Документация учреждений культуры

25.       Документация учреждений культуры.

26.       Средства составления и обработки документов. Цель обработки входящих документов – фиксация факта получения документа (регистрация его и оформление РКФ – регистрационно-контрольной формы в количестве экземпляров, соответствующем числу имеющихся картотек). Для этого используются специальные бланки (РКФ), штампы (о регистрации), красный фломастер (для пометки «К» - поставлено на контроль). Заполняться РКФ могут или вручную, или машинописным способом, или на компьютере. Для исходящих документов сначала создается их проект. Исполнитель должен знать, какой бланк ему следует взять для составления соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения. Все реквизиты на проекте исходящего документа должны быть оформлены в соответствии с существующими правилами. Должен быть проставлен исходящий регистрационный индекс, а также печать. Для отправки исходящего документа используются конверты. При автоматизированном составлении документов применяются специальные компьютерные программы, которые позволяют вести и необходимую обработку документов. Уже не требуется перепечатки документов после внесения поправок, а значит процесс ускоряется.

27.       Оформление приема на работу. Лица, поступающие на работу, обязаны предоставить следующие документы: 1) документ, удостоверяющий личность; 2) трудовую книжку; 3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 4) документы государственного образца об образовании; 5) документы о дополнительном образовании(если такое имеется); 6) военный билет (для военнообязанных); 7) личное заявление на имя руководителя предприятия; 8) анкету (по установленной предприятием форме); 9) резюме (в произвольной форме); 10) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства; 11) справку о состоянии здоровья, заверенную надлежащим образом; 12) 4 фотографии 3х4 см (без головного убора); 13) другое – указать, что именно. С соискателями, прошедшими профотбор, предприятие заключает, как правило, бессрочный трудовой договор. Заявление о приеме на работу:

«Директору ЗАО «Каппа»

И. О., фамилия

От и.о. фамилия (заявителя)

Заявление

Прошу принять меня на работу в экономическое управление ЗАО «Каппа» на должность торгового агента с 30 августа 2005 г. С условиями найма на предприятие ознакомлен и согласен.

Личная подпись

Дата.

Заместителю директора по кадрам

Ходатайствую о приеме И.О. Фамилия на работу на должность торгового агента с 30.08.2005.

Начальник управления маркетинга

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Должность вакантна.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Директору

Согласен.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Заместителю директора по кадрам

На контроль. Оформить установленным порядком с 30.08.2005.

Директор

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Начальнику отдела кадров

Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ – с 30.08.2005.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Исполнено.

С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.

Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.

В дело № 000.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата …»

Приказ о приеме на работу.

28. Правила оформления распорядительных документов. Письменный приказ – это документированное управленческое решение руководителя –предприятия, регламентирующее действие его подчиненных по двум и более вопросам повседневной деятельности. Письменное распоряжение – то же самое, но по одному вопросу. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной, или только распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами вразрядку с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находятся обсуждаемые в приказах вопросы. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

29.        Требования, предъявляемые к докладной записке. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В этом документе приводятся информационные данные, выводы, предложения и заключения, связанные с выполнением каких-либо заданий, поручений или вызванные какими-либо событиями, происшествиями. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы.

30.       Компьютерные технологии подготовки документов. Создание и развитие компьютеров происходит с целью повышения эффективности обработки и обмена информацией, объемы которой постоянно растут. Компьютеризация является адекватным ответом науки и техники на требования цивилизации к информационному обеспечению ее существования и развития. При создании документов компьютер используется как умная пишущая машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т.п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы. Система ОS/2 Warp версия 3 предоставляет пользователю широкие возможности в проведении делопроизводственных операций. На экране дисплея представлен рабочий стол, на котором располагаются папки (дела), а в папках – документы. На рабочем столе располагаются и пиктограммы принтера, факса, дискет, справочника, машины для уничтожения бумаг. Для проведения каких-либо операций с документами необходимо лишь поместить изображение их на соответствующую пиктограмму. Эта система способна работать в многозадачном режиме: можно одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий. Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, связанных с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т.п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления. Операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т.д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel, Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов, и контроль за движением документов. Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать. Электронная почта объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона.она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией. E-mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т.е. всем, что может храниться в памяти компьютера. Можно контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояния курса акций, погоды и т.д. С ее помощью можно получить необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена в компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet. Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш компьютер связан с головным компьютером вашей организации. Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий; при этом между компьютером и телефоном устанавливается модем. В настоящий момент есть достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления.

