Организация бухгалтерского учета и контрольно-ревизионной

 2.3. Организация бухгалтерского учета и контрольно-ревизионной

работы в централизованной бухгалтерии № 2

Основой организации бухгалтерского учета в организациях и на предприятиях, в том числе и в учреждениях непроизводственной сферы, является документация.

В процессе управления учреждением требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим и физическим лицам. Это движение документов принято называть документооборотом (рис. 2.3, рис.2.4).

Рис. 2.3. Технологическая схема движения документов,

поступающих в организацию

Главный бухгалтер ЦБ № 2 устанавливает обслуживаемым учреждениям графики представления всех необходимых документов, которые утверждает руководитель учреждения. Выписки из графика о сроках представления в бухгалтерию документов вручаются всем должностным и материально ответственным лицам.

Бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером (или их заместителями).

Рис. 2.4. Технологическая схема движения документов,

составляемых в организации

Для обеспечения контроля за сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и достоверности данных бухгалтерского учета централизованная бухгалтерия № 2 отдела образования администрации Карасунского округа мэрии г. Краснодара проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации.

Бухгалтерский учет в централизованной бухгалтерии № 2 обеспечивает отражение всех операций, связанных с исполнением сметы расходов по бюджету, смет по специальным средствам и обобщения данных учета и отчетности. Своевременное, полное и достоверное отражение на балансе учреждения всех операций позволяет руководителям учреждений принимать обоснованные управленческие решения, анализировать работу бухгалтерии, осуществлять и контролировать целевое расходование средств на основе утвержденной сметы, выявлять незаконные затраты.

Действующая в течение отчетного 1999 г. нормативная база предусматривает ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов по бюджету и смет по специальным средствам, а также другим внебюджетным средствам на едином балансе по плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений в соответствии с Инструкцией Минфина РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, от 3 ноября 1993 г. № 122 [13]. Централизованная бухгалтерия № 2 отдела образования в своей основной деятельности осуществляет бухгалтерский учет по мемориально-ордерной форме, что предусмотрено нормативными документами для бюджетных учреждений. Структура мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета представлена на схеме (рис. 2.5). Перечень мемориалов-ордеров ЦБ № 2 представлен в прил. 17.

сверка

сверка

Рис. 2.5. Схема мемориально-ордерной системы

бухгалтерского учета

В целях повышения контроля за хранением, поступлением и расходованием имущественно-материальных ценностей и упорядочения оперативного их учета и отчетности проводятся инвентаризации материальных ценностей и денежных средств, а также расчетов с дебиторами и кредиторами в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49 [16].

Распределение служебных обязанностей в ЦБ № 2 производится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок.

Во главе централизованной бухгалтерии стоит начальник, основными функциями деятельности которого являются:

-    кадровое обеспечение бухгалтерии;

-    соблюдение трудовой дисциплины коллектива;

-    контрольные функции в учете и отчетности.

У главного бухгалтера централизованной бухгалтерии следующие функции:

-    обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии по исполнению смет расходов на содержание обслуживающих учреждений на основе материальной централизации, механизации и использования прогрессивных форм и методов учета;

-    обеспечивает своевременное качественное проведение инвентаризации денежных средств, имущественно - материальных ценностей, расчетов и бланков строгой отчетности в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией;

-    составление достоверной бухгалтерской отчетности и предоставление её в установленные сроки и адреса;

-    осуществляет контроль за правильным расходованием фонда заработной платы, соблюдением утвержденных смет расходов, штатов, должностных окладов, тарифных ставок;

-    ведет книгу “Журнал-главная”.

Общая схема организации бухгалтерского учета ЦБ № 2 представлена на рис. 2.6.

