Доброзичливість

16. Доброзичливість.

У спілкуванні з відвідувачами, співробітниками й посібником секретар завжди повинен бути готов прийти на допомогу, посприяти, піти в разі потреби на деяку особисту незручність заради загальної справи. Люба людина, що звернулася до секретаря за допомогою, повинна бути упевнена, що усе можливе буде зроблено. У розмові потрібно уживати увічливій формі, не допускати фамільярності, звертання на “ти”. Якщо секретар знає, чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно.

Серед інших особистих якостей, що потрібні сучасному секретарю можна відзначити і такі, як уміння швидко вслухатись в суть чи подій явищ: товариський характер і контактність, розумна обережність у прийнятті рішень, артистизм – якість, що допоможе секретарю перебороти особисті емоції заради справи, провести на гарному рівні прийом відвідувачів і т.п. почуття гумору: здатність до самостійного навчання, розширенню кругозору.

Усі названі якості, необхідні секретарю, не даються людині в готовому виді. Потрібна повсякденна праця розуму й душі, наполеглива й відповідальна підготовка до роботи в обраній професії.

Він повинний бути упевнений, що усе можливе буде зроблено. В розмові потрібно вживати тільки ввічливу форму, не допускати фамільярності, звертання на “ти”.

Якщо секретар знає чи припускає, що підлягаюча повідомленню інформація є для співрозмовника негативною, то він постарається викласти її як можна більш тактовно, делікатно.

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робітника дня.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в заснуванні. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце, повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює, тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу, працювати на друкарській машинці, читання.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші працівники: конвертовскривники, папірознищювальна машина, ламинабор. Їх розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своєю друкарською машинкою, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, тому що це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження сторонньої інформації.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру виконуємої роботи.

При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

Наявність підходів до меблів і устаткування;

Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;

Потреба в специфічних умовах;

Можливість установки нового додаткового обладнання.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.

Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.

Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см.; висота кришки столу над рівнем підлоги – 71 см. (для друкарки – см. див); висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником..

Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками. Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах

Сукупність робіт, зв’язаних із створенням документів, їхньою реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і збереженням, називається діловодством.

Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в заснуваннях ведеться на основі єдиної державної системи діловодства.

Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, тому що в ній сформовані однакові вимоги й рекомендації з питанням підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів і угрупованням їх у справи.

Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим і оперативної.

Під діловодством розуміється діяльність апарата керування, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Головною задачею діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи заснувань.

Моя ціль написання роботи, полягає в тім, щоб цілком закріпити інформацію здобуту в ПТУ № 25.

ЮВЕЛІРНІ ВИРОБИ

Обручки. Колір яскравого каменю повторіть в одязі. На повні пальці не надягайте великі обручки. Тонкі, витончені обручки носять на тонких пальцях. Масивний перстень виглядає на самоті. Кольоровий камінь сполучається тільки з білими й прозорими каменями.

Сережки. Подовжені сережки (підвіски) підходять круглому обличчю. Брюнеткам – яскраві кольорові камені. Блондинкам – світлі камені, темнооким – теплих відтінків.

Велику мочку прикрасять кліпси плоскої форми. До маленького підійдуть сережки без блиску довгастої форми.

Якщо вуха щільно прилягають до голови, надягніть великі сережки.

Легкі витончені – для тонкої мочки.

Брошка. Біжутерія йде до костюма зі штучних тканин. Для щільних ткане підходять брошки з чи дерева напівкоштовних каменів. Кераміка гарна на натуральних тканинах грубої фактури, а брошки тонкої роботи - на шовку.

Окуляри. Колір оправи й скло повинне гармоніювати з макіяжем очей і формою обличчя. Овальне обличчя – висока й розширена догори, ледве трикутна. Кругле обличчя – оправа витягнута нагору, донизу звужена. Довге обличчя – оправа широка. Трикутне обличчя – оправа ледве розширена догори, висока.

Не забудьте: верхня лінія оправи збігається з лінією брів. Високо сидячі на переніссі окуляри збільшують ніс, на середині носа – “зменшують” його довжину.

