Організація обліку грошових коштів в касі

Зміст

Вступ

1. Теоретичні основи обліку грошових коштів

2. Організація обліку грошових коштів в касі на прикладі сумської науково-дослідної станції “Семичи”

2.1 Організаційно-економічна характеристика досліджуваного підприємства

2.2 Стан організації обліку готівкових коштів в НДС “Семичи”

2.3 Організація контролю за наявністю і використанням коштів в касі НДС “Семичи”

3. Шляхи вдосконалення обліку грошових коштів в касі

4. Автоматизація операцій по касі в НДС ”Семичи”

Висновки та пропозиції

Список використаної літератури
Вступ

Сьогодні, в умовах переходу до ринкової економіки, створюючи все нові підприємства, необхідними стають підвищення ефективності виробництва на основі впровадження новітніх досягнень і розробок науково-технічного прогресу, ефективних форм господарювання і керівництва виробництвом, активізації підприємництва, ініціативи товаровиробників.

Важлива роль у реалізації цієї задачі приділяється аналізу господарської діяльності підприємства. З її допомогою виробляються стратегія і тактика розвитку підприємства, обґрунтовуються плани й управлінські рішення, здійснюється контроль за Їхнім виконанням, виявляються резерви підвищення ефективності виробництва, оцінюються результати діяльності підприємства, його підрозділів і робітників.

Функціонування підприємства завжди пов'язане зі змінами як у зовнішньому, так і внутрішньому середовищі його діяльності, що обумовлює розробки нових підходів до визначення цільової функції його діяльності, обґрунтуванню економічних передумов досягнення оптимальних розмірів прибутку, що забезпечує конкурентноздатність підприємства на ринку у визначальній перспективі його розвитки.

Від правильної організації фінансового господарства в значному ступені залежить виконання плану випуску продукції, раціональне використання всіх його коштів, ефективність вироблених витрат, своєчасне і повне задоволення зобов'язань і внесення платежів.

Фінансовий стан підприємства безпосередньо залежить від його виробничої діяльності, оскільки витрати на виробництво відшкодовуються від виручки від реалізації виробленої їм готової продукції. Виконання плану по випуску, якості, асортименту і собівартості продукції багато в чому визначає виконання плану по реалізації і прибутку. Перевиконання планових завдань по обсягу реалізації дозволяє збільшити виторг від продажу продукції, одержати більше прибутку і, отже, поліпшити фінансове положення підприємства. Такого ж результату підприємство досягає і при виконанні плану по зниженню собівартості продукції, що випускається: чим менше витрати на виробництво продукції, тим, за інших рівних умовах, вище абсолютний розмір прибутку, а звідси більш стійке фінансове положення підприємства.

Метою даної роботи являється аналіз обліку грошових коштів в касі та розробка шляхів удосконалення організації обліку грошових коштів.

При написанні роботи були вирішені завдання:

1) вивчення законодавчих вимог до організації обліку грошових коштів;

2) вивчення думок сучасних спеціалістів;

3) вивчення стану організації бухгалтерського обліку грошових коштів на досліджуваному підприємстві;

4) розробка шляхів удосконалення по організації і веденню обліку грошових коштів.

Об'єктом дослідження мною було обрана науково-дослідна станція “Семичи” (в діяльності якої присутні декілька галузей господарства), з тією метою, щоб знайти шляхи удосконалення обліку і контролю грошових коштів.

При підготовці до написання роботи нами були розглянуті закони України, нормативні документи міністерств і відомств України, які регламентують грошовий обіг. Крім того, були досліджені думки сучасних російських і українських економістів, бухгалтерів, аудиторів. Була зроблена оцінка відомостей, первинних та зведених документів підприємства, бухгалтерська звітність

При написанні роботи та проведенні аналізу підприємства використані методи порівняння, аналізу, синтезу та інші.

1. Теоретичні основи обліку грошових коштів в касі

Готівково-грошовий рух здійснюється за допомогою різних видів грошей: банкнот, металевих монет, інших кредитних інструментів (векселів, чеків, кредитних карток). Емісію готівки здійснює Національний банк. Він випускає готівку в обіг і вилучає її, якщо вона прийшла в непридатність, а також замінює гроші на нові зразки купюр і монет.

