Описание алгоритма решения задачи средствами MS Access 2003

5. Описание алгоритма решения задачи средствами MS Access 2003

5.1 Создание базы данных

1). Вызовите Access:

·          нажмите кнопку «Пуск»;

·          выберите в главном меню команду «Программы»;

·          выберите MS Access;

·          нажмите клавишу Enter

2). Сформируйте файл новой базы данных:

·          нажмите кнопку «Создать» в разделе «Создание файла» нажмите «Новая база данных» ;

·          выберите имя папки, в которой нужно создать базу данных;

·          присвойте файлу имя «(Название документа) » в поле «Имя файла»;

·          нажмите кнопку «Создать»

3). Создание формы таблиц «Справочник», «Данные о поступивших заказах. (Заказы)»,:

Создайте форму таблицы «Название документа»:

·          во вкладке «Создание» нажмите на кнопку «Таблицы»;

·          в открывшейся вкладке нажмите на кнопку «Режим» и в раскрывшемся списке выберите «Режим конструктора»;

·          Access предложит сохранить таблицу, введите имя таблицы «Справочник» и нажмите «ОК»;

·          в результате появляется макет для описания полей таблицы;

·          осуществите описание полей таблицы, как показано на рисунке (рис. 1)

Рис. 1.

·          нажмите кнопку закрыть  и в результате появится диалоговое окно с вопросом;

·          чтобы сохранить изменения нажмите «Да», на рабочем столе программы слева появится список созданных таблиц;

двойным щелчком откройте таблицу «Справочник», появляется форма таблицы «Справочник»

Создайте форму таблицы «Данные о поступивших заказах. (Заказы):

·          откройте режим «Конструктора» для создания таблицы;

·          осуществите описание полей

Рис2.

повторите действия, аналогичные описанным выше

4). Введите исходные данные в таблицы созданные таблицы

Введите исходные данные в таблицу «Справочник »:

·          откройте двойным щелчком таблицу «Справочник» в списке таблиц (рис 3.)

Рис.3 Список таблиц.

·          введите входные данные по каждой строке таблицы, рис. 4.

Рис. 4.

Введите входные данные (рис. 5):

Рис. 5.

5). Организуйте связи между таблицами «Справочник», «Данные о поступивших заказах. (Заказы):

откройте вкладку «Работа с базами данных», нажмите кнопку «Схема данных», появляется диалоговое окно «Схема данных» и окно «Добавление таблицы»

в диалоговом окне «Добавление таблицы» выберите по очереди каждое наименование таблицы и нажмите кнопку «Добавить», после выбора последней таблицы нажмите кнопку «Закрыть»;

появляются таблицы, которые можно расположить в удобном для восприятия виде

перетащите левой кнопкой мыши поле « Код детали» из таблицы «Справочник» в таблицу «Данные о поступивших заказах. (Заказы)» и совместите его с полем «Код детали», появляется диалоговое окно «Изменение связей», установите флажок «Обеспечение целостности данных» (рис. 6);

Рис. 6.

·          проверьте тип отношения «Один-ко-многим» и нажмите в диалоговом окне «Изменение связей» кнопку «Создать», в диалоговом окне «Схема данных» появляется линия связи по полю «Код детали» между таблицами

·          в результате организованы взаимосвязи между таблицами (рис. 7)

Рис. 7.

6). Сконструируйте запрос «Данные о поступивших заказах. (Заказы)» с учетом данных справочников:

·          откройте вкладку «Создание», нажмите кнопку «Конструктор запросов», в результате откроется диалоговое окно запроса «Запрос1: запрос на выборку» и диалоговое окно «Добавление таблицы» (рис. 8)

Рис. 8.

выберите по очереди каждое наименование таблицы в диалоговом окне «Добавление таблицы» и нажмите кнопку «Добавить», расположите таблицы в удобном для восприятия виде

осуществите последовательно выбор в каждом столбце нижней части запроса: имени таблицы и имени поля, в результате формируется запрос «Данные о поступивших заказах. (Заказы) с учётом данных справочника»

нажмите кнопку «Закрыть» , в результате появляется диалоговое окно с вопросом;

нажмите кнопку «Да», чтобы сохранить запрос, появится диалоговое окно «Сохранение»;

введите имя запроса «Данные о поступивших заказах. (Заказы) с учётом данных справочника» и нажмите кнопку «ОК»;

в окне «Все объекты Access» появляется имя файла в разделе «Запросы»

·          откройте объект «Данные о поступивших заказах. (Заказы) с учётом данных справочника» двойным щелчком мыши, появляется таблица «Данные о поступивших заказах. (Заказы) с учётом данных справочника» (рис. 9)

Рис. 9.

7. Формирование отчета

 

·          откройте вкладку «Создание», нажмите кнопку «Мастер отчетов», в результате появляется диалоговое окно «Создание отчетов» (рис. 10)

Рис. 10.

·          в поле «Таблицы и запросы» проверить выбор запроса «Данные о поступивших заказах. (Заказы) с учётом данных справочника»;

·          выделите последовательно в окне «Доступные поля» и каждое выбранное поле перенесите последовательно в окно «Выбранные поля» с помощью кнопки

·          нажмите кнопку «Далее», появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора вида представления данных

нажмите кнопку «Далее». Появляется диалоговое окно «Создание отчётов» для выбора порядка сортировки и вычисления

·          нажмите кнопку «Итоги», появляется диалоговое окно «Итоги», установите в нем флажки, как показано на рисунке (рис. 11

Рис. 11.

·          нажмите кнопку «ОК», происходит возврат к окну сортировки и вычисления;

·          нажмите кнопку «Далее», появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора макета отчета;

·          выберите ступенчатый вид макета и книжную ориентацию, поставив соответствующие флажки

·          нажмите кнопку «Далее», появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора требуемого стиля отчета;

·          выберите официальный стиль (рис. 12)

Рис. 12.

·          нажмите кнопку «Далее», появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для присвоения имени отчета;

·          введите название формы отчета «Данные о поступивших заказах. (Заказы) с учётом данных справочника», установите флажок на действие «Просмотреть отчет» (рис. 13)

Рис. 13.

·          нажмите кнопку «Готово», появляется диалоговое окно «Данные о поступивших заказах. (Заказы) с учётом данных справочника» с отражением отчета (рис. 14)

Рис. 14.