Кроме того в структуре централизованной бухгалтерии предусмотрено три должности заместителя главного бухгалтера, каждый из заместителей имеет свой участок деятельности:

-    Первый из них осуществляет контроль и учет расчетов с банком по бюджетным средствам, составляет периодическую и годовую отчетность;

-    Второй ведет учет и контроль денежных средств в кассе бухгалтерии, а также расчеты с банками по внебюджетным счетам;

-    Третий заместитель главного бухгалтера осуществляет в процессе своей трудовой деятельности учет и контроль в сфере расчетов по заработной плате. Сюда входит тарификация работников школ и детских садов, непосредственно начисление им заработной платы за отработанное время.

Структурное подразделение бухгалтерии представлено следующими группами:

1)   материальная группа;

2)   расчетная группа;

3)   экономическая группа;

4)   финансовая группа;

5)   группа питания и родительской платы;

6)   касса;

7)   ревизионная группа.

Учреждения непроизводственной сферы в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретают и расходуют различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, топливо, горючее и смазочные материалы, материалы для учебных целей, материалы для научных целей.

Материальная группа – ее основная функция – это осуществление учета и контроля в целях обеспечения сохранности материальной базы обслуживаемых школ, детских садов и прочих образовательных учреждений. На основании первичных документов (товарно-транспортных накладных, счетов по приходу и расходных накладных по расходу, актов на списание, а также лимитно-заборных карт) здесь осуществляется приход товарно-материальных ценностей к учету и их расход (списание). Осуществляется первичный контроль за законностью списания, составляются сводки документов по приходу и расходу.

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в материальной группе представлена на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Схема организации и ведения бухгалтерского учета и

отчетности в материальной группе

Ежегодно коллектив группы проводит плановую инвентаризацию в обслуживаемых учреждениях, кроме того выполняются и выборочные проверки материальных ценностей. Работники группы также обязаны присутствовать при списании материальных ценностей в учреждениях и входить в состав комиссии, подписывающей акт на списание пришедших в негодность основных средств, материалов.

Итогом работы группы за месяц являются следующие мемориальные ордера:

1)   мемориальный ордер № 9 по выбытию и перемещению основных средств;

2)   мемориальный ордер № 10 по выбытию и перемещению малоценных быстроизнашивающихся предметов;

3)   мемориальный ордер № 13 по расходу материалов.

В квартальной отчетности материальная группа представляет лишь расшифровки по остаткам материалов в кладовых садов и школ.

Годовая отчетность материальной группы представлена следующими типовыми формами:

-    ф. № 5 отчет о движении основных средств;

-    ф. № 6 отчет о движении материальных ценностей.

Расчетная группа осуществляет начисление заработной платы работникам, обслуживающим учреждения. Первичными документами здесь являются:

табеля учета отработанного времени;

приказы руководителей о принятии и увольнении работников;

приказы об изменении в тарификации.

Используя эти документы работники осуществляют начисление заработной платы, а также производят удержания из заработной платы, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Выписывают авансовые ведомости, платежные ведомости на выплату заработной платы Учет автоматизирован. Руководитель расчетного отдела ежемесячно на основании сводных ведомостей составляет мемориальный ордер № 5 "Свод расчетных ведомостей по заработной плате".

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в расчетной группе представлена на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Схема организации и ведения бухгалтерского учета и

отчетности в расчетной группе

Ежеквартально и в годовую отчетность руководитель расчетного отдела дает расшифровку по балансовым счетам: 171 "Расчеты по социальному страхованию"; 187 "Расчеты по исполнительным документам и прочим удержаниям"; 198 "Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондом"; 199 "Расчеты с Фондом занятости населения"; 177 "Расчеты с депонентами".

Кроме того в обязанности руководителя расчетного отдела входит составление и сдача отчетов в пенсионный фонд, фонд медицинского страхования, соцстрах, фонд занятости, в отраслевой профсоюз.

Экономическая группа - занимается разработкой смет расходов учреждений, составляет проекты бюджета на год, используя объемные показатели, предоставляемые руководителями обслуживаемых учреждений. Также на основании тарификационных списков школ и детских садов, работники экономического отдела производят тарификацию педагогических работников.

