Наказ директора організації був розмножений у 10 єкз., документообіг цього наказу склав 11 документів (1 оригінал + 10 копій)

1. Наказ директора організації був розмножений у 10 єкз., документообіг цього наказу склав 11 документів (1 оригінал + 10 копій).

2. Лист-запрошення було розіслано в 15 організацій, його документообіг склав 16 документів (15 єкз. відправлене і 1 єкз. підшитий у справу).

В обсяг документообігу входять також усі документи, отримані й відправлені по каналах зв'язку: факси, телекси, телеграми, телефонограми, роздруковані відеограми, отримані по електронній пошті.

При підрахунку обсягу документообігу за облікову одиницю зручніше за все прийняти документи найбільш розповсюдженого формату - А4 (210х297 мм), а документи іншого формату - А5 (248х210 мм) враховувати за схемою: 2 документи формату А5 = 1 документ формату А4.

Зведення про кількість оброблених документів зручно вносити у відповідну облікову форму, створену по розсуду самої організації і заповнювану щодня, щомісяця, щокварталу й щорічно в структурних підрозділах і службах ДОУ, наприклад,:

Зведення обліку обсягу документообігу

за 200 р.

(місяць)

Вид документів Кількість документів Усього

Оригінали Копії

Вхідні Вихідні Внутрішні

Разом

Результати обліку обсягу документообігу узагальнюються й доводяться до зведення керівника організації для вироблення заходів для удосконалювання роботи з документами й визначення штатної чисельності служби ДЗК.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ

Система документації – це сукупність документів, взаємозв'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських ( адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні як – від: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Основні правила оформлення реквізитів

№	Реквізити	Розташування та правила оформлення
1	2	3
1	Державний герб	Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації
2	Емблема організації чи підприємства	Порядок із назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
4	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
5	Код форми документа	У верхньому кутку під кодом підприємства, організації, установи
6	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
7	Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа	У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
8	Назва структурного підрозділу	У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
9	Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил:052183, м. Київ-183, вул. Ватутіна, 7, тел.512 58 96. На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 2258741 в Укрінбанку м. Києва МФО № 586731
10	Назва виду документа	Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводитися назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
11	Дата	Документ датується вдень його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (5 серпня 1998 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 25.06.98 (тобто 25 червня 1998 долі). у документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
12	Індекс	У верхній частині зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в собі три парі арабських цифр, де перша пари – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад,: № 02-15/54, де 05 – шифр структурного підрозділу; 15 – номер справи; 54 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії
13	Посилання на індекс та дату вхідного документа	У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в документі організацією, яка уклала чи бачила документ. Наприклад,: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер
14	Місце укладання чи видання	У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
15	Гриф обмеження доступу до документа	З правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно”
16	Адресат	З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштова адреси – пишеться із середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресований до установи, те поштова адреси вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем. Наприклад,: Друкарня “Преса Никонову Миколі України” Петровичу Головному вул. Грінченка, редакторові буд. 7, кв. 19 Романову В.О. Київ – 0401004
17	Гриф затвердження	У верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження. Наприклад,: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) С.В. Литкова 07.10.99
18	Резолюція	У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, те резолюцію, вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документи, крім полів. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; указівка на порядок виконання документа; термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата. Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою
19	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа
20	Відмітка про контроль	З лівого боку у верхній частині, полючи першої сторінки документа. Її проставляють за формою “ДО” або “Контроль”
21	Текст	Складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від полючи до, полючи)
22	Відмітка про наявність додатка	Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, те відмітку про це, оформляють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.; якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, те їх потрібно перелічити з указівкою на кількість сторінок у шкірному з них і кількість примірників: Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається в справі, те зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх, список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.
23	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: зазначення посади (із лівого боку); підпис (між назвою посади й прізвищем); ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор - Директор ЗОШ № 246 ЗОШ № 224 /підпис/ /підпис/ К.Н.Петренко І.І.Савкова Розшифрування підпису в дужки не береться
24	Гриф узгодження	Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (із підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (із підвідомчими організаціями). Цей реквізит складається з: слова “УЗГОДЖЕНО”; назви посади службової особи, із якою узгоджується документ, та назви установи; особистого підпису; його розшифрування; дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці. Наприклад,: УЗГОДЖЕНО: Директор ЗОШ № 255 /підпис/ Т.Б.Романкова 01.09.99
25	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа – це його візування. Віза складається з: особистого підпису особи, що візує; дати. У разі споживи зазначається посаду особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) О.Л.Брамка 28.08.99 невеликі зауваження ( 1 – 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
26	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх, розсилання, до довідок із місця роботи і т.д.
27	Відмітка про засвідчення копії	У правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” слово “правильна”; дата; посаду виконавця; підпис і його розшифрування. за споживи підпис завіряється печаткою
28	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит, обов'язковий на вихідних документах (аркушах, довідках, висновках).складається з: прізвища виконавця; номера його службового телефону. Смороду ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього полючи першої сторінки документа й, містить такі відомості: стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
30	Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення
31	Відмітка про надходження	Містить: скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження. Ця відмітка робиться від чи руки за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: назву організації; дату надходження; індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа

