Книга обліку прийнятих і виданих касиром коштів

5.4. Книга обліку прийнятих і виданих касиром коштів

При наявності на підприємстві декількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну суму готівки під розпис у Книзі обліку прийнятих і виданих касиром готівкових коштів. Типова форма № ДО — 5 „Книга обліку прийнятих і виданих касиром готівкових коштів”, затверджена наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 №51.

Ця книга може також використовуватися з метою обліку виданих коштів довіреним особам для виплати заробітної плати, у випадку якщо заробітна плата виплачується не через касу підприємства.

Касири наприкінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про одержання авансу і готівки, прийнятих (виданих) по прибутковим (видатковим) документах, і здати залишок наявні і касові документи по проведених операціях старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих і виданих касиром готівкових коштів.

Про аванси, отриманих для оплати праці і виплати стипендій, касир зобов’язаний скласти звіт у встановлений термін з урахуванням дня їхнього одержання. До закінчення цього терміну касири зобов’язані щодня здавати в касу залишки готівки, не виданих по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях. Наявні здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах і т.п. старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей із указівкою сум.

Для відображення в регістрах бухгалтерського обліку видачі готівки на вищевказані цілі варто відкрити субрахунок „Операційна каса” до рахунку 30 „Каса”.

У регістрах бухгалтерського обліку видача розмінної монети відбивається по дебету рахунку 30 „Операційна каса” і кредиту рахунку 301 „Каса в національній валюті”. Дана операція повинна бути підтверджена випискою видаткового касового ордера.

6. Облік наявності і руху коштів на розрахунковому рахунку

Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків в установах банків у межах готівкових коштів і витрачають її на цілі, які визначені в грошовому чеку і не суперечать чинному законодавству.

Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки підприємства (підприємці) у встановленим банком термін повинні попередити (письмово чи усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах і розмінній монеті.

Щодо одержання з банку коштів на виплати, зв’язані з оплатою праці, необхідно відзначити наступне. З метою регулювання касових ресурсів установ банків підприємства повинні представляти банкам календар видачі заробітної плати, у який підприємство включає основну і додаткову заробітну плату, інші заохочувальні і компенсаційні виплати.

Якщо на підприємстві виплати заробітної плати передбачені не за один, а за кілька днів, то керівник підприємства за узгодженням з установою банку встановлює, у які конкретно дні й у яких сумах підприємство буде одержувати готівку на заробітну плату.

Видача готівки на виплату заробітної плати в ті терміни, що приходяться на вихідні (святкові) дні, здійснюється установами банків напередодні (за два робітників дня). У четвер може також здійснюватись видача готівки, якщо термін виплати заробітної плати приходиться на п’ятницю.

Підприємствам, вихідні дні яких не збігаються із суботою і неділею, видача готівки на виплату заробітної плати в ті терміни, що приходяться на вихідні дні цих підприємств, здійснюється напередодні (за два робітників дня).

Для того щоб одержати в банку кошти, необхідно попередньо подати заяву про бронювання коштів.

Одержання готівкових коштів у банку здійснюється по чеку. Чекові книжки здобуваються підприємством за плату в установі банку. Отримані в банку наявні підприємства можуть витрачати тільки на визначені в чеку мети.

При одержанні готівки у банку клієнт представляє установі банку лист про організацію охорони коштів і забезпеченні їхнього транспортування. Якщо гроші в банку одержує не касир, а особа, що його заміняє, то вони видаються тільки при наявності в особи, що одержує, крім документа, що посвідчує особу, доручення.

Здача готівки в банк.

Кошти понад установлений ліміт залишку готівки у касі підприємство зобов’язано здавати в банк у порядку і терміни, установлені установою банку, для зарахування на рахунки підприємства.

Здача готівкових коштів у банк супроводжується заповненням об’яви на внесення готівки, у якому вказується найменування підприємства, за що здаються гроші і номер банківського рахунку.

Видача готівки з каси підприємства для здачі їх в установу банку оформляється видатковим касовим ордером із відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здачу виторгу в установу банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здачу виторгу інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

При наявності на підприємстві декількох поточних рахунків здача виторгу й інших касових надходжень таким підприємством може здійснюватись як на основний, так і на додаткові банківські рахунки.

На прийняту від підприємства суму банк видає квитанцію, у якій вказується, від кого прийняті гроші, номер рахунку, на який зараховані гроші, сума. Квитанція служить підставою для списання коштів по касі.