Готівка використовується:

- для кругообігу товарів і послуг;

- для розрахунків не пов`язаних безпосередньо з рухом товарів і послуг, а саме: розрахунків по виплаті заробітної плати, премій, пенсій; по виплаті страхових відшкодувань за договорами страхування; при оплаті цінних паперів і виплат по них прибутку; по платежах населення за комунальні послуги і інше.

Механізми здійснення готівкових операцій регулюються певною законодавчою і нормативною базою. Основними документами, що регламентують порядок використання готівки у вітчизняній економіці, є: Постанова НБУ "Порядок ведення касових операцій у народному господарстві України"[7]; Інструкція НБУ "Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України""[9]. Вони визначають єдині підходи до ведення касових операцій, порядок приймання і видавання готівки з кас підприємств та організацій із застосуванням неодхідних касових документів для оформлення цих операцій (прибуткові та видаткові ордери, касові книги тощо), передбачають забезпечення схоронності цінностей, здійснення контролю за дотриманням касової дисципліни, встановлюють відповідальність суб`єктів господарювання за її порушення тощо.

Вказані документи регламентують також основні принципи організації обігу готівки суб`єктами господарювання:

- обов`язковість для всіх підприємств і організацій зберігання власних грошових коштів у банківських установах;

- вільне одержання всіма клієнтами готівки з власних банківських рахунків без подання необхідних документів;

- здійснення розрахунків як у безготівковому порядку, так і в готівковій формі;

- обмеження розмірів готівки, що перебуває в касах підприємств через установлення їм лімітів залишку готівки в касі;

- можливість використання касового виторгу (поточних надходжень).

Організація обігу готівкових коштів передбачає також забезпечення постійного дотримання правил приймання, схоронності і використання готівки господарством. Підприємства, установи, організації та фізичні особи - суб`єкти підприємницької діяльності, які мають поточні рахунки в установах комерційних банків, повинні зберігати на них свої вільні кошти.

Зберігання коштів підприємств і організацій у банківських установах створює передумови для концентрації готівкових коштів у банківській сфері, забезпечення їх ефективного використання в обороті, гарантування їх схоронності, сприяє більшій оперативності у задоволенні потреб суб`єктів господарювання в готівці для здійснення їхніх чергових платежів та запобігання зловживанням під час витрачання готівки.

Готівково-грошовий обіг - це сукупність платежів, що здійснюються готівкою. В ринковій економіці сфера готівково-грошового обігу є обмежена. Навпаки, для кризової економіки характерним є розширення сфери використання готівки, яка обслуговує в основному тіньовий господарський оборот.

Вільні кошти підприємства повинні обов'язково зберігатись на рахунках банку і лише незначна їхня частина - у касі підприємства.

Каса - це самостійний структурний підрозділ підприємства, призначений для зберігання наявних коштів і грошових документів, проведення розрахунків наявними. Матеріальна відповідальність за зберігання коштів і здійснення касових операцій покладена на касира, із яких укладають договір про матеріальну відповідальність у формі зобов'язань касира (або другої уповноваженої особи).

Касові операції (надходження готівки в касу і видача з неї) здійснюється на підставі «Порядку ведення касових операцій у національної валюті України».

Каса - це самостійний структурний підрозділ підприємства, призначений для зберігання наявних коштів і грошових документів, проведення розрахунків наявними. Матеріальна відповідальність за зберігання коштів і здійснення касових операцій покладена на касира, із яких укладають договір про матеріальну відповідальність у формі зобов'язань касира (або другої уповноваженої особи).

Готівка може бути одержана з установ банків підприємствами для розрахунків з населенням: на оплату праці, для грошових виплат та заохочень, купівлі-продажу цінних паперів, виплати дивідендів (процентів), інших виплат населенню, що не входять до складу коштів, спрямованих на споживання, допомогу, компенсації, гонорари, стипендії, пенсії, витрати на відрядження, закупівлю сільгосппродукції та продуктів її переробки, тваринницької та рослинницької сировини, дикорослих плодів і ягід, лікарських рослин, макулатури, склотари, брухту, на страхові відшкодування населенню у разі настання страхових випадків, ломбардам, що здійснюють виключно ломбардні операції, у розмірах згідно з чинними нормативними актами.