Схема организации и ведения учетной работы и отчетности в планово-экономической группе представлена на рис. 2.9.

Финансовая группа - занимается учетом расчетов с поставщиками и подрядчиками, выдачей доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, оплаченных безналичной формой расчета. Составляет ежемесячно мемориальный ордер № 6 по расчетам с разными учреждениями и организациями. Также в финансовой группе осуществляется учет и контроль по расходу денежных средств в наличной форме расчета. Учет подотчетных сумм, прием и проверка авансовых отчетов. Составление месячной отчетности, мемориальный ордер № 8 "Расчеты с подотчетными лицами".

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в финансовой группе представлена на рис. 2.10.

Группа питания и родительской платы ведет учет и контроль прихода и расхода продуктов питания в кладовых и пищеблоках детских садов. Осуществляется обработка первичных документов; по приходу – накладные поставщиков, по расходу – меню-требование.

Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в группе питания и родительской платы представлена на рис. 2.11.

Для составления месячной отчетности предусмотрены мемориальный ордер № 11 по приходу продуктов питания и мемориальный ордер № 12 по расходу продуктов питания. Кроме того в обязанности работников группы входят ещё и следующие:

-    проверка соблюдения утвержденных норм расхода продуктов питания при составлении меню-требований;

-    ежемесячная проверка остатков продуктов питания на складах и пищеблоках детских садов;

-    ежемесячные сверки расчетов с поставщиками продуктов питания.

Ежеквартально группа отчитывается партией составленных сводных смет по питанию детей в возрастных группах в денежном и натуральном выражении. Составляет ежеквартально и годовой отчет по форме № 3 ДС, являющейся сводом всех показателей детского дошкольного учреждения.

Группа питания и родительской платы осуществляет также учет и контроль за питанием детей в школах (завтраки), а также питание детей в группах продленного дня. Первичными документами являются отчеты по питанию учащихся школ, где отражены и месячный состав, и дни питания с приложением к отчету корешков талонов на питание обслуживающей школу столовой, где в каждом талоне кроме указанного количества учащихся ещё отражается и денежная стоимость предоставленного питания. Работники группы осуществляют счетную проверку данных отчетов и составляют ежемесячно мемориальный ордер № 7 по расчетам в порядке плановых платежей.

Также группа осуществляет начисление платы за содержание детей в детских садах на основании табеля посещаемости. Составляет оборотные ведомости по родительской плате, которые способствуют контролю за своевременностью начисления родительской платы. Составляет ежемесячно мемориальный ордер № 15 по расчетам с родителями за содержание детей.

Также в штате централизованной бухгалтерии есть ревизионная группа. Ревизии осуществляются как в обслуживаемых учреждениях, так и внутри самой бухгалтерии.

Ведомственный контроль в отделе образования Карасунского округа осуществляется в соответствии с "планом работы централизованной бухгалтерии", "планом работы экономистов по контролю" и "приказа об учетной политике".

Планы контрольно-ревизионной работы составлены в 1999 г. для каждого специалиста на год и утверждены главным бухгалтером и начальником ЦБ № 2.

В 1999 г. работниками централизованной бухгалтерии проведено 166 проверок, в том числе 28 плановых инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Экономистами оп контролю в течение 1999 г. проведено 68 проверок. В результате установлено:

- недостач и хищений ТМЦ и продуктов питания на сумму 119447 руб. 50 коп.;

- переплат и излишков ТМЦ и продуктов питания на сумму 75638 руб. 53 коп.

По результатам проверок к актам ревизий приложены приказы руководителей учреждений по устранению выявленных недостатков и объяснительные материально ответственных лиц. Суммы недостач погашаются в течение 3 дней после проверок.

Следует отметить, что в 1999 г. во всех учреждениях, находящихся на самостоятельном балансе, проводились тематические проверки.

Завершающим этапом работы централизованной бухгалтерии является составление периодической и годовой отчетности в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации.