Система управления деятельностью порта

2. Система управления деятельностью порта

Порт является юридическим лицом, которое не имеет в своем составе других юридических лиц.

Порт осуществляет свою деятельность на основе и в соответствии с действующим законодательством Украины, нормативными актами министерства и уставом.

Порт ведет самостоятельный баланс, имеет расчетный, валютный и другие счета в банках. Порт может иметь товарный знак, который должен быть зарегистрирован.

Порт несет ответственность по своим обязательствам, в рамках принадлежащего ему имущества, но не несет ответственности по обязательствам государства и Министерства.

Порт самостоятельно планирует свою деятельность, определяет стратегию и основные направления своего развития в соответствии с отраслевыми научно-техническими прогнозами и приоритетами, конъюнктурой рынка и экономической ситуацией, самостоятельно выбирает пути выполнения поставленных целей.

Порт может образовывать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения с правом открытия текущих и расчетных счетов.

Порт имеет право внешнеэкономической деятельности, касающейся его общей цели и направлений деятельности.

При определении стратегии развития порт обязан учитывать предоставленные ему государственные заказы, государственные контракты, заключенные при участии порта, и другие договорные обязательства.

Управление портом осуществляется на основе сочетания принципов самоуправления трудового коллектива и прав собственника. К органам управления портом, в пределах их компетенции относятся: Конференция трудового коллектива, Совет порта и начальник порта. Наем начальника порта осуществляется Министерством путем заключения контракта. Совет порта формируется на 3 года в составе 20 человек, его члены членов избирает Конференция трудового коллектива.

Порт самостоятельно определяет структуру управления и устанавливает штаты. Министерство не имеет права прямого вмешательства в хозяйственную деятельность порта.

Руководство всей работой начальник порта осуществляет через своих заместителей.

Оперативное руководство работой порта и контроль за выполнением суточных планов и технологического процесса осуществляется 1-ым заместителем начальника порта через главного диспетчера порта и начальников ППК.

Главному диспетчеру в оперативной работе подчинены: дежурный диспетчерский аппарат, начальники комплексов и хозяйств порта.

Взаимная увязка в работе порта и станции по выполнению суточных планов погрузки и выгрузки вагонов осуществляется через сменного диспетчера АОЗТ «Транс-Порта» и маневрового диспетчера порта.

Заместители начальника порта, руководители и специалисты подразделений аппарата управления и структурных подразделений (цехов, отделов, отделений и других аналогичных подразделений), старшие мастера и мастера назначаются на должность и освобождаются с должности начальником порта.

Решения социально-экономических вопросов, которые касаются деятельности порта, принимаются его органами управления при участии трудового коллектива и уполномоченного ним органа.

Полномочия трудового коллектива порта реализуются общими сборами (конференцией) через их выборные органы. Для представительства интересов трудового коллектива на общих сборах трудовой коллектив выбирает представительский орган.

Администрация порта заключает коллективный договор с трудовым коллективом, который регулирует производственные, трудовые и экономические отношения, вопросы охраны труда и социального развития.

Ликвидация и реорганизация (слияние, присоединение, раздел, преобразование) порта осуществляется в соответствии с решением Министерства или арбитражного суда.

Организационная структура порта представлена в Приложении 6.

Взаимодействие между Одесским портом и его партнерами регулируется «Договором о совместной деятельности», который заключается на срок от 5 до 10 лет и содержит положения, четко определяющие сферы компетенции сторон и порядок регулирования их взаимоотношений. В соответсвии с этим договором порт предоставляет инфраструктуру, а стивидорные компании берут на себя трудовое обеспечение грузоперевалочного процесса и приобретение дополнительных технических средств за свой счет. При этом не происходит изменения форм собственности, каждая сторона остается полновластным владельцем своего имущества, которое находится на его балансе.

В плане организации совместной деятельности функции порта и его партнеров четко определены. Порт выступает в качестве центра, координирующего деятельность всех своих производственных подразделений во взаимодействии со стивидорными компаниями как при выработке общепортовых плановых решений, так и на этапе реализации этих решений. Стивидорные компании обеспечивают привлечение грузов и непосредственно выполняют погрузо-разгрузочные работы. Общее руководство эксплуатационной деятельностью и право на окончательное решение остается за портом.

