Композиция

2.2 Композиция

служебный документ деловой стиль язык

Композиция документа - это способ формализации состава информации, содержащейся в нем; композиция или структура текста документа — это последовательность расположения его составных частей (аспектов).

Наиболее рациональна структура текста (ГОСТ 6.15.1—75), состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части — выводы, просьба, предложения, решения, распоряжения.

Тексты документов могут отражать только один аспект, например, текст приказа — только распоряжение без констатации факта, текст письма — только просьбу без пояснения. Текст многоаспектного документа необходимо условно подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы по правилам, предусмотренным ГОСТ 1.5—68.

Так, примерная структура текста должностной инструкции имеет вид: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения; оценка работы и ответственность.

Примерная структура текста устава: общие положения; управление; имущество; права и обязанности; реорганизация (ликвидация).

Композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой: обоснование актуальности запроса; содержание запроса, ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен; формулирование гарантии.

Вот пример письма-запроса:

Институт русского языка имени А. С. Пушкина готовит сборник статей «Русский язык за рубежом». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации об изучении русского языка среди нефилологов (инженеров).

Просим подготовить и выслать в наш адрес не позднее 1 июля 1980 г. статью на эту тему.

С уважением...

Сопроводительное письмо состоит из двух частей: в первой части — сообщение о высылаемом материале, во второй — уточняющие сведения.

Например:

Направляем подробное описание автоматизированных систем управления. Получение просим подтвердить.

Типовое содержание письма, выражающего просьбу, включает: изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение просьбы; ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена; готовность к дальнейшему сотрудничеству.

Например:

Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру иллюстрированных каталогов токарно-карусельных станков. Оплата гарантируется.

Эти аспекты предопределяют выбор первых и заключительных слов письма и, конечно, структуру, и место «ударной» фразы в основном тексте.

Наибольшую трудность вызывает составление письма-ответа, содержащего отказ в просьбе или отклонение предложения. Такое письмо составляется по следующей схеме: повторение просьбы; причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; констатация отказа или отклонения предложения.

Например:

Вашу просьбу о досрочной поставке станков с программным управлением выполнить не можем по следующим причинам (формулирование причин)... Поэтому станки типа ... будут поставлены в сроки, указанные в договоре.

Исходя из сказанного, начинающий работник аппарата управления должен до составления служебного документа «набросать» логическую схему его содержания. Можно при этом использовать в качестве аналога документ, составленный ранее.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, документ, подлежащий машинной обработке, должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу. Каждый реквизит занимает определенное место в документе. Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги, называется его формуляром. Формуляры на служебные документы тестированы (ГОСТ 6.38—72 «Единый формуляр — образец»).

Предварительное составление и тщательная, обработка проекта формуляра любого документа являются эффективными средствами повышения его качества.

Независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это — так называемый прямой порядок главных членов предложения.

Обратный порядок допустим в том случае, если в начало предложения выносится обстоятельство или дополнение.

Например:

Проектом программы семинара предусмотрен доклад Вашей организации на секции «Унификация систем документации».

Рассмотрим характерные для официально-делового стиля варианты согласования сказуемого с подлежащим, вызывающие затруднения у составителей официальных писем.

1.  При подлежащем с количественным именем числительным, оканчивающимся на один, сказуемое употребляется в форме единственного числа, т. е. происходит согласование по грамматическому принципу. Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласование по смыслу) по аналогии с другими количественными числительными в составе подлежащего неправильно.

Например:

Неправильно:

В 1992 г. на предприятие были приняты 21 специалист.

Правильно:

В 1992 г. на предприятие был принят 21 специалист.

2. При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное два и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа.

Например:

На заседании секции научно-технического совета будут обсуждены (будет обсуждено) три доклада; Сто сорок тонн цемента было отправлено (были отправлены) в апреле.

Следует учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, которое обозначается — по весу, размеру, времени, на штуки и т. д.:

Заводу выделено двенадцать автомашин; На стройку будет отправлено пять тонн кирпича.

Форма единственного числа придает сообщению безличную окраску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное число оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенному сказуемым действию или признаку:

Будет премировано сто рабочих; Было рассмотрено три проекта; Было продано четыре костюма.

