Принятие управленческого решения

2. Принятие управленческого решения

Многообразию проблем соответствует многообразие решений. Специалисты выделяют такие решения, как экономические, со­циальные, политические, идеологические, государственно-пра­вовые, стратегические и тактические, глобальные и специфичес­кие, концептуальные и программные, научно-обоснованные и эмпирические, интуитивные, рутинные и новаторские.

Совершенно очевидно, что можно выделить много стадий в подготовке управленческого решения (поиск проблемы, опреде­ление путей решения, выбор оптимального решения из имею­щихся альтернатив, декларация решения и т.п.), но основным является процесс сбора, анализа и переработки информации о внешних и внутренних условиях.

При подготовке и принятии решений используются современ­ные научные и технические средства, методы исследования операций, системный анализ, моделирование, электронно-вы­числительная техника. Для коллективных решений особое зна­чение имеет совокупный коллективный интеллект субъекта уп­равления, принимающего решения. Однако следует подчеркнуть творческий характер процесса подготовки и принятия решений, первостепенную роль личности человека, его управленческого интеллекта, профессионализма, воли и других личных и профес­сиональных качеств.

Любое решение связано с человеком, его творческой индиви­дуальностью, мотивацией к деятельности каждого. Без учета этого даже самое обоснованное решение не может быть принято, а тем более реализовано. Субъект управления, принимая реше­ние, организуя его исполнение, руководствуется незыблемым принципом: решение должно быть "спроецировано" на человека, коллектив, организацию, затрагивать их коренные интересы, мотивировать их к деятельности. Поэтому важно способствовать тому, чтобы решение было принято людьми и они осознали его необходимость. Конечно, может сложиться такая ситуация: решение правильное, даже инновационное, но сознание людей не готово к его восприятию, в нем преобладает приверженность к старым решениям, действуют стереотипы прошлого, эмоции преобладают над здравым смыслом. Но и в таком случае субъект управления проводит работу по инновированию сознания, постепенно добивается внедренческого эффекта средствами разъясня­ющих и обучающих технологий по изучению и инновированию общественного мнения.

Принятие решения можно определить как процесс неслучай­ного выбора действий. Осуществить выбор — значит отдать предпочтение (в каком-то отношении) одному по сравнению с другим. Результатом процесса принятия решений является само решение. В сущности решение — это такое ощущение субъекта, что процесс решения закончен и в результате этого он уже знает, как должен действовать, не только знает, что хочет в данной ситуации, но и приблизительно представляет, каким образом намерен достигнуть этого. С психологической точки зрения принятие решения — "волевой акт формирования последова­тельных действий, ведущих к достижению цели на основе преобразования информации в ситуации неопределенности"'.

Каждый, даже самый узкий, интервал любой деятельности состоит из ряда решений, принимаемых человеком в процессе выбора вариантов, целей и способов собственной деятельнос­ти. Управленческие решения отличаются от прочих тем, что являются двухступенчатыми. Руководитель в процессе руко­водства все время принимает решения, как он должен руково­дить, но в этих его решениях есть и "вторая ступень" — это решение о том, как должны действовать подчиненные.

Нет управленческих решений, которые имели бы только хозяйственные последствия. Решения всегда социальны, всегда воспитывают у подчиненных либо позитивные, либо негатив­ные качества. Поэтому, принимая то или иное решение, руко­водитель должен иметь в виду двоякий эффект: производствен­но-экономический и социальный, нравственно-психологичес­кий. И оценкой оптимальности принятого им решения будут не только хозяйственные показатели, но и поведение работников при достижении ими производственных целей, мера их актив­ности, инициативы.

В зависимости от того, в какой степени знаком с ситуацией субъект управления, принимающий решение, различают реше­ния:

уверенности (детерминистские решения, когда известна си­туация и имеющие в ней место причинные зависимости);

риска (вероятностные решения, когда не известен хотя бы один из моментов, но известна и может быть подсчитана его или Их вероятность, если такого рода случаи часто имеют место);

неуверенности (стратегические решения, когда принимающе­му решение ни один из указанных моментов не известен).