При определении доли прибыли порта и стивидорных компаний учитываются инвестиционные вклады компаний в развитие потенциала порта. Каждая из сторон платит налоги и производит все другие платежи самостоятельно в соответствии с действующим законодательством Украины.

Пример «Договора о совместной деятельности» приведен в Приложении 7.

Главная диспетчерская создана для координации действий всех подразделений порта и предприятий, с которыми порт осуществляет совместную деятельность по выполнению оперативных и сменно-суточных планов работы порта.

Основной задачей главной диспетчерской является постоянное круглосуточное диспетчерское обеспечение всех работ в порту.

Главная диспетчерская является самостоятельным подразделением управления порта и непосредственно подчинена первому заместителю начальника порта – начальнику службы эксплуатации.

Главная диспетчерская в соответствии с возложенной на нее основной задачей выполняет следующие функции:

1.    Составляет сводный месячный график подхода судов на основании заявок от экспедиторов и грузоотправителей, информирует ПСД в дальнейшем об изменении даты подхода судов по поступающим сведениям от агентов или фрахтователей.

2.    Готовит материалы и участвует в координационных совещаниях порта и смежников.

3.    Составляет проекты сменно-суточных планов работы порта с наиболее рациональным и эффективным использованием перегрузочных и транспортных средств по безопасной обработке судов и вагонов и представляет на утверждение их начальнику службы эксплуатации.

4.    Осуществляет ежемесячный и ежесуточный контроль выполнения сменно-суточного плана.

5.    Контролирует ход грузопереработки в целом.

6.    Принимает оперативные меры по предотвращению непроизводительных простоев судов, вагонов, автотранспорта по вине порта либо ПСД.

7.    Готовит диспетчерские совещания по обработке судов.

8.    Принимает действенные меры по привлечению новых грузопотоков.

9.    Составляет оперативную и статистическую отчетность по обработке судов.

10.  Консультирует работников ПСД по вопросам оформления актов учета стояночного времени судов.

11.  Осуществляет анализ обработки флота, выполнения портом и ПСД норм интенсивности перевалки грузов.

12.  Готовит предложения по пересмотру валовых норм обработки флота.

13.  Информирует подходящие суда через агентов о возможности и времени постановки их к причалу.

14.  Оповещает ПСД о силе ветра и прогнозах погоды для принятия мер безопасности при организации работы кранов и судовых стрел.

15.  Координирует усилия порта и ПСД по борьбе со снежными заносами и другими стихийными явлениями, а также при ликвидации последствий аварий и аварийных ситуаций.

16.  Заблаговременно ставит в известность ПСД и другие заинтересованные организации и подразделения порта, службу охраны труда о предстоящей выгрузке опасных либо ядовитых грузов, а также сообщает на основании официальных документов о физико-химических свойствах грузов и необходимых мерах предосторожности.

17.  Информирует руководство порта, службу охраны труда о групповых несчастных случаях с тяжелым или летальным исходом.

18.  Ежедневно готовит диспетчерские приказы по работе порта и осуществляет контроль за их исполнением.

19.  Ведет оперативный контроль при постановке судна под обработку:

·     по наличию предоплаты за ПРР либо задолженности;

·     наличию поручений/нарядов на обработку в/из судна;

·     контроль за использованием причала

20.  Обеспечивает постоянный контроль за работой факса главной диспетчерской и телетайпа порта.

21.  Готовит проекты должностных инструкций на работников главной диспетчерской.

Главная диспетчерская порта, получив график подхода судов, распределяет их по причалам в соответствии со специализацией, устанавливает объем судовых, вагонных и прочих работ по районам порта. Согласно объему работ рассчитывают необходимые производственные и трудовые ресурсы по районам и намечают мероприятия для выполнения плана. При недостаче ресурсов принимают меры по привлечению рабочей силы.

Важнейшим звеном в диспетчерском руководстве и контроле являются диспетчерские совещания, проводимые ежедневно начальником порта, а в его отсутствие – заместителем начальника порта по эксплуатации. На диспетчерском совещании присутствуют: начальник порта, все его заместители, начальники отделов управления и хозяйств порта, представители смежных организаций, связанные с обработкой судов, вагонов, ввозом или вывозом груза.