Основні операції по руху коштів на розрахунковому рахунку

1)     Надійшов виторг за реалізацію продукції:

Д^т 31 К^т 36

2)     Зараховано короткострокову позику на р/р:

Д^т 31 К^т 60

3)     Надійшли гроші з каси на р/р:

Д^т 31 К^т 30

4)     Надійшла на р/р дебіторська заборгованість:

Д^т 31 К^т 37

5)     Оплачено рахунки постачальників за товарно-матеріальні цінності, що надійшли:

Д^т 63 К^т 31

6)     Надійшли в касу гроші з р/р:

Д^т 30 К^т 31

7)     Перераховано податки в бюджет:

Д^т 641 К^т 31

8)     Перераховано органам соціального страхування:

Д^т 65 К^т 31

9)     Перераховано в погашення дебіторської заборгованості:

Д^т 37 К^т 31

10)   Погашено короткострокову позику банку:

Д^т 60 К^т 31

7.Облік інших коштів

Облік інших коштів ведеться на рахунку 33(інші кошти) і має наступні субрахунку:

331 —   грошові документи в національній валюті

332 —   грошові документи в іноземній валюті

333 —   кошти в дорозі в національній валюті

334 —   кошти в дорозі в іноземній валюті

На цьому рахунку обліковуються кошти в дорозі і грошові документи (розрахункові чеки, платіжні доручення, перекази), що наприкінці місяця не зараховані на р/р.

Грошові документи поділяються на два види:

1)     цінні папери;

2)     інші грошові документи (путівки у будинки і табори відпочинку, чеки, поштові марки, лотереї, проїзні квитки і т. ін.).

Цінні папери — документи, що засвідчують майнові права, що можуть бути здійснені тільки при наданні оригіналу цих документів.

Цінні папери бувають пайові і боргові.

Пайові цінні папери, по яких емітент не несе зобов’язання повернути засобу, інвестовані в його діяльність, але які засвідчують участь його в статутному капіталі, надають їх власникам право на участь у керуванні діяльністю емітента, одержання частини прибутку у вигляді дивідендів і частини майна при ліквідації емітента (акції акціонерних товариств, приватизаційні папери, інвестиційні сертифікати).

Боргові цінні папери, по яких емітент несе зобов’язання повернути у визначений термін засобу, інвестовані в його діяльність, і виплатити доход у вигляді фіксованого відсотка, але котрі не надають їх власникам права на участь у керуванні справами емітента (облігації, ощадні сертифікати, казначейські зобов’язання, векселі, акції підприємств).

Юридичні особи при проведенні безготівкових розрахунків використовують розрахункові чеки, зібрані і зброшуровані в чекові книжки по 10, 20, і 25 листів кожна. Чекова книжка, як і розрахункові чеки у ній, є бланком суворої звітності і виготовляється на спеціальному папері на банкнотній фабриці НБУ.

Розрахунковий чек містить письмове доручення власника рахунку обслуговуючому його банку на перерахування зазначеної в чеку суми грошей із його рахунку на рахунок одержувача коштів.

Щоб одержати чекову книжку, підприємство повинно подати в обслуговуючий його банк заяву в одномі екземплярі за підписами уповноважених осіб підприємства, що мають право підпису документів для здійснення розрахунково-грошових операцій, із відтиском печатки даного підприємства.

Приклад заповненого розрахунковий чеку показаний на рис. 7.1.

Рисунок 7.1 — Розрахунковий чек

Основні господарські операції

1)     Отримано путівки у вдома відпочинку, пре знайдені за наявні

Д^т 33 К^т 30

2)     2. Отримано путівку у вдома відпочинку по перерахуваннях

Д^т 331 К^т 331

3)     Видано путівки з повною оплатою через касу

Д^т 30 К^т 33

4)     Часткова оплата путівок:

а)   за рахунок фонду соціального страхування Д^т 65 К^т 33

б)  за рахунок спец фондів Д^т 41 К^т 33

8.Облік валютних операцій

Розрізняють наступні види валюти, використовувані в межах торгового обороту при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності:

–    українська національна валюта, грн.;

–    вільноконвертована валюта, що може вільно і необмежено обмінюватися на будь-які іноземні валюти;

–    валюта клірингу — це валюта. узгоджена учасниками безготівкових розрахунків на основі взаємного заліку зустрічних вимог і зобов’язань;

–    валюта з обмеженою конвертацією (рос. карбованець).