31.       Краткая характеристика ГОСТ Р 6.30 – 2003 г. Данный стандарт введен в действие 1 июля 2003 года взамен прежнего от 1997 (с изменениями от 2000). Практически он повторяет прежний, за исключением раздела 5. Он несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. Разделом 2 устанавливается измененный состав реквизитов документа – теперь их 30 (а было 29 – один убрали, два добавили). Исключен один реквизит – гриф ограничения доступа к документу, но добавлены два новых: основной государственный регистрационный номер (ОГРН, реквизит 05) и ИНН/КПП (реквизит 06). Из содержания раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты «подпись документа» и «дата документа» сохранены. Изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ». Кроме того, исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков. Новый ГОСТ уточняет порядок оформления отдельных реквизитов: в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с 1 по 9 число). Подпункт 3.21 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, она теперь может центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Пп. 3.25 и 3.26 определяют порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми и распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций, предприятий, учреждений. В соответствии с требованиями п. 4.1 нового ГОСТа документы, оформленные на бланках, должны иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм – с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой: место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. «требуемое, необходимое») документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):

¨          01 – Государственный герб РФ;

¨          02 – герб субъекта РФ;

¨          03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

¨          04 – код организации;

¨          05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

¨          06 – индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

¨          07 – код формы документа;

¨          08 – наименование организации;

¨          09 – справочные данные об организации;

¨          10 – наименование вида документа;

¨          11 – дата документа;

¨          12 – регистрационный номер документа;

¨          13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

¨          14 – место составления или издания документа;

¨          15 – сведения об адресате;

¨          16 – гриф утверждения документа;

¨          17 – резолюция;

¨          18 – заголовок к тексту;

¨          19 – отметка о постановке документа на контроль;

¨          20 - текст документа;

¨          21 – отметка о наличии приложений;

¨          22 – подпись;

¨          23 – гриф согласования документа;

¨          24 – визы согласования документа;

¨          25 – оттиск печати организации;

¨          26 – отметка заверении копии документа;

¨          27 – отметка об исполнителе документа;

¨          28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

¨          29 – отметка о поступлении документа в организации;

¨          30 – идентификатор электронной копии документа.

32.       Организация работы секретаря-референта. Секретари обслуживают руководство учреждения. Они готовят материалы к заседаниям коллегий, совещаниям при руководстве, проводят работу по документированию совещаний, оформлению принятых решений, подготавливают проекты приказов, предложений и т.д. В небольших учреждениях они выполняют всю работу по делопроизводству. Работа секретаря требует особой подготовки, различных знаний, оперативности, четкости. Секретарь часто выступает в качестве первого представителя учреждения или производства, и это предъявляет самые высокие требования к его деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности. Труд секретаря – это в большой степени работа с людьми. И секретарь должен обладать особым тактом, терпением, выдержкой, умением вести разговор с посетителями. Через секретаря проходят письма, жалобы трудящихся. Он ведет контроль за прохождением документов. Для этого секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, ему необходимо уметь работать на компьютере, грамотно составить деловую бумагу. Опытный и знающий секретарь освобождает большую часть рабочего времени своего руководителя – он часто сам дает необходимую информацию посетителю, отвечает на телефонные звонки и переадресовывает посетителей к другим сотрудникам. Но основные обязанности секретаря – прием и обработка поступающей корреспонденции, доклад о корреспонденции руководителю, направление корреспонденции исполнителям, отправка исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов и поручений руководителя, печатание текстов и т.д. Эффективность, оперативность и качество труда во многом зависят от организации рабочего места. Оно должно быть оснащено современной оргтехникой, и секретарю-референту необходимо уметь всем этим пользоваться.

33.       Основные функции документа. Документы играют огромную роль в жизни общества и каждого человека. Они служат подтверждением факта, события, явления. Могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение. Документом государственной важности является Основной Закон – Конституция РФ. Этим документом закрепляются основы общественного строя и политики государства, гарантируются права граждан, устанавливаются их свободы и обязанности. В документах выражаются решения Президента и правительства, обязательные для исполнения (затем они находят конкретное выражение в документации учреждений и предприятий). Документы могут служить историческим источником, основанием для написания исторических монографий. Они могут быть средством доказательства или свидетельства. Вся жизнь человека также связана с документами. С рождением его выписывается первый документ – свидетельство о рождении. При поступлении в школу нужны документы, подтверждающие его возраст, местожительство, состояние здоровья. При достижении 14-летнего возраста молодой человек получает свой первый паспорт, который выдается на основании свидетельства о рождении. Окончание школы подтверждает аттестат о среднем образовании. Начало трудовой деятельности фиксируется в трудовой книжке. По окончании вуза выдается диплом. Для обмена информацией между учреждениями служат письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, электронные письма. Посредством распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов и др. осуществляется руководящая деятельность государственной власти.

34.       Виды приказов. Особенности их написания. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Для удобства работы приказы издают двух видов: касающиеся основной деятельности учреждения и личного состава. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок, текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Приказы, касающиеся личного состава, готовятся отделом кадров. В них раскрываются действия администрации, связанные с прохождением государственной службы работниками учреждения. Это приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, приказ об увольнении, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска. На все эти приказы существуют унифицированные формы.

35.       Требования к подготовке инициативных деловых писем. Деловые письма – это самые распространенные документы в учреждениях. Их используют для связи, передачи информации на расстояние между корреспондентами. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, запроса. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Это инициативные письма, т.е. те, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу, запрос, предложение к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность письма, тематика их неограниченна. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

36.       Порядок обработки отправляемых документов. Отправляемые из организации документы называются исходящими. Для рассылки исходящих документов могут использоваться все существующие каналы и средства. Доставка наиболее важной и срочной исходящей корреспонденции производится фельдъегерской или курьерской связью. Обработка исходящих документов включает следующие операции:

¨          Составление проекта документа;

¨          Согласование проекта документа;

¨          Проверку правильности оформления проекта документа;

¨          Подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

¨          Регистрацию документа;

¨          Отправку документа адресату;

¨          Подшивку второго экземпляра (копии) документа в дело.

¨          Сортировку (по видам почтовых отправлений и адресам);

¨          Простановку адресных сведений на конвертах (упаковках);

¨          Фальцовку и вложение документов в конверты (упаковки) – производится таким образом, чтобы при минимальном количестве перегибов размер почтового отправления в точности соответствовал размеру конверта (упаковки);

¨          Заклеивание конвертов, их маркировку;

¨          Упаковку в транспортировочную тару.

Все исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. В ряде случаев проект требует согласования с другими специалистами предприятия. Это согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа вместе с другими документами, на основании которых н был составлен (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы), представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации (отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов). Для регистрации исходящих документов необходимо указать:

¨          Индекс документа, включающий номер дела;

¨          Дату документа;

¨          Адресата (корреспондента);

¨          Краткое содержание или заголовок;

¨          Отметку об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

¨          Исполнителя;

¨          Примечание.

Исходящие документы конвертуются и отправляются. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской.

Обработка рассылаемых предприятием ЭД (электронных документов) имеет свои особенности. Отправку ЭД по каналам электронной почты рекомендуется производить, используя единый (официальный) электронный адрес предприятия. ЭД на магнитных (иных небумажных) носителях, как правило, рассылаются вместе с соответствующей документацией, сопроводительным письмом и распечаткой. ЭД отправляется по электронной почте вместе с электронным сообщением, в котором указываются название документа (тема сообщения), его дата, электронный формат, информация об использовании электронной цифровой подписи, объем документа, информация о сжатии документа с указанием использованной программы.