М. Вудкок и Д. Френсис различают управленческие решения в зависимости от относительной трудности проблем, требующих решения. Они выделяют и рассматривают четыре уровня приня­тия решений, для каждого из которых требуются определенные управленческие навыки.

Уровень первый — рутинный. Принимая рутинные решения, руководитель ведет себя в соответствии с определенной програм­мой, почти как компьютер, распознающий ситуации и поступаю­щий заранее предсказуемым образом. Его главная функция в том, чтобы "почувствовать" и идентифицировать ситуации, а затем взять на себя ответственность за начало определенных действий.

Уровень второй — селективный. На этом уровне руководи­тель оценивает достоинства целого круга возможных решений и старается выбрать из некоторого числа хорошо отработанных альтернативных наборов действий те, которые лучше всего под­ходят к данной проблеме.

Уровень третий — адаптационный. На этом уровне руково­дитель ищет новое решение известной проблемы. Успех зависит от его личной инициативности и способности прорыва в неиз­вестное.

Уровень четвертый — инновационный. На этом уровне руко­водителю необходимо найти способы понимать совершенно неожи­данные и непредсказуемые проблемы, решение которых зачастую требует развития в себе способности мыслить по-новому.

Полезно выделить также решения: единоличные (принимаемые руководителем единолично) и коллегиальные (принимаемые руко­водителем с привлечением подчиненных). Причем в зависимости от "удельного веса" единоначалия и коллегиальности в принятии решений выделяются пять типов принятия решений:

единоличное принятие решений без предварительных кон­сультаций с сотрудниками и последующего их информирования;

единоличное принятие решений с последующим информиро­ванием подчиненных;

единоличное принятие решений с предварительными кон­сультациями в коллективе;

принятие совместных решений с сотрудниками;

полная передача подчиненным функции принятия решения. Соответственно этим типам принятия решения можно говорить о пяти возможных стилях руководства: 1) директивном, 2) дирек­тивно-коллегиальном, 3) коллегиальном, 4) коллегиально-либе­ральном, 5) либеральном.

В научной литературе описываются также решения:

альтернативно-условные ("Я сделаю М, если будут условия С, но если будут условия Д, я сделаю Н") и однозначные ("Я сделаю только М");

компромиссные ("Я сделаю К, поскольку это не вызовет такой бурной реакции со стороны X, как мое действие М");

бескомпромиссные;

перестраховочные и смелые;

перспективные (касаются определения человеком или группой направления деятельности) и текущие (принимаемые по поводу . изменения условий в рамках выработанного направления).

Чтобы квалифицированно принимать решения, человек должен обладать определенными личностно-деловыми качествами. Исследования показывают, что есть руководители, которые, обладая этими качествами, не владеют искусством принимать решения. В связи с этим представляют интерес те психологичес­кие условия, соблюдение которых позволяет преодолеть этот недостаток:

прогностическое воспроизведение путей решения стоящих задач, соотнесение их с реальными условиями реализации;

составление подробного информационного описания "слагае­мых", необходимых для принятия решения и возможных дейст­вий по его реализации;

умелое оперирование своими знаниями, постоянное исполь­зование профессионального опыта и интуиции;

активное подключение специалистов к разработке конкрет­ных предложений по выработке решения, осуществление выбора наиболее обоснованных путей, осваивание этих идей под углом зрения своей концепции решения;

основательная волевая подготовка, внутреннее преодоление "борьбы мотивов" в пользу принятия решения, которое меньше сопряжено с риском, обладание высоким чувством ответствен­ности;

критическая оценка эффективности путей реализации выра­ботанного решения, "открытость" к новой информации, помо­гающей скорректировать принятое решение.

