Типичные ошибки в документировании движения основных средств

3. Типичные ошибки в документировании движения основных средств

Разбираются ошибки, часто встречающиеся в бухгалтерском учете основных средств: неправильное отнесение объектов к основным средствам, нарушение лимита их стоимости, несоблюдение порядка документального оформления движения основных средств и др.

 Достоверность бухгалтерского учета основных средств зависит от правильного документального оформления их движения, оценки и формирования первоначальной стоимости. Предотвращение ошибок в учете основных средств влияет на качественные характеристики использования объектов и возможные налоговые последствия. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при отражении в бухгалтерском учете основных средств.

 В соответствии с п. 4 ПБУ 6/01 при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:

- использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

- использование в течение длительного времени, продолжительностью свыше 12 месяцев, или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

- организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;

- способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Пример 1. В ходе аудиторской проверки бухгалтерского учета основных средств в январе 2009 г. было установлено, что приобретенный в июле 2008 г. компьютер был принят к учету в составе товаров на счете 41 "Товары" по стоимости приобретения 70 800 руб., НДС - 10 800 руб. Услуги по техническому контролю и установке компьютера оказаны сторонней организацией. Стоимость услуг включена в расходы по обычным видам деятельности и списана на счет 44 "Расходы на продажу" - 2000 руб., НДС - 360 руб. НДС от стоимости объекта и услуг предъявлен к вычету. Срок полезного использования компьютера определен в целях бухгалтерского и налогового учета на основании Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 N 1, равным 5 годам. Доходы и расходы исчисляются методом начисления.

Поскольку условия, перечисленные п. 4 ПБУ 6/01, единовременно выполнены, компьютер следовало принять к учету в составе основных средств. В соответствии с п. п. 7, 8 ПБУ 6/01 основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которая при приобретении за плату определяется как сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. К фактическим затратам на приобретение основных средств относятся, в частности, суммы, уплачиваемые по договору продавцу.

Для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые впоследствии будут приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, предназначен счет 08 "Вложения во внеоборотные активы". Сформированная первоначальная стоимость объекта основных средств, принятого в эксплуатацию и оформленного в установленном порядке, списывается со счета 08 в дебет счета 01 "Основные средства".

В рассматриваемой ситуации неправильное принятие к учету компьютера обнаружено организацией в январе 2009 г., до утверждения бухгалтерской отчетности за 2008 г. Следовательно, организация может внести исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность в декабре 2008 г. (п. 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных Приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н).

В декабре 2008 г. в учете организации следует составить записи:

Дебет 41, Кредит 60 - 60 000 руб. - сторнировано принятие компьютера к учету в составе товаров,

Дебет 44, Кредит 60 - 2000 руб. - сторнирована стоимость услуг по техническому контролю и установке компьютера,

Дебет 08, Кредит 60 - 62 000 руб. (60 000 + 2000) - сформирована первоначальная стоимость объекта основных средств,

Дебет 01, Кредит 08 - 62 000 руб. - отражен ввод компьютера в эксплуатацию в июле 2008 г.

Начисление амортизационных отчислений по объекту основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 ПБУ 6/01). Таким образом, в 2008 г. организация была вправе учесть в составе расходов амортизацию, начисленную с августа по декабрь включительно в сумме 5167 руб. (62 000 руб. / 5 лет / 12 мес. x 5 мес.). Указанная сумма амортизации является расходом по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99) и отражается в данном случае по дебету счета 44 в корреспонденции с кредитом счета 02 "Амортизация основных средств".

В целях налогообложения прибыли суммы начисленной амортизации учитываются в составе расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ). Правила начисления амортизации установлены ст. 259 НК РФ. Поскольку в рассматриваемой ситуации отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, полугодие и 9 месяцев календарного года, а ошибка выявлена в январе 2009 г., т.е. до сдачи налоговой декларации по налогу на прибыль за 2008 г. (п. 4 ст. 289 НК РФ), организация не завысила налоговую базу по налогу на прибыль в связи с несвоевременным начислением амортизации. Вследствие неправильного отражения на счете 41 приобретенного компьютера, фактически используемого в качестве основного средства, организацией была занижена налоговая база по налогу на имущество организаций, исчисленная в соответствии с п. 4 ст. 376 НК РФ и отраженная в налоговом расчете по авансовым платежам по налогу за 9 месяцев 2008 г.

Согласно п. 1 ст. 54 НК РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем (отчетном) налоговом периоде перерасчет налоговых обязательств производится в периоде совершения ошибки. Поскольку в рассматриваемой ситуации период совершения ошибки известен, организация, в соответствии с п. 1 ст. 81 НК РФ, представляет в налоговый орган уточненный налоговый расчет по авансовым платежам по налогу на имущество за 9 месяцев 2008 г., отражает записью декабря 2008 г. в бухгалтерском учете доначисление авансового платежа по налогу на имущество, а также начисляет и уплачивает сумму пени.

Организация может признать расход по уплате налога на имущество в составе прочих операционных расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов (далее - МПЗ).

Резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств создается организацией в целях равномерного включения указанных расходов в издержки производства или обращения отчетного периода (п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Порядок создания резерва в бухгалтерском учете регулируется п. 69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н. В частности, решение об образовании резерва расходов на ремонт основных средств принимается с учетом данных о первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости (в случае проведения переоценки) объектов основных средств и сметы на проведение ремонтов.

В примере 2 организация отремонтировала факс, относящийся в соответствии с названными критериями к объектам основных средств, но в силу абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 (первоначальная стоимость актива не превышает лимит, установленный учетной политикой организации) отраженный в составе МПЗ, т.е. при принятии к учету принтера организация руководствовалась нормами ПБУ 5/01. Согласно этим нормам расходы на ремонт факса не могут быть списаны за счет созданного в бухгалтерском учете резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств, а должны учитываться в общеустановленном порядке.

Расходы на ремонт для целей бухгалтерского учета являются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99). В связи с этим следовало составить записи:

Дебет 26, Кредит 60 - 1500 руб. - отражена стоимость услуг по ремонту,

Дебет 19, Кредит 60 - 270 руб. - отражен НДС, предъявленный сторонней организацией. Сумма НДС, предъявленная сторонней организацией, принимается к вычету в общеустановленном порядке при наличии счета-фактуры (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Создание и использование резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств в налоговом учете производится в порядке, установленном п. 2 ст. 324 НК РФ. Если налогоплательщик создает этот резерв, то сумма фактически осуществленных затрат на проведение ремонта списывается за счет средств указанного резерва (абз. 5 п. 2 ст. 324 НК РФ).

В налоговом учете факс относится к основным средствам (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ), т.е. фактические затраты на его ремонт должны быть списаны за счет суммы образованного резерва (п. 3 ст. 260 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации в налоговом учете величина резерва на ремонт основных средств формируется в том числе в отношении активов, которые в бухгалтерском учете учтены в составе МПЗ. Соответственно, фактические затраты на ремонт факса в налоговом учете признаются в составе расходов через отчисления в названный резерв. В бухгалтерском учете фактические затраты на ремонт факса учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности в периоде их осуществления.

Сумма резерва, формируемого в налоговом учете, превышает сумму резерва, создаваемого в бухгалтерском учете. По мере формирования резервов организация должна признать налогооблагаемую временную разницу в размере превышения суммы расходов, признаваемых в налоговом учете, над суммой расходов, признаваемых в бухгалтерском учете, т.е. в размере 1500 руб. Данной налогооблагаемой временной разнице соответствует отложенное налоговое обязательство, которое уменьшается в рассматриваемом случае при признании расхода в виде стоимости ремонта факса (п. п. 12, 15, 18 ПБУ 18/02). Отложенные налоговые обязательства следует отразить записью:

Дебет 77, Кредит 68 - 360 руб. (1500 x 24%).

Для документирования операций с основными средствами организация должна использовать формы первичной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Для целей налогового учета основных средств организации могут использовать данные, содержащиеся в первичных учетных документах, а также в регистрах бухгалтерского учета. Для совмещения бухгалтерского и налогового учета можно ввести в утвержденные формы данные для налогового учета.

При поступлении основных средств в организацию создается приемочная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства.

Если основное средство полностью готово к эксплуатации, то прием его к бухгалтерскому учету осуществляется на основе актов о приеме-передаче объекта основных средств по установленным унифицированным формам. По приобретенной мебели на первоначальную стоимость 297 000 руб. следовало составить акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме N ОС-1. В акт заносят, в частности, полное наименование объекта согласно технической документации, название организации-изготовителя, место приемки, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при наличии соответствующей графы - и для целей налогового учета) на дату принятия, срок полезного использования, способ начисления амортизации и другие технические данные. После подписания акта приема-передачи он передается в бухгалтерию вместе со всей технической документацией и бухгалтерия ставит объект основных средств на учет.

Отсутствие составленного акта свидетельствует о неправомерном принятии объекта к учету по первоначальной стоимости. Эту ситуацию можно расценивать так, что объект не готов к эксплуатации.

