Информационно-документационное обеспечение администрации города Казани

3. Информационно-документационное обеспечение администрации города Казани

3.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

-  контроль за документом начиная с момента его поступления;

-  централизация контрольных функций;

-  единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и / или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами – представлен на рис. 1.

Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.

Рисунок 1 – Производственный цикл документооборота

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.

Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

самоуправление корреспонденция документ архив

Организацию работы с письменными и устными обращениями граждан по учету, прохождению, рассмотрению, подготовке ответов и анализу поступивших обращений в Исполнительном комитете обеспечивает отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления.

Организация работы (регистрация и контроль) с обращениями граждан, поступившими через официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета»), «Прямую связь», а также на личных встречах с жителями, обеспечивается отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления. Для вопросов, поступивших на официальный сайт муниципального образования г. Казани (рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета») устанавливается срок подготовки ответа – 7 дней. Срок продлевается в зависимости от сложности вопроса.

Письма граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата, поручения вышестоящих органов по обращениям граждан принимаются отделом документооборота Управления делопроизводства и передаются для регистрации и сканирования в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступивших писем отделом документооборота Управления делопроизводства проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Заявления граждан, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и ответы о результатах рассмотрения обращений граждан принимаются отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

При регистрации обращений граждан, направленных Мэру г. Казани, в электронной базе данных делается отметка о переадресовании обращений Руководителю Исполнительного комитета г. Казани. Поручения вышестоящих органов переадресовываются (в электронной базе данных) в Казанскую городскую Думу. На первой странице письма ставится регистрационный штамп с указанием очередного порядкового номера в пределах календарного года и даты поступления.

В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо. К поступившему письму приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.

Все сведения о поступивших обращениях заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления, тип и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, социальное положение заявителя. Заявление сканируется и привязываются в электронном виде к регистрационной карточке.

Все письма после регистрации в электронном виде или на бумажном носителе пересылаются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для оформления контрольных карточек Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета. Контрольное управление определяет ответственных исполнителей по заявлению и устанавливает срок исполнения документа.

Письменное обращение гражданина, в котором нет его подписи, не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства или работы, учебы, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.

Если в анонимном обращении гражданина содержатся факты совершения противоправных действий, обращение проверяется в порядке, установленном действующим законодательством.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в подразделение Исполнительного комитета или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Письма, адресованные Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата и не носящие личного характера, подлежат регистрации. Вопросы, требующие обязательного рассмотрения Мэром г. Казани, с проектом контрольного поручения передаются ему Контрольным управлением через помощника Мэра г. Казани.

Зарегистрированные письма передаются через Контрольное управление на рассмотрение Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата Исполнительного комитета, как правило, в день их поступления.

В соответствии с поручениями Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппарата обращения направляются на исполнение в структурные подразделения Исполнительного комитета, а также в районные администрации, в компетенции которых находится решение поставленных в письмах вопросов.

Заявления на прием к заместителям Руководителя Исполнительного комитета, заявления о выдаче справок, обращения «для сведения» направляются для рассмотрения по назначению непосредственно отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Направление писем граждан заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется в электронном виде отделом контроля за обращениями граждан Контрольного управления в зависимости от их полномочий в решении поставленных вопросов, а также согласно установленным служебным обязанностям. Направление писем граждан в оригинале заместителям Руководителя Исполнительного комитета, руководителю аппарата Исполнительного комитета осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства после выдачи контрольного задания Контрольным управлением.

Письма, в которых содержатся вопросы, решение которых находится в компетенции нескольких заместителей Руководителя Исполнительного комитета, направляются (в электронном виде или на бумажном носителе) всем соисполнителям. Электронный вид контрольной карточки рассылается исполнителям автоматически по базе данных. Ответственный исполнитель определяется по наибольшему числу вопросов, содержащихся в письме, или по первому из них. На основе информации соисполнителей ответственный исполнитель готовит обобщенные ответы заявителю и учреждению, где письмо находится на контроле.

Помощник или референт заместителя Руководителя Исполнительного комитета формирует задание (в электронном виде) с указанием должностного лица подразделения, которому поручается подготовка ответа.

Не допускается направление писем и заявлений на рассмотрение должностным лицам и органам, в которых содержится протест на их действия.

Переадресование писем граждан осуществляется отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства или с его уведомлением лишь в течение 3-х дней со дня даты формирования контрольного задания.

Передача документов по обращениям граждан между подразделениями Исполнительного комитета и в Контрольное управление осуществляется через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме.

Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета:

– определяют порядок изучения вопросов, содержащихся в поступивших заявлениях;

– добиваются от исполнителей, которым поручено рассмотрение письма, всесторонней проверки фактов и подготовки ответов на все поставленные автором вопросы;

– контролируют выполнение поручений, конкретных мер по решению затронутых заявителем проблем;

– организуют подготовку информации Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям, руководителю аппарата Исполнительного комитета или ответа заявителю и вышестоящим организациям, направившим письмо в Исполнительный комитет, о результатах рассмотрения;

– принимают решения о завершении работы по рассмотрению заявления (обращения), докладывают о результатах его рассмотрения.

Заявления граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются, и решения по ним принимаются безотлагательно, не позднее 15 дней со дня поступления в подразделение, обязанное решить вопрос по существу.

Обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение одного месяца, если в резолюции не указан иной срок исполнения.

В случаях, когда для решения поставленных в письме вопросов необходимо дополнительное время, сроки подготовки ответа могут быть продлены должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель обязан уведомить заявителя и организацию, направивших заявление. В отдельных случаях руководитель, ответственный за рассмотрение заявления, может установить для подчиненных более короткий срок исполнения.

Если изучение вопросов, поставленных в письме, закончено непосредственно в подразделении Исполнительного комитета, то заявитель извещается об этом, как правило, в письменной форме. В отдельных случаях ответ может быть дан и в устной форме, о чем исполнителем готовится информация на имя руководителя аппарата Исполнительного комитета, которая после списания в дело поступает через отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для снятия с контроля поручения Руководителя Исполнительного комитета. После снятия с контроля информация на бумажном носителе с визами исполнителей и контрольная карточка с отметкой о снятии с контроля передаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для приобщения к делу.

Повторные заявления, просьбы и жалобы, по результатам рассмотрения которых их авторам ранее давались обоснованные разъяснения, могут с разрешения Руководителя Исполнительного комитета, его заместителей, руководителя аппарата Исполнительного комитета не рассматриваться. Данные заявления приобщаются к соответствующим делам. О решении повторно не рассматривать поступившее заявление сообщается автору исполнителем, рассматривавшим последнее его заявление.

О результатах рассмотрения письма или устного обращения исполнитель письменно докладывает должностному лицу, давшему поручение. При наличии нескольких исполнителей итоговые документы по результатам рассмотрения писем граждан перед докладом руководителю должны быть завизированы соответствующими должностными лицами в подразделениях-соисполнителях.

Ответ заявителю письма готовится на языке обратившегося на бланке установленного образца с привлечением при необходимости переводчика общего отдела Управления делопроизводства. В ответе необходимо указать, от кого письмо получено и по какому вопросу, дать исчерпывающую информацию на поставленные вопросы и сообщить о принятых мерах (если отдельные приведенные в письме факты не подтвердились, то следует указать на это). В ответе на письма организаций по обращениям граждан необходимо сослаться на номер и дату письма. Ответы заявителям и в вышестоящие органы по обращениям граждан готовятся в соответствии с требованиями ГОСТ Р6. 30 – 2003.

Ответы от предприятий и организаций на переданные им для рассмотрения письма должны быть подписаны их руководителями, а в их отсутствие – лицами, замещающими руководителей.

Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из подписавших такое заявление.

Проекты ответов Мэра г. Казани в вышестоящие органы по письмам граждан после подписи курирующего заместителя Руководителя визируются руководителем аппарата Исполнительного комитета, Руководителем Исполнительного комитета и в соответствии с контрольным поручением передаются исполнителем на подпись Мэру г. Казани с отметкой отдела писем и приема граждан Управления делопроизводства через общий отдел Казанской городской Думы. Помощник заместителя Руководителя Исполнительного комитета, подготовившего ответ, несет ответственность за качество подготовки (грамотность, оформление, содержание и полноту ответа) документа.

После подписания Мэром г. Казани письма по обращению гражданина и присвоения исходящего номера общим отделом Казанской городской Думы, документы (заверенная копия второго экземпляра ответа в вышестоящий орган, поручение вышестоящего органа, заявление гражданина, контрольное поручение, приложенный ответ заместителя Руководителя Исполнительного комитета заявителю) возвращаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для присвоения исходящего номера и отправки письма заявителю через отдел документооборота Управления делопроизводства и направления документов в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления на снятие с контроля.

