Ревизия расчетов с подотчетными лицами

6.2. Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Ревизию расчетов с подотчетными лицами проводится сплошным способом в такой последовательности. Проверяют:

–    правильность выдачи денег под отчет;

–    законность и целесообразность расходования подотчетных сумм;

–    правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию предприятия;

–    состояние учета расчетов с подотчетными лицами. Источниками ревизии являются: приказы и распоряжения по предприятию,

–    авансовые отчеты с приложенными документами, данные аналитического и синтетического учета по счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» (журнал-ордер, оборотная ведомость, главная книга), баланс и т.п.

Проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с предыдущего рассмотрения сальдо и месячных оборотов по корреспондирующим счетам к счету 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Ревизор устанавливает, определен ли круг лиц, которые имеют право получать деньги в подотчет. Список лиц, которым можно выдавать деньги в подотчет, утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Авансы в подотчет выдаются из кассы предприятия для операционно-хозяйственных затрат и на служебные командировки. Поэтому ревизор проверяет использования подотчетных сумм по целевому назначению.

Проверяя соблюдение норм возмещения затрат на командировку ревизор руководствуется постановлением Кабинета Министров Украины от 6 сентября 2000 г. № 1398 «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Украины от 23 апреля 1999 г. № 663», где указывается, что суточные, начиная с 06.09.2000 г., установлен в размере 18 гривен.

Ревизор также проверяет соблюдение положений Инструкции о служебных командировках в границах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59 с изменениями, внесенными согласно приказу Минфина № 165 от 13.08.98. Во время проверки ревизор обращает внимание на правильность ведения учета денежной наличности. В соответствии с Инструкцией Национального банка Украины № 4 «Об организации работы с наличным обращением учреждениями банков Украины», Положением о ведение кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины 19.02.2001 № 72 и письмом Национального банка Украины «О наличном обращении» от 24.09.1998 г. № 11-113/ 1470, установлен такой порядок:

–    денежная наличность, выданная в подотчет физическим лицам на любой целые, но по какой-то причине не израсходованная (частично или в полной сумме), должен быть возвращена в кассу предприятия одновременно с авансовым отчетом не позднее следующего рабочего дня после выдачи ее в подотчет;

–    денежная наличность, выданная в подотчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья и металлолома, который по какой-то причине не израсходованное, должен быть возвращена в кассу предприятия не позднее 10 рабочих дней с дня его выдачи под отчет;

–    во время выдачи сумм в подотчет для расходов на командировку неиспользованные денежные средства должны быть возвращены не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки;

–    денежная наличность, выданная в подотчет, но не израсходованная и не возвращенная в кассу предприятия на следующий день после окончания вышеуказанных сроков, расчетное присоединяется к фактическому остатку денежной наличности в кассе предприятия на конец дня с дальнейшим сравнением полученной суммы с установленным лимитом остатка денежной наличности в кассе.

При этом проверяющий делает начисления штрафных санкций в двукратном размере суммы, которая превышает установленный лимит кассы, в соответствии с Указом Президента Украины «О применение штрафных санкций за нарушение норм относительно регулирования обращения денежной наличности» от 12.06.1995 г. № 438.

По регистрам аналитического учета (журналами-ордерами, оборотными ведомостями), авансовыми отчетами с приложенными к ним документами ревизор устанавливает, не ли числятся подотчетные суммы за лицами, уволенными с работы, не ли выдавались деньги работникам в счет заработной платы.

Для установления реальности и законности расходов на операционно-хозяйственные потребности следует сопоставить данные авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату денежной наличностью за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также, чем приобретение материальных ценностей с данными документов, которые подтверждают фактически выполненную работу и поступление материальных ценностей на склад предприятия.

Для этого сравнивают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, с отчетами заведующего складами.

Относительно проверки оплаты за погрузочно-разгрузочные работы следует выяснить, не ли завышенные нормы и расценки и удостовериться в правильности оплаты работы и удержаний из нее. В платежной ведомости должны быть указанные такие данные: адреса получателя денег, номер его паспорта, место его выдачи и прописки и т.п..