Поскольку мебель не была передана в эксплуатацию, факт начисления амортизации с июля по декабрь в сумме 29 700 руб. (297 000 / 5 лет / 12 мес. x 6 мес.) документально не обоснован. Соответственно, расходы в сумме начисленной амортизации не могут быть признаны в бухгалтерском и налоговом учете.

Основным аналитическим регистром учета основных средств является инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6). Карточка составляется на каждый объект или группу основных средств при их постановке на учет в одной из следующих форм:

- по форме N ОС-6 - заполняется на отдельный поступивший объект основных средств;

- по форме N ОС-6а - заполняется при приеме группы однородных объектов основных средств;

- по форме N ОС-6б - для учета объектов основных средств на малых предприятиях.

Эти формы заполняются на основе актов приема-передачи по формам N ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б бухгалтерией организации, и в них фиксируется факт ввода основного средства в эксплуатацию. В карточки заносят основные сведения по поступившему основному средству: инвентарный номер, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при введении дополнительной графы - и для налогового учета), срок полезного использования для бухгалтерского (налогового) учета, способ начисления амортизации в бухгалтерском (налоговом) учете.

Кроме того, в инвентарную карточку заносится информация обо всех перемещениях основных средств: внутреннем перемещении, ремонте, модернизации; при выбытии объекта - причина выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании объектов основных средств по форме N ОС-4 (N ОС-4а, N ОС-4б). При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достроенный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ. На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта. Карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии в течение срока использования объекта.

Заключение

Несмотря на значительное число публикаций по вопросам техники аудита, в настоящее время очевидна необходимость систематизации и обсуждения подходов к разработке методик выполнения аудиторских проверок (аудиторских программ), способов организации информационного фонда аудита. Результативности информационно-методического обеспечения аудиторских работ способствует динамический характер его создания и корректировки по мере развития нормативно-правовой базы, определяющей порядок совершения, налогообложения и бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций. Формированию аудиторской программы, как известно, предшествует определение состава аудиторских работ. Аудиторские работы как совокупности аудиторских процедур, обеспечивающих проверку хозяйственных операций с объектами финансово-хозяйственной деятельности для достижения целей аудита, можно классифицировать по таким признакам, как объекты (группы объектов), хозяйственные операции (группы, подгруппы и виды хозяйственных операций), цели аудита .

Роль основных средств в процессе труда определяется тем, что в своей совокупности они образуют производственно-техническую базу и определяют производственную мощь предприятия.

Библиографический список

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г.);

2. Налоговый кодекс Российской Федерации - часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (с изм. и доп. от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000 г., 24 марта, 30 мая, 6, 7, 8 августа, 27, 29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая, 24, 25 июля, 24, 27, 31 декабря 2002 г., 6, 22, 28 мая, 6, 23, 30 июня, 7 июля, 11 ноября, 8, 23 декабря 2003 г., 5 апреля 2004 г.)

3. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ

4.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.);

5. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств». ПБУ 6/01: Утверждено приказом Минфина РФ от 30 марта 2001 г. № 26н

6. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств: Утв. приказом Минфина РФ от 13 октября 2003 г. № 91н

7. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49)

8. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению: Утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (с изм. и доп. от 7 мая 2003 г.)

9. Письмо Госкомстата РФ «Об учете основных фондов» от 6 марта 2003 г. № МС-10-23/869

10. Письмо Минфина РФ «Об особенностях рассмотрения условий для целей принятия активов к бухгалтерскому учету в качестве основных средств» от 4 февраля 2002 г. N 16-00-14/30

11. Письмо Минфина РФ «О списании объектов основных средств стоимостью до 10000 рублей за единицу» от 18 октября 2002 г. № 16-00-14/403

12. Унифицированные формы первичной учетной документации: Утв. постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7

13. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. Учебное пособие - М: «Дело и Сервис», 2003. - 412 с.

14. Анализ хозяйственной деятельности : Учебник / Н.А. Русак и др.; Под общ. ред. В.И. Стражева. - Минск: Вышая школа, 2003. - 322 с.

15. Аудит. Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.И. Подольского. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, Аудит, 2003. - 562 с.

16. Аудит: Учебник / Под ред. М.В. Мельник. - М.: Экономист, 2004. - 412 с.

17. Басовский Л.Е., Басовская Е.Н. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 340 с.

18. Вакуленко Т.Г. Анализ бухгалтерской отчетности для принятия управленческих решений. - Спб.: Герда, 2003. - 387 с.

19. Гинзбург А. И. Экономический анализ. - Спб.: Питер, 2003. - 514 с.

20. Ермолович Л.Л. Практикум по анализу хозяйственной деятельности предприятия. - М.: Книжный дом, 2003. - 374 с.