АИС "Отдел кадров"

Министерство образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

ГОУ СПО «Уральский политехнический колледж»

Филиал город Советский

Тема: АИС «Отдел кадров»

 

Дипломный проект

ДП 220105 22 02 07

Автор дипломного

проекта

______Лоханов С.А.

Руководитель

______Петрова С.Н.

ВВЕДЕНИЕ

 

В последние годы на первый план выдвигается новая отрасль - информационная индустрия, связанная с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Эта индустрия тесно связана с развитием компьютерных технологий.

В информационном обществе доминирует производство информационного продукта, а материальный продукт становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству.

В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации. Возникло большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения. Для решения подобных проблем применяются автоматизированные базы данных. Они стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем – от отрасли до отдельного предприятия.

За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности  для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании.

1 Общая часть

1.1 Характеристика ЭВМ

Для выполнения данной работы была использована следующая ЭВМ:

Intel Pentium 4 CPU 2.66GHz / RAM 512 Mb / HDD 38,6 Gb монитор Samsung SyncMaster 753DF, с установленной операционной системой Windows ХР и пакетом прикладных программ MS Office 2003, принтер Epson Stylus C43SX.

1.2 Характеристика программного обеспечения

MS Office 2003 помогает пользователям, упрощая наиболее трудные аспекты работы в и обеспечивая резкое повышение производительности труда.

В этот пакет включен целый ряд функций, снижающих затраты на развертывание, поддержку и сопровождение приложений. Кроме того, многие компании сталкиваются с трудностями при управлении программным обеспечением в международной среде. Новая версия Office опирается на единый базовый код, что значительно упрощает их разрешение, содержит новые масштабируемые, гибкие и настраиваемые средства установки, при этом Office 2003 обеспечивает совместимость с приложениями, разработанными в более ранних версиях.

При разработке программы из этого пакета были использованы: текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel и СУБД Microsoft Access.

Microsoft Word предназначен для выполнения всех процессов обработки текста: набора, верстки, проверки орфографии, вставки в текст графики (в стандарте *.pcx или *.bmp), распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами. При разработке дипломного проекта текстовый процессор использовался для печати программных документов и пояснительной записки.

Электронная таблица Microsoft Excel – это матрица из строк и столбцов, образующих отдельные ячейки. В эти ячейки могут записываться данные (числа, текст, логические переменные), а также формулы, по которым производятся различного рода вычисления. В одни ячейки данные вводятся, а в других ячейках они обрабатываются по заданным формулам.

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными ячейками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование) и другие. Совокупность ячеек называется диапазоном. Чаще всего на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. В формулах можно смешивать и совмещать абсолютные и относительные ссылки на ячейки, т. е., например, указать абсолютную ссылку на букву (номер колонки) вместе с относительной ссылкой на номер ряда.

С помощью электронных таблиц можно составить, к примеру, смету личных расходов или оформить накладную, вычислить сложное тригонометрическое выражение или решить логическую задачу. В процессе работы над дипломным проектом Microsoft Excel использовался при проведении тестирования (рассчитывались контрольные значения) и при расчете экономической эффективности программы.

СУБД Microsoft Access основана на использовании реляционной базы данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. База данных является основой информационной системы, которая позволяет пользователю хранить, обрабатывать и анализировать данные, обеспечивает удобный интерфейс, предоставляет ряд других возможностей.

Модель информационной системы обычно рассматривается как совокупность трех моделей:

-  модели данных;

-  модели визуального представления данных;

-  модели управления данными.

Структура каждого компонента информационной системы включает три элемента:

-  единая модель, описывающая организацию данных;

-  виды, являющиеся визуальным представлением данных;

-  интерфейсные элементы, позволяющие изменять данные, хранящиеся в модели.

Этим компонентам в СУБД соответствуют:

-  структура данных, состоящая из объектов-таблиц;

-  запросы, формы для просмотра данных, отчеты, сводные таблицы, диаграммы, динамические WEB-страницы;

-  управляющие запросы, формы для ввода изменения данных, макросы и модули.