Документи підлеглі затвердженню:

Акти перевірок і ревізій, прийому устаткування, списання, експертизи виконаних робіт, передачі справ, ліквідації заснувань, підприємств і т.д.

Договори про провадження робіт; матеріально-технічному постачанні; оренді приміщень; про постачання, підряди, науково-технічне співробітництво, матеріальній відповідальності і т.д.

Завдання на проектування об'єктів, технічних споруджень; на проведення науково-дослідних робіт і т.д.

Інструкції (правила) - посадові; по документаційному забезпеченню керування; по техніці безпеки і т.д.

Нормативи витрати сировини, матеріалів, електроенергії, чисельності працівників і т.д.

Звіти про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи і т.д.

Переліки посад працівників із ненормованим робітником удень; підприємств, на яких поширюються визначені пільги і т.д.

Плани виробничі; будівельно-монтажні; науково-дослідних робіт; по капітальному ремонті; роботи колегії, науково-технічної ради і т.д.

Положення про міністерства, структурні підрозділи і т.д.

Програми проведення робіт, заходів і т.д.

Розцінки на провадження робіт.

Кошторису витрат на зміст будинків, на заробітну плату і т.д.

Стандарти державні, галузеві, технічні умови.

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розклади і зміни до них.

ОФОРМЛЕННЯ ДРУКОВАНИХ МАТЕРІАЛІВ

У документах, оформлюваних на двох і більш сторінках, друга і наступна сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номера сторінок повинні проставлятися посередині верхнього, полючи листа арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.

Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження варто відокремлювати друг від друга 1.5 - 2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються друг від друга 2 - 4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними буквами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома обличчями, і їхні підписи розташовуються одна під іншою, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2 - 4 міжстрокових інтервали.

Дата в службових документах може оформлятися кожним із наступних способів: 20.05.95, чи 20 05 95, чи 20 05 1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містить зведення фінансового характеру. Наприклад,: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.

При написанні дати в документі, яким будуть користатися іноземні партнери, необхідно пам'ятати, що в США спочатку пишеться місяць, потім число - 10/7/95 відповідає 7 жовтня 1995 року, тому дату в таких документах варто писати словесно-цифровим способом.

Якщо в тексті використовуються цифри, то варто знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра коштує на початку пропозиції, неї варто писати словами.

Засоби копіювання й оперативного розмноження документів

Для одержання й розмноження документів використовують дві групи засобів копіювання й розмноження: засобу репрографії, тобто факсимільного копіювання документів, і засобу оперативного малотиражного розмноження.

Копіювальні засоби розрізняють по способі одержання копій: світлокопіювання, термокопіювання, фотокопіювання, мікрофільмування й електрокопіювання Загальним для цих способів є ті, що копіювання виробляється на світлочутливому чи іншому реактивному матеріалі.

Світлокопіювання - один із найбільш простих і дешевих способів одержання копій - заснувань на використанні світлочутливого папера і широко застосовується в проектно-конструкторських підрозділах. Однак одержувати світлокопії можна тільки з документів, виготовлених на прозорій чи напівпрозорій основі. У діловодстві число таких документів незначно, тому використання цього методу обмежено.

термокопіювання. Копіювання виробляється на спеціальний термореактивний папір або на звичайний папір із використанням спеціальної термокопіювання папера.

Фотокопіювання забезпечує висока якість копій, однак вартість використовуваних матеріалів значний і тому цей спосіб для одержання навіть невеликого числа копій нецільоспрямовано. Основне його призначення - одержання копії для подальшого розмноження.

