Управляющий делами Баринов П.Е.;

1 Управляющий делами Баринов П.Е.;

2 Член Совета директоров Воронин С.Д.

Через 2 межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей её членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых случаях в актах полные названия должностей, т. е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1.5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей.

Во вводной части акта также могут быть указанны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т. п.).

Например:

Присутствовали: заведующий архивом Журавлёв Л. А.

Подобная формализация вводной части текста акта делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что …», который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен.

Констатирующая часть текста, отражающая существо и результаты работы комиссии, представляет собой сплошной связной текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.

Например:

15 марта 2004 г. комиссия провела экспертизу (проверку, приём-передачу дел по должности и т. п.);

16 марта 2004 г. инспектор отдела кадров Иванов И. И. сдал, а секретарь генерального директора Васильева В. В. приняла дело по должности инспектора отдела кадров фирмы «Салют».

Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста. С красной строки указывается: «Составлен в … экземплярах:», а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре дел) или адресат, которому направлен экземпляр акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в дело № 03-12;

2 экземпляр – в Совет директоров;

3 экземпляр – в Управление по работе с персоналом.

При наличии приложений к акту ссылка на них даётся в конце текста перед подписями.

Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается.

Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается.

Например:

Председатель комиссии

И.А.Морозов

Члены комиссии

О.В.Аверина

Т.Г.Болотова

Н.В.Носов

В.С.Сидоров

Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем предприятия и организации, или его заместителями, по указанию, приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия, а также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в ГОСТе.

УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания Правления

20.03.04 №2

Закрытое акционерное

Общество Издательство

«Дивина»

УТВЕРЖДАЮ

Коммерческий директор

(личная подпись) В.П.Сидоров

АКТ

21.03.04

№3

Москва

О пересортице и недостаче

печатной продукции

Основание: устное распоряжение коммерческого директора от 20.03.04

Составлен комиссией:

Председатель – старший товаровед коммерческого отдела Рогова В.И.

Члены комиссии:

Экспедитор склада Суриков А.П.

Директор магазина Сухов Д.В.

20 марта 2004 г. со склада печатной продукции в магазин издательства «Дивина» поступило 100 пачек печатной продукции по товарно-транспортной накладной № 025 15627.

При поэкземплярной проверке литературы было установлено:

1. По сводной накладной № 1318 значится 100 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 50 тыс. руб.

2. Фактически магазином получено 50 экземпляров книги Альбова А.С. на сумму 225 тыс. руб. и 50 экземпляров романа Хейли А. «Колёса» на сумму 15 тыс. руб.

3. Образовалась пересортица товарных фондов магазина и недостача в сумме 10 тыс. руб.

Комиссия считает необходимым в трёхдневный срок доставить со склада издательства в магазин недостающие 50 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 25 тыс. руб. и накладную на полученные экземпляры книги А.Хейли.

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в дело № 06-11;

2 экземпляр – на склад печатной продукции;

3 экземпляр – в магазин издательства.

Председатель комиссии

(личная подпись)

В.И.Рогова

Члены комиссии

(личная подпись)

(личная подпись)

А.П.Суриков

Д.В.Сухов

Письмо-благодарность

В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

ОАО «Пром»

Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул. Попова, 11

тел (095) 22 36 15

от 28.03.2002 № 1-78

на №__178 от 25.03.2002

Уважаемый Петр Иванович!

Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования, за которое мы Вам признательны.

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор

Н.Н. Лядов

Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Введение

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям- референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт – ГОСТ Р 6.30-97 «Требование к оформлению документов». Само название стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов. Следует помнить, что стандарт распространяются на «предприятия, организации и их объединения, независимо от организационно-правовой формы и виды деятельности».

Доверенность

Общеизвестно, что сотрудник не вправе совершать ряд действий от имени организации, где он трудится, без наличия у него определенных полномочий на их совершение.

Такие полномочия вытекают из закона, иных нормативных актов, либо доверенностей.

В последнее время различные организации все чаще и чаще используют доверенность в своей повседневной практической деятельности. Но, как показывает опыт, что порой приводит к неблагоприятным для организаций последствиям.

Рассмотрим оформление тех доверенностей, которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их имени и в их интересах.

Определение доверенности содержит часть 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемым одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

На основании доверенности поверенное лицо (тот есть то, кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица выдавшего доверенность – доверителя – определенных действий.

Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий, которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей. Так, генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-доверителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени (например, представительство по всем делам в арбитражном или общем судах; получения товарно-материальных ценностей, регулярно поступающих в адрес организации и т. д.). На основании разовой доверенности допустимо совершение поверенным какого-либо конкретного юридического действия (например, представительство в арбитражном суде по одному конкретному делу, либо получение каких-то документов).