АКСЕСУАРИ

Рукавички до вечірнього туалету частіше носять довгі, краще щільні, а не прозорі, і краще нейтрального, чи кольори в тон до плаття. Рукавички, підібрані по контрасту до плаття, виглядає дуже екстравагантно. Оставатися в приміщенні у рукавичках у нас не прийнято. Виключення складають танцювальні вечори, на котрих рекомендується надягати короткі тонкі рукавички – нейлонові, непомітних тонів.

В ошатному одязі найбільше яскраво виявляється індивідуальність кожної жінки.

Завдяки прикрасам змінюється характер одягу – від повсякденного до святкового, урочистого.

У сучасному чоловічому гардеробі краватка – прикмета офіційності, строгості. Жіночий скоріше декоративний. Вільно зав'язаний, не стягуючий комір, він природно входить у невимушений ансамбль модного одягу.

Добре виглядає краватка з тієї ж тканини, що і спідниця, жилет. В'язані краватки найчастіше однокольорові, із прямими широкими кінцями. Вузол середніх розмірів.

До нарядного костюма більше підійде краватка із шовкової чи атласної тканини. Його заколюють, як у старовину, шпилькою з блискучою голівкою. Для урочистих випадків підійде і широка краватка-метелик. Його можна носити традиційно, під коміром, чи прямо на шиї, залишаючи воріт блузки розкритим.

Дуже прикрашають одяг ефектно зав'язані косинки, хустки. Їх можна виготовити з яскравої тонкої тканини – штучного шовку, шифону.

Зав'язати косинку можна декількома варіантами, а вузол прикрасити брошкою, блискучою шпилькою.

Маленькі хустки й косинки зав'язують під горло і повертають вузлом убік, великі накидають на плечі, визволивши комір, і кінці зав'язують на груди чи позаду, ледве вище талії.

Легку косинку можна використовувати як доповнення до одягу.

Звичайно, не занадто ошатне плаття можна зробити святковим за допомогою шарфа. Якщо одяг без коміра, шарф кілька разів обмотують навколо шиї, залишаючи попереду короткі кінці. Їх утягують вузлами, роблячи по двох-трьох підряд.

Пояса. Видозмінити плаття допоможе вам пояс, що є однієї з найважливіших частин одягу і найчастіше єдиною її обробкою.

Навіть простеньке плаття можна зробити ошатним, якщо надягти модний пасок. Фантазія й бажання допоможуть вам різноманітити своє убрання. Формі пояса варто підбирати з урахуванням особливостей фігури.

Пояса можна робити з тканини, шкіри, замші, фетру, оксамиту, тасьми.

Головний убір завершує ансамбль одягу і додає визначений характер зовнішності людини, створює образ.

Головний убір варто обов'язково підбирати в залежності від характерних рис обличчя й фасону основної деталі – пальто, костюма, плаття.

Берет – головний убір, якому можна носити в будь-якому віці. Гарні невеликі традиційні берети, що легко розтягти до потрібного розміру.

Носять берети по-різному – насунутими на чоло, небагато зрушеними убік.

Відвідувачі в заснування відвідувачі звертаються по допомогу, як правило, саме до секретаря. Від того, як виглядає секретар, у значній мірі формується думка про заснування в цілому. Для секретаря приймальні в однаковій мірі недоречні джинсові штани, декольтоване оксамитне плаття, взуття кросового типу і домашні тапочки. Яких же норм потрібно дотримувати секретарю? Вони не важкі й доступні кожному.

У залежності від часу року костюм секретаря може бути різним як по кольору, так і по використовуваних тканинах. Важлива вимога до костюма –строгість і елегантність, відповідні направленню моди. Головне, про що потрібно пам'ятати: костюм повинний бути зручним, практичним, досить строгим. Не рекомендується доповнювати робочий костюм помітними, громіздкими прикрасами, недоречні будуть і великі дорогоцінні прикраси. Неприємне враження роблять руки, унизані кільцями. Не слід перетворювати себе у вітрину для біжутерії. Прикраси повинні підкреслювати достоїнства костюма і його господарки. У тон костюма варто підбирати туфлі. Взуття повинне бути зручне. Для роботи повинна бути змінне взуття, тому що знаходитися в приміщенні в плині робочого дня у вуличному взутті, наприклад, у зимових чоботях, шкідливо для здоров'я.