Мікрофільмування (одержання фотографуванням зменшених зображень оригіналу) забезпечує оперативне розмноження документів, створення й використання страхових фондів і схоронність коштовних оригіналів, механізацію процесів пошуку інформації, скорочення площі архівосховищ на 30% і обсягу збереженої документації в 50-70 разів. Мікрофільмування застосовують в установах для скорочення площі й витрат по збереженню документів. Поширені також пошукові системи, що використовують мікрофільми.

У діловодстві широко використовують електрографічне копіювальнеустаткування як найбільш економічне, просте і надійне. При роботі на цьому устаткуванні можна застосовувати звичайний папір, змінювати масштаб зображеннях на копіях, робити копії при звичайному висвітленні, швидко виготовляти офсетні друковані форми з будь-яких штрихових оригіналів.

Апарати «Ксерокс» копіюють із нерухомих оригіналів і широко застосовуються для одиничного копіювання діловодної документації. Смороду відрізняються високою якістю копій і продуктивністю, простої експлуатації.

Гектографи, портативні, прості в обслуговуванні, дозволяють здійснювати вибіркову печатку, безшумні і можуть бути встановлені безпосередньо в робочих приміщеннях розмноження на них, рентабельно починаючи з 10 екземплярів.

Трафаретна печатка, заснована на нанесенні фарби на поверхню папера через друковану форму по контурі зображення. Форму виготовляють ручним, машинописним, електроіскристим і фотомеханічним способами. В установах за допомогою трафаретної печатки розмножують текстову й нескладну графічну документацію тиражем до 1000 екземплярів.

Офсетна печатка, заснована на передачі фарби з друкованої форми на папір через проміжний гумовий циліндр.

Засоби складання текстових документів

Для складання текстових документів застосовуються такі засоби: комп'ютер, канцелярські механічні пишучі машини, електричні й портативні, пишучі автомати, диктофони.

На канцелярських механічних і електричних пишучих машинах друкують текстові, цифрові й табличні матеріали, а також виготовляють трафаретні й офсетні форми.

При використанні електричних пишучих машин продуктивність праці друкарок підвищується на 20-50% за рахунок збільшення кількості ударів у хвилину, більшої механізації елементів друкування й зниження стомлюваності.

Пишучі автомати являють собою електричні машини з електронними пристроями, що дозволяють одночасно друкувати, кодувати, записувати на носій алфавітно-цифрову інформацію, логічно обробляти кодовану інформацію, розшифровувати й відтворювати інформацію з носія.

Диктофонами називають прилади для запису й відтворення усного мовлення. Смороду застосовуються для підготовки листів, наказів, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок, для запису резолюцій, указівок, запитів, заміток у процесі оперативної діяльності керівників і фахівців, ходу нарад, зборів, засідань, виступів, доповідей, лекцій, прийнятих рішень і т.д.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТУВАННЯ

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).

Розпорядчі (ухвали, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали).

Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, оглянь, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми).

З кадрово-контрактових питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові догоди, контракти).

Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові і т. Ін.)

Організаційні документи

Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

ПОЛОЖЕННЯ

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

Реквізити:

Герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження.

СТАТУТИ

Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Статути після їх, затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити:

Гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про погодження та реєстрацію; дата.

Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту розбивають на статті (пункти), що групують у розділи (позначають римськими цифрами).

ІНСТРУКЦІЯ

Інструкція – правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Реквізити:

Назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входити назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі з формулюваннями типу «винний», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції – це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

ПРАВИЛА

Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.

Розпорядчі документи

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

ПОСТАНОВА

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стояти перед цими органами, та встановленню стабільних норм і правил поведінки.

Ухвали приймаються Президією Верховної Заради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: Констатуючої й розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту ухвали); підписи.

УХВАЛА

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві заради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, заставі в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Реквізити:

Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

НАКАЗИ

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних указівок вищих органів.

Текст складається з констатуючої й розпорядчої частини. Конституційна містить такі елементи: вступ (указано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок Викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, те в конституційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Конституційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань конституційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів

Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

ВКАЗІВКИ

Указівки – розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань організацій, установ.

Указівки – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважливо інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Указівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Реквізити:

Назва відомства, заставі та структурного підрозділу; назва виду документа (вказівки); дата й місце видання; індекс; заголовок, підпис; відмітка про узгодження; текст.

1.3. Довідково-інформаційні документи

Переважлива більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Смороду містять інформацію про фактичний стан справ у заставах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Смороду носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

АКТИ

Акт – документ правової чинності, складений одними або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідність акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.

