Суть, роль і значення інформації

1.2 Суть, роль і значення інформації

 

Теорія інформації оперує такими поняттями, як сигнали, кількість інформації і процеси її перетворення, оцінка надійності і швидкості передачі інформації, можливість найбільш зручного її запису (кодування) тощо.

Під сигналом розуміють форму перетворення і передачі інформації за допомогою букви, цифри, звуку, імпульсу тощо. За допомогою сигналів можна передати і одержати певне повідомлення, яке становить сукупність значень, що характеризують певні явища, події, процеси.

Ступінь зменшення невизначеності в результаті передачі повідомлення називається кількістю інформації.

Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник: "межі інформації, яку може переробити людина за певний період". На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення — візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання — цифрова, буквена і кодована;

3) за порядком виникнення — первинна і похідна;

4) за характером носіїв інформації — документована і не документована;

5) за призначенням — директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

6) за напрямом руху — вхідна і вихідна;

7) за стабільністю — умовно-перемінна та умовно-постійна;

8) за способом відображення — текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробітку — що піддається і що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують:

- науково-технічну;

- адміністративно-правову;

- метеорологічну;

- агробіологічну;

- та інші види інформації.

Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на:

- економічну;

- соціально-політичну;

- ідеологічну та ін.

Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

Економічна інформація — це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

За призначенням інформацію ділять на:

- планову;

- обліково-бухгалтерську;

- звітну;

- статистичну;

- виробничо-оперативну;

- розпорядчу;

- довідкову;

- нормативну.

За способом передачі — на ту, що передається:

- усно;

- поштою;

- телефоном;

- телетайпом;

- факсом.

За періодичністю на:

- систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну і т. п.);

- ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння і т. п.).

За характером носіїв на:

- документизовану;

- недокументизовану.

По відношенню до процесу обробки на:

- оброблювану;

- необроблювану;

- аналітичну.

Крім того, інформація може ділитись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову і алфавітну.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню — що виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.

Сукупність повідомлень з (однаковими або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні:

- потоки висхідної інформації — основа для розробки рішень;

- потоки низхідної інформації — це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій;

- потоки регулюючої інформації — зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління. На практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, — ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною — якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням. Досвід показує, що багато простоїв техніки і людей трапляються через недостатнє оперативне забезпечення управлінського апарату потрібною вірогідною інформацією.

1.3 Інформаційне забезпечення

 

Сукупність вихідної інформації різного характеру, що призначена для прийняття рішень у сфері виробничого підприємництва можна вважати за інформаційне забезпечення підприємництва.

Вихідна інформація для виробничого підприємництва має два різновиди:

1) інформація про стан зовнішнього середовища;

2) інформація про стан фірми (чи наявних передумов її створення).

У свою чергу, інформація першого різновиду містить дві групи:

а) ринкова кон’юнктура;

б) механізм регулювання діяльності фірми владними структурами держави.

Для характеристики ринкової кон’юнктури залучають дані, що наводять в офіційній літературі, статистичних оглядах, комерційних публікаціях, рекламних виданнях та ін. Доцільним і результативним є інформації у вигляді прямого опитування, анкетування та інших прийомів, що широко використовуються у практиці маркетингових досліджень. Інформацію про ринкову кон’юнктуру при створенні чи розвитку фірми можна поділити на наступні види:

1) характеристика ринку (ємність, структура, насиченість відповідною продукцією);

2) характеристика товару і можливості його збуту ( призначення товару, вимоги до якості, етапи "життя" на ринку, обсяг попиту і пропозиції та ін.);

3) рівень конкуренції ( наявність конкурентів, їх кількість, потужність, фінансова стабільність, рейтинг);

4) рівень цін (види, аранжування і динаміка цін на відповідну продукцію, прогноз цінових тенденцій у майбутньому);

5) можливості залучення коштів ( розвиненість банківських, інвестиційних та фінансових установ, види кредитів, умови кредитування, кредитні проценти);

6) фінансові характеристики ( курси валют, активність фондових бірж, темпи інфляції);

7) можливості ресурсозабезпечення (джерела і умови постачання ресурсів, рівень цін на матеріальні ресурси, активність товарних бірж);

8) інші види інформації ( стабільність макроекономічної політики, рівень безробіття, активність іноземних інвесторів та ін.).