Проекты ответов Руководителя Исполнительного комитета в вышестоящие органы на письма граждан после подписи курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета визируются руководителем аппарата Исполнительного комитета и в соответствии с контрольным поручением передаются на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства.

Данные заявителям ответы, содержащие обещания, остаются на контроле в соответствующем подразделении, а также в отделе контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления, отделе писем и приема граждан Управления делопроизводства (для обращений, по которым не выдано контрольное поручение Контрольного управления) и снимаются с контроля после дополнительного ответа о выполнении

Помощник заместителя Руководителя Исполнительного комитета, руководителя подразделения проверяет содержание, правильность оформления, грамотность документа и визирует его. Ответ на бланке и 2-й экземпляр с визами всех исполнителей с указанием дат подписания передаются в электронном виде и на бумажном носителе в отдел писем и приема граждан. После присвоения исходящего номера ответы автору обращения и в вышестоящие органы конвертуются отделом писем и приема граждан и по описи отправляется адресату через отдел документооборота. 2-й экземпляр ответа в электронном виде или на бумажном носителе и документы по обращению направляются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для снятия с контроля. После снятия с контроля документы по обращению и контрольная карточка с отметкой о выполнении поступают в отдел писем и приема граждан для формирования дела и архивирования.

Письма граждан считаются рассмотренными, если заявителю даны ответы на все поставленные в них вопросы.

Вторые экземпляры подписанных Руководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителем аппарата Исполнительного комитета ответов после отправки адресатам передаются в отдел писем и приема граждан до 16.00, который в свою очередь направляет их в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления (в электронном виде или на бумажном носителе) для снятия контрольного поручения с контроля до 17.00 часов.

Подписанные Руководителем Исполнительного комитета, его заместителями, руководителем аппарата Исполнительного комитета ответы на обращения, поступившие через «Прямую связь», официальный сайт муниципального образования г. Казани рубрика «Вопрос Руководителю Исполнительного комитета», из общественных приемных депутатов, на встречах с жителями, передаются в отдел контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления для отправки адресатам и снятия контрольного поручения с контроля.

Законченные делопроизводством письма граждан в подразделениях Исполнительного комитета формируются в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Справочная работа по обращениям и письмам граждан, поступившим в Исполнительный комитет, осуществляется отделом писем и приема граждан и отделом контроля за рассмотрением обращений граждан Контрольного управления (по обращениям, зарегистрированным непосредственно в Контрольном управлении, и вопросам контроля исполнения поручений).

Направление ответов на письма в вышестоящие органы и заявителям осуществляется отделом писем и приема граждан через отдел документооборота Управления делопроизводства. Если необходим возврат обращения заявителя в вышестоящие организации, исполнитель прикладывает копию обращения для приобщения в «Дело».

Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям – кураторам отраслей городского хозяйства и руководителю аппарата Исполнительного комитета сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан (в электронном виде и на бумажном носителе), разрабатывает предложения и рекомендации по совершенствованию работы по рассмотрению заявлений граждан и разрешению поставленных в них вопросов.

Аналогичные сведения представляются по запросам в Аппарат Президента Республики Татарстан, Кабинет Министров Республики Татарстан, Государственный Совет Республики Татарстан.

Похожие работы

Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Скачать

115136

0

3

... (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем. Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала ...

Документационное обеспечение управленческой деятельности

Скачать

29093

0

0

... и социальной информации; 11.  Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); 12.  нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; 13.  нормативные документы по организации архивного хранения документов. К нормативным документам по стандартизации, действующим на ...

Документационное обеспечение деятельности предприятия

Скачать

315479

150

1

... ценностей, непроизводительными потерями, нарушениями хозяйственного, трудового, жилищного и другого законодательства. Основными задачами в связи с этим являются: Укрепление законности в деятельности предприятия. Обеспечение правовыми средствами сохранности государственной собственности, контроль за заключением договоров и выполнением договорных обязательств по поставкам, по договорам на ...

Документационное обеспечение процессов лицензирования в сфере высшего образования

Скачать

35398

1

0

... заведениям. Положение достаточно полно описывает процедуры лицензирования: кем осуществляется, что указывается в лицензии, кем подписывается, сколько экземпляров, сроки рассмотрения и т.д. 2. Документирование процесса лицензирования вуза Лицензионные требования подразделяются на два вида: требования, которые разрешают вузам начать работу, и лицензионные требования к образовательным программам ...