ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»

1.12. ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»

Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.

Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

Система ESCOM.DOC обеспечивает:

-     автоматизацию документооборота и делопроизводства;

-     маршрутизацию документов и управление маршрутами;

-     универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);

-     онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений;

-     совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;

-     универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);

-     своевременное информирование участников документооборота о событиях;

-     обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;

-     интеграцию с электронной почтой и учетными системами;

-     интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;

-     интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;

-     полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;

-     неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;

-     единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;

-     оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;

-     автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;

-     контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;

-     поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;

-     штрихкодирование документов.

Система предназначена для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.

Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.

С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.

Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:

-     поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);

-     простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;

-     подробная документация, инструкции;

-     простая и удобная инсталляция;

-     автоматическое обновление версий.

Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:

1. Простое администрирование и настройка, возможность самостоятельной адаптации.

2. Легкость в освоении персоналом.

3. Автоматическое обновление версий.

Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.

2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных

систем контроля за исполнением

Активная компьютеризация предприятий создает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.

На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:

-     CompanyMedia;

-     LanDocs;

-     Optima Workflow;

-     БОСС-Референт;

-     ДЕЛО.

Сравнительные характеристики систем[1], приведенные в таблице 1 (прил.2), определялись на основе статей открытой печати по компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров, рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.

Таким образом, из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку по сути данную систему надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в один ряд с другими исследуемыми системами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного нами исследования по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» были получены следующие выводы:

1. Актуальность темы данного исследования очевидна: на сегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.

3. Рынок программного обеспечения для автоматизации процессов делопроизводства представлен как отечественными, так и зарубежными продуктами.

4. Автоматизированные системы отвечают основным требованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.

5. Программное обеспечение, предназначенное для контроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяет специфике российского делопроизводства.

6. Гипотезы курсовой работы подтвердились в результате исследования темы «Автоматизированные системы контроля за исполнением».

ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

1.         Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. — Ростов н/Д: «Феникс», 2001. — 352 с.

2.         Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. — М.: Издательский центр «Академия», 2003.- 176 с.

3.         Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2006. №10. С. 17-22.

4.         Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73.

5.         Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. по­собие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Ака­демия», 2005. - 176 с.

6.         Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы). Делопроизводство. 2005. №2.

7.         Кочеткова Полина. CompanyMedia – система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006. №1.

8.         Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.

9.         Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. №4. С. 58-65.

10.       Кузнецова Т. В., Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документа­ция: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. — М: Высш. шк, 1991. —159 с.

11.       Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2006. №11. С. 41-45.

12.       Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 2. С.23-27.

13.       Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60

14.       Секретарское дело /Авт.-сост. И. Н. Кузнецов.— М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005.— 480 с.

15.       Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-37.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Автоматизированная система контроля исполнения

документов и поручений

Рисунок 1. Схема работы АСКИД

Рисунок 2. Жизненный цикл поручения

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Сравнительные характеристики систем

автоматизации делопроизводства

Таблица 1

Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства

[1]Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73

Похожие работы

Контроль за исполнением документов

Скачать

41205

0

4

... исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания дело­вой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое зада­ние должно быть выполнено в срок, и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных про­грамм контроля, либо как составная часть комплексной про­граммы автоматизации документооборота. ...

Автоматизированная система контроля знаний специалистов по дефектоскопии

Скачать

131566

7

26

... , повысить вероятность выявления дефектов и, с другой стороны, снизить различные технико-экономические затраты на проведение контроля. 2. Проектирование системы контроля знаний 2.1 Общая структура системы По своей логической структуре система состоит из трёх частей: -            подсистемы конфигурирования теста; -            подсистемы тестирования; -            подсистема сервиса. ...

Автоматизированная система управления климатом в тепличных хозяйствах

Скачать

96103

12

8

... управления осуществляется с помощью автоматизированного модуля верхнего уровня, который также отвечает за интерфейс на посту оператора. 3.1 Требования к структуре системы Автоматизированная система управления и контроля климата в тепличных хозяйствах выполнена на базе микропроцессорной техники. По иерархическому принципу АСУ ККТХ должна подразделяться на уровни: нижний уровень: -  ...

Автоматизированная система бухгалтерского учета Министерства здравоохранения

Скачать

327984

30

0

... ; - отдельная пиктограмма для форматирования; - появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм. 4.6. Техническое обеспечение. Автоматизированная система бухгалтерского учета Министерства здравоохранения Республики Тыва может функционировать при следующей конфигурации аппаратных средств: IBM совместимый компьютер с процессором 80386 фирмы Intel, ...