Секретар, повинний пам'ятати про особисту гігієну. Не слід користатися парфумерними речовинами, що мають різко виражений запах.

Руки секретаря завжди повинні бути в ідеальному порядку. Нігті не повинні бути занадто довгими, щоб не заважали роботі на друкарській машинці. Лак для нігтів краще підібрати спокійного тону і стежити за тим, щоб він покривал весь ніготь, був світлим.

Зачіска секретаря повинна бути акуратною, до обличчя, гармоніювати з костюмом і навколишнім оточенням. Неприпустимі довге розпущене по плечах волосся, чубчик, що закриває очі.

Нерідко модні дівчини захоплюються зайвими прикрасами свого обличчя засобами косметики, користуються яркою помадою, рум'янами, тінями для вік. Для секретаря це неприпустимо. Головне в користуванні косметикою – почуття міри. Денний макіяж, повинний бути непомітний для стороннього погляду.

Весь зовнішній вигляд секретаря повинний бути ретельно продуманий, сучасний і акуратний.

ПЕРША ДОПОМОГА ПРИ СОНЯЧНОМУ УДАРІ, ШОКУ, ОПІКУ, ОБМОРОЖЕННІ.

ОПІКИ

Ушкодження тканин, викликане впливом високої температури (термічний опік), хімічних речовин (хімічний опік), ренгенових променів чи випромінювання при вибуху ядерних бомб (променевий опік).

Хімічні опіки виникають від впливу на тіло концентрованих кислот (соляна, сірчана, азотна, оцтова, кара чистова, царська горілка) і лугів (їдкий калій і їдкий натрій, нашатирний спирт, негашене вапно), фосфору і деяких солей важких металів (срібла нітрат, цинку хлорид і ін.).

Вага й глибина ушкоджень залежать від виду концентрації хімічної речовини, тривалості впливу місця додатка. Менш стійки до впливу хімічних речовин слизуваті оболонки, шкірні покриви промежини й шиї, більш стійкі підошовні поверхні стіп і долоні.

Променеві опіки виникають на стороні тіла, зверненої до джерела випромінювання. Зовнішні перші ознаки променевих опіків не відповідають ступеням поразки, виявляється трохи пізніше.

Термічні опіки виникають від безпосереднього впливу на тіло полум'я, окропу, що горять і гарячих рідин та газів, розпечених металів і ін. Вага ушкодження залежить від висоти температури, що впливає, тривалості впливу, просторості поразки локалізації опіку.

Перша допомога повинна бути спрямована на припинення впливу високої температури на хворого, – погасити палаючий одяг, видалити потерпілого із зони високої температури видалити з поверхні тіла тліючий і різко нагрітий одяг. Наступне, є як найшвидше закрити опікові поверхні сухою асептичною пов'язкою для попередження інфікування опікової поверхні. Пов'язки бажано накладати стерильним бинтом чи задопомогою індивідуального пакета. Перш ніж транспортувати обпаленого в лікарню, необхідно зробити транспортну іммобілізацію.

Перша допомога при хімічних опіках залежить від виду хімічної речовини. При опіках концентрованими кислотами (крім сірчаної) поверхню опіку необхідно в плині 15-20 хв. обмивати струменем холодної води. Сірчана кислота при взаємодії з водою виділяє тепло, що може підсилити опік. Опіки, викликані лугами також необхідно промити струменем води, а потім обробити 2 % розчином оцтової чи лимонної кислоти. Після обробки накласти асептичну пов'язку. Опіки, викликані фосфором, відрізняються від опіків кислотами і лугами тим, що фосфор на повітрі спалахує й опік, виходить комбінованим – і термічним і хімічном. Обпалену частину тіла краще занурити у воду, під водою видаляють шматочки фосфору паличкою, ватою й ін. Після обмивання водою обпалену поверхню обробляють 5 % розчином мідного купоросу, потім закривають стерильною сухою пов'язкою.

