Все показатели и реквизиты переносимые на маш носители целесообразно

9 все показатели и реквизиты переносимые на маш носители целесообразно

сконцентрировать в спец выделяемых полей документов 10 постоянные

показатели – должны заполняться при подготовке форм документов 11 форма -

ГОСТ 12 автоматизация заполнения и ведение первичной документации 13

инструкции – однозначные и простые

В системе док-ии выделяются: первичные, результатные док-ты. Первичные док

– бланк заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами

– юр.сила.

Первичные: базовые, оперативные. Базовые – док-ты, содержащие постоянные

справочные, нормативно-расценочные и др. данные. Они составляют

нормативно-справочную информацию. Три основных формы расположения

реквизитов: зональная, табличная, комбинированная. Зональная – все

реквизиты группируются по признаку взаимосвязи и для каждой группы своя

зона. При табличном – док-ты в виде таблиц.

Формы: односторонние, многостор. По направлению движения к объекту:

входящие и исходящие. По месту возникновения – внешние и внутренние По

способу охвата: разовые и накопительные.

Унифицированные системы документации УСД – совокупность взаимосвязанных

док-ов, построенных по единой модели и содержащих информацию, необходимую

для принятия решения соответствующими органами правления. Основные задачи

УСД: 1 систематизация форм документов 2 взаимосвязь содержащихся в них

технико-экон показателей 3 регламентация состава, видов и разновидностей

документов 4 рациональное сокращение числа форм документов и содержащихся

в них показателей за счет исключения избыточной информации и расчетных

показателей. Выбор тех или иных форм документов зависит от состава

реквизитов, необходимых для решения задач, а также от требований,

предъявляемых со стороны технических средств обработки информации.

Вывод: несмотря на разнообразие унифиц форм первичных документов при

создании конкретной ЭИС могут разрабатываться собственные формы внутренней

документации, удовлетворяющих определенным условиям пользователя.

Методика проектирования форм первичных документов Процесс проектирования

состоит из этапов: 1 определяется состав реквизитов 2 все реквизиты

разбиваются на группы: постояные, переменые, оформительские 3 документ

состоит из: ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ – 4 зоны: А) наименование предприятия Б)

индекс док-та В) постоянные реквизиты Г) наименование док-та, его номер,

дата ПРЕДМЕТНАЯ – переменные, справочно-группировочные реквизиты (признаки

слева, основание справо) ОФОРМИТЕЛЬСКАЯ подписи ответственных лиц (“1 2”3

4 5 6) 4 расчитывается площадь бланка, выбирается стандарт бумажного листа

и изготавливается образец для размножения типографским способом. 5

разработка инструкции по заполнению и ведению данного док-таКЛАССИФИКАЦИЯ

НОСИТЕЛЕЙ РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Рез инф можно выводить на экран на машинные носители и распечатывать.

Различные ведомости получаемые на печатающем устройстве, называются

машинограммы. Отображение результатной информации выходных документов

осуществляется в двух режимах: регламентном и запросном. По назначению рез

док-ты: основные и вспомогательные. По периодичности составления:

оперативные, текущие, долгосрочные. По характеру печати – построчные и

итоговые. По структуре: простые и сложные

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Следующие виды этапа: 1 определяет перечень и макс разрядность печатаемых

реквизитов 2 все реквизиты делят на постоянные и переменные 3 определяют

реквизиты, по которым подсчитываются итоги, устанавливается их иерархия:

общие, промежуточные, частные

4 вычерчивается эскиз машинограмм: док делятся на три части: заголовочная

(4 зоны), общая, эскизная. (3 и 4 зона совмещены в одну). Итоговые –

располагаются по возрастанию старшинства итогов.

В пятой части (содержания) – размещают переменные реквизиты. Слева в

порядке убывания старшинства располагаются группировочные и справочные

реквизиты, справа отводят место для печати основания исходных и итоговых

5 составляется инструкция по ведению разработанного документа

Машинограмма становится официальным документом при наличии подписи

ответственных за содержание.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ МАКЕТОВ ЭКРАННЫХ ФОРМ Обрабатывается внешний вид экранов

для входной и выходной задачи. Для каждого вида экранного представления

должны учитываться стандарты оформления, действующие в пределах

функциональной области или всей прикладной системы.

Конструктор макетов входящих в состав инструментальных средств содержит

спец редакторы позволяющие конструировать экранные представления,

присваивать им имена и связывать их с задачами приложения. Обеспечивать

следующие действия с экранными представлениями: 1 показа стандартного

экранного представления 2 добавление новых экранных представлений перед

текущим 3 --- после текущего 4 изменение текущего экранного представления