Документы, предназначенные для отправки, должны отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

37. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.д.; требования к языку документа. Официально-деловой стиль – это стиль документов служебных, а также дипломатических. У всех деловых документов есть ряд общих черт: сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартное расположение материала, нередко – обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише; широкое использование терминологии, номенклатурных наименований, наличие особого запаса лексики и канцелярской фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; частое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов (в соответствии с, в целях, за счет), сложных союзов (ввиду того что, в связи с тем что), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…); повествовательный характер изложения, наличие номинативных предложений с перечислением; преобладающий принцип конструирования предложения – с прямым порядком слов; почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств; преобладание сложных предложений; слабая индивидуализация стиля. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Сознательная установка на стандартизацию языка, преимущественно употребление простых предложений подчас с однородным перечислением. Специфичны такие способы управления, как закончить делопроизводством, передать по принадлежности. Однако такие обороты не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления и их нужно избегать. Процесс стандартизации языка деловой речи охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип – особый функциональный стиль. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему и пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующие стандартные ситуации. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями.(они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

38.       Стадии создания документов. В зависимости от стадии создания документы делятся на оригиналы и копии. Прежде создается черновик. Оригинал или подлинник – это первый или единичный экземпляр документа, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором и обладающий юридической силой. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность об авторе, времени и месте создания. Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере и отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой. Копия – это факсимильное (изготовленное на копировальной технике) или свободное (содержит все реквизиты, но не обязательно повторяет форму) повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке (какие-то копии требуют заверения нотариусом, какие-то – в сельсовете или руководителем предприятия). Различают несколько видов копий. Наиболее распространенные – выписка и отпуск. Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки. Отпуск – полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство. Особый вид копий представляет дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Его выдают в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и т.д.

39.       Правила оформления справочно-информационных документов. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, сводки, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Они составляют значительную часть документооборота предприятия. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Протоколы – содержат информацию о ходе обсуждения вопросов, документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров, заседаний советов и т.д. В кратком протоколе указываются фамилии председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения. Полный протокол, кроме этого содержит запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков. Составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время заседания. Оформляется на общем бланке. Датой является дата заседания (или даты начала и окончания заседания). Номером – порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст включает вводную и основную части. Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Письмо оформляют на специальном бланке А4, а если текст не превышает 7-8 строк – А5. В ответных письмах дают ссылку на номер и дату инициативного письма, на которое пишется ответ. Рекомендуется посвящать письмо одному вопросу, а объем его не превышал одной странички. Текст документа должен быть изложен ясно, четко, кратко, содержать достаточные обоснования и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по вопросу. Тон письма должен быть нейтральным. Акт представляет собой документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом – при ревизии финансовой деятельности учреждения. В акте каждый факт основывается на неопровержимых материалах, доказательствах, установленных лично проверяющим. Акты готовятся при приеме-передаче дел, проведении испытаний, новых изделий и образцов, приемке законченных объектов, обследований. Составляются акты и на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования, при несчастных случаях. В некоторых случаях акты подлежат утверждению. Формуляр акта: название учреждения, название структурного подразделения, вид документа, место составления, дата, индекс, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи лиц, составивших акт. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание актируемого события или факта. Он формулируется с помощью отглагольного существительного в именительном падеже, например: Передача дел… . Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ. После слова «Составлен» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Если акт готовился комиссией, то первой указывают фамилию председателя. Фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали» перечисляют должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. «Дела в количестве … штук сдал», «Дела в количестве … штук принял». В конце текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта (определяется числом заинтересованных сторон) и месте их нахождения. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в составлении, их должности при этом не указывают. Акты печатают на бланках формата А4. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы. Разновидностью докладной записки является объяснительная записка. Она может быть написана от руки, но обязательно должна иметь дату и личную подпись сотрудника, ее написавшего. Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: «Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая»). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.

 

40.       Написать заявление о предоставлении учебного отпуска. Этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. В трафарете пишутся слова: «заявление», «дата», «№», «место издания», «О предоставлении отпуска», «Прошу предоставить… (вид отпуска) … отпуск … (наименование должности) … с … на … рабочих дней. Основание: … (документ)», «Подпись», «Согласен предоставить отпуск с…», «Руководитель структурного подразделения … (личная подпись)». На месте пропусков вписывается информация, требуемая курсивом, в момент создания документа.

41.       Правила оформления телефонограмм. Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: «Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая»). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения.

42.       Написать приказ о поощрении. Должны быть реквизиты: наименование предприятия; название вида документа («Приказ о поощрении»); номер документа; дата; фамилия, имя, отчество (в винительном падеже); наименование структурного подразделения («финансовый отдел»); за какой период («за 3-й квартал 2007 года»); сумма поощрения и вид поощрения («1500 рублей, премия»); основание (Трудовой договор, которым предусматривается такой вид поощрения); подпись руководителя организации (с расшифровкой).

43.       Составить деловое письмо с оформлением всех реквизитов. Письма составляются на специальном бланке для писем. Письмо должно содержать заголовок, указание адресата, должность, инициалы и фамилию подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Копия исходящего письма печатается не на бланке.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать. Например:

Контрольное управление

Губернатора и Коллегии

администрации области

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:

Управление общего и

профессионального образования

администрации Орловской области

А.В. Копыловой

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Орловские черноземы»

В.Н. Петрову

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

Е.И. Кобяшевой

ул. Свободы, д. 2, кв. 5

г. Новосиль

Орловская обл., 303500

(и далее – содержание письма), дата, подпись

При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. Разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями (они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал.

44.       Написать заявление о приеме на работу. Этот документ адресуют руководителю учреждения. Его форма унифицирована. Текстовая содержательная часть документа в виде трафарета состоит из предложений, несущих постоянную информацию, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления. Но на практике, как правило, все пишут его полностью от руки. Затем руководитель накладывает свою резолюцию и в случае положительного решения вопроса пишет приказ о приеме на работу имярек.

Заявление о приеме на работу:

 «Директору ЗАО «Каппа»

И. О., фамилия

От и.о. фамилия (заявителя)

Заявление

Прошу принять меня на работу в экономическое управление ЗАО «Каппа» на должность торгового агента с 30 августа 2005 г. С условиями найма на предприятие ознакомлен и согласен.

Личная подпись

Дата.

Заместителю директора по кадрам

Ходатайствую о приеме И.О. Фамилия на работу на должность торгового агента с 30.08.2005.

Начальник управления маркетинга

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Должность вакантна.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Директору

Согласен.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Заместителю директора по кадрам

На контроль. Оформить установленным порядком с 30.08.2005.

Директор

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Начальнику отдела кадров

Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ – с 30.08.2005.

Заместитель директора по кадрам

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Исполнено.

С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.

Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.

В дело № 000.

Начальник отдела кадров

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата …»

Приказ о приеме на работу.

45.       Составить приказ по вопросам основной деятельности. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок (отвечающий на вопрос о чем?), текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения (должны быть ответы на вопросы «кому?», «что сделать?» и «до какого числа?»). в конце приказа указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением данного приказа. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Пример. «Наименование предприятия. Приказ. Дата. № (порядковый). Место издания приказа. Заголовок «О введении Инструкции по делопроизводству». Текст: В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности (констатирующая часть) ПРИКАЗЫВАЮ: (далее следует распорядительная часть) 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству на предприятии. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с …(указывается, с какого срока – число, месяц, год). 3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с этого срока (снова указывается число, месяц, год) руководствоваться Правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю (указываются инициалы, фамилия) обеспечить тиражирование Правил внутреннего трудового распорядка и их передачу в структурные подразделения предприятия до … (указывается срок – число, месяц, год). 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на … (указываются должность, инициалы, фамилия). Директор предприятия – личная подпись, инициалы, фамилия. Визы (должность, подпись, инициалы, фамилия, дата)».

46.       Правила оформления официальной доверенности. Доверенность представляет собой документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-либо другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товаро-материальных ценностей. По своему характеру и назначению доверенности подразделяют на две группы: а) выдаваемые официальными лицами и б) выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их пишут на бланках, во втором составляют в произвольной форме, включая следующие реквизиты: название документа, фамилию, имя, отчество доверителя; фамилию, имя, отчество доверенного лица; содержание доверенности, подпись, дату; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать и дату. (прилагается)

47.       Составить текст протокола проведения совещания. Протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях, коллегиях. Протоколы могут иметь краткое содержание с указанием выступающих, сути вопроса и постановления (решения) и подробное – стенографическую запись, диктофонную или магнитофонную с последующей расшифровкой. Формуляр протокола: название учреждения, вида документа, дата, индекс, место издания, название коллегиального органа (служит заголовком протокола), перечень присутствовавших, приглашенных, повестка дня, текст, подписи. Протокол, как и другие документы – акты, справки, докладные, можно оформлять на общем бланке. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; присутствующие и приглашенные с указанием должности и организации, которые они представляют. При большом количестве присутствующих на заседании их список составляют отдельно в виде приложений к протоколу. В этом случае во вводной части указывают число присутствующих. К вводной части относится и повестка дня. Раздел состоит из частей: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ. Каждая часть раздела начинается с этих слов, напечатанных прописными буквами, а после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указывается фамилия докладчика или выступающего, а через тире – текст их выступлений, который печатают через полтора межстрочных интервала. После записи текста всех выступлений оформляется раздел ПОСТАНОВИЛИ, который отделяют от предыдущего текста тремя межстрочными интервалами. Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты и нумеруют их арабскими цифрами. Протокол подписывают два лица: председатель, который вел собрание, и секретарь, который вел запись хода собрания. Решения коллегиальных органов доводятся до сведения исполнителей в виде постановлений, решений и приказов. Протоколы нумеруют в хронологической последовательности в течение календарного года и хранят в канцелярии.

48.       Правила оформления организационных документов: устав, положение, инструкция. Управленческая деятельность учреждения, предприятия, организации выражается посредством распорядительных документов, которые подразделяются на организационные (положения, уставы, инструкции, правила), определяющие порядок образования, функции, права и обязанности учреждения, предприятия, организации; и собственно распорядительные (административные – распоряжения, постановления и т.д.). Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Первым разделом идут «Общие положения», затем разделами более подробно: функции, права работников, организационная структура, управление и средства предприятия. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. В положении обычно определены задачи структурного формирования, степень его ответственности за свою деятельность. Разрабатывается на основе типовых положений, содержащих максимальный набор функций службы и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности. Формуляр положения и структура текста (состоит из разделов, текст каждого раздела излагается по пунктам – арабскими цифрами в пределах каждого раздела) унифицированы. Раздел 1 «Общие положения»: устанавливает точное название службы, ее место в структуре организации или фирмы, степень самостоятельности службы. Далее указывается наименование должности руководителя (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы. Если в службе есть еще участки, то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы. Специальным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации или фирмы). Если служба имеет свою печать, в положении дается ее описание, условия хранения и использования. Раздел 2 «Цели и задачи»: формулируются цель и основные задачи службы. При этом их нельзя сужать до задач его руководителя. Раздел 3 «Функции»: является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой, в том числе и специфические для данной организации. Раздел 4 «Права»: перечисляются те, что закрепляются за службой для выполнения возложенных на нее задач и функций. Персональные права руководителя (подписывать, утверждать документы, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы, поощрять их). Раздел 5 «Ответственность»: основные позиции, за которые несет ответственность служба. Возможно выделение персональной ответственности руководителя. Раздел 6 «Взаимосвязи»: наличие и характер взаимосвязей с другими службами – отношения с отделом кадров, юридическим отделом, хозяйственными службами и т.д. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации или фирмы. Оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, внедрении новых форм и методов труда, новых технологий. Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.