Документы делового общения

Государственный комитет Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ПОТОКОЛ

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И., начальник отдела систем документиро­ва­ния ВНИИДАД Соколова А.Н., заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К.

Повестка дня:

1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол».

Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС Сухарева В.И.

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Сухарева В.И. – о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Балакирев П.С. – Формуляр протокола построен на основе единой схемы (форму­ля­р-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рацио­наль­ной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными ор­га­ни­за­циями. Предложил утвердить стандарт и ввести его в действие с 1 января 2005

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить проект стандарта «Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие – 1 января 2005 года.

2. СЛУШАЛИ:

Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информа­цией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.

ВЫСТУПИЛИ:

Петров Е.Я. – проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.

Ткаченко В.В. – стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04.

2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н.

Председатель

Секретарь

личная подпись

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

В дело 13-10

подпись Резун Б.В.

15.03.04

Государственный комитет Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ВЫПИСКА ИЗ ПОТОКОЛА

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И., начальник отдела систем документиро­ва­ния ВНИИДАД Соколова А.Н., заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К.

Повестка дня:

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

2. СЛУШАЛИ:

Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информа­цией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04.

2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н.

Председатель

Секретарь

личная подпись

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

ВЕРНО

секретарь

подпись

Б.В. Резун

16.03.04

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

АКТ – справочно-информационный документ в системе организационно-распорядительной документации. Он содержит информацию, необходимую для разработки и принятия управленческого решения, и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов.

В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей – ликвидации, проверки, экспертизы, приёма-передачи, инвентаризации, списания, аварии, сдачи-приёма работы и т. п., которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона, трафарета и даже унифицированной утверждённой формы.

Но общие правила составления и оформления и формуляр акта остаются едиными.

Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечётным.

Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации (приказе руководителя, распоряжениях заместителей руководителя и главных специалистов).

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.

Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами, инспекторами пожарного надзора, аудиторами и финансовыми консультантами, имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих органов (архивной, налоговой, торговой, административно-технической и других инспекций).

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояний, событий. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.

Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (продольном или угловом).

В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа, название вида документа (АКТ); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф утверждения.

Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.

Регистрационные номера актов обычно проставляются при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т. п.). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.

Реквизит «место составления» содержит название географического пункта, в котором реально состоялось событие, зафиксированное в акте, и где реально работала комиссия.

Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления». Он отвечает на вопрос «О чём?», начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отлагательного существительного. В заголовке акта обычно отражается цель его составления, цель работы комиссии:

О списании оборудования

полиграфической лаборатории

О выделении документов и дел

к уничтожению

О приёме-передаче дел по

должности бухгалтера-

операциониста

Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введение – изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержится выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт.

Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав её членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка.

Например:

Основание: приказ генерального директора от 10.03.04 №42 «Об обеспечении сохранности документального фонда акционерного общества БиГ»

Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через межстрочный интервал от левого поля.

Характерный оборот текста «Составлен комиссией:» располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием.

Составлен комиссией:

Председатель

- исполнительный директор Прохоров И.О.

Члены комиссии: