Влияние унификации документов на исторические источники

1.1 Влияние унификации документов на исторические источники

документ унификация текст

В стандартной форме приказа, постановления не предусмотрено обязательное проставление места его издания (город, где он увидел свет, был подписан и зарегистрирован). С позиций документоведения этот реквизит в приказе не имеет смысла, так как организации не «передвигаются», а находятся на месте, определенным юридически. Кроме того, юридическая сила приказа не изменяется от изменения места его принятия (например, выездная сессия суда).

Однако для историка этот реквизит может оказать неоценимую помощь в выявлении некоторых исторических фактов.

Унификация формуляров документов и создание унифицированных документальных систем на единых принципах и единой методологической основе, что постоянно является практической задачей документоведения, способствует облегчению операций анализа источников и сопоставимости данных.

В самое последнее время проблема сопоставимости заметно актуализировалась в связи с задачей документационного обеспечения административной реформы в части государственных функций и услуг. Формирования административных регламента, анализа практики документированных взаимоотношений государства и бизнеса, государства и органов управления и другие. ( Услуга – способ удовлетворения потребностей граждан и юридических лиц, например, архив выдает справку гражданину о его трудовой деятельности и тем самым оказывает ему услугу на основании положения (устава) о нем.)

Следовательно, документоведение выступает как законодатель этапа возникновения важнейшей группы современных исторических источников – группы массовых документов управленческих органов, государственных, общественных, акционерных и иных организаций. В этом заключается один из аспектов «двоичности» документоведения: создание жесткой нормативной правовой базы и схемы фиксации информации для целей управления. С другой стороны – документоведение на базе принципа историзма при проектировании документальных систем учитывает российские традиции документирования, преемственности и сохранение исторически сложившихся реквизитов документов, их названий и делопроизводственной терминологии, структур документов.

Важным для документоведческих исследований и практических разработок является обеспечение информационного единства и возможностей сопоставимости данных при жизненном цикле документа в оперативной среде. Это же положение не менее ценно в исторических исследованиях.

Требования к документу к документу как инструменту управления и как историческому источнику практически совпадают.

На сегодняшний день значительно повысилась значимость терминологии для эффективности практических работ в документальной среде.

В современных условиях, например, не могут быть эффективными автоматизированные системы делопроизводства (документооборота, документационного обеспечения управления), если не будет внесена настоящая терминологическая, а значит, и содержательная ясность в процессы, которые мы пытаемся автоматизировать.

ГОСТ Р. 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» уравнял понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», определив их как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Официальный документ тот же ГОСТ определяет как документ, созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

В составе делопроизводства четко выделяется документирование, документооборот (прохождение, продвижение документов), хранение и другие.

Создается впечатление, что делопроизводство имеет дело со всем массивом документов организации, поскольку все они в принципе являются официальными управленческими документами.

Однако на практике чаще всего как традиционные бумажные системы, так и современные автоматизированные устойчиво понимают под делопроизводством работы только с организационно- распорядительной документацией, полностью игнорируя бухгалтерские системы, банковские, учетные, кадровые и другие, которые оказываются вне информационных связей и сопоставимости с распорядительным правовым массивом.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная в 2001 году бывшим (теперь) Росархивом, также разделы документирования, документооборота, поиска и другие рассматривает только в разрезе организационно-распорядительной документации (исключая разделы: формирование, хранение дел, экспертиза ценности документов и подготовки для передачи в архив).

Автоматизированные системы, в том числе в рамках программы выбирают названия и наполнение по собственному усмотрению. Это может быть документооборот в рамках делопроизводства или делопроизводство в рамках документооборота и т.д.

Вместе с тем по-настоящему эффективной документальная система, тем более автоматизированная, на которую затрачиваются колоссальные средства, может быть лишь в условиях полноты и единства системы, что позволит анализировать, контролировать и сопоставлять все документальные решения и связи.