При обозначении значительного числа, чего-либо, как правило также употребляется форма единственного числа. Например:

Совхозу будет выделено две тысячи тонн удобрений.

Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица (предмета), входящего в группу.

Например:

Двенадцать рабочих цеха добились отличных показателей; Семь станков, разработанных институтом, получили медали и дипломы.

3. Подлежащее со словами и словосочетаниями, содержащими слова большинство, множество, ряд, часть, много. немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также отрицательные и неопределенные местоимения (никто, ничто, кое-кто) употребляются со сказуемым в форме единственного числа, т.е. сказуемое в этом случае согласуется с под-лежащим по грамматическому принципу.

Например:

Большинство голосов против; Ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

4. При подлежащем, выраженном местоимением кто, сказуемое ставится в форме единственного числа:

Тот, кто представит лучший проект, будет награжден.

При местоимении что сказуемое ставится в форме единственного числа в этом случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа:

Он сообщил о том, что помогло завершению строительства.

Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также ставится в форме множественного числа:

Те случаи, что имели место на фабрике, больше не повторятся.

Замена местоимением «что» союзного слова «которые» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна.

Употребление сказуемого в форме единственного числа имеет место в следующих случаях:

1) при наличии противительных союзов между однородными подлежащими, выраженными именами существительными в форме единственного числа (также при наличии союзов не только..., но и не столько…, сколько, выражающих противопоставление):

Не ошибка или недосмотр, а грубое нарушение техники безопасности было допущено на заводе;

2) при наличии тематической близости однородных подлежащих:

Победит уверенность и точность в работе;

3) при наличии повторяющихся перед однородными подлежащими слов весь, каждый, любой, никакой:

Каждый станок, каждый двигатель, каждый агрегат был взят на учет;

4) при перечислении в тех случаях, когда фразе придается намеренно безличный характер:

В продаже имеется: ткани шелковые и хлопчатобумажные; готовое платье разных фасонов ...

С однородными подлежащими сказуемое, как правило, согласуется в форме множественного числа:

В президиум были избраны директор и другие работники.

Употребление составных именных сказуемых.

В официально-деловом стиле речи при употреблении составных именных сказуемых имеется своя специфика. Так, при наличии глаголов-связок (быть, являться, делаться, сделаться, казаться, показаться, остаться, оставаться, стать, становиться и др.) именная часть ставится в творительном падеже. Употребление именной части в форме именительного падежа придает предложению разговорную окраску: Деньги, выделенные для детского сада, остаются неиспользованными (ср.: «неиспользованные»).

В официально-деловой речи сложились правила расположения определений. Так согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные — после него. Например: служебная командировка, основное внимание, вопрос большого значения.

Распространенное определение ставится после слова, к которому оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распространенном определении должно стоять прилагательное или причастие, например:

Документ, подготовленный группой специалистов...

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос...

Обстоятельства степени ставятся перед прилагательным, а дополнения — после него, например: исключительно интересный, достойный звания.

В обычном тексте существительное следует за числительным, в таблицах и анкетах, наоборот, числительное следует за существительным, например: десять дней, пять человек, две бригады; но в таблице: количество штатных единиц — 15.

Дополнение ставится после сказуемого, например: Разослать проект. Если управляющее слово требует нескольких дополнений, то первым следует ставить прямое дополнение (существительное в винительном падеже), например: Разослать проект завода металлоизделий...

Уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. К примеру, для изложения мотивов, объясняющих предпринятые действия, используется следующий набор синтаксических конструкций:

В порядке оказания технической помощи...

В порядке научно-технического сотрудничества...

В порядке обмена опытом... В порядке исключения... Ввиду срочности заказа...

В связи с проведением совместных работ по...

В связи с указанием Госплана РФ... .

В соответствии с предварительной договоренностью и решением...

Согласно Вашей просьбе...

Согласно постановлению Министерства…

Несмотря на (наши неоднократные устные и письменные напоминания), до сих пор... В целях дальнейшей кооперации...

Испытывая острую потребность...