СУБД Microsoft Access предоставляет разработчику интегрированные средства проектирования базы данных, создания запросов, создания и изменения форм, отчетов и страниц данных. Для написания программных модулей используется объектно-ориентированный язык программирования Visual Basic for Applications (VBA). Более подробное описание СУБД приведено в разделе 2.4 Краткое описание среды программирования.

1.3 Краткое описание операционной системы

Windows XP Professional сочетает преимущества Windows 2000 Professional (например, средства безопасности, управляемость и надежность) с лучшими качествами Windows 98 и Windows ME (поддержка Plug and Play, простой пользовательский интерфейс и передовые службы поддержки). Это делает Windows® XP Professional наиболее подходящей операционной системой для настольных компьютеров, применяемых в корпоративной среде. поскольку повышаются вычислительные возможности предприятия, одновременно сокращая совокупную стоимость программного обеспечения всех настольных компьютеров.

В основе системы Windows XP Professional лежит проверенный код Windows NT® и Windows 2000, характеризуемый 32-разрядной вычислительной архитектурой и полностью защищенной моделью памяти. Средство проверки драйверов устройств в операционной системе Windows XP Professional, созданное на основе аналогичного средства системы Windows 2000, обеспечивает более тщательное испытание драйверов. Устранена большая часть конфликтных ситуаций, при которых пользователи Windows NT 4.0 и Windows 95/98/ME были вынуждены перезагружать свои компьютеры. В результате этих действий значительно увеличивается время бесперебойной работы системы.

Критически важные структуры ядра системы теперь доступны только для чтения, благодаря чему драйверы и приложения не могут повредить их. Весь код драйверов устройств также доступен только для чтения и снабжен защитой на уровне страниц. Некорректные приложения не могут повредить ключевые области ядра операционной системы.

В системе реализован механизм, позволяющий устанавливать и использовать одновременно несколько версий компонентов системы Windows. Это позволяет избежать конфликта между различными версиями DLL, поскольку любое приложение, написанное и протестированное совместно с другими версиями системного компонента, может использовать эту версию, даже если на компьютере установлены приложения, использующие более новую версию того же компонента.

Операционная система предохраняет основные системные файлы от перезаписи при установке приложений. Если произошла перезапись файла, правильная версия будет восстановлена благодаря защите Windows. Защищая системные файлы, Windows XP Professional предотвращает наиболее типичные системные неполадки, распространенные в предыдущих версиях Windows.

Операционная система также предоставляет администраторам механизм для идентификации программного обеспечения, которое используется в данной вычислительной среде, и для контроля его работы. Это средство применяется для предотвращения запуска вирусов и «троянских» программ, а также для блокировки программного обеспечения и повышения целостности и управляемости системы и, в конечном счете, снижению совокупной стоимости всех ПК. В системе допускается одновременная работа нескольких приложений, в то же время обеспечивается быстрая реакция системы и высокая стабильность ее работы; поддерживается до 4 ГБ оперативной памяти и до двух симметричных микропроцессоров.

В операционной системе Windows XP Professional файловая система EFS позволяет иметь доступ к зашифрованному документу сразу нескольким пользователям и обеспечивает высший уровень защиты от хакерских атак и несанкционированного доступа к данным

Сохранив ядро Windows 2000, операционная система Windows XP Professional приобрела обновленный внешний вид. Типичные задачи объединены и упрощены, добавлены новые визуальные подсказки, помогающие пользователю в работе с компьютером. Одним нажатием кнопки администратор или пользователь может сменить обновленный пользовательский интерфейс на классический интерфейс Windows 2000.

1.4 Краткое описание среды программирования

На сегодняшний день Microsoft Office Access – один из компонентов семейства офисных приложений Microsoft Office – является одной из самых популярных настольных СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access предоставляет пользователю очень широкие возможности ввода, обработки и представления данных. Эти средства удобны и высокопродуктивны, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Microsoft Access дает

возможность создавать реляционные базы данных и работать с другими программами, использующими базы данных, такими как Microsoft SQL Server, Delphi и др.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

-  таблицы для сохранения данных;

-  запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

-  формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

-  отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

-  страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через Интернет или интрасеть. 