На диспетчерском совещании начальники районов и хозяйств порта докладывают о выполнении плана за прошедшие сутки, особо останавливаясь на невыполненных пунктах сменно-суточного плана. По докладам начальников районов и хозяйств начальник порта дает указания о мерах, которые должны быть приняты для ликвидации причин отставания от плана. После рассмотрения результатов выполнения сменно-суточного плана за прошедшие сутки главный диспетчер порта докладывает проект сменно-суточного плана на планируемые сутки. Участники совещания обсуждают проект плана, вносят в него коррективы и начальник порта утверждает сменно-суточный план. Утвержденный сменно-суточный план немедленно доводят до всех исполнителей. Он является основным документом, которым должны руководствоваться все оперативные работники порта.

Диспетчерское руководство предполагает, кроме планирования и контроля, также и оперативный учет производственной деятельности по вопросам выполнения сменно-суточного плана. Этот учет ведут на основании сообщений и рапортичек оперативных работников (стивидоров, помощников заведующих складами, диспетчеров), он позволяет получить представление о ходе выполнения оперативных планов (месячных, сменно-суточных).

На основании данных учета проводят оперативный анализ основной производственной деятельности порта, позволяющий вовремя выявить недостатки, разработать и осуществить мероприятия по их ликвидации, вскрыть неиспользованные резервы производства.

Основным документом, регламентирующим деятельность главной диспетчерской, является Положение.

В ходе прохождения практики была изучена также работа отдела договоров и анализа ВЭД. Данный отдел создан для организации и обеспечения работы порта по прямым договорам с предприятиями совместной деятельности (ПСД), иностранными фирмами, государственными предприятиями согласно руководствующему законодательству Украины.

Отдел договоров и анализа ВЭД является самостоятельным структурным подразделением Украинского порта и подчиняется непосредственно заместителю начальника порта по эксплуатации.

Основной задачей отдела договоров и анализа ВЭД - это организация внешнеэкономической деятельности порта, установление экономически выгодных взаимоотношений с клиентурой.

Основные функции отдела:

1. Изучение и привлечение клиентуры - грузовладельцев (продавцов и покупателей) поставляющие свои грузы на внутренний и внешний рынок через морские порты.

2. Ведение переговоров с отечественными и иностранными клиентами по привлечению грузов в порт и оказание услуг.

3. Разработка и подготовка к заключению договоров, контрактов, соглашений на основные и дополнительные услуги, представляемые портом.

4. Ведение переписки, оформление протоколов переговоров с клиентурой на отечественном и иностранных языках.

5. Экономическое обоснование предстоящих сделок.

6. Учет и анализ действующих договоров, соглашений, контрактов.

7. Разработка и внесение в ПЭО предложения о внедрении дополнений, изменений к действующим тарифам, а также новых тарифов, сборов, плат за услуги, оказываемые портом.

8. Участие совместно с юрбюро в ведении дел в арбитражных, судебных и других органах.

9. Изучение и систематизация нормативных документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

Отдел договоров и анализа ВЭД возглавляет начальник, которого назначает на должность и освобождает от нее начальник порта по представлению заместителя начальника порта по эксплуатации.

В 2001 году портом было заключено 1452 договора, из которых 206 – на транспортно-экспедиторское обслуживание, 92 – на агентское обслуживание, 144 – на грузопереработку, 158 – на аренду судов Портофлота, 60 – на услуги контейнерного терминала и т.д.

До подписания договора проводится ряд подготовительных мероприятий:

·     Производится проверка фирмы, с которой будет заключен договор;

·     Составляется проект договора;

·     Оценивается эффективность проекта;

·     Проект визируется службами, деятельность которых затрагивается договором.

Для заключения договора с портом предприятию необходимо предоставить ряд документов:

·     Устав предприятия;

·     Свидетельство о регистрации;

·     Справка из управления статистики;

·     Справка плательщика НДС;

·     Протокол о назначении лица, которое подписывает договор;

·     Лицензия (если она должна иметь место).

После проведения всех процедур договор подписывается начальником порта (или лицом, которому выдана доверенность начальником порта) и представителем предприятия, уполномоченным для этой цели.

Проформа договора на перевалку экспортных зерновых грузов приведена в Приложении 8.