В научной литературе различают руководителей с внутрен­ней и внешней стратегией при принятии решений. К первой группе относят тех, кто считает, что качество решения, его осуществимость прежде всего зависят от собственной компетент­ности, интеллектуальных способностей, воли. Лица с внешней стратегией убеждены, что их успехи или неудачи прежде всего зависят от внешних обстоятельств, на которые они не могут оказать влияние.

Полезно будет также выделение типов принятия решений в зависимости от сочетания таких психологических качеств, как продуктивность мышления и его критичность. Первое качество (обозначим буквой П) проявляется в способности построения гипотез, вариантов, нестандартных предложений и т.п. Второе (обозначим буквой К) обнаруживает себя в склонности к тща­тельной проверке предлагаемых проектов и гипотез. О людях, обладающих им, говорят, что они ничего не принимают на веру, тщательным образом все взвешивают. "Семь раз отмерь — один раз отрежь" — это сказано именно о них. Различают:

импульсивное решение, выражаемое формулой (П > К), — процессы построения гипотез значительно преобладают над их проверкой;

рискованное решение (П > К) — процессы построения гипо­тез доминируют над их проверкой, но это доминирование не

является значительным;

уравновешенное решение (П = К) — процессы построения

гипотез уравновешиваются их проверкой;

осторожное решение (П < К) — проверка гипотез в основ­ном преобладает над процессами построения;

инертное решение (П < К) — контроль гипотез значительно

преобладает над их построением.

Немаловажное значение для принятия решений имеет реши­тельность, т.е. способность человека самостоятельно принимать ответственные решения и неуклонно реализовывать их в деятель­ности. Она очень важна в сложных ситуациях, когда поступок связан с известным риском и необходимостью выбора из несколь­ких альтернатив. Решительность означает также способность смело брать на себя ответственность за принятое решение.

Люди, очевидно, хотели бы, чтобы принятые ими решения были оптимальны, эффективны. Но для реализации такого желания нужно по меньшей мере знать те факторы, которые влияют на процесс принятия решения. Их можно свести в четыре группы:

информационные факторы, т.е. объем информации об объ­екте действия, об исполнителях и условиях, в которых будет

происходить действие;

мотивационные факторы, т.е. мотивы субъекта, принимаю­щего решение, его интересы, установки и позиции;

характерологические факторы, или черты характера субъ­екта, а в случае коллегиального решения — характер взаимоот­ношений в группе, принимающей решение;

технологические факторы, обусловленные соблюдением опре­деленных принципов и правил, технологических процедур, ис­пользованием имеющегося арсенала методов принятия решений. Существенное воздействие на процесс принятия решений оказывает то, на что человек в этом процессе ориентируется. Обычно выделяют и рассматривают четыре ценностные ориен­тации субъекта (отдельного человека, группы): на дело, на других, на вышестоящего руководителя, на себя.

Человек больше дорожит собственным решением, нежели навязанным извне. Этой закономерности, кстати сказать, особое ; внимание уделяется в японских компаниях. Принятию решения здесь предшествует длительное, тщательное и всестороннее изу­чение проблем во всех инстанциях, подразделениях и звеньях.

Если у работника создается впечатление, что ему приказывают, как автомату, то это считается грубейшей управленческой ошиб­кой, подрывающей "социальную гармонию" на предприятии. Принято делать так, чтобы каждый был уверен, что он причастен к принятию решения. Хотя в общем-то чаще всего руководство компании принимает это решение задолго до его одобрения 'коллективом. Однако "капитаны" японской экономики тратят много сил на то, чтобы внешне все выглядело как процесс "коллективистского менеджмента".

Руководитель прежде всего принимает решение о деятельнос­ти своих непосредственных подчиненных. Однако, как правило, каждый руководитель берет на себя принятие решений по опре­деленным вопросам, исключая их из той сферы, где правом решать пользуются его непосредственные подчиненные.

Для принятия каждого решения есть свой подходящий мо­мент, или, иначе говоря, ситуация, наиболее благоприятствую­щая данному решению. Упуская этот момент, мы усложняем свое положение.