Найрегламентованішою і, на певний період достатньо однозначною, є інформація про механізм регулювання діяльності фірм, оскільки як економічні, так і адміністративні важелі держави встановлюються відповідними нормативними актами – законами, затвердженими законодавчою владою (Верховною Радою), декретами, прийняттями виконавчою владою (Кабінетом Міністрів), або інструкціями, положеннями, рішеннями тими установами, які наділені відповідними правами (від державних міністрів до місцевих органів самоврядування). Тому показники, що характеризують механізм регулювання, мають нормативний характер, тобто є обов’язковими, і нехтування ними призводить до економічних або адміністративних санкцій. Обсяг і зміст нормативної інформації значний і динамічний, що призводить до великої ймовірності похибок при обґрунтуванні доцільності діяльності фірм. Запобігти помилкам можна лише за умови постійного і систематичного висліджування нормативної документації. Тому на фірмі повинен обов’язково створюватись відділ чи підрозділ, який би займався даними питаннями.

Інформацію про регулювання діяльності фірми владними структурами держави можна поділити на такі види:

1) система оподаткування (види податків, норми податків, податкові пільги, порядок і термін стягнення податків);

2) система обов’язкових платежів (види і норми платежів, порядок і термін нарахування, порядок контролю за платниками);

3) система ціноутворення (види товарів з фіксованими (регульованими) цінами, механізм регулювання);

4) система держзамовлень і держінвестицій (механізм держзамовлень і надання держінвестицій, умови, пільги);

5) система регулювання зовнішньоекономічної діяльності (механізм регулювання, пільги, обмеження, порядок ліцензування експортно-імпортних операцій і товарів, митне регулювання);

6) система антимонопольного регулювання (механізм регулювання, види відповідальності за порушення);

7) система регулювання оплати праці (генеральні і галузеві угоди, порядок встановлення мінімальної і максимальної заробітної плати);

8) система захисту прав виробників (права найманих працівників, умови розширення їх прав, відповідальність власника і т.д.);

9) система захисту прав споживачів (механізм сертифікації продукції, перелік і порядок обмежень щодо випуску і реалізації деяких товарів);

10) система захисту оточуючого середовища (екологічні нормативи, механізм контролю за їх додержанням, відповідальність виробника);

11) інші види регулювання (механізм регулювання кредитної політики і контролю за діяльністю комерційних банків, порядок організації та реєстрації фірм і т.д.).

Інформація про стан фірми найдоступніша підприємцю, оскільки формується за його участю. Є певні відмінності у обсязі, складі та джерелах отримання такої інформації для фірми, яка вже діє, і яка тільки створюється. У першому випадку можна створити певний інформаційний масив на підставі звітної і планової інформації (річні, квартальні, місячні звіти фірми, бухгалтерські звіти, прогнози розвитку фірми і т.д.). У другому випадку частина інформації відпадає (наприклад, можуть бути відсутні виробничі потужності, а отже відповідні економічні характеристики), а частина має неповний характер (наприклад, технічний рівень устаткування, за паспортними даними, високий, але можливість забезпечити високий рівень технології і організації виробництва ще невідома). Велика частина інформації носить теж нормативний характер, але це внутрішньо фірмовий рівень нормативності, тобто наприклад: норми трудомісткості, енергоємності, матеріалоємності продукції, нормативи оборотних коштів, нормативи чисельності та інше.

До інформації, що характеризує стан фірми можна віднести наступні види:

1) організаційно-правові характеристики (правовий статус, форма власності, організаційна структура, наявність філій, торгової марки і т.д.);

2) виробничі потужності (величина, структура, відповідність до характеристик нового товару);

3) матеріальні (у тому числі і паливно-енергетичні) ресурси ( специфіка матеріальних ресурсів, розмір запасів, наявність і характеристика інформації, умови зберігання і т.д.);

4) трудові ресурси ( кількість персоналу, його склад і характеристики, джерела поповнення персоналу);

5) організаційно-технологічні можливості (відповідність техніки, технології, організації виробництва до вимог конкурентоспроможної продукції, наявність ліцензій та патентів);

6) економічні характеристики (рентабельність, продуктивність праці, фінансовий стан);

7) екологічні характеристики ( рівень екологічної безпеки виробництва, можливості його сертифікації і атестації продукції );

8) інші види інформації ( кліматичні умови, наближеність до джерел ресурсів і т.д.).