MS ACCESS. Формы, назначение форм

2.10.        MS ACCESS. Формы, назначение форм.

Форма – это способ оформления заголовка, области данных, области примечаний таблиц и заголовков. Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Форма строится на основе таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Формы могут быть выведены на экран в 3 видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы.

2.11.        MS ACCESS. Способы создания форм (мастер, конструктор, автоформы).

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

1.В окне базы данных выберите Формы → Создать.

2.В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.

·        Автоформа: в столбец.  Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

·        Автоформа: ленточная.  Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

·        Автоформа: табличная.  Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.

·        Автоформа: сводная таблица.  Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

·        Автоформа: сводная диаграмма.  Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

3.   Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма.

4.   Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

1.        В окне базы данных выберите Формы → Создать.

2.        В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера.

3.        Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма.

4.        Нажмите кнопку OK и следуйте инструкциям мастера.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы или сводной диаграммы.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

1.        В окне базы данных выберите Формы → Создать.

2.        В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор.

3.        Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму и нажмите кнопку OK.

Форма будет открыта в режиме конструктора.

2.12.        MS ACCESS. Редактирование форм.

В форму можно помещать рисунки. Рисунок является одним из типов объектов, которые создаются в другом приложении и используются в Microsoft Access. В формы можно также помещать другие объекты или части объектов, созданных в другом приложении. Вставка → Рисунок.

Добавление новой диаграммы

1.   Откройте форму в режиме конструктора.

2.   В меню Вставка выберите команду Диаграмма.

3.   В форме или отчете щелкните место, в которое следует поместить диаграмму.

4.   Следуйте инструкциям мастера диаграмм, который создает диаграмму на основе доступных таблиц или других источников записей и выбранных полей.

5.   Для просмотра диаграммы переключитесь в режим формы или в режим предварительного просмотра.

2.13.        MS ACCESS. Форматирование форм.

Форматирование формы осуществляется в режиме конструктора.

1.   Нажмите кнопку Вид для перехода в другой режим.

2.   Используйте панель инструментов Формат для изменения шрифта и начертания, выравнивания текста, изменения ширины линий и границ, а также применения цветов и эффектов оформления.

3.   Выполните выравнивание элементов управления с помощью линеек.

4.   Разместите элементы управления в области данных или в других разделах формы.

5.   С помощью панели элементов добавьте элементы управления, такие как надписи и поля.

2.14.        MS ACCESS. Назначение запросов и их виды.

Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор осуществляется по условию заданному пользователем.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестные запросы

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

·           На удаление записи.  Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

·           На обновление записи.  Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

·           На добавление записей.  Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

·           На создание таблицы.  Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Запросы SQL

Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.

Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL.

2.15.        MS ACCESS. Способы создания запросов (мастер, конструктор).

Создание запроса в режиме Конструктора:

1.  В окне базы данных выберите Запросы и нажмите кнопку Создать.

2.  В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.

3.  В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

4.  Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Для создания запроса на основе открытой таблицы:

1.  Вставка → Запрос

2.  В окне Новый запрос выберите режим Конструктора.

Создание простого запроса с помощью мастера

Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также вычислять суммы, число записей и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

1.  В окне базы данных выберите Запросы и нажмите кнопку Создать.

2.  В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Простой запрос и нажмите OK.

3.  Следуйте инструкциям в диалоговых окнах мастера. Последнее диалоговое окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.

Также создаются другие запросы с помощью мастера.

2.16.        MS ACCESS. Сохранение и открытие форм.

Форму, как и таблицу нужно сохранить:

1.   Щелчок по кнопке Закрыть в строке заголовка, выйдет окно с предложением сохранить форму, выберите имя и нажмите ОК.

2.   Файл → Сохранить как.

Файл → Сохранить при последующем сохранении.

Открытие формы:

1.   В окне базы данных выберите Формы.

2.   Выберите форму или подчиненную форму, которую требуется открыть.

3.   Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть форму в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных. Чтобы открыть форму в режиме формы, нажмите кнопку Открыть.

2.17.        MS ACCESS. Отчеты и способы их создания (мастер, конструктор, автоотчеты).

Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на печать. Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Отчет можно создать тремя различными способами.

При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

1.        В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

2.        В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.

3.        Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

4.        Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет применен стандартный автоформат.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

1.        В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

2.        В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера.

3.        Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.

4.        Нажмите кнопку OK.

5.        Следуйте инструкциям мастера.

Созданный отчет можно изменить в режиме конструктора.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

1.        В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

2.        В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

3.        Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.)

Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, создайте отчет на основе запроса.

4.        Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access откроет отчет в режиме конструктора.

2.18.        MS ACCESS. Сохранение и открытие отчетов.

Открытие отчета:

1.   В окне базы данных выберите Отчеты.

2.   Выберите отчет или подчиненный отчет, который требуется открыть.

3.   Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть отчет в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных. Чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра, нажмите кнопку Просмотр.

Сохранение отчетов:

1.   Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов Конструктор.

2.   При первом сохранении введите уникальное имя в диалоговом окне Сохранение и нажмите кнопку OK. Если нажать кнопку Отмена, объект не будет сохранен.

2.19.        MS ACCESS. Форматирование отчетов.

Использование стандартного формата

1.        Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

2.        Выполните одно из следующих действий.

Для форматирования всей формы или отчета выберите область выделения формы или область выделения отчета.

Для форматирования отдельного раздела выберите область выделения раздела.

Для форматирования одного или нескольких элементов управления выберите эти элементы управления.

3.        Нажмите кнопку Автоформат на панели инструментов.

4.        Выберите имя формата в списке.

5.        Для того чтобы задать отдельные атрибуты форматирования (шрифт, цвет или тип границы), нажмите кнопку Параметры.

Создание, обновление и изменение автоформата:

1.        Откройте форму в режиме конструктора.

2.        В меню Формат выберите команду Автоформат.

3.        В диалоговом окне Автоформат выберите автоформат из списка.

4.        Нажмите кнопку Параметры и выберите используемые атрибуты.

5.        Нажмите кнопку Настройка и выберите нужный переключатель. Существуют следующие варианты:

создание нового стиля на основе открытой формы или отчета;

обновление выбранного стиля на основе открытой формы или отчета;

удаление выбранного стиля.