Для различных решений продолжительность подходящего момента оказывается неодинаковой — от долей секунд до не­скольких месяцев или даже лет. Например, принятие решений в экстремальной (аварийной, опасной для жизни) ситуации может совершиться в доли секунды, принятие же решения о выборе доктрины общественного развития возможно в течение нескольких лет.

С учетом рассмотренных закономерностей можно сформули­ровать несколько принципов принятия эффективных решений.

Принцип системности. Многие предприятия работают вхо­лостую, испытывают стрессовые ситуации, финансовые потери, на них наблюдается демотивация сотрудников. И все это потому, что либо принятые решения не были оптимальными, либо были правильными, но их реализация натолкнулась на трудности, потому что было "забыто" нечто существенное. Принцип систем­ности как раз и ориентирует на всесторонний учет значимых факторов.

Принцип стандартизации (стандартных управленческих си­туаций и решений). Суть его в том, что большинство реальных управленческих ситуаций может быть сведено к набору так называемых стандартных или базовых. Процедуры выработки и реализации управленческих решений для стандартных ситуаций детально разработаны, а действия руководителя в этих случаях хорошо известны из практики.

В случае если управленческая ситуация не укладывается целиком в рамки стандартной, изучается возможность ее расчле­нения на стандартную и нестандартную части. Для нестандарт­ной части ситуации необходим специальный анализ с целью нахождения специального, особого для данного случая решения.

Принцип оптимальной информированности. Рациональные управленческие решения достижимы, лишь когда им соответст­вует достаточная информационная база. Причем для каждого из управленческих уровней существует оптимальный размер ин­формационной базы, определяемый рядом факторов.

Принцип автоматизма реализации управленческих решений. Принцип заключается в том, чтобы принятое руководителем "решение" автоматически (т.е. обязательно, в максимально ко­роткие сроки и в неискаженном виде) доводилось до требуемого уровня и становилось практическим руководством к действию.

Чтобы реализовать этот принцип, необходима система хорошо отлаженных и взаимоувязанных управленческих механизмов. Если такие механизмы отсутствуют или их совокупность недо­статочна, любое, самое хорошее решение может остаться нереа­лизованным или его выполнение неоправданно затягивается.

Принцип учета вероятных последствий. Рациональное уп­равленческое решение предполагает учет вероятных последствий его реализации.

Принцип свободы выбора. Если у человека (группы), при­нимающего решение, нет или недостаточно условий для выбора из множества возможных вариантов, то об эффективном реше­нии остается только мечтать. Вышестоящий руководитель, кото­рый связывает "по рукам и ногам" нижестоящего руководителя, не дает и шага сделать самостоятельно, не вправе рассчитывать на принятие им эффективных решений.

Принцип ответственности. Принимающий решения несет ответственность за результаты реализации принятого решения. Это в равной степени относится и к коллегиально принятому решению. Заметим, что решение человека о самом себе не связано с таким высоким чувством ответственности за судьбу лиц, зависящих от руководителя, как это характерно при принятии решений, непосредственно касающихся этих лиц (хотя и в индивидуальной деятельности решения действующего субъекта доказывают определенное влияние на судьбу окружающих лиц). С сожалением приходится констатировать, что чувство управленческой ответственности в отечественном управлении остается до сих пор низким. Поведение многих руководителей ориентировано на текущие задачи, упускается из виду перспектива. После нас хоть потоп — эта фраза точно передает смысл такого традиционного стиля руководства.

Принцип соразмерности прав и ответственности. Наихуд­шие решения принимаются тогда, когда имеющий право прини­мать решения не несет за них ответственности и когда тот, на кого возложена ответственность, не имеет права решать.

Данный принцип предполагает оптимальное распределение обязанностей и ответственности между руководителем и испол­нителем разного уровня, а именно: уровень ответственности и степень компетентности лица, принимающего решение, должны соответствовать содержанию и уровню его функциональных обязанностей.

