Организация хранения и отпуска запасов на ЗАО «ЗЖБИ-25»

2.2. Организация хранения и отпуска запасов на ЗАО «ЗЖБИ-25»

 

Под отпуском сырья, материалов, топлива, электроэнергии в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции. Получение материалов со склада осуществляется только при участии кладовщика.

Как было сказано выше все материалы хранятся на трех складах. В связи с тем, что предприятие не большое за всеми материалами следит один кладовщик. На складах создана система пожарной безопасности. ГСМ хранятся в специальных емкостях. Склад ГСМ оснащен ящиком с песком и огнетушителями. Цемент и песок хранится в специальных ямах, где поддерживается определенная температура.

В обязанности кладовщика входят следующие функции:

-     осуществляет прием, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов;

-     обеспечивает сохранность товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

-     следит за наличием и сохранностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт;

-     организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда;

-     обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита;

-     участвует в инвентаризации товарно-материальных ценностей;

-     контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности.

Отпуск материалов в производство осуществляется через заявки. Начальник цеха подает заявку главному инженеру. После утверждения он подает ее в бухгалтерию. В бухгалтерии выписывается требование на отпуск материалов. Каждое требование регистрируется в книге регистрации требований. С этим требованием начальник цеха идет на подпись к главному инженеру и главному бухгалтеру. После подписания идет к кладовщику, где выдается соответствующий материал, который сразу поступает в производство. Если получается ГСМ, то либо заправляется автомобиль, либо отдается в компрессорную.

Продукция – готовые изделия хранятся в цехе на специально отведенной площадке. Данная площадка оснащена погрузочно-разгрузочными кранами. Отпуск изделий происходит прямо из цеха. Отпуск продукции происходит на основании отгрузочного талона, который предварительно выписывается покупателю в бухгалтерии. Вместе с погрузочным талоном покупателю выдается пропуск для въезда на территорию завода. При выезде охранник проверяет соответствие груза с пропуском на выезд.

Мало потребляемые изделия хранятся на площадке возле здания цеха под навесом. Продукция завода обладает такими свойствами, что может хранится на открытом воздухе, поэтому особых условий для ее хранения не нужно. Тем более, что она очень тяжелая, что говорит о том, что унести ее нельзя.

2.3. Процедуры внутреннего контроля в области хранения запасов

 

Основными объектами внутреннего контроля являются:

-     заказ запасов;

-     получение запасов;

-     регистрация запасов;

-     хранение запасов;

-     отпуск запасов.

1.На стадии поступления заказа главной операцией является учет всех необходимых потребностей для более эффективной работы предприятия. Заказ поступает в отдел снабжения. Снабженцы формируют портфель заказов, и совершаю следующие действия:

1. Поступивший заказ регистрирует в книге учета заказов из производства.

2.     Просматривают договора с поставщиками, с которыми заключены договора на длительный срок на поставку материалов. Учитывают количество материалов, которое поступит от этих поставщиков, на недостающее количество ищут новые каналы.

3.     Ищутся каналы перечисления денежных средств поставщикам или способы расчета сними.

4.     В случае предварительной оплаты материалов необходимо перечислить соответствующую сумму на счет поставщика.

Должностные лица предприятия участвующие на стадии формирования заказа:

1.   Главный экономист

2.   Главный инженер

3.   Начальник цеха

4.   Начальник отдела снабжения

5.   Снабженец

Документы, формируемые на стадии формирования заказа:

1.   План производства продукции

2.   Заказ материалов

3.   Книга учета заказов

4.   Договора с поставщиками

5.   Производственно-технические нормы

2. Поступление материалов может происходить либо по железной дороге, либо автомобильным транспортом поставщика, либо само вывоз. В любом из этих случаев работник отдела снабжения должен иметь доверенность, которую предварительно получает в бухгалтерии. Каждая доверенность регистрируется в книге выданных доверенностей.

У поставщика доверенность обменивается на товар, к которому прилагается соответствующие документы (накладная на отпуск, товарно-транспортная накладная, акт и др.).

На заводе работник снабжения сдает документы и материалы кладовщику, который принимает их по количеству.

Должностные лица предприятия участвующие на стадии получения запасов:

1.   Кладовщик

2.   Снабженец

3.   Бухгалтер материальной группы

Документы, формируемые на стадии получения запаса:

1.   Доверенность

2.   Накладная

3.   Счет фактура

4.   Книга регистрации счетов фактур

4.   После принятия материалов на склад кладовщик выписывает приходный ордер и передает его в бухгалтерию. Снабжение передает в бухгалтерию счет фактуру, на основании которой закрывается доверенность. Бухгалтер проверяет соответствие данных приходного ордера со счет фактурой. Регистрация счетов фактур происходит в реестре за соответствующий месяц по поступившим материалам. Затем бухгалтер вносит данные счета и приходного ордера в компьютер для регистрации поступления материалов.

Должностные лица предприятия участвующие на стадии регистрации запасов:

1.   Снабженец

2.   Кладовщик

3.   Бухгалтер материальной группы

Документы, формируемые на стадии регистрации запасов:

1.   Приходный ордер

2.   Счет фактура

3.   Реестр

5. Все запасы хранятся в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.

Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением запасов состоят в следующем:

-     требуемое количество материалов определяется точно, а не приблизительно;

-     подобран квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;

-     на складе только точное измерительное оборудование.

Для предотвращения случаев потерь запасов по причине устаревания, порчи, случайной гибели проводятся следующие меры:

-     создана система пожарной сигнализации и приобретено пожарное оборудование;

-     создана специальная температура для хранения цемента и песка;

-     проверяется срок годности материалов и готовой продукции;

-     регулярно подсчитываются израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних ТМЦ;

-     регулярно проводится проверка наличия ценностей, т.е. инвентаризация.

 Должностные лица предприятия участвующие на стадии хранения запасов:

1.   Кладовщик

2.   Начальник цеха

3.   Охранник

Документы, формируемые на стадии хранения запасов:

1.   Инвентаризационные описи

2.   Сличительная ведомость

3.   Ведомость по счету 10

6. Отпуск материалов со склада осуществляется на основании требования на отпуск материалов. Для получения требования начальник цеха пишет заявку, утверждает ее у главного инженера. С требованием начальник цеха идет к кладовщику, который отпускает ему материалы, забирает при этом требование. В конце месяца кладовщик составляет отчет и прикладывает к нему приходные ордера и требования, а начальник цеха тоже составляет отчет, прикладывая требования и акт на списание материалов.

После того, как материалы кладовщик отпустил со склада, они поступают в цех, откуда непосредственно в производство. На расход материалов из цеха составляется акт на списание материалов, который утверждается главным инженером и членами постоянно действующей комиссии.

В случае продажи материалов на сторону кладовщик отпускает их на основе расходной накладной.

Расход ГСМ происходит по специальным заявкам которые подписывает генеральный директор.

Должностные лица предприятия участвующие на стадии отпуска запасов:

1.   Бухгалтер материальной группы

2.   Кладовщик

3.   Начальник цеха

4.   Главный инженер

Документы, формируемые на стадии отпуска запасов:

1.   требование

2.   Заявка на получение материалов

3.   Материальный отчет

4.   Акт на списание материалов

5.   Заявка на получение ГСМ

6.   Акт на списание ГСМ

7.   Производственно технический отчет

Глава 3. Организационная модель аудиторской оценки эффективности процедур внутреннего контроля в области хранения запасов

3.1.     Направления внутреннего аудита в области хранения запасов

 

Преимущественные направления внутреннего контроля хранения запасов заключаются в следующем:

-     применяются меры снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;

-     существуют гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;

-     обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;

-     в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы отражены в правильной оценке;

-     достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

1. наличие должностным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;

 2. размещение материалов по секциям складов, а внутри них – по отдельным группам таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;

3. оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое переосвидетельствование и клеймение;

4. внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;

5.   сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

6. организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;

7. установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;

8.   определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

3.2. Оценка состояния внутреннего контроля внутренним аудитором

Для оценки состояния внутреннего контроля в области хранения запасов необходимо ответить на следующие вопросы:

1.   Возможны ли хищения и необоснованные потери на предприятии?

Хищение запасов возможно, лишь в очень редких случаях, так как все склады охраняются и тем более они оснащены сигнализацией. Необоснованные потери запасов практически исключены, так как завод использует такие материалы, которые не портятся и при правильном условии хранения не теряют своих свойств. Исключения составляет цемент и песок. Они обладают такими свойствами, что может выветриваться. Поэтому они периодически списывается в пределах норм.

2.   Надежны ли помещения на которых хранится готовая продукция?

Склады на которых хранятся товары надежны. Они оснащены сигнализацией, а все остальные стихии им не подвластны по тому, что продукция может хранится даже на открытом воздухе.

3.   Могут ли использоваться запасы без должного отражения в учете?

Запасы могут быть использованы без должного отражения в учетных регистрах, так как это такое производство где нельзя произвести контрольный запуск сырья и материалов.

Состояние внутреннего контроля можно оценить как среднее, так как предприятие занимается таким видом деятельности, что проследить за сохранность материалов до деталей не возможно.