Существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» обладает рядом недостатков
Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»
Внедрить электронную подпись при пересылке документов вне организации
Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота
Регламента электронного документооборота в компании
Навигация
Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»
Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"
129327
знаков
0
таблиц
15
изображений
1. Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».
Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.
Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":
- Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);
- Внутренний документооборот предприятия;
- Управление отношениями с контрагентами (CRM);
- Прочие возможности.
Рассмотрим некоторые подпункты системы подробнее.
Удобное меню позволяет войти в любой подпункт, раскрывая его более подробно (рис. 6).
Рис. 6. Меню
Пункт "Приказы".
Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рис. 7).
В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рис. 8).
Рис. 7. Приказы
Рис. 8. Реализация уведомления сотрудника
Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рис. 9).
Рис. 9. Автоматизация печатного вывода документов
Пункт "Служебные записки"
Для организации служебной переписки в системе существует документ "Служебные записки" (рис. 10).
Рис. 10. Служебная записка
Рис. 11. Меню
При этом у получателя появляется в меню сообщение о поступлении служебной записки. После прочтения которой получатель может сохранить ее, удалить, ответить… По умолчанию, доступ к документам этого типа дается автору и получателю - документы являются приватными. Интерфейс пользователя прост (рис. 11).
2. Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем разработки Регламента.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.[76]
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения[77]:
1. постоянного хранения в государственных архивах;
2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты[78]:
- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
- основные задачи экспертной комиссии;
- основные функции;
- права экспертной комиссии;
- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи[79]:
- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.
Похожие работы
... вариант разрешения данной проблемы. Выход из данной ситуации может быть осуществлен посредством реструктуризации материнской компании с целью повышения рыночной стоимости всего холдинга ЗАО «Жилищный капитал», которая обеспечит инвестиционную привлекательность для инвесторов. Как следствие реструктуризации предлагается размещение облигаций компании посредством дочерней компании Группы « ЖК- ...
... обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Несмотря на, что ООО «ДИН» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО «ДИН» ...
... работа с органами налоговой инспекции после аудиторской проверки и оказание консультационных услуг по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета осуществляется без дополнительной оплаты и является одним из условий договора, заключаемого аудиторскими фирмами компании “Финансы” с заказчиками. Процессы Качество работы фирмы обеспечивается строгим соблюдением стандартов работы. Внутрифирменный ...
... могут рассматриваться в локальных нормативных правовых актах банков по кредитованию? В локальных документах коммерческих банков детально могут быть рассмотрены вопросы по организации этапов кредитного процесса. Кредитный процесс включает в себе четыре этапа: - мониторинг финансово-хозяйственной деятельности кредитополучателя; - оформление и выдачу кредита; - контроль банка за использованием ...
0 комментариев