Реквізити:

Автор документа (назва відомства, організації); дата, номер, місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст; відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження; перелік додатків до акту; підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

ВІДГУКИ

Відгук – документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) із приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

Заголовок; назва виду документа; текст; підпис; дата; печатка; штамп, що засвідчують підпис рецензента.

ДОВІДКИ

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження чи тихнув інших фактів і подій.

Реквізити:

Назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка);

Дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка, винна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

ДОПОВІДІ

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного прочитання та обговорення.

ЗАПИСКИ

Доповідна записка – документ, адресувань керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

Адресат, прізвище, ініціали посадової особи та посади, назва виду

документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує тієї, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює заподій певного факту, вчинку, події.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

ЗВІТИ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити:

назва документа; період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

ОГЛЯД

Огляд складається для інформування про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки.

В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити:

назва виду документа; заголовок; текст; дата й місце видання, підпис посадової особи.

Друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

Заголовок; дата; година та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.

За необхідність вказують адресі та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводити захід.

ПЛАНИ РОБІТ

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа, зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає з наступним затвердженням керівником.

ПРОТОКОЛИ

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, година й позначка проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує тієї чи інший факт.

Реквізити:

Назва виду документа; порядковий номер протоколу; назва зборів, конференцій, засідання, наради й розширенням їх, характеру; назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференцій, наради; порядок денний; текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференцій, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛУ

Витяг із протоколу – один із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити:

Номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст із цього питання; назва виду документа.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Текст службового листа винний висвітлювати лише одне питання. Головна позначка службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», ",як відомо,», «якщо можливо» і т. ін. Тон листа винний бути нейтральний.

Реквізити:

Назва й адреси організації – відправника листа; номер і дата; назва й адреси одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст, перелік додатків із зазначенням кількості сторінок:, підпис керівника; віза виконання.

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телефоні.

Телеграми надсилаються в найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп'ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

ФАКСИ

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Реквізити:

Назва документа; дата; назва адресата, установи, яка передає факс; прізвище, посаду особи, що підписала документ; назва організації й службової особи – одержувача факсу; текст.

Текст факсу складається без скорочень.

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефоні; це один із видів ділової кореспонденції.

Зміст тексту передають адресатові по телефоні, текст диктується й записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.

Реквізити:

Назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка передає телефонограму; прізвище, посаду особи, що підписала документ, назва організації й службової особи – одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; година; текст.

Текст телефонограми має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Документація з кадрово-контрактових питань

Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організацій), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) із найманню працівників тощо.

АВТОБІОГРАФІЇ

Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльність.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

Прізвище, ім'я, по батькові в називному відмінку, дата, місце народження;, відомості про навчання; відомості про трудову діяльність; відомість про громадську роботу; короткі відомості про склад сім'ї; дата й підпис автора.

ЗАЯВА

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Реквізити:

Адреси; відомості про заявника; назва виду документа; текст; перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; підпис автора; дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресі, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи.

КОНТРАКТИ

Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами про засади спільної виробничої й творчої діяльність.

Через контракт громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність”.

Реквізити:

Назва виду документа зі стислим зазначенням його призначення; дата, місце; орган, що наймає керівника; посаду, прізвище, ім'я, по батькові того, кого наймають; текст; підписи сторін _ укладачів контракту; печатка, що засвідчує підпис наймача; гриф погодження для контрактів, що укладаються з керівником державного й муніципального підприємства.

Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони. Про це зазначається в тексті контракту.

ОСОБОВІ ЛИСТКИ

Особові листки з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під чи година те приймання його на роботу, чи те для участі в певному конкурсу тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадян, оформлених шляхом їх у таблицях.

Реквізити:

Назва виду документа; прізвище, ім’я, по батькові, дата й місце народження, фото того, хто заповнює документ; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова діяльність; державні нагороди; вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукову відзнаки; відомості про батьківщину; паспортні данні; домашня адреси; особистий підпис; дата заповнення документа.

УГОДИ

Трудові угоди – документ, що укладається між організаціями й працівниками, які не входять до цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засідках із відповідними установами та підприємствами.

Реквізити:

Назва документа; дата й місце складання; перелік сторін, що уклали угоду; зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця замовника; юридичні адреси сторін; підписи сторін; печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один із яких видається виконавцеві, а інші зберігаються в справах організації-замовника.

