ЗАГАЛЬНЕ ОЗНАЙОМЛЕННЯ ЗІ СТРУКТУРОЮ ДЕРЖАВНОЇ
Вживає заходи з метою вдосконалення організації роботи Управління, підвищення кваліфікації працівників
Ознайомлення з порядком планування роботи підрозділів ДКРС
Вивчення документопотоків у департаментах ГоловКРУ та
Визначення завдань діяльності підрозділів ДКРС згідно з чинним
Сприяння налагодженню в підконтрольних установах внутрішнього контролю
Особливості підготовки до здійснення контрольних заходів
Узагальнення, документальне оформлення та особливості реалізації
Заходи, які спрямовані на запобігання порушення в майбутньому
Навигация
Вивчення документопотоків у департаментах ГоловКРУ та
Особливості роботи органів Державного фінансового контролю
116735
знаков
1
таблица
2
изображения
1.5 Вивчення документопотоків у департаментах ГоловКРУ та
особливості управління ними
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.
Документопотік - це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.
Документообіг ГоловКРУ складається з трьох документопотоків:
1) документопотік вхідних документів - це рух документів, які надійшли в установу від зовнішніх суб’єктів. Більшість вхідних документів, як правило, породжують відповідні вихідні, причому в чітко визначені терміни. Терміни (строки) встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на вхідний документ (наприклад, протягом 10 днів), або терміном (датою) виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
2) документопотік вихідних документів - це рух документів, які складені в установі для використання їх іншими організаціями чи суб’єктами. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації.
3) документопотік внутрішніх документів - це рух документів, які використовуються для організації роботи установи. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів і накази та розпорядження керівництва організації. Через подібну діловодну службу проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації чи установи - це направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію чи установу. [16]
Загальні правила документування управлінської діяльності і порядок роботи з документами в органах ДКРС встановлює наказ ГоловКРУ.
Так, вся кореспонденція, що надходить до ГоловКРУ поштою, факсом, електронною поштою, кур’єром тощо, приймається централізовано протягом робочого дня Відділом організації документообігу (далі – канцелярія), який створений у складі Департаменту адміністративно-господарського забезпечення, працівники якого перевіряють правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність пакета і в разі необхідності розписуються за її одержання, зазначаючи дату і час одержання.
У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям ДКРС, які передаються за призначенням.
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.
Вся кореспонденція, що надійшла до ГоловКРУ, підлягає обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або іншою виділеною для цього особою. Такий розгляд здійснюється з метою визначення необхідності їх реєстрацій, а також розподілу їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом ГоловКРУ, і ті, що передаються безпосередньо у структурні підрозділи. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день їх одержання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Доручення вищих органів, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.
Для забезпечення обліку документів, контролю виконання і оперативного використання наявної інформації документи після попереднього розгляду реєструються. Реєстрація здійснюється централізовано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Так, у ГоловКРУ реєстрація вхідних документів здійснюється залежно від їх змісту, найменування, виду, кореспондента по кожній з таких реєстраційних груп кореспонденції: Верховна Рада України; Адміністрація Президента України; Кабінет Міністрів України; Міністерство фінансів України; обласні контрольно – ревізійні управління та громадяни; правоохоронні органи; міністерства, відомства, установи, підприємства, організації. По кожній реєстраційній групі вхідної кореспонденції ведеться окремо журнал реєстрації.
На розгляд Голови ГоловКРУ передається вхідна кореспонденція, яка адресована безпосередньо йому або ДКРС. У разі перебування Голови ГоловКРУ у відрядженні або відпустці документи розглядає Перший заступник начальника ДКРС або особа, яка виконує його обов’язки.
На розгляд заступникам Голови ГоловКРУ та начальникам структурних підрозділів передається вхідна кореспонденція, що їм адресована. Наслідки розгляду вхідної кореспонденції керівництвом ДКРС фіксуються у резолюціях, в яких зазначаються виконавці та строки виконання документів.
Вхідна кореспонденція, яка адресована, або направлена на виконання структурним підрозділам, передається працівником канцелярії безпосередньо керівнику або діловоду структурного підрозділу (посада у ГоловКРУ – спеціаліст 1 категорії) під розписку у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Вхідна кореспонденція, одержана структурним підрозділом, повинна бути розглянута і доведена до безпосередніх виконавців у день її надходження. Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього виконавця документа і при необхідності деталізує порядок його виконання, що фіксується на першому аркуші документа.
Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець зобов’язаний зробити на нижньому полі першого аркуша документа запис про наслідки розгляду, зазначити номер і дату документа – відповіді або іншого документа, що стверджує його виконання, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і дату.
Наслідки розгляду документа діловод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольно – облікової картки, яка після підписання керівником структурного підрозділу передається до діловодної служби у день виконання документа.
Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється діловодами департаментів ГоловКРУ у журналі вихідних документів. Оформлення вихідної кореспонденції здійснюють виконавці та передають її діловоду на реєстрацію. Діловод під час приймання вихідного документа перевіряє повноту зазначення адреси кореспондента, наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього, наявність на документі відміток про додатки та правильність оформлення і розміщення усіх реквізитів. Після реєстрації вихідна кореспонденція передається до канцелярії на відправлення. На оригіналах документів, які підлягають поверненню до ГоловКРУ, на верхньому полі першої сторінки виконавці документів при їх реєстрації проставляють штамп «Підлягає поверненню». Документи, що одночасно надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в ньому. Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправляється: цінними, рекомендованими, простими відправленнями; простими, рекомендованими, цінними бандеролями; електронною поштою та факсом. Претензійно – позовні документи та відповіді на заперечення по актах ревізій і перевірок надсилаються рекомендованими відправленнями.