Для підприємств, організацій і установ встановлено єдиний порядок приймання грошей у каси, їх зберігання, транспортування і видачі, єдині вимоги щодо технічного укріплення і обладнання приміщень кас підприємств, оформлення касових документів, ведення касової книги, проведення ревізії каси і контролю за дотриманням касової дисципліни.

Установи банків повинні постійно контролювати дотримання всіма господарськими суб`єктами правил ведення касових операцій.

Касові операції (надходження готівки в касу і видача з неї) здійснюється на підставі «Порядку ведення касових операцій у національної валюті України», затвердженого постановою Правління Національного банки України № 21, із змінами і доповненнями, внесеними постановою Правління НБУ.

Надходження коштів у касу оформляють прибутковими касовими ордерами типової форми № КО-1 (додаток 1). У випадку, якщо гроші надходять от фізичних осіб, то обов'язково видається квитанція зі штампом або пресою з підписом головного бухгалтера і касира. З 1.03.2009 року, прибутковий касовий ордер став бланком суворої звітності. Цей бланк суворої звітності виписується в одному примірнику, реєструється під типографським номером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, типова форма № ДО (додаток 3), затверджена розпорядженням Мінстату України от 15.10.2006 року № 51 робітниками бухгалтерії, підписується головним бухгалтером або уповноваженим на це особою і передається у касу підприємства.

Видачу грошей із каси оформляють видатковими касовими ордерами типової форми № КО-2 (додаток 2), що підписують касир, головний бухгалтер і керівник підприємства.

У прибуткових ордерах указують: від кого, за що і на які цілі отримані гроші, а у видаткових - кому, за що і для яких цілей вони видаються. У ордерах також проставляють рахунки, що використовуються, на яких повинні бути відбиті операції і зазначені виправдувальні документи, що послужили підставою для упорядкування ордерів: чеки, авансові звіти, заяви й ін.

Касові операції здійснюються на підставі правильно оформлених документів. Як уже було зазначено вище, надходження в касу і видачу коштів підприємства оформляють прибутковими і видатковими касовими ордерами, що виписує бухгалтерія.

Касові ордери передаються до виконання касиру підприємства безпосередньо бухгалтером, але не через особу, що одержує або вносить гроші. Касир, що одержав із бухгалтерії ордери, зобов'язаний перевірити слушність їхнього оформлення, наявність і відповідність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші в касу, видається квитанція. При видачі грошей по видатковому касовому ордеру окремій особі, касир вимагає пред'явлення документів, що підтверджують особистість одержувача. Такими документами являються паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення при наявності на ньому фотографії й особистого підпису власника. Прибуткового касові ордера, квитанції до них, а також видаткового касові ордера заповнюються бухгалтерією чітко і ясно, без яких-небудь підчищень або виправлень.

Прибуткові і видаткові касові ордера до передачі їх у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації касових ордерів, де їм присвоюється порядковий номер (наростаючи з початку року).

Всі надходження і видачі наявних коштів по прибуткових і видаткових касових ордерах касир записуються в касової книзі (додаток 4). На підприємстві ведеться тільки одна касова книга, у якій касир відбиває наявність і рух коштів. Записи в касовій книзі здійснюють по кожному прибутковому і видатковому ордеру. Але якщо в організації або на підприємстві є інші види валют, крім національної, то касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.

Всі касові ордера касир підписує, а прикладені до них документи щоб уникнути повторного їхнього використання погашають штампом або підписом від руки «Отримано» або «Сплачено» із позначенням дати. Записи в касовій книзі здійснюються під копірку, тобто в двох примірниках. Другий примірник служить звітом для касира. Наприкінці робочого дня касир підраховує результати оборотів по приходу і видачі коштів і визначає залишки на кінець дня. Перші відривні листи, що є звітом касира, разом із прибутковими і видатковими ордерами і прикладеними до них виправдувальними документами касир передає бухгалтерії під розписку в касової книзі. Бухгалтер перевіряє слушність оформлення касових ордерів, їхнє обґрунтування, виконання записів у касової книзі і виведеного залишку в ній на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр рахунків, що використовуються.