Принцип творчества. Творчество в управлении не всегда высоко ценилось, но сейчас оно очень важно, и, вероятно, его значение будет расти. Особо творческий подход требуется, когда имеющимся решениям не хватает эффективности и силы. Он необходим для уточнения проблем и поиска идей, выходящих за пределы обычных рамок, для того чтобы подвергнуть сомнению базовые предположения.

Этот принцип достаточно полно представлен в книге М. Вуд-кока и Д. Френсиса "Раскрепощенный менеджер". В процессе творческого решения проблем они выделяют и описывают пять стадий: 1) изучение проблемы; 2) выработка идей; 3) отсев примененных идей; 4) планирование нововведений; 5) обратная связь и анализ.

Принцип своевременности. Он ориентирует на выбор наи­лучшего момента для принятия решения. Решение не даст ожи­даемого эффекта, если оно преждевременно и тем более если оно запоздало. Напрашивается аналогия со стрельбой по движущей­ся мишени. Преждевременный выстрел здесь столь же "резуль­тативен", как и выстрел, сделанный с опозданием.

Принцип единства единоначалия и коллегиальности. Еди­ноначалие и коллегиальность на первый взгляд исключают друг друга. Первое предполагает персональную ответственность за Принятие решения и соответствующее право, второе — коллек­тивную ответственность и право. Однако на самом деле они могут быть удачно совмещены. Скажем, руководитель при под­готовке решения активно консультируется с подчиненными (кол­легиальность) и с учетом их мнения принимает решение, беря на себя всю полноту ответственности (единоначалие). Коллегиальность в данном случае выражается в неявной форме, хотя она может проявиться и более явно (например, при коллективном обсуждении альтернативных предложений).

Принцип соучастия. Он означает активное и непосредствен­ное участие в принятии решения тех, кого оно касается. Нару­шение этого принципа приводит к тому, что люди привыкают быть только исполнителями, считают, что участвовать в решении производственных проблем — не их дело. Такой подход форми­рует и закрепляет известный стереотип мышления: наше дело маленькое, пусть за нас начальство думает. В результате работ­ники выполняют работу, заведомо зная, что она ведет к ошибоч­ным результатам.

Процесс принятия решений состоит из нескольких стадий и

шагов. Рассмотрим эти шаги применительно к общей технологии решения проблем; общей процедуре принятия решений; проце­дуре принятия групповых решений.

Как это ни парадоксально, но любая процедура, применяемая при решении проблем, тем менее полезна, чем более четко ее придерживаться. При решении проблем вполне можно работать последовательно, и каждый шаг этой работы можно четко опре­делить. Если не удается эффективно решать проблемы, вероят­но, вы неправильно действуете на одной или нескольких из следующих стадий.

Настройка. Первым делом необходимо оценить, понять, рас­пределить проблемы, выявив, какие конкретно трудности в них имеются.

Цели. Цель должна быть определена ясно и конкретно, понятна для всех, вовлеченных в работу еще до ее начала.

Критерий успеха. Полезно знать, как измерить удачность ваших действий. Иногда критерий их оценки может включаться изложение целей. Если же это не так, необходимо отыскать способ объективной оценки ваших действий.

Информация. До того как будет найдено решение проблемы, ее необходимо глубоко уяснить. Для этого собирается необходи­мая информация. Как только она собрана, можно приступать к выполнению разных способов действия. Возможные альтернати­вы должны быть ясно определены для оценки их сильных сторон и слабостей.

Планирование. Стадия планирования начинается с принятия решения о том, что должно быть сделано. Сотрудники должны четко представить себе общий план и конкретные практические шаги, которые следует предпринять.

Действия. На этом этапе начинается практическая работа по реализации плана.

Анализ действий для их улучшения. Люди учатся на резуль­татах своих действий, оценивая характеристики успешной рабо­ты и пытаясь установить причины неудач. Без такой обратной связи мало шансов на изменения и развитие — будет простое хождение по кругу.