ХАРАКТЕРИСТИКИ

Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика пред’являється при вступі до вузів і технікумом, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Реквізити:

Назва виду документа; анкетні данні; текст; висновки; дата складання; підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що бачила характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Особисті офіційні документи

Це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошів, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

ДОРУЧЕННЯ

Доручення – це документи, за якими організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Офіційні доручення оформляє установа, організація, підприємство.

Реквізити:

Назва підприємства; назва виду документа; номер, дата, місце видачі; посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення; номер і дата видачі супровідного документа; термін дії доручення; підпис службових осіб, які бачили доручення; печатка підприємства.

ЗАПОВІТ

Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи щодо розпорядження майном, що йому належить, на випадок смерті.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця й години його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих розумів не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший – заповідачеві.

Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт, те за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба відзначити заподій, за якими заповідач не підписав власноручно.

ЗАЯВИ

Заява – це вид звертання, за допомогою якого громадяни реалізують через державні органи або громадські організації надані їм права.

Реквізити:

Назва установи; назва виду документа, прізвище, ім'я, по батькові та адреси того, хто подає заяву; дата народження; відомості про паспорт; підпис того хто складав заяву; відмітка про реєстрацію документа.

РОЗПИСКИ

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошів, товарів та ін., завірений підписом одержувача.

Має довільну форму.

Реквізити:

Назва виду документа; посаду, прізвище, ім'я та по батькові того, хто дає розписку; кому дається розписка; на підставі якого розпорядження чи документа здобута цінності; дата й підпис одержувача цінностей.

Текст розписки розпочинається словами: Бачена мною, інженером…Ця розписка бачена…Я, учитель середньої школи № 2…

Дата пишеться за таким зразком: 11 березня 1998 долі.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках – словами: у сумі 600 (шістсот) грн.

ВИСНОВОК

У висновку мені б хотілося сказати про особисті якості секретаря і про його роль у роботі з керівником.

Важливими факторами успіху роботи особистого секретаря є уміння поводитися з людьми й здатність створити враження, що підвищує авторитет керівника. Секретар, повинен бути важливою ланкою в системі контактів свого керівника, забезпечуючи ефективний зв'язок і своєчасне уживання необхідних заходів. Секретар є особистим представником свого керівника, і виконання цієї ключової ролі вимагає уміння робити сприятливе враження на працівників організації й представників інших фірм.

Роль секретаря керівника, як вона визначається в брошурі Європейської асоціації професійних секретарів, полягає в тому, щоб знати суть діяльності свого керівника і вміти значну частина цієї роботи брати на себе.

В обов'язки секретаря входить:

1. Стенографування, друкування стенограми, складання листів і т.д.

2. Одержання, обробка вхідної й вихідної пошти.

3. Ведення телефонних розмов, організація прийомів.

4. Ведення щоденника керівника; організація його

зустрічей.

5. Організація ділових поїздок керівника.

6. Реєстрація ділової кореспонденції, ведення справ.

7. Організація й доля в роботі засідань.

8. Організація справ у кабінеті керівника.

9. Звільнення керівника від рутинних операцій.

10. Інформаційне забезпечення.

11. Оформлення банківських рахунків.

12. Посібник діяльністю підлеглих секретарю

діловодних служб і персоналу.

13. Дотримання позитивних правил техніки безпеки.

14. Організація й посібник роботи по забезпеченню

нерозголошення обробленої інформації.

15. Забезпечення секретаріату й керівника необхідними канцелярськими приладами.

16. Організація загальних збори й заходів загального характеру.

Цю тему для своєї дипломної роботи я вибрала не випадково. Зараз я працюю в організації секретарем.

Коли дивишся по телебаченню зустрічі керівників фірм, то мимоволі звертаєш увагу на супровід, у тому числі, і на секретаря. Звичайно, це стримана, манірна людина. У нас теж такі є, але нажаль, їх не так уже багато. Тім більше, зараз організується дуже багато акціонерних фірм, бірж, що укладаються контракти із західними фірмами. І секретарі повинні бути "на рівні". Харрісон не даремно пише, що "секретар представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму".

Насамперед, у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так називані курси секретарів, де навчати їх діловим і особистим якостям, що присуті цій професії.

Секретар - важлива професія, особливо в нашу годину, в епоху створення все нових і нових фірм. У більшій мірі від нього теж буде залежати успіх чи фірми, чи підприємства. І нехай професія секретаря ніколи не упустить свого престижу.