Порядок відображення валютних операцій визначений положенням “По бухгалтерському обліку операцій в іноземній валюті” затвердженому наказом мінфіну України від 14.02.96 № 29 з наступними змінами і доповненнями.

Відповідно до нормативних актів облік іноземних валют здійснюється в національних грошових одиницях (грн.) і у валюті платежів.

Облік наявності і руху ін. Валюти ведеться на рахунку 31, якому відкриваються наступні субрахунку:

311 —   поточні рахунки у національній валюті;

312 —   поточні рахунки в іноземній валюті;

313 —   інші рахунки в банках у національній валюті;

314 —   інші рахунки в іноземній валюті.

Для відкриття валютного рахунку необхідно:

1)     копія установчих документів;

2)     картка зі зразками підписів осіб, уповноважених розпоряджатися рахунком і з відбитком печатки підприємства;

3)     копія документів про реєстрацію підприємства;

4)     довідка про реєстрацію в податковій інспекції;

тощо.

Бухгалтерський облік готівки в ін. валюті ведеться на субрахунку 302 „Каса в іноземній валюті” рахунку 30 „Каса”.

Бухгалтерський облік валютних операцій в Україні ведеться в перерахунку на національну валюту за курсом НБУ.

На відміну від розрахункового рахунку підприємство може мати кілька валютних рахунків залежності від виду ін. валюти. З р/р гроші знімає тільки касир, а з валютного рахунку іноземну валюту можуть видати працівнику підприємства, відрядженому за кордон, за заявою власника рахунку з дорученням на надходження їм валюти.

Основні види операцій по русі коштів на валютному рахунку.

1)     Зараховані на поточний рахунок наявні, що надійшли з каси:

Д^т 312 К^т 302

2)     Зарахування на поточний рахунок сум, отриманих от іноземних покупців і замовників в оплату за відвантажені товарно-матеріальні цінності:

Д^т 312 К^т 362

3)     Зарахування на поточний рахунок сум повної чи часткової передплати, що надійшла від іноземних покупців (замовників):

Д^т 312 К^т 681

4)     Списання з поточного рахунку сум готівки, виданих банком у касу:

Д^т 302 К^т 312

5)     Списання з поточного рахунку сум за відвантажені ТМЦ:

Д^т 632 К^т 312

6)     Списання з поточного рахунку сум у порядку передплати, перерахованої іноземним постачальникам (підрядникам):

Д^т 371 К^т 312

Документальне оформлення валютних операцій показано на схемі (рис. 8.1):

Рисунок 8.1 — Схема документального оформлення валютних операцій

Висновок.

В умовах становлення і розвитку ринкової економіки в Україні зростає роль бухгалтерського обліку й економічного аналізу господарської дальності підприємств усіх форм власності як складової частини системи економічної інформації й управління. Управління підприємством вимагає систематичної інформації про здійснювані господарські процеси, їх характері й обсязі, про наявність матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, їхньому використанні, власному капіталі, зобов'язаннях і фінансових результатах діяльності. Основним джерелом такої інформації є дані бухгалтерського обліку, що встановлено Законом України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”.

Розвиток господарських зв’язків в умовах ринку значно розширює кількість користувачів обліковою і звітною інформацією. Ними є не тільки працівники управління, безпосередньо пов'язані з підприємництвом, але і зовнішні користувачі інформації, що мають прямої фінансовий інтерес: банки — при ухваленні рішення про надання кредитів; постачальники — при укладанні договорів на постачання товарно-матеріальних цінностей; інвестори, засновники, акціонери, яких цікавить рентабельність вкладеного капіталу і можливість одержання прибутків (дивідендів). Кошти необхідні для забезпечення єдності виробництва й обігу, опосередковують зміну форм руху авансованого капіталу з грошової в товарну, і з товарної в грошову. Готівка в касі фірми (підприємства) утворюється з надходжень готівковими грошовими коштами за надані послуги, продані товари або з інших законних джерел і наявних коштів отриманих у банку на заробітну плату соціального характеру й інші потреби, у встановлених законом випадках.