Состоящий из приведенных семи шагов подход к решению проблем — орудие, приспособленное к гибкому применению. На любой стадии можно вернуться на несколько шагов, модифици­ровать образец так, чтобы он лучше соответствовал вашим личным методам работы и конкретной задаче, которую нужно решить.

Теперь обратимся к самому процессу решения, который также осуществляется в несколько шагов.

Есть несколько подходов к операционализации принятия управ­ленческого решения. Наиболее удачным нам кажется подход, представленный в книге М.Х. Мескона и др. "Менеджмент — наука управления"'. В ней выделяются и описываются следую­щие шаги в процессе принятия управленческого решения:

1) постановка цели решения;

2) установление критериев решения;

3) разделение критериев;

4) выработка альтернатив;

5) сравнение альтернатив;

6) определение риска;

7) оценка риска;

8) принятие решения.

Возможны различные решения. Есть решения тривиальные, которые человек принимает не задумываясь, они не связаны с каким-либо риском или риск слишком мал, чтобы ломать над ним голову. Есть также решения импульсивные, отличающиеся высокой степенью риска, имеются и нетривиальные решения, которые принимаются человеком в результате выработки и срав­нения различных альтернатив, определения и оценки риска, выбора оптимального варианта.

Операционализация касается, прежде всего, принятия нетри­виальных решений. Она позволяет:

осуществить принятие решений наиболее рациональным об­разом, не делать при этом ненужных, неоправданных шагов;

предусмотреть все факторы, значимые для принятия эффек­тивного решения;

осуществить контроль процесса принятия решений и внести в этот процесс по мере необходимости коррективы;

уменьшить вероятность ошибок;

проанализировать и оценить опыт принятия решений, сделать из этого конструктивные выводы по его совершенствованию;

научить принятию эффективных решений.

Процедура принятия групповых решений несколько отлича­ется от тех процедур, которые нами рассмотрены выше. Причем сама практика принятия групповых решений в разных странах имеет свои отличия. Выделяются две основные модели принятия групповых решений: европейская и японская.

Европейская модель представлена, в частности, в книге М. Вудкока и Д. Френсиса "Раскрепощенный менеджер". В ней выделяются и рассматриваются следующие шаги или стадии:

определение ролей членов группы;

структурирование группы (с учетом соответствующих задач);

осознание метода работы группы;

просеивание, т.е. приведение групповых идей в определенную последовательность;

уточнение задач членов группы;

запрашивание идей (реакций);

предоставление "эфира", т.е. обеспечение того, чтобы каждая точка зрения была услышана;

указание путей к цели;

поддержание дисциплины;

использование ресурсов.

Есть множество разнообразных методов принятия решений, которые делятся на три группы: общие методы принятия реше­ний; групповые методы принятия решений; методы воздействия на принятие решений — к ним относятся методы, которыми пользуются, чтобы склонить партнера к принятию нужного варианта решения.

Словом, существует много приемов и методов принятия и реализации эффективных решений. Их набор и комбинация во многом зависят от сложившейся проблемной ситуации, где необ­ходимо не только искусство управления, но и знание общих принципов, наработанных веками технологий, открытых наукой

закономерностей.

Естественным стремлением является предпочтение чего-либо лучшего по сравнению с хорошим, что означает применение оптимального критерия. Поэтому везде, где оптимизация решений не наталкивается на особые трудности, люди стремятся к оптимальным решениям, а где это слишком сложно, они ограни­чиваются удовлетворительными решениями.

Оптимизация решения возможна, когда, во-первых, количе­ство вариантов, среди которых выбирают, не слишком большое. Во-вторых, оптимизация облегчается, когда есть только один критерий выбора, поддающийся количественному выражению, или количественные показатели нескольких равнозначных кри­териев являются соизмеримыми.

Когда люди принимают важные управленческие решения, они не могут себе позволить поиск решений путем "проб и ошибок", ибо цена таких поисков может быть слишком велика. Лучше понести значительные расходы на разработку решений, но уменьшить риск ошибки.