ВІДМОРОЖЕННЯ

Ушкодження тканин, що настає від впливу низької температури. Причини відмороження різні і при відповідних умовах відмороження може відбутися навіть при температурі 3-7 вище нуля. Відмороженню частіше піддані дистальні відділи кінцівок, вуха, ніс. При обмороженнях спочатку відчувається почуття холоду, що переміняє потім онімінням, при якому зникають спочатку біль, а потім усяка чутливість.

Перша допомога при обмороженнях полягає в негайному зігріванні постраждалого й особливо відмороженої частини, тіла. Хворий з обмороженнями повинний бути, як найшвидше переведений у тепле приміщення. Насамперед, необхідно зігріти постраждалу частину тіла, відновити в ній кровообіг. Це досягається розтиранням відмороженої ділянки чистими руками, змоченими спиртом. Не слід розтирати й масажувати шкіру з появою набряків міхурів. Зігрівання можна проводити за допомогою теплових ванн. Після ванни й розтирання ушкоджену ділянку необхідно висушити, закрити стерильною пов'язкою й укутати чим-небудь теплим. Відморожені ділянки не можна змазувати жиром і мазями, тому що це значно затрудняє первинну обробку. Велике значення при наданні першої допомоги має захід щодо загального зігрівання потерпілого. Хворим дають гарячий чай, каву, молоко. Сприятливу дію роблять вино й горілка. Найшвидша доставка потерпілого в медичне заснування є також першою допомогою.

ШОК

Шок – дуже складна реакція організму, що виникає у відповідь на сильні подразники. Шок характеризується різким наростаючим гнобленням усіх життєвих функцій організму – діяльності центральної й нервової вегетативної системи, кровообігу, подиху, обміну речовин, функції печінки й бруньок.

Перша допомога при шоку повинна бути негайною. Насамперед, необхідно усунути причину, що викликає шок, зупинити кровотечу, і, не чекаючи приїзду машини «швидкої допомоги», почати проведення комплексу протишокових заходів. При легкому ступені шоку досить додати хворому відповідне положення, при якому його менше турбує біль, іммобілізувати ушкоджену кінцівку, зігріти хворого, дати випити небагато спирту, горілки, вина, міцного чаю чи кави.

Виведення хворого із шоку при не зупиненій кровотечі неможливо, тому необхідно швидше зупинити кровотечу – накласти джгут, що давить пов'язку. Хворого необхідно якомога швидше перевезти в стаціонар. Транспортування повинне бути вкрай обережним, щоб не заподіяти хворому нові болючі відчуття і не збільшити вагу шоку. При важкому шоку застосовують препарати гормонів – масажу серця і штучного дихання.

СОНЯЧНИЙ УДАР

Симптоми при сонячному ударі: спочатку хворий відчуває утому, головний біль. З'являються запаморочення, слабість, болі в ногах, спині, іноді блювота. Пізніше з'являється шум у вухах, потемніння в очах, задишка, серцебиття. При відсутності допомоги і при подальшому перебуванні потерпілого в тих же умовах швидко розвивається тяжкий стан, обумовлене поразкою центральної нервової системи, виникає ціаноз обличчя, найтяжка задишка, пульс стає частим і слабким. Хворий непритомніє.

Перша допомога. Хворого необхідно негайно перенести в прохолодне місце, у тінь, зняти одяг і укласти, трохи піднявши голову. Хворому створюють спокій, прохолоджують голову й область серця (обливання холодною водою, прикладання компресів із холодною водою). Однак не можна прохолоджувати швидко й різко.

Хворого необхідно рясно напоїти. Для порушення подиху добре дати понюхати нашатирний спирт, випити краплі Зеленіна, настойку травневої конвалії й ін. При порушенні подиху необхідно почати негайно штучне дихання будь-яким засобом. Транспортування хворого в стаціонар краще здійснювати в положенні лежачи.

ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВОЧИНСТВА НА ПІДПРИЄМСТВІ

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

За способом фіксації

1. Письмові.

2. Графічні.

3. Фото й кіно документи.

4. Фотодокументи.

За змістом

1. Організаційно-розпорядчі.

2. Фінансово-розрахункові.

3. Постачально-збутові.

Організаційно-розпорядчі документи поділяються на групи:

а) організаційні;

б) розпорядчі;

в) довідково-інформаційні;

г) документи з кадрових питань.

За назвою:

1. Накази.

2. Положення.

3. Протоколи.

4. Розпорядження.

6. Указівки.

7. Правила.

8. Інструкції.

9. Статути.

10. Звіти.

11. Плани.

12. Службові листи.

13. Заяви.

За видами

1. Типові.

2. Трафаретні.

Індивідуальні.

За складністю

1. Прості.

2. Складні.

За місцем складання

1. Внутрішні.

2. Зовнішні.

За терміном виконання

1. Термінові.

2. Нетермінові.

За походженням

1. Службові.

2. Офіційно-особисті.

За гласністю

1. Звичайні.

2. Для службового користування.

3. Таємні.

4. Конфіденційні.

За юридичною силою

1. Істинні.

2. Чинні.

3. Не чинні.

4. Фальшиві.

За стадіями виготовлення

1. Оригінали.

2. Копії.

Види копій

а) відгук;

б) витяг;

в) дублікат.

За терміном зберігання

1. Документи постійного зберігання.

2. Документи тривалого зберігання.

3. Документи тимчасового зберігання.

ДОКУМЕНТООБІГ

Документообіг - це рух документів із моменту одержання чи створення до завершення виконання, чи відправлення здачі в справу.

Розрізняють три основних потоки документації:

документи, що надходять з інших організацій (вхідні);

документи, що відправляються в інші організації (вихідні);

документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).

Руху вхідних документів включає:

первинну обробку;

попередній розгляд;

реєстрацію;

розгляд посібником;

передачу на виконання;

виконання;

контроль за виконанням;

списання виконаного документа в справу.

Служба документаційного забезпечення керування (ДЗК), що може бути представлена в організації як самостійним структурним підрозділом (керування справами, канцелярія, загальний відділ, секретаріат, і т.п.), так і окремим співробітником (секретар-референт, секретар, офіс-менеджер, діловод і ін.) повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну чинність і прислані в повному комплекті (при наявності додатків). У противному випадку прислані документи повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються причини повернення.

Дотепер у багатьох організаціях документи надходять у виді традиційних поштових відправлень (у конвертах). Конверти з позначкою «особисто» і на адресу громадських організацій не прийнято розкривати, їх передають по призначенню без обробки. В інших випадках конверти розкриваються і, як правило, не зберігаються, не додаються до документів, що містяться в них. Конверти доцільно зберігати у виняткових випадках, коли тільки по конверті можна визначити адреса відправника, час відправлення й дату одержання документів.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДЗК із метою розподілу документів, що надійшли, на два потоки:

організації, що направляються на розгляд керівнику;

направляються безпосередньо в структурні чи підрозділи конкретним виконавцям.

Без розгляду керівникам передаються по призначенню документи, що містять поточну оперативну чи інформацію адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних поточних питань, рішення по який можуть приймати відповідальні виконавці, і значно прискорити рух вхідних документів, а значить прискорити і їхнє виконання.

На розгляд посібника передають документи, адресовані керівнику організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності організації, необхідну для прийняття управлінських рішень, наприклад,:

Необхідно передати на розгляд керівнику наступні документи, що надійшли в організацію:

1. Лист із пропозицією про спільну діяльність, отримана від іншої організації.

2. Скарга покупця на низьку якість виробів, що випускаються даною організацією.

3. Копія наказу генерального директора організації, прислана в її філію.

