Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции

3. Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.

Хранит документы в кабинете руководителя нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

3.Ведение телефонных разговоров.

Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.
Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут. Рациональная структура телефонного разговора, которая включает четыре обязательных элемента, и варианты общения абонентов представлены в табл. 2.

Т а б л и ц а 2
Структура телефонного разговора и варианты общения абонентов

Элементы композиции	Расход времени на каж-	Содержание каждого элемента композиции телефонного разговора Возможные варианты общения абонентов
телефонного разговора	дый элемент, с	Очередность участия в разговоре	Тот, кто звонит	Очередность участия в разговоре	Тот, кому звонят
1. Взаимное представление	20 ± 5	2	Приветствует. Представляется, называя свою фамилию, имя, отчество(при междугородных разговорах называет город, из которого звонит)	1	Сообщает название подразделения и фамилию или должность. Записывает, кто звонит и откуда
		4	Спрашивает, удобно ли собеседнику сейчас разговаривать (не занят ли он)	3	Отвечает: слушаю Вас
				5	Отвечает: да, нет. В случае занятости просит перезвонить и назначает время повторного звонка (записывает себе)
			Если у телефона другой человек
		4а	Просит позвать к телефону нужного человека, назвав его имя, отчество. фамилию (иногда должность)	5a	Выполняет просьбу. Если нужный товарищ отсутствует, сообщает, где он и когда будет
		6a	Просит передать, когда будет звонить повторно	7a	Слушает, записывает, обещает (и выполняет)
		8a	Благодарит, прощается	9a	Отвечает
		lOa	Вешает трубку
2. Введение собеседника в курс дела	40 ± 5	6	Кратко излагает цель своего звонка(говорит прямо в микрофон, со своей обычной громкостью, произносит слова внятно и не очень быстро, отчетливо выговаривая числа и фамилии)	6	Слушает, не прерывает собеседника(записывает в случае необходимости сообщаемую информацию). Подтверждает услышанное краткими словами: так, да и т.п.
		8б	Не указывает, что уже говорил, не раздражается и не возмущается	7б	Просит повторить в конце сообщения, если что-нибудь не понятно
3. Обсуж дение ситу ации	100 ± 5	7	Лаконично излагает тщательно продуманные главные и второстепенные вопросы, требующие короткого и конкретного ответа	8	Кратко и конкретно отвечает и предлагает пути решения вопросов
4. Заключительное слово	20 ± 5	9	Кратко повторяет итог беседы (то, что он понял из разговора)	10	Одобряет или вносит уточнения
		11	Благодарит, прощается	12	Отвечает на благодарность. Прощается
		13	Вешает трубку
Всего	180 ± 20

В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя.

4.Проведение совещаний, конференций.

Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:
1. Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
2. Можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
3. Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
4. Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
5. Как можно раньше послать приглашение участникам;
6. Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;