В соответствии с действующим гражданским законодательством, выдача доверенности является сделкой, и к организации, ее совершающей, предъявляются все требования, какие существуют в отношении участвующих в сделках лиц.

Организация-доверитель должна в обязательном порядке обладать гражданской правоспособностью, т.е. иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в ее учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности. Доверитель имеет право в любой момент отменить действия доверенности. В этом случае он обязан известить об этом поверенного, а также всех тех лиц (организаций, граждан) для представительства перед которыми выдана доверенность. При прекращении доверенности поверенный должен возвратить доверенность. Часто встречается, что доверитель и поверенный заключают между собой соглашение об обязательстве доверителя не отменять действие доверенности до истечения срока ее действия. Скажу сразу, такое соглашение не имеет юридической силы, и обязательство доверителя не влечет никаких правовых последствий.

Поверенный в рассматриваемой нами ситуации в большинстве случаев выступают сотрудники организации-доверителя, но доверенности могут выдаваться и другим лицам, не связанным с организацией трудовыми отношениями, а также и организациям.

Поверенный также должен обладать гражданской правоспособностью и дееспособностью. Надо отметить, что поверенный не может совершать определенные действия от имени доверителя, если он не имеет право совершать их самостоятельно. Поверенному в ряде случаев требуется специальное разрешение (лицензия) на совершение ряда действий, для совершения которых законодательство требует наличие такого разрешения (лицензия).

Поверенный в соответствии с п. 3 ст. 182 ГК РФ не может совершать сделки от имени доверителя ни в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства (когда лицо постоянно и самостоятельно представительствует от имени предпринимателей при заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности).

Следует отметить, что поверенный не вправе выходить за пределы полномочий, предоставленных доверенностью. Сделка, заключенная с превышением полномочий, считается заключенной от имени и в интересах самого поверенного, если только организация-доверитель впоследствии не одобрит её.

Действие доверенности прекращается в следующих случаях:

Истечения срока доверенности;

Отмены доверенности лицом, выдавшим её;

Отказ лица, которому выдана доверенность;

Прекращение (ликвидации или реорганизации) юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

Прекращение юридического лица, которому выдана доверенность.

Рассмотрев ряд общих вопрос, касающихся доверенности, перейдем теперь непосредственно к порядку её оформления.

При оформлении, секретарю важно неукоснительно соблюдать требования, предъявляемые к форме доверенности. Ст. 185 ГК РФ предусматривает письменное исполнение доверенности. То есть секретарь должен составить доверенность в форме письменного документа. Обычно, для этого используется фирменный бланк организации, содержащий указание на её организационно-правовую форму и наименование, а также основные реквизиты (почтовый адрес, телефоны, банковские реквизиты). Но возможно использование и просто листа бумаги с оттиском углового штампа организации.

Для наиболее часто используемых доверенностей, а также для тех, формы которых утверждены государственными органами, существуют типографски исполненные бланки (доверенности на право получения товарно-материальных ценностей и денежных средств др.), что позволяет правильно их оформить, избежав различного рода ошибок.

В тексте доверенности обязательно должны быть прописью указаны место и дата ее составления (подписания). Например, «г. Москва, двадцать первое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года». Следует отметить, что если в доверенности отсутствует дата ее совершения, то такая доверенность в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ признается ничтожной, т.е. не имеющей юридической силы с момента выдачи.

Следующим моментом, который необходимо отразить в доверенности, является срок её действия. Такой срок может быть различным – от нескольких дней (при совершении каких –либо разовых действий) до трех лет. Выдача доверенностей на более длительный срок гражданским законодательством Российской Федерации запрещена! Срок действия может быть определен конкретной датой («действует до 8 мая 1999 г.») или же определенным промежутком времени с момента ее выдачи («в течение 1 года со дня выдачи»). Если в доверенности по каким-то причинам не указан срок ее действия, то в соответствии опять же с п.1 ст.186 ГК РФ такая доверенность имеет силу в течение одного года со дня ее совершения. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указаний о сроке её действия, сохраняет силу до её отмены доверителем. По правилам, срок действия доверенности указывается в ее конце.

В доверенности необходимо отразить полное наименование организации-доверителя, ее местонахождение, а также фамилию, имя, отчество (а в необходимых случаях и занимаемую должность) поверенного. Не лишним будет отразить паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность поверенного. Если поверенным является юридическое лицо, указывается его полное наименование.

В доверенностях на имя адвоката указывает его место работы (адвокатскую фирму, юридическую консультацию).

Правильность изложения секретарем полномочий поверенного крайне важна. Полномочия – это указание на те действия, которые поверенный имеет право совершать от лица доверителя. Полномочия излагаются предельно четко, максимально конкретно во избежании в дальнейшем различного рода противоречий.