Доцільно передати на виконання в структурні підрозділи (виконавцям) без розгляду керівникам організації наступні документи:

1. Лист-нагадування від організації-партнера про наближення чергового терміну оплати виконаних робіт.

2. Рекламний проспект виробів, присланий з іншої організації.

3. Лист-запит, отриманий від торгового дому, про види продукції, що буде випускатися даною організацією в новому році.

і підлягаючі виконанню документи реєструються і потім передаються відповідно до попереднього розподілу або керівнику, або в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям).

Розглянуті керівником документи повертаються в службу ДЗК, де в реєстраційну форму переноситься резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення по даному документі. Після заповнення реєстраційної форми ці документи передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Хід виконання контролюється службою ДЗК.

Обробка й передача документів виконавцям здійснюються в день їхнього надходження в службу ДЗК. Якщо документ повинний виповняться декількома чи підрозділами посадовими особами, його розмножують у потрібній кількості екземплярів.

Виконані документи підшиваються в, дала разом із копіями відповідей.

Робота з вихідними документами починається з підготовки відповідальним виконавцем проекту тексту документа, що потім узгоджується із зацікавленими посадовими особами і допрацьовує по їхніх зауваженнях. Остаточний варіант документа після роздруківки підписується керівником, реєструється й відправляється адресату. Засвідчена копія вихідного документа підшивається в справу.

Документи відправляються в інші організації різними способами:

Поштою, по факсу, по електронній пошті й ін. Поштові відправлення сортують, упаковують, оформляють і здають у відділення зв'язку. Перед упакуванням документів служба ДЗК зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність усіх додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів і т.д. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗК і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи організації створюються по тій же схемі, що і вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його узгодження із зацікавленими посадовими особами й доробка по зауваженнях; роздруковується остаточний варіант документа і підписується керівником. Після реєстрації документ розмножується в потрібній кількості екземплярів (по числу виконавців). Копії документа завіряються й передаються на виконання в структурні підрозділи (відповідальним виконавцям). Оригінал документа підшивається в справу.

Документи усередині організації повинні передаватися виконавцям під розписку для підтвердження факту одержання документа виконавцем і виключення можливості втрати документа при його русі в організації.

Служба ДЗК повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, тобто враховувати обсяг документообігу. Обліку підлягають всі оригінали документів і весь їхній розмножений екземпляри (копії), наприклад,:

Похожие работы

Кадрове діловодство, робітник, керівник, кар’єра, звільнення, переведення, прийом

Скачать

28058

0

0

... та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб'єкта господарювання, а саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства мас вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення. В документації з особового складу зазначається діяльність суб'єкта ...

Організація робочого місця керівника

Скачать

13026

0

0

... 1-3 осіб, малих кімнат – 4-10 осіб і великих – 11-30 осіб. Загальний (широко застосовується в західноєвропейських країнах) – зали на 100 і більше осіб. Є свої недоліки і переваги. Доцільно створювати приміщення для відпочинку. Концепція комбінованого офісу – кожному співробітнику виділяється постійне і тимчасове робочі місця. Висновки 1. Організація робочого місця керівника залежить багато

Посадові обов’язки працівників апарату місцевого суду

Скачать

72415

0

0

... бухгалтера не менше 5 років. Головний бухгалтер свої посадові обов'язки виконує під керівництвом голови суду (а також виконуючого його обов'язки заступника) та безпосередньо підпорядковується керівникові апарату місцевого суду. Йому безпосередньо підпорядковані працівники планово-фінансової та бухгалтерської служби місцевого суду. Головний бухгалтер виконує такі завдання та обов'язки: 1) зді ...

Праця державних службовців: організація, оплата, ефективність

Скачать

201341

19

3

... Виробництво товарної продукції на 1 грн, зарплати, грн. 5,64 5,40 -0,24 95,7 Наведені дані також свідчать про зниження ефективності використання фонду оплати праці. 2.4 Ефективність організації праці в Управлінні житлового господарства Специфіка праці державних службовців полягає в тому, що вони: –          виконують праця, що виражається в обґрунтуванні цілей і напрямків суспільного ...