Окрім вхідної та вихідної кореспонденції, до документопотоків ГоловКРУ відносяться і внутрішні документи:
1. внутрішні розпорядчі документи, що складені за ініціативою структурних підрозділів ГоловКРУ (підлягають реєстрації у день їх підписання);
2. накази по особовому складу про надання чергових відпусток та відпусток з різних причин – реєструються Управлінням кадрів;
3. постанови колегії ГоловКРУ – ведуться секретарем колегії;
4. довідки, доповідні записки та інші документи, складені за ініціативою структурних підрозділів для внутрішнього користування (не реєструються).
Крім зазначених документів до ГоловКРУ України надходить звітність про контрольно – ревізійну роботу підпорядкованих органів і підрозділів ДКРС.
Місячна звітність про контрольно – ревізійну роботу КРУ в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі, галузевими управліннями ГоловКРУ подається в електронному вигляді в передостанній день звітного місяця. Відділ комп’ютеризації ГоловКРУ протягом першої половини останнього робочого дня місяця обробляє отримані дані звітності, формує загальний звіт по ДКРС і передає його на перевірку Департаменту організаційної роботи, яке протягом другої половини робочого дня перевіряє отримані показники звітності, порівнює з показниками попереднього звіту. У разі виникнення невідповідностей з’ясовує ці факти з оргвідділами КРУ в регіонах, галузевими підрозділами ГоловКРУ та відділом комп’ютеризації, вживає заходів щодо приведення показників звітності у відповідність з результатами контрольно – ревізійної роботи.
Ще однією складовою документопотоків органів ДКРС України є звернення громадян. При цьому посадовим особам даної установи слід мати на увазі, що у зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові автора звернення, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви, скарги чи прохання.
Письмове звернення повинно бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, а також звернення, яке не містить даних, необхідних для прийняття органом ДКРС обґрунтованого рішення, в термін не більше п’яти днів від дня його надходження повертається заявникові з відповідними роз’яснення.
Разом з тим, не розглядаються повторні звернення від однієї й тієї самої особи з одного й того самого питання, якщо перше звернення вирішено по суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду таких звернень приймає керівник відповідного органу ДКРС, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
Заяви (клопотання) про сприяння реалізації прав і законних інтересів заявника, зауваження (пропозиції) щодо діяльності управлінь ГоловКРУ України та скарги на рішення, дії (бездіяльність) його посадових осіб, а також начальників контрольно – ревізійних управлінь в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі розглядаються та вирішуються Головою ГоловКРУ України, або за його дорученням – його заступниками.
Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до компетенції органів ДКРС, воно в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник з роз’ясненням підстави передачі звернення.
Звернення організацій або громадян може бути також у усній формі, для чого керівництво ГоловКРУ (в залежності від рівня звернення) проводить особистий прийом, дні і години його визначають графіком, який затверджується Головою ГоловКРУ. Облік особистого прийому організацій та громадян, що проводиться Головою та його заступниками, а також контроль за додержанням строків виконання прийнятих під час особистого прийому рішень, здійснюється секретарем приймальні. Керівники структурних підрозділів самостійно ведуть облік прийому організацій і громадян, для чого використовується Журнал обліку особистого прийому організацій та громадян.
На сьогоднішній день, документообіг у ГоловКРУ частково здійснюється в електронній формі, завдяки налагодженому функціонуванню інформаційних технологій, що в свою чергу спрощує і полегшує роботу з документами, сприяє скорочення часу на переміщення їх та зменшує витрати на виготовлення паперових примірників.
РОЗДІЛ 2. ОЗНАЙОМЛЕННЯ ЗІ ЗМІСТОМ РОБОТИ ДКРС
Похожие работы
... Крим, областях, містах Києві і Севастополі, типове положення про контрольно-ревізійні підрозділи (відділи, групи) в районах, містах, районах у містах затверджує голова ГоловКРУ України. 3. Методи вдосконалення державного фінансового контролю 3.1. Методи вдосконалення проведення ревізії та перевірок органами, що здійснюють державний фінансовий контроль За змістом ревізії поділяються на фактичні ...
... депутатів здійснюють фінансовий контроль спеціальним ревізійним апаратом. Внутрішньогосподарчий фінансовий контроль здійснюється структурними підрозділами підприємств, організацій. Як правило, на підприємствах, організаціях фінансовий контроль виконується головними (старшими) бухгалтерами, працівниками фінансових відділів. Податкові інспекції — це органи оперативного фінансового контролю. Очолює ...
... України (а надто стосовно вдосконалення механізму взаємодії контрольно-ревізійних органів, органів Державного казначейства, Рахункової палати, зміцнення взаємодії з органами внутрішніх справ, органами служби безпеки, органами податкової міліції та органами прокуратури). Головна роль у системі фінансового контролю України, як і в інших економічно розвинутих країнах, має належати органам, діяльні ...
... ї фінансової дисципліни, поліпшенню фінансового стану підприємств, установ та організацій, збереженню державного і комунального майна, запобіганню зловживанням, поповненню доходів бюджету. Зміст фінансового контролю полягає в: 1) перевірці виконання органами державної влади і місцевого самоврядування функцій з мобілізації, розподілу використання фінансових ресурсів відповідно до своєї компетенц ...
0 комментариев