Тщательно проверяют авансовые отчеты о расходах на командировку. При этом устанавливают наличие отметок в удостоверении о командировке относительно прибытия и убытие и сверяют эти даты с компостерами проездных билетов.

Затем проверяют правильность оплаты суточных, квартирных и проездных. Суточные в границах Украины установлен в размере 18 грн за сутки, квартирные — по квитанциями отеля, проездные — по документам на проезд.

Случаи переплат или недоплат регистрируются в ведомости нарушений, где указывают их характер, дату и номер документа, за которым установлены нарушения, сумму переплаты или недоплаты, лицо, виновную в допущенные нарушения.

Ведомость переплат и недоплат расходов на командировку
по _________________ фирме
за период с 1 марта 2000 г. по 1 февраля 2001 г.

Ревизор І кат.

Директор фирмы «Орион»

Главный бухгалтер фирмы «Орион»

Срок командировки определяется руководителем, но не может составлять больше 30 календарных дней в границах Украины, 60 дней — за границу.

Кроме того, при наличии подтверждающих документов возмещаются затраты на бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт одежды, белья, обувь), но не больше 10 % суточных за все дни проживания; на бронирование мест в отелях — до 50 % стоимости места; на служебные телефонные переговоры — по согласованию с руководством.

Затраты на проезд в мягком вагоне, самолетом 1-го класса, в каютах 1 — 4-й группы тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1 и 2-й категорий на судах речного флота возмещаются с разрешения руководителя предприятия в соответствии с представленными проездными документами. В других случаях возмещаются затраты на проезд транспортом общего пользования (кроме такси).

За период временной нетрудоспособности командировочному работнику выплачивается помощь в связи с временной нетрудоспособностью, дни которой не включаются в срок командировка.

Руководителям предприятий предоставлено право в случаях, когда размер затрат на служебные командировки известный заранее, проводить оплату указанных затрат по согласию командировочных работников без представления оправдательных документов. Расчет выданной суммы, подписанный руководителем предприятия, сохраняется в бухгалтерии предприятия. Удостоверения на командировку подается в бухгалтерию без отчета.

Практика показывает, что допускаются случаи выписывания бестоварных и фальшивых документов, которые оформляют оплату разных работ нештатным (несписочным) работникам. Это можно установить способом фактической и встречной проверки и доказать, что эти работы не проводились или были выполнены в значительно меньшем объеме. Поэтому важно выяснить, все ли авансовые отчеты утверждены руководителем, вносит ли бухгалтер необходимые исправления из-за отсутствия оправдательных документов, а также, чем наличие арифметических ошибок, неправильно оформленных документов; выясняют, на ли всех авансовых отчетах есть подпись бухгалтера. Старательной проверке подлежит правильность, корреспонденции счетов, сделанной бухгалтером против каждой суммы затрат в авансовом отчете.

Похожие работы

Контроль и ревизия расчетных операций

Скачать

30196

1

0

... исследование материалов инвентаризации расчетов дает ревизору возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке тех расчетных операций, где выявлены: отсутствие внутреннего контроля; расхождения; неувязки; сомнительность в законности или реальности операций.   2. Контроль и ревизия расчетов с поставщиками и подрядчиками Проверка по счетам (60,76) расчетов с поставщиками и ...

Финансовй контроль

Скачать

126151

0

0

... законности, достоверности и целесообразности, обеспечения сохранности собственности. Это и составляет, как полагал И. А. Белобжецкий, предмет науки[7]. Классификация финансового контроля по субъектам предусматривает подразделение его на общегосударственный (межведомственный), внутрихозяйственный, внутриведомственный и общественный контроль. Общегосударственный финансовый контроль осуществляется ...

Учет и ревизия основных средств

Скачать

207539

29

45

... допущенных бухгалтером или материально-ответственным лицом исправляются после проведения инвентаризации. Уважаемый председатель и члены государственной комиссии! К вашему вниманию предоставлен диплом на тему: «Учет и ревизия основных средств в условиях СМП-724 ГП Приднепровская ж.д.». Целью написания работы являлось рассмотрение вопросов учета и ревизии основных средств. В ней дается детальная ...