Правила оформления отчета

9. Правила оформления отчета.

Существуют ли общие правила оформления отчетов?

Не существует магической формулы или единственного стандарта оформления, которые бы безоговорочно повышали качество отчета, расставляли правильные акценты и создавали правильный образ. Однако существуют разнообразные методы, различные комбинации которых позволяют придать отчету нужную форму. К их числу относятся формат и структура составных частей, оформление страниц, применение графических средств (графиков, рисунков, таблиц и пр.), общее «пакетирование» отчета.

Подготовить документ, который выглядит высокопрофессионально, можно даже со средними навыками и без новейших технических средств. Лазерные принтеры, компьютеры и другое оборудование позволяют улучшить оформление отчета. Однако техническими средствами не следует злоупотреблять. Слишком большое количество цветов и графики или разнообразие шрифтов может сыграть отрицательную роль. Цель хорошего оформления — воздействовать на восприятие отчета так, чтобы его прочли, чтобы он читался легко и полностью соответствовал своему предназначению.

Как выбрать формат отчета?

Правильный формат зависит от ряда факторов: длины и сложности отчета, особенностей его читателей и даже от превалирующего стиля и культуры организации, в которой он создается. Важно найти правильный баланс. Слишком формальный отчет может произвести впечатление, что орехи раскалывают кувалдой, а слишком неформальный может быть воспринят как легкая болтовня на серьезную тему.

Вы сами должны решить нужно ли и как именно нужно применять:

Титульную страницу. Каждому отчету необходимо ясное название, которое в некоторых случаях должно быть вынесено на отдельную страницу. На ней можно также указать дату, имя автора и даже список рассылки отчета (при этом следует помнить, что титульную страницу нельзя перегружать текстом).

Страницу содержания. Обычно по длине и сложности отчета легко определить, нужна ли такая страница. Очень важно, чтобы читатели могли легко находить нужные места отчета при его чтении и обсуждении (например, «Вернемся к разделу «Сроки» на стр. 12). Изложение содержания может варьироваться от перечисления коротких заголовков до более подробного описания материала различных разделов.

Заголовки, подзаголовки и сноски. Эти виды форматирования, по сути, являются указателями (индексами). Чем сложнее отчет, тем больше необходимость использования индексов. Они должны быть составлены очень тщательно и легко приводить читателя к тому, что он ищет в тексте.

Приложения. Приложения предназначены для отделения технических подробностей от основного материала отчета, что облегчает работу с ним.

Приложение — очень полезное средство, но оно должно быть составлено не хуже основной части отчета. В технических отчетах оно обеспечивает два уровня изложения материала: краткое изложение в основном тексте и более детальное в приложении. Часто в приложения помещаются исходные материалы, которые анализируются и обобщаются в отчете (результаты испытаний, заполненные анкеты и т.п.).

Приложения обычно размещаются в конце отчета, поэтому основной текст должен отражать то, что вынесено в приложение, показывать, как оно связано с главным содержанием, а также включать точные постраничные ссылки, позволяющие читателю найти необходимые подробности.

Иногда приложения могут содержать материал, изложенный в другом стиле. В них можно включать техническую литературу, пресс-релизы, заполненные анкеты и т.п., но стиль изложения не должен противоречить стандарту отчета в целом.

Как правильно оформлять страницы в отчетах?

Для оформления страниц существуют различные средства:

Пробелы. Плотный текст трудно читать. В зависимости от того, как используется отчет — сопровождается заметками, передается от одного читателя к другому или обсуждается на совещании — наличие свободного места на страницах должно быть удобным для читателей. Не уменьшайте поля, оставляйте достаточные интервалы между параграфами, тщательно выбирайте интервал (одинарный, двойной или полуторный) и соблюдайте баланс между длиной страниц и общей структурой отчета.

Размещение текста на странице. Разнообразные средства современных текстовых редакторов ставят нас перед необходимостью правильного выбора. К примеру, набирать ли заголовки очень крупным шрифтом или размещать их по центру страницы? Из огромного множества разных вариантов лучшие те, которые особенно удобны для читателя.

Тип и размер шрифта. Не применяйте одновременно слишком много типов шрифта, и выбирайте тот, который наиболее подходит для чтения. Здесь необходимо учесть стандарты политики и практики своей компании. Более мелкий шрифт можно использовать, например, для постраничных сносок.

Выделения. Выделения должны соответствовать общему оформлению страницы. Кроме курсива можно применять:

ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ;

Жирный шрифт;

Подчеркивание;

Специальные знаки;

Заключение текста в рамку.

Все эти средства можно комбинировать.

Разделение на страницы. Переход от страницы к странице — это реальный разрыв текста, и новая страница акцентирует внимание читателя на любом заголовке, с которого она начинается. Расположить текст на странице можно по-разному, например, умышленно закончить страницу на середине предложения, чтобы заставить читателя перейти к следующей странице.

Нумерация и выбор заголовков. Номера страниц — удобный способ поиска нужного места в тексте, поэтому страницы всегда должны быть пронумерованы. Кроме того, необходима четкая система нумерации заголовков и подзаголовков. Все уровни заголовков должны быть точно обозначены цифрами или буквами и выделены подходящими типами шрифта, например: