Существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» обладает рядом недостатков
Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»
Внедрить электронную подпись при пересылке документов вне организации
Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота
Регламента электронного документооборота в компании
Навигация
Существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» обладает рядом недостатков
Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"
129327
знаков
0
таблиц
15
изображений
1. Существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» обладает рядом недостатков.
Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует номенклатура дел Компании. При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому.[71] При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.[72] Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.
2. В результате анализа системы документационного обеспечения управления ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.
В связи с тем, что в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем[73]:
- обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
3. Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.
Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др.[74] Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.
В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.[75]
4. Анализируя систему электронного документооборота был сделан вывод о том, что предприятию необходимо комплексно подходить к проблеме автоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенности нескольких групп компаний под единым брендом. Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.
Рассмотрим возможные пути решения очерченных проблем.
3.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота компанииДля повышения эффективности документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия:
Похожие работы
... вариант разрешения данной проблемы. Выход из данной ситуации может быть осуществлен посредством реструктуризации материнской компании с целью повышения рыночной стоимости всего холдинга ЗАО «Жилищный капитал», которая обеспечит инвестиционную привлекательность для инвесторов. Как следствие реструктуризации предлагается размещение облигаций компании посредством дочерней компании Группы « ЖК- ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
... работа с органами налоговой инспекции после аудиторской проверки и оказание консультационных услуг по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета осуществляется без дополнительной оплаты и является одним из условий договора, заключаемого аудиторскими фирмами компании “Финансы” с заказчиками. Процессы Качество работы фирмы обеспечивается строгим соблюдением стандартов работы. Внутрифирменный ...
... могут рассматриваться в локальных нормативных правовых актах банков по кредитованию? В локальных документах коммерческих банков детально могут быть рассмотрены вопросы по организации этапов кредитного процесса. Кредитный процесс включает в себе четыре этапа: - мониторинг финансово-хозяйственной деятельности кредитополучателя; - оформление и выдачу кредита; - контроль банка за использованием ...
0 комментариев