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц, для обновления, добавления или удаления группы записей одновременно, для выполнения стандартные или пользовательских вычислений, для создания новых таблиц. Для создания запросов, а также для обновления и управления объектами базы данных, применяется язык SQL (Structured Query Language).

Язык SQL используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. SQL является полным языком, в нем присутствуют не только операции запросов, но и операторы, соответствующие DDL – Data Definition Language – языку описания данных. Кроме того, язык содержит операторы, предназначенные для управления (администрирования) БД.

Для создания и изменения объектов используются операторы определения данных DDL:

CREAT TABLE – создать таблицу. Создает новую таблицу в БД.

DROP TABLE – удалить таблицу. Удаляет таблицу из БД.

ALTER TABLE – изменить таблицу. Изменяет структуру существующей таблицы или ограничения целостности, задаваемые для данной таблицы.

CREAT VIEW – создать представление. Создает виртуальную таблицу соответствующую некоторому SQL – запросу.

DROP VIEW – удаляет ранее созданное представление.

ALTER VIEW – изменить представление. Изменяет ранее созданное представление.

CREAT INDEX – создать индекс. Создает индекс для некоторой таблицы для обеспечения быстрого доступа по атрибутам, входящим в индекс.

DROP INDEX - удаляет ранее созданный индекс.

Для изменения данных используются операторы манипулирования данными:

DELETE – удалить строки. Удаляет одну или несколько строк, соответствующих условиям фильтрации, из базовой таблицы. Применение оператора согласуется с принципами поддержки целостности, поэтому этот оператор не всегда может быть выполнен корректно, даже если синтаксически он написан правильно

INSERT – вставить строку. Вставляет одну строку в базовую таблицу. Допустимы модификации оператора, при которых сразу несколько строк могут быть перенесены из одной таблицы или запроса в базовую таблицу.

UPDATE – обновить строку. Обновляет значения одного или нескольких столбцов в одной или нескольких строках, соответствующих условиям фильтрации.

Для обработки ми анализа данных применяется язык запросов Data Query Language (DQL)

SELECT – выбрать строки. Оператор, заменяющий все операторы реляционной алгебры и позволяющий сформировать результирующее отношение, соответствующее запросу.

SELECT – ключевое слово, которое сообщает СУБД, что эта команда – запрос. Все запросы начинаются этим словом с последующим пробелом. За ним может следовать способ выборки – с удалением дубликатов (DISTINCT) или без удаления (ALL, подразумевается по умолчанию). Затем следует список перечисленных через запятую столбцов, которые выбираются запросом из таблиц, или символ * (звездочка) для выбора всей строки. Любые столбцы, не перечисленные здесь, не будут включены в результирующее отношение, соответствующее выполнению команды. Это, конечно, не значит, что они будут удалены или их информация будет стерта из таблиц, потому что запрос не воздействует на информацию в таблицах – он только показывает данные.

FROM – ключевое слово подобное SELECT, которое должно быть представлено в каждом запросе. Оно сопровождается пробелом и затем именами таблиц, используемых в качестве источника информации. В случае если указано более одного имени таблицы, неявно подразумевается, что над перечисленными таблицами осуществляется операция декартова произведения. (Полное декартово произведение – это набор всевозможных сочетаний из n элементов каждое, где каждый элемент берется из своего домена).

WHERE – ключевое слово, за которым следует предикат – условие, налагаемое на запись в таблице, которому она должна удовлетворять, чтобы попасть в выборку. В этом разделе задаются условия отбора строк результата или условия соединения кортежей исходных таблиц.

В выражении условий раздела WHERE могут быть использованы следующие предикаты:

Предикаты сравнения { =, < >, >, <, >=, <= }, которые имеют традиционный смысл.

Предикат Between A and B принимает значения между А и В. Предикат истинен, когда сравниваемое значение попадает в заданный диапазон, включая границы диапазона. Одновременно в стандарте задан и противоположный

предикат Not Between A and B, который истинен тогда, когда сравниваемое значение не попадает в заданный диапазон, включая его границы.