* найбільше важливими вимогами оформлення й обліку касових операцій являються: негайний запис кожної здійсненої касової операції в касову книгу, щоденне визначення результатів у цій книзі і залишків касиром під розписку бухгалтеру касових документів;

* виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, дотримання послідовності нумерації і реєстрації цих документів у реєстрі і передача їх для виконання касиру;

* погашення касиром спеціальним штампом касових документів щоб уникнути повторного їхнього використання;

* установлення розпорядженням керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по неоформлених документах.

* кількість грошей у касі, так званий ліміт, повинна бути обмежена і встановлюється банком. Ліміт залишку наявних коштів у касі встановлюється в розмірі, необхідному для виплати невідкладних витрат.

Підприємства самостійно визначають ліміт наявних у їхніх касах і розрахунки потреб наявної маси з урахуванням їхньої виробничої необхідності і розміщення.

З метою контролю головний бухгалтер не рідше одного разу на місяць повинний перевіряти наявні кошти в касі, складати акт (додаток 5) і доповідати керівнику підприємства. Керівник підприємства відповідає за зберігання готівки, правильне і доцільне їхнє використання. Відповідно до підпункту «р» пункту 73 Інструкції № 4 і пункту 7 Порядку № 21 підприємства не мають права використовувати кошти, отримані в банку, на інші цілі, крім тих, що зазначені в чеку.

У випадку використання наявних коштів, отриманих у банку, не по цільовому призначенню, до підприємства відповідно до Указу № 436 застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу в розмірі витрачених сум.

Касові документи варто зброшурувати окремо від бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію, і при здачі в бухгалтерський архів необхідно фіксувати в архівній книзі факт прийняття касових документів.

Бухгалтерія після одержання звіту касира робить перевірку обґрунтованості всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює журнал-ордер № 1 із кредиту рахунку 30 «Каса» у дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків із працюючими, із підзвітними особами й ін. наприкінці місяця в журналі-ордері № 1 і відомості № 1 підраховують прихід і витрати коштів і визначають на перше число такого місяця залишок грошей у касі, що повинний бути рівнозначним показнику у касовій книзі.

Відповідно до інструкції з журнально-ордерної форми обліку необхідно використовувати журнал-ордер № 1 і відомість № 1.

Підсумкові дані записують у головну книгу.

Для обліку залишків і руху наявних коштів у бухгалтерії Ткаченко Н.М. [12] рекомендує використовувати активний рахунок 30 «Каса» із такими субрахунками (по старому Плану рахунків):

Сума розрахунків наявними коштами одного підприємства (приватного підприємця) із другим протягом дня не повинна перевищувати 10000 грн. по одному або декільком платіжним документам. У випадку здійснення розрахунків наявними коштами одного підприємства з другим понад установлену суму відповідальність за дане порушення несе підприємство-покупець [14]. Сума перевищення одноразово включають розрахунково в суму фактичного залишку готівки в касі платника на кінець дня з подальшим порівнянням отриманої суми з установленим лімітом залишку готівки каси [15]. Якщо ліміт залишку готівки в касі перевищений, до підприємства застосовується фінансова санкція у виді штрафу в дворазовому розмірі виявленої понадлімітної готівки [13].

