от которых корреспонденция в обязательном порядке передается Мэру г. Казани, определяется руководителем секретариата Исполнительного комитета. Руководителю Исполнительного комитета – руководителем аппарата Исполнительного комитета.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, характера исполнения.

После рассмотрения документа Мэром г. Казани, Руководителем Исполнительного комитета документы направляются отделом документооборота исполнителям.

Исполненные поручения Мэра г. Казани с исходящим письмом передаются исполнителем в Казанскую городскую Думу для присвоения номера и даты, передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Исполненные поручения Руководителя Исполнительного комитета с исходящим письмом передаются помощником (референтом) в отдел документооборота для присвоения исходящего номера и передачи в Контрольное управление для снятия поручений с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Зарегистрированные документы с регистрационной карточкой, не поступающие на рассмотрение Главе муниципального образования, Руководителю Исполнительного комитета передаются на рассмотрение первым заместителям, заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета согласно их функциональным обязанностям.

Помощником или референтом заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета согласно регистрационной карточке формируется проект поручения и передается на рассмотрение.

После рассмотрения заместителем Руководителя Исполнительного комитета или руководителем аппарата Исполнительного комитета документа он передается через отдел документооборота исполнителям.

Корреспонденция, ошибочно поступившая заместителю Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета или в подразделения Исполнительного комитета, незамедлительно возвращается в отдел документооборота.

Возврат в отдел документооборота поступивших от предприятий и организаций оригиналов писем, информационного материала с сопроводительным письмом и иной служебной корреспонденции с отметкой заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата в регистрационной карточке об итогах рассмотрения осуществляется в соответствии с законодательством в месячный срок, если в письме не указан иной срок рассмотрения.

Похожие работы

Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Скачать

115136

0

3

... (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем. Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала ...

Документационное обеспечение управленческой деятельности

Скачать

29093

0

0

... и социальной информации; 11.  Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); 12.  нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; 13.  нормативные документы по организации архивного хранения документов. К нормативным документам по стандартизации, действующим на ...

Документационное обеспечение деятельности предприятия

Скачать

315479

150

1

... ценностей, непроизводительными потерями, нарушениями хозяйственного, трудового, жилищного и другого законодательства. Основными задачами в связи с этим являются: Укрепление законности в деятельности предприятия. Обеспечение правовыми средствами сохранности государственной собственности, контроль за заключением договоров и выполнением договорных обязательств по поставкам, по договорам на ...

Документационное обеспечение процессов лицензирования в сфере высшего образования

Скачать

35398

1

0

... заведениям. Положение достаточно полно описывает процедуры лицензирования: кем осуществляется, что указывается в лицензии, кем подписывается, сколько экземпляров, сроки рассмотрения и т.д. 2. Документирование процесса лицензирования вуза Лицензионные требования подразделяются на два вида: требования, которые разрешают вузам начать работу, и лицензионные требования к образовательным программам ...