ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ

3.  ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ

ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Не зная элементарных правил, при составлении деловых писем работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией. Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.

В связи с тем, что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

3.1. Лексические ошибки

Употребление специальной лексики. Понятие «специальная лексика» включает в себя термины и профессионализмы.

Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления и документационного обеспечения управления.

Правильность и стабильность употребления терминов устанавливают терминологические словари и стандарты, которые способствуют упорядочению терминологии.

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быть понятен и автору, и адресату, и при необходимости раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

ü  дать официальное определение термина;

ü  расшифровать его словами нейтральной лексики;

ü  заменить термин общепонятным словом или выражением.

Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности в употреблении терминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Например, даже такие термины-синонимы, как «договор», «контракт», «соглашение» различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве установлен трудовой договор (контракт); в гражданском законодательстве двух- и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках употребляется преимущественно термин «контракт», а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение»; «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

Профессионализмы возникают в двух случаях:

ü  специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);

ü  слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.).

Область употребления профессионализмов — это, как правило, устная речь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика — это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Неправильное использование слов терминов. Основное количество помех в служебных документах относится к семантическим. Природа их в ряде случаев кроется в недостаточной грамотности некоторых адресантов. Чем иным можно объяснить эти «перлы»:

Разрешите нехватку конфет «Рица» считать сельдью «Атлантическая» 2 сорта.

Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу.

Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 руб.

Можно ли исходя из этих документов принять толковое решение? Кому выплатить премию?

Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:

Освободители освободили 400 вагонов с арбузами.

На заводе произошел анонимный случай: кто-то бросил окурок и в результате этого возник пожар.

Вот, например, письмо:

Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению.

Просьба не была выполнена в срок: работникам торговой организации, куда адресовалось письмо, пришлось долго выяснять, что понимал адресант под словом «свидетели». Оказалось, что макеты деталей, прилагаемых к партии. Эти макеты правильно именуются «образцами-свидетелями» и включают целый комплект деталей.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательпая расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение, например: редуктор в химической промышленности означает приспособление для снижения давления газа, а в машиностроении — приспособление, снижающее скорости вращения валов.

Для неискушенного в зоотехнике человека непонятным является термин деловые поросята, для незнающего строительное дело — комнатность, деревянность и т. д.

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным стилистическим ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением сказуемого: вместо премировать пишут производить премирование, вместо монтировать — производить монтаж, вместо внедрить — осуществить внедрение.

В одном из приказов находим:

Приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов... Зачем понадобилось отглагольное существительное приглашение?

В служебных письмах очень много отглагольных существительных с окончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например: несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как недополучение, недовыполнение или (это уже просто из ряда вон выходящее слово) недоперевыполнение? Как, например, понять такой приказ:

За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, прораба М. понизить в должности.

Такой документ достоин лишь украсить рубрику «Нарочно не придумаешь» очередного номера журнала «И смех и грех».

Плеоназмы.

Одной из причин плеоназмов (от греч. pleonasmos — излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми закреплен уже русский эквивалент. Например, пишут: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы. Слово лимит означает предельная норма. Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых ведутся те или другие расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция — условие, экстраординарный — особенный) часто затрудняет работу с документами, особенно при обработке их на машине.

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии. Например, часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове индустрия уже заключено понятие промышленная); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать— и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение).

А в следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

Современная витражная продукция Рижского радиозавода известна во всем мире.

Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298, ул. Народного ополчения.

Новый станок — настоящий ас среди своих собратьев.

Во время испытаний станок ДР-1 сохранял свой приоритет.

Заимствование иностранных слов — закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтология.

Лексическим изъяном является и тавтология — смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Неразличение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по конкретным смыслам: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т.д. Часто составители деловых писем путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Например: «командированный специалист». Однако часто вместо слова командированный употребляется слово командировочный. Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово командировочный не может относиться к человеку, это — ошибка.

Иногда составители деловых писем путают многозначные глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника) . Глагол предоставить имеет значение: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово).

Ошибки в употреблении слов-синонимов.

Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением: возвести — построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол построить может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол возвести в соответствии со значением приставки воз - может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. При употреблении глагола «возвести» нужно учитывать и то, что его не принято сочетать с существительными, называющими постройки служебного повседневно-обиходного назначения. Неправильно: возвести сарай, баню; следует: построить сарай, баню.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в отдельном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения: норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать (требования к качеству продукции, требования к поступающим на работу). Нельзя сказать: запрос к качеству продукции. Слово запрос не синонимично слову требование, хотя некоторые компоненты их смысла совпадают. Например, в сопроводительном письме пишут: Высылаем ответ на Ваш запрос от..., а не на Ваше требование ....

Сокращенные слова

Составители служебных документов нередко злоупотребляют сокращениями, не учитывая того, что это может затруднить процесс изучения документа. Трудно догадаться, что аббревиатура потетери означает потенциальные потери, что ЛУ на БВ — это линейный ускоритель заряженных частиц на бегущей волне. Подобная аббревиатура недопустима в деловом письменном общении.

По происхождению аббревиатуры могут быть лексическими (кожимит — имитация кожи) и структурными (главк—главное управление). Часто аббревиатуры настолько прочно входят в язык, что употребляются как самостоятельные слова, например: комсомол.

Остановимся на правилах аббревиации, которые не встречают возражения ни со стороны лингвистов, ни со стороны практических работников из сферы делопроизводства:

1. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом, перекрещиваться с известной моделью словосочетания или совпадать с другим сокращением. Например: «Рим» — рентгеновский иллюминационный материал.

2. Сокращение должно быть обратимым, т. е. таким, чтобы его можно было всегда развернуть в полное наименование, эквивалентом которого оно является. Однако это правило не распространяется на сокращения, которые уже стали самостоятельными словами, типа лавсан, прораб, загс.