Выражение отказа часто формулируется так:

Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам....

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным... .

К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу.

Такого рода устойчивые словосочетания и стандартные выражения облегчают восприятие служебного документа, а также весь процесс его составления, позволяя не тратить времени на поиск формулировок. Кроме того, по отдельным словам, которые принято называть ключевыми, можно определять вид документа и, следовательно, прогнозировать синтаксическую конструкцию в целом.

Для сопроводительных писем ключевыми словами считаются отглагольные формы от слова отправлять и т. д.

Для каждого вида документа характерны определенные виды предложений.

Модель предложения, выражающего предупреждение:

По истечении... срока... предложение теряет силу.

...сохраняет за собой право... .

Модель предложения, выражающего гарантию:

...предприятие гарантирует (не гарантирует) качество... в течение (по истечении)... срока.

Такие модели позволяют свести процесс составления документа к простому заполнению соответствующего бланка.

Не нужно большого воображения, чтобы составить несколько вариантов писем-запросов по следующему образцу:

Если Вас не затруднит моя просьба, прошу ответить на следующие вопросы: 1. ...

2....

Заранее благодарю за консультацию.

Такие обороты отличаются информационной емкостью. Без готовых, проверенных долголетней практикой широко известных словесных формулировок невозможно быстро, грамотно и точно отразить ситуацию, послужившую поводом для составления документа.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмами, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.

Таким образом, предложения в служебном документе строятся по определенным моделям, а его язык представляет собой как бы набор «отлитых форм», в которые каждый раз закладывается новое содержание.

Всю информацию, содержащуюся в служебном документе, можно рассматривать как постоянную и переменную. Постоянная выражается в виде моделей синтаксических конструкций и устойчивых выражений, переменная же зависит от конкретной ситуации. Поэтому процесс составления служебного документа можно представить как заполнение действительного или воображаемого трафарета.

В практике нередко возникает вопрос: от чьего лица составляется служебный документ?

В служебной документации выражаются интересы общественные, коллективные. Автором служебного документа является, как известно, лицо не физическое, а юридическое, т. е. коллективный субъект. Поэтому личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте документа, ослаблен, а тон служебного письма в общем нейтрален. В целом, когда автором документа является лицо юридическое — организация, предприятие, учреждение, его текст излагается от третьего лица, например:

Дирекция ходатайствует...

Совет молодых специалистов выдвигает предложение...

Коллегия решила...

Юридическая часть Минвуза РФ разъясняет...

Такая форма изложения установлена в ГОСТ 7.38.1—81 «Организационно-распорядительная документация. Основные положения».

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица в приказе служит отражением принципа единоначалия.

Распорядительная часть приказа начинается со слова приказываю, после которого формулируются предписываемые действия. Для этого употребляется глагол в неопределенной форме:

Во исполнение решения Коллегии Министерства угольной промышленности от... о... ПРИКАЗЫВАЮ:

Ввести в действие...

обязать главного инженера предприятия т. ... утвердить сетевой график... Контроль за исполнением приказа возложить на ...

Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов прошу или просим. Слово просим употребляется в том случае, когда документ подписан двумя или несколькими лицами.

Сопроводительные письма начинаются с глаголов в первом лице единственного или множественного числа, например:

Сообщаю Вам, что...

Напоминаю, что... и т. д.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ — издается, контроль — возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, должностные оклады — устанавливаются, выговор — объявляется, порицание — выносится и т. д.

Выбор того или иного языкового оборота из числа возможных определяется:

практикой употребления языкового оборота, т. е. степенью его употребительности;

правильностью его с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);

степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.

Так, при употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный.

При выражении превосходной степени наиболее употребима форма с приставкой наи- (наибольший эффект, наименьший результат) или сочетание положительной степени с наречием наиболее (наиболее важный).

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые. Например: оказать помощь вместо помочь, провести проверку вместо проверить.

Из односоставных предложений больше всего используются безличные, например: Контроль за исполнением возложить на...,

но в приказах наиболее употребимы определенно-личные, например:

...приказываю установить заводу 1-ю группу по оплате труда руководящих и инженерно-технических работников.