В умовах ринкової економіки найбільше ліквідна частина майна організації — кошти, представляють її робочий капітал. Від його розміру і чіткої постановки бухгалтерського обліку залежить фінансова стійкість фірми, її платоспроможність. Завданнями обліку коштів є:

1)     повна і своєчасна реєстрація операцій, пов’язаних із рухом робочого капіталу в касі і на рахунках у банках;

2)     контроль за наявністю коштів, їхньою цілістю і цільовим використанням;

3)     повне, своєчасне і правильне відображення в облікових регістрах поточних операцій по надходженню і вибуттю даного капіталу;

4)     контроль за дотриманням розрахунково-платіжної і кошторисної дисципліни;

5)     контроль за своєчасністю повернення в банк сум, не використаних по призначенню відповідно до виділених лімітів і кошторисів;

6)     правильне і своєчасне проведення інвентаризації касової готівки, операцій по рахунках у банках і відображення її результатів в обліку.

Вирішення цих завдань багато в чому залежить від чіткого дотримання таких основних принципів в обліку коштів:

1)     вільні кошти повинні зберігатися тільки в банку, а їх видача і використання здійснюються відповідно до цільовим призначенням;

2)     платежі здійснюють у безготівковому порядку після відвантаження товарно-матеріальних цінностей, виконаних робіт і наданні послуг або одночасно з ними. Попередня оплата припускається лише у випадках передбаченим законодавством і обліковою політикою організації;

3)     платежі здійснюються за згодою (акцептом) платника або по його дорученню, без згоди — тільки у випадку передбаченим чинним законодавством;

4)     платежі здійснюються за рахунок власних коштів платника або за рахунок кредитів банку;

5)     списання з рахунку коштів в обсязі, достатнім для задоволення всіх пред’явлених до організації вимог, здійснюється в порядку надходження розпоряджень клієнта й інших документів на списання;

6)     недостатність коштів на рахунку організації для задоволення всіх пред'явлених вимог обумовлює списання цих засобів шляхом застосування встановлення черговості платежів.

Погашення вимог у порядку календарної черговості надходження документів передбачає задоволення цих вимог шляхом списання коштів, що відноситься до однієї черговості.

Список використаних джерел

1.     Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 № 72.

2.     Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» (с изменениями и дополнениями, внесенными указами Президента Украины от 11 марта 1996 года № 173/96, от 15 июля 1997 года № 646/97, от 3 сентября 1997 года № 949/97, от 11 мая 1999 года № 491/99 (Указом Президента Украины от 11.05.99 г. Л/с 491/99 Указ изложен в новой редакции), от 26 июля 2000 года № 920/2000, от 7 сентября 2001 года № 802/2001

3.     АВЕРС — Бухгалтерия. Наличное обращение: расчеты в кассах предприятий, через ЭККА и товарно-кассовые книги.— Д.: «Баланс Клуб», 1998.

4.     Ефимова О.В. // Как анализировать финансовое положение предприятия. — М.: 1994.

5.     Ефимова О.В. // Финансовый анализ. — М.: Бухгалтерский учет, 1996.

6.     Конотоп В.И., Дорошенко В.Ю. Политическая экономия. Опорный конспект лекций: Учебное пособие.— Донецк: «КИТИС», 2000

7.     Налоги и бухгалтерский учет 25 февраля 2002 / №4 (52) Операции с наличными В. Матвеева

8.     Налоги и бухгалтерский учет. Валютные операции.— Фактор: № 3 (69) март, 2002.

9.     Потемкина В.М. Финансы предприятий: Учебное пособие.— Донецк: «КИТИС», 2000.

10.   Р. Казакова. Денежные средства. Расчеты.— К.: Новая бухгалтерия 2001.

11.   Савченко О. Кассовые операции.— Харьков: Фактор, 2001.

12.   Сердюк В.Н. Бухгалтерский учет: Учебно-практическое пособие. — 4-е изд.— Донецк: ДонНУ, 2002.

13.   Финансы. Денежное обращение. Кредит: Учебник для вузов / Л.А. Дробозина, Л.П. Окунева, Л.Д. Андросова и др.; Под ред. проф. Л.А. Дробозиной. — М.: Финансы.

14.   Шишкин А.К., Микропов В.А., Дышкант И.Д. // Учет, анализ, аудит на предприятии.— М.: ЮНИТИ, 1996 г.

[1] 3 роки — відповідно до Переліку типових документів, що утворяться в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із указівкою термінів збереження документів, затвердженій наказом Головного архівного керування при КМУ від 20.07.98 № 41.