Предикат вхождения в множество IN (множество) истинен тогда, когда сравниваемое значение входит в множество заданных значений. При этом множество значений может быть задано простым перечислением или встроенным подзапросом. Одновременно существует противоположный предикат NOT IN (множество), который истинен тогда, когда сравниваемое значение не входит в заданное множество.

Предикаты сравнения с образцом LIKE и NOT LIKE. Предикат LIKE требует задания шаблона, с которым сравнивается заданное значение, предикат истинен, если сравниваемое значение соответствует шаблону, и ложен в противоположном случае. Предикат NOT LIKE имеет противоположный смысл.

Предикат сравнения с неопределенным значением IS NULL. Неопределенное значение интерпретируется в реляционной модели как значение, неизвестное в данный момент времени. Это значение при появлении дополнительной информации в любой момент времени может быть заменено на некоторое конкретное значение. При сравнении неопределенных значений не действуют стандартные правила сравнения: одно неопределенное значение никогда не считается равным другому неопределенному значению. Для выявления равенства значения некоторого атрибута неопределенному применяют специальные стандартные предикаты: <имя атрибута>IS NULL и <имя атрибута > IS NOT NULL. Если в данном кортеже (в данной строке) указанный атрибут имеет неопределенное значение, то предикат IS NULL принимает значение «Истина» (TRUE), а предикат IS NOT NULL – «Ложь» (FALSE), в противном случае предикат IS NULL принимает значение «Ложь», а предикат IS NOT NULL принимает значение «Истина».

В разделе GROUP BY задается список полей группировки.

В разделе HAVING задаются предикаты – условия, накладываемые на каждую группу.

В части ORDER BY задается список полей упорядочения результата, т.е. список полей, который определяет порядок сортировки в результирующем отношении.

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаются формы. При открытии формы Microsoft Access отбирает данные из одной или более таблиц и выводит их на экран. В форме могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты. Формы являются тем типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных. В режиме сводной таблицы имеется возможность просматривать исходные данные или сводные данных, упорядочивая поля в областях фильтра, строк, столбцов и данных. В режиме сводной диаграммы можно визуально представлять данные, выбрав тип диаграммы и упорядочивая поля в областях фильтра, рядов, категорий и данных.

Для анализа данных или представления их определенным образом в печатном виде  создаются  отчеты.  Отчет является удобным и эффективным

средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Для обработки событий в форме или отчете применяются макрокоманды (макросы) и модули на языке VBA (Visual Basic for Applications). Макрос – это группа команд, объединенных под одним именем и выполняющих определенную функцию (например, открытие/закрытие формы, отчета , запуск запроса и т. д.). Каждый макрос представляет собой небольшой отлаженный модуль на VBA, их применение значительно упрощает процесс программирования и уменьшает количество ошибок при разработке программы.

Язык Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft является общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры. Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запус­тить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: мож­но создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

В Microsoft Access 2003 входят средства работы с другими программными продуктами:

- Работа с Microsoft SQL Server.  Существует возможность создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных Microsoft SQL Server, или воспользоваться мастером баз данных Microsoft SQL Server для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с

базой данных Microsoft Access — процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.

- Создание новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата.  Можно открыть в Microsoft Access файл другого формата — например, текстовый, dBASE, Paradox или электронную таблицу; Microsoft Access автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом.

- Импорт и связывание данных из Microsoft Outlook или Microsoft Exchange.  Для импорта или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с помощью мастера составных документов Microsoft Word.

- Экспорт в другие источники.  Из Microsoft Access можно экспортировать данные в различные форматы и приложения.

2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

 

2.1 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

 

Программа предназначена для организации работы информационной

системы Отдел кадров.

Программа должна:

1)        обеспечить ввод и корректировку данных:

-      ФИОсотрудника;

-      Паспортные данные;

-      Уровень образования;

-      Оклад;

-      Должность;

-      Специальность;

-      Отделы

-      ФИО начальника;

-      Телефон;

2)        давать возможность просматривать следующую информацию:

-      По образованию и специальности;

-      По отделам и должностям;

-      По указанной специальности;

3)        обеспечивать формирование и печать отчетов:

-      Вакантные должности;

-      Оплата общей суммы по организации;

-      Оплата общей суммы по отделам.