По Плану рахунків бухгалтерського обліку рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства [16]. Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті"

302 "Каса в іноземній валюті"

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валюти тощо) відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

Таблиця 1. Типові проводки, які застосовуються при обліку операцій на рахунку 30 "Каса"

№ з/п	Зміст операції	Сума	Кореспонденція рахунків
			Дт	Кт
1	2	3	4	5
Надходження грошових коштів до каси
1	Довгострокові фінансові інвестиції	50,00	30	14
2	Капітальні інвестиції	302,00	30	15
3	Довгострокова дебіторська заборгованість	50,00	30	16
4	Каса	200,00	30	30
5	Рахунки в банках	4720,00	30	31
6	Короткострокові векселі одержані	7000,00	30	34
7	Розрахунки з покупцями та замовниками	602,00	30	36
8	Розрахунки з різними дебіторами	830,00	30	37
9	Пайовий капітал	91,00	30	41
10	Вилучений капітал	9000,00	30	45
11	Цільове фінансування і цільові надходження	1000,00	30	48
12	Довгострокові позики	923,00	30	50
13	Довгострокові зобов'язання за облігаціями	564,00	30	52
14	Інші довгострокові зобов'язання	100,00	30	55
15	Короткострокові позики	5000,00	30	60
16	Розрахунки з постачальниками та підрядниками	457,00	30	63
17	Розрахунки з оплати праці	66,00	30	66
18	Розрахунки по іншим операціям	786,00	30	68
19	Доходи майбутніх періодів	24,00	30	69
20	Доходи від реалізації	7000,00	30	70
21	Інший операційний дохід	602,00	30	71
22	Інші фінансові доходи	830,00	30	73
23	Інші доходи	91,00	30	74
24	Надзвичайні доходи	9000,00	30	75
25	Страхові платежі	1000,00	30	76
26	Інші витрати	923,00	30	97
Вибуття грошових коштів з каси
27	Довгострокові фінансові інвестиції	1000,00	14	30
28	Капітальні інвестиції	923,00	15	30
29	Каса	564,00	30	30
30	Рахунки в банках	100,00	31	30
31	Інші кошти	5000,00	33	30
32	Поточні фінансові інвестиції	50,00	35	30
33	Розрахунки з покупцями та замовниками	302,00	36	30
34	Розрахунки з різними дебіторами	50,00	37	30
35	Витрати майбутніх періодів	200,00	39	30
36	Пайовий капітал	4720,00	41	30
37	Вилучений капітал	7000,00	45	30
38	Неоплачений капітал	602,00	46	30
39	Цільове фінансування і цільові надходження	830,00	48	30
40	Довгострокові позики	91,00	50	30
41	Довгострокові векселі видані	9000,00	51	30
42	Довгострокові зобов'язання за облігаціями	1000,00	52	30
43	Довгострокові зобов’язання з оренди	923,00	53	30
44	Інші довгострокові зобов'язання	77,00	55	30
45	Короткострокові позики	297,00	60	30
46	Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями	458,00	61	30
47	Короткострокові векселі видані	455,00	62	30
48	Розрахунки з постачальниками та підрядниками	100,00	63	30
49	Розрахунки за страхуванням	665,00	65	30
50	Розрахунки з оплати праці	789,00	66	30
51	Розрахунки з учасниками	10,00	67	30
52	Розрахунки по іншим операціям	45,00	68	30
53	Доходи майбутніх періодів	7642,00	69	30
54	Страхові платежі	568,00	76	30

Для відображення в бухгалтерському обліку здійснених касових операцій використовуються визначені первинні документи, облікові регістри і форми фінансової звітності.

1. Первинні документи:

-  прибуткового касові ордера; видаткового касові ордера;

-  квитанції на внесок наявними в банк;

-  корінці чекової книжки;

-  розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості;

-  трудові угоди;

-  акти інвентаризації каси;

-  звіти про відрядження, чеки на придбання ТМЦ за готівку (як правило, на малих підприємствах).

2. Облікові регістри:

-  журнал реєстрації первинних документів по касі;

-  касова книга;

-  звіт касира;

-  журнал-ордер № 1 й відомість № 1;

-  головна книга.

3. Звітні документи:

-  баланс підприємства.

В роботі питанню обліку касових операцій виділена велика увага, тому що каса є на будь-яких підприємствах і являється предметом особливого контролю з боку державних органів.

Як ми бачимо, облік касових операцій достатньо жорстко регламентований законодавством при тому, що документообіг при вчиненні цих операцій дуже ємний.