Анализ унификации учебной документации

2 Анализ унификации учебной документации

2.1 Формы документов, разработанные в Советский период

Образование является самостоятельным направлением деятельности, обеспечивающим процесс получения человеком систематизированных знаний, умений, навыков с целью их эффективного использования в профессиональной деятельности. Поэтому образование имеет свою специфику.

В Российской Федерации устанавливаются следующие образовательные уровни (образовательные цензы): основное общее образование, среднее (полное) общее образование, высшее профессиональное образование, послевузовское профессиональное образование.

В работе приведены примеры, отражающие процесс документирования Поволжской академии государственной службы имени П. В. Столыпина как федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования.

В своей деятельности академия использует документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (организационно-нормативные, распорядительные, информационно-справочные, по личному составу), а также документы, относящиеся к системе финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

Данные системы документации образуются в деятельности любой бюджетной организации.

Помимо перечисленных систем документации функционирование академии обеспечивает специальная учебная документация. Организация образовательного процесса в вузе регламентируется, например, учебным планом, годовым календарным графиком и расписаниями занятий, разрабатываемыми и утверждаемыми образовательным учреждением самостоятельно. Данный перечень учебных документов следует дополнить образовательными стандартными, учебно-тематическими планами и т. д.

В целом система учебной документации академии находится в тесной взаимосвязи с системой организационно- распорядительной документации. Так, распорядительные документы (например, приказ о движении студенческого контингента) издаются ректором академии на основе учебной документации, в частности экзамеционной ведомости. Подготовка проектов таких приказов (о переводе студентов с курса на курс, в другой или из другого вуза, на индивидуальное обучение, с одной формы обучения на другую, об отчислении, восстановлении) происходит в деканатах факультетов. Отметим, является одним из основных структурных подразделении, по средствам которого осуществляется функция организации учебного процесса. Эффективной реализации этой функции способствует оптимальное сочетание и взаимовлияние ученой и организационно-распорядительной документации.

Определить пользователей системы учебной документации вуза можно, рассмотрев схему (Приложение А)

Два круга, представленные на рисунке, объединяют структурные подразделения в соответствии со степенью вовлеченности в процесс создания и использования учебной документации.

В первом круге обозначены подразделения ПАГС, которые являются разработчиками и основными пользователями рассматриваемой документации.

Во 2 круг отнесены остальные подразделения, которые так или иначе будут обеспечивать учебный процесс, а, следовательно, и участвовать в работе с учебными документами. На рисунке схематично представлены взаимосвязи структурных подразделений, установленные не столько в соответствии с иерархией, принятой в академии, сколько обозначающие возможный практический порядок документирования. Подготовка, составление и оформление указанной учебной документации происходит в специальных структурных подразделениях, в частности в деканате.

2.2 Отдельные формы документов, введенные ведомственными нормативными актами

Нормативными документами академии закреплено, что управление факультетом со стороны деканата осуществляется в том числе и в ходе реализации одной из основных его задач организации качественной работы по делопроизводству, своевременной подготовки плановой отчетности и аттестационной документации.

Все документы, занесенные в раздел 07 «Факультет» сводной номенклатуры дел академии, можно классифицировать по следующим категориям:

•  копии нормативно-правовых документов (разработанных и утвержденных Минобразования и науки РФ, РАГС, УМО вузов РФ по учебно-методическим вопросам) и организационно-распорядительных документов (выписки из решений ученого совета и ректората академии, приказы и распоряжения ректора академии и т. д.);

•  документы, за подготовку и оформление которых отвечают специалисты деканата: план работы факультета на учебный год; отчеты (например, отчет о работе факультета за учебный год); документы учебно-методического совета факультета (протколы заседаний совета, годовой план работы); документы (планы, отчеты, справки) о воспитательной работе факультета; документы (планы, отчеты) по работе кураторов, тьюторов факультета; личные карточки и личные дела студентов факультета; книга регистрации выдаваемых дипломов об окончании Поволжской академии государственной службы имени Столыпина П.А; журнал учета успеваемости студентов; журнал учета посещаемости студентами учебных занятий (по группам); журнал регистрации справок о вызовах и о подтверждении; журнал регистрации.

•  документы, авторами которых являются иные структурные подразделения академии, например, на кафедрах факультета разрабатываются и утверждаются: билеты экзаменов итоговой государственной аттестации студентов и слушателей (по специальностям, закрепленным за факультетом); преподавателями оформляются зачетно-экзаменационные ведомости (по курсам);

•  кроме того, в деканате факультета хранятся документы, авторами которых являются представители иных организаций, например переписка по вопросам организации практики и трудоустройства студентов и выпускников академии.

Значительное количество документов, входящих в систему учебной документации, образуется в Управлении учебно-методического обеспечения и контроля качества образования. Они подразделяются на:

•  плановые документы - планы специальностей и специализаций;

•  организационные документы - расчеты объема учебной работы на учебный год по кафедрам; распределение учебных поручений преподавателям кафедр и документы о перераспределении нагрузки (копии); расписания учебных занятий, зачетов и экзаменов по всем факультетам;

•  методическую документацию: учебно-методические материалы дисциплин, учебных планов специальностей и специализаций (учебно-тематические планы, учебные программы, тематики семинарских, лабораторных и практических занятий и т. д.), документы (планы, справки, отчеты) по обследованию и изучению методической работы на факультетах и кафедрах;

•  учетную документацию: журнал учета распределения аудиторного фонда на учебный год; журнал регистрации академических справок;

•  информационно-справочные документы: сводные справки, служебные записки, письма по учебно-методическим вопросам;

•  отчетные документы - сводный годовой статистический отчет (форма № 3-НК); сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом за учебный год.

Авторами перечисленных документов являются как само Управление учебно-методического обеспечения и контроля качества образования, так и кафедры академии.

Совершенствованию системы учебной документации, применяемой в вузе, способствует ряд функций, выполняемых структурными подразделениями академии. В частности, за управлением учебно-методического обеспечения и контроля качества образования закреплены следующие основные задачи и направления деятельности: создание банка нормативно-методических материалов; статистико-информационная деятельность, изучение потребности в составлении новой учебно-методической документации и координация работы по ее созданию.

Одновременно следует отметить, что при документировании учебного процесса структурные подразделения академии руководствуются методическими рекомендациями, разработанными в советский период. Составление и оформление учебной документации ранее было регламентировано инструктивными письмами, распорядительными документами Министерства высшего и профессионального образования СССР, которые вводили или отменяли отдельные формы учебных документов. Так, например, в целях сокращения, упрощения и унификации документации и отчетности были введены основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности (приказ министра высшего образования СССР от 6 июня 1956 г.). В нем представлены 23 основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности и даны указания по их заполнению. Многие из этих форм документов утратили свою значимость и в настоящее время не применяются: например, форма № 14 - учебная карточка студента, форма № 15 – справочная карточка студента.

Однако некоторые из них применяются в деятельности высших учебных заведений до сих пор: зачетная книжка, студенческий билет, личная карточка студента, экзаменационная ведомость и т. д.