Типичные ошибки при написании отчетов

10. Типичные ошибки при написании отчетов.

Ситуация: «У меня постоянно возникают проблемы при подготовке отчетов. Я с трудом подбираю слова. А то, что получается в результате — увы! — далеко от совершенства. Может быть, я зря стараюсь, и у меня просто нет соответствующих способностей?»

Ошибка: Работая над отчетом, помните, что Вы, безусловно, можете написать хороший документ. В данном случае речь идет о навыках письма и знаниях, которые можно постоянно приобретать и совершенствовать. Даже для того, чтобы избавиться от некоторых старых привычек, нужно время и осознанные усилия. Любой человек может улучшить свой стиль письма. Для этого необходимо только немного потрудиться и уметь воспринимать критику. Ваши усилия будут вознаграждены сторицей, и Вы будете легко и быстро писать отчеты.

Ситуация: «Коллеги часто жалуются, что мои отчеты невозможно читать, что уже после первой страницы они ничего, кроме раздражения, не ощущают. Я не могу понять, в чем дело...»

Ошибка: Скорее всего, Ваш стиль отличается небрежностью, и Вы допускаете ошибки, раздражающие читателей. Невнимательность — постоянная ловушка для пишущего человека. Он попадает в нее не потому, что ошибается при выборе, а потому, что пишет автоматически, не уделяя внимание деталям. Задумайтесь, например, что означают выражения: довольно хороший (или плохой), довольно дорогой, очень уникальный? Все они не производят никакого впечатления и вызывают разве что недоумение.

Быть может, Вы используете слишком много формальных выражений, что затрудняет восприятие и создает ощущение старомодности стиля. Выражение «в том случае, когда...» выглядит гораздо более громоздко, чем обычное «если...». Посмотрите также, не слишком ли Вы увлекаетесь употреблением избитых выражений и «любимых» фраз.

Читателя обычно раздражает частое употребление клише (т.е. общеизвестных фраз и выражений). Очень важны также грамматика, синтаксис и пунктуация. Однако стоит помнить, что некоторые правила созданы для того, чтобы их нарушать, а старые правила порой теряют свою силу. Читателя могут раздражать следующие ошибки: слишком большое или слишком маленькое количество знаков препинания; тавтология (лишнее повторение, когда смысл уже раскрыт), парадоксальное сочетание слов, выглядящее бессмысленным. Однако в деловых документах могут нарушаться некоторые действующие правила языка, и такие нарушения бывают полезны. Например, можно начинать предложения со слов «и», «но», «поэтому», «или», что позволяет избежать слишком длинных предложений.

Ситуация: «Как советуют знающие люди, после завершения работы над отчетом я перечитываю его, чтобы найти ошибки и недоработки. Однако я не понимаю, на что именно следует обращать внимание...»

Ошибка: Для того, чтобы оценить качество полученного документа, Вы должны настроиться на решение задач определенного типа. Старайтесь не просто перечитывать документ, а ответить на следующие вопросы:

Ясна ли структура отчета?

Соответствует ли структура отчета поставленным Вами целям и задачам?

Составлен ли он логично и последовательно?

Правильно ли подобраны заголовки?

Выверен ли отчет «с головы до хвоста» с точки зрения содержания, перекрестных ссылок и т.п.

Все ли фразы и предложения понятны и легки для восприятия?

Попытайтесь взглянуть на отчет не с позиции автора, а глазами читателя. Отложите написанный текст на некоторое время. Зачастую он выглядит совсем по-другому после перерыва или занятия другим делом.

Ситуация: «Мне часто говорят, что моя основная проблема в том, что я не умею писать заключения, и именно это портит все впечатление от моих отчетов, но никто не говорит, что именно я делаю неправильно...»

Ошибка: Окончание отчета может казаться легким: закончил и остановись. Однако все не так просто. Некоторые отчеты не имеют окончания, что приводит к нарушению структуры основной части отчета, что вызывает у читателей раздражение. Поэтому избегайте следующего:

Ложные окончания. Не приходилось ли Вам видеть отчеты, в последних параграфах которых по несколько раз встречаются слова «И, наконец,...»? Если Вы внимательно посмотрите свои отчеты, то, не исключено, обнаружите то же самое!

Неоправданное расширение структуры. Блуждание вне пределов последнего заголовка без реального перехода к последнему разделу приводит к тому, что увеличивается число страниц, содержащих повторы и неуместные отклонения от темы.

У заключения три конкретных цели:

1. Получить и представить выводы, соответствующие типу документа и природе его аргументации.

2. Объединить содержание и подвести его итог.

3. Закончить отчет позитивно, на «высокой ноте». Поскольку многие отчеты связаны с рутинными, а не выдающимися делами, окончание должно выражать определенную силу и авторитет, а не быть простым «хвостом» отчета.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.dist-cons.ru/