В зависимости от объектов сделок, осуществляемых через представителей, доверенности имеют свои особенности. Гражданское законодательство требует, чтобы в доверенности на совершении дарения представителем был назван предмет дарения (автомашина, строение и т.д.), а также одаряемый. (Замечу, что дарение запрещается в отношениях между коммерческими организациями, за исключением обычных подарков, стоимость которых не более пяти минимальных размеров оплата труда). В доверенности должны быть отдельно оговорены полномочия поверенного по передаче недвижимого имущества (т.е. подписание соответствующего акта сдачи-приемки или иного документа) по договору купли-продажи или обмены. Такие полномочия возможно оформить и самостоятельной доверенностью.

Отдельная оговорка требуется и для права поверенного, представляющего организацию в арбитражном и общем судах, окончание дела миром, признания или отказ полностью или частично от исковых требований, изменения предмета иска, обжалования решения суда, получение исполнительного листа.

Следующим шагом является указание на то, могут ли полномочия по настоящей доверенности быть переданы другим лицам, (т.е. передоверие).

Далее следует указание на срок действия доверенности, о котором подробно говорилось.

Ни в коем случае нельзя после срока действия доверенности дописывать какие-либо дополнительные полномочия поверенного. Такая доверенность не будет иметь юридической силы!

Теперь о том, за чьей подписью выдаются доверенности от имени организации.

Гражданское законодательство определяет, что от имени юридических лиц доверенности подписываются руководителем (генеральным директором, председателем Правления и т.д.), возможно также возложение полномочий по подписанию доверенностей на какое-либо другое должностное лицо (например, Вице-президент), но с условием, что таковые полномочия отражены в учредительных документах организации.

Ряд доверенностей должны содержать две подписи: руководителя и главного (старшего) бухгалтера. К таким доверенностям закон относит доверенности от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

Закон возлагает на должностных лиц ряда организаций и удостоверение доверенностей, которое приравнивается к нотариальному. Так, начальники военных лечебных учреждений, их заместители по медицинской части, старшие или дежурные врачи удостоверяют доверенности находящихся на излечении военнослужащих; командиры воинских частей – доверенности военнослужащих, проходящих службу в их частях; начальники исправительно-трудовых учреждений – доверенности лиц, отбывающих заключение и т.д.

В организации, где работает гражданин, могут быть удостоверены доверенности на получение им заработной платы, иных платежей, связанных с трудовыми отношениями (премий и т.д.), вознаграждений авторов и изобретателей, пенсии, пособий и т.д.

На доверенности в обязательном порядке ставится печать юридического лица. В тех организациях, где существует гербовая печать, именно она и проставляется на доверенности. Остальные организации используют обычную круглую печать. Отмечу, что доверенности, не имеющие печати, не обладают юридической силой!

Как показывает практика, слабый контроль за выдачей доверенностей влечет порой для организаций самый неблагоприятные последствия. Поэтому секретарю важно правильно и четко организовать строгий учет выданных доверенностей.

Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме, которую целесообразно утвердить приказом по организации.

Необходимо иметь соответствующий журнал учета выданных доверенностей, где должны содержаться следующие сведения: номер доверенности, дата ее выдачи, кому выдана доверенность и на совершения какого действия, срок действия доверенности, подпись лица, получившему доверенность. Целесообразно также делать отметку о возращении доверенностей по истечению срока действия, исполнению полномочий, отмены и т.д.

Для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств существует установленная форма журнала учета (его обычно ведет бухгалтерия).

Приведем ряд примера наиболее распространенной доверенности.

Бланк организации

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Москва, восьмое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года

№ 000-0

Общество с ограниченной ответственностью «Интер-трей2 в лице Генерального директора Иванова П.И., действующего на основании Устава, уполномочивает заместителя Генерального директора Васильева Ю.Н. (паспортные данные) подписывать от имени Общества любые договоры и соглашения, бать полномочным представителем на всех предприятиях, в учреждениях и организациях, вести дела Общества в арбитражных и общих судах, со всеми правами, предоставленными законами истцу, ответчику или третьему лицу, в том числе с правом окончания дела миром, признания иска или отказа полностью или частично от исковых требований, изменения предмета иска, обжалования решения суда.

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность действительна по 08 февраля 2001 года.

Генеральный директор П.И.Иванов

(печать организации)

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, сотрудник фирмы «Юрисформсервис» Николаев Алексей Константинович, доверяю консультанту Григорьевой Екатерине Александровне получить мой гонорар в размере 2 млн. 860 тыс. рублей (двух миллионов восьмисот шестидесяти тысячи рублей).