Реально эта задача может решаться уже в сегодняшних условиях. Формы документов в единой документальной системе могут быть различными в зависимости от функции, которую они обслуживают; реквизиты, придающие документированной информации статус документа, должны оформляться по единым правилам, например, на основе стандартов на организационно-распорядительную документацию: подписание, датирование, указание авторства, регистрация, название вида документа, построение текстов, организация поисковых массивов, контроль исполнения и хранение и др.

В документоведении организация документальных массивов в целях сохранения и поиска основывается на номенклатурах дел и экспертизе ценности, что должно способствовать формированию высокоинформативных комплексов, не засоренных ненужной информацией и снабженных соответствующим поисковым аппаратом (в том числе заголовками).

Роль номенклатур еще не проанализирована документоведением должным образом. Однако явственно просматривается слияние приемов источниковедческой критики с критериями отбора документов на государственное хранение и критериями построения номенклатур дел. Признаки заведения дел, сформулированные в документоведении и принятые в архивоведении, отражают реальные взаимосвязи документов в их оперативной жизни «не нашего отношения к ним» как писал в свое время В.Н. Автократов.

Следовательно, документоведческое решение вопросов организации документов в делопроизводстве использует источниковедческие принципы. Таким образом, для возникновения «предисточника» необходимо участие документоведения, которое создает унифицированные документальные системы и заранее предполагает определенное дублирование, что используется на последующих этапах экспертизы, формирования дел и списка информации для целей исторических исследований.

Унифицированная форма документа - это партитура, по которой будет «разыгрываться» информация. Она создается для каждого типового действия и соответствует (должна соответствовать) потребностям времени и места.

Имеется еще одна линия, свидетельствующая об историчности документоведения как исторической дисциплины. Исследуя документ, создавая правила документирования и организации документов, оно занимается выявлением исторических закономерностей развития документа как объекта эволюционирующего. С этой точки зрения документоведение - часть отечественной истории, с которой его объединяет историзм в объяснении закономерностей эволюции документа, использование в исследованиях архивных документных форм различных исторических периодов. Эта часть рассматриваемой научной дисциплины получила условное, пока неофициальное название «историческое документоведение» По структуре и месту в исторической науке его можно сопоставить с историей государственных учреждений, которая также составляет часть отечественной истории; государственный аппарат изучается и как самостоятельный объект, и как «создатель» документов.

Документоведение ищет причины возникновений и изменений документных форм, реквизитов, выявляет законы формообразований, законы изменений и устойчивости в документальной среде, развитие канцелярий — для выработки требований к современным системам документационного обеспечения и прогнозирования их развития, в том числе в условиях развивающейся автоматизации.

В конце статьи несколько слов об автоматизации документационного обеспечения управления.

Сегодняшняя актуальная задача документоведения — найти решение о соотношении бумажного и электронного документа в оперативной жизни и архивном хранении. Задача только решается, причем учитываются факторы, ранее не участвовавшие в документоведческих работах.

Объективным фактом является устойчивая сохранность бумажного документа в управлении на фоне электронных технологий. Фактом является также параллельность функционирования бумажного и электронного документа, дублирование электронного документа на бумаге, удвоение документопотоков. Причины остаются прежними: удобство для человека работать с бумажным документом, их взаимная приспособленность; большая очевидность длительной сохранности бумажного документа по сравнению с электронным. В последнее время прибавилась проблема сохранности текстов бумажных («принтерных») документов (изготовленных на принтерах) и появление рекомендаций печатания особо важных документов на старых пишущих машинах.

Наиболее эффективным и распространенным является использование электронных технологий при документировании и при создании регистрационно-поисковых систем. Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карточки в документоведении разработаны и повсеместно используются. В условиях дублирования, о котором сказано выше, можно рекомендовать при разработке системы регистрации и поиска решить следующие вопросы:

·  должна ли регистрация всех документов в организации быть только компьютерной или возможна журнальная регистрация, и в каких конкретно случаях;

·  как обеспечить передачу на исполнение бумажных документов «под расписку» при автоматизированной регистрации;

·  при передаче бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации без расписки как обеспечить обязанность соблюдения сроков исполнения.