Организация групповой работы с документами

2.   Организация групповой работы с документами

2.1      Компьютерные сети как основа для групповой работы с документами Интранет - это компьютерная сеть с соответствующим программным обеспечением, позволяющие служащим компании обмениваться информацией, электронной почтой, документами компании и совместно их использовать (электронный документооборот). Интранет основана на приложении технологий интернет для частных локальных и глобальных сетей организаций. Программное обеспечение для сетей интранет - это недорогая, быстро реализуемая альтернатива прикладным программным продуктам для рабочих групп (Lotus Notes, SAP...) и системам электронного документооборота (Евфрат, Optima Workflow). Современное программное обеспечение для сетей интранет включает в себя модули координации совместной работы и управления документами. Однако со временем на ряду с системами закрытого типа, пользоваться которыми могут только сотрудники данного предприятия, стали появляться системы extranet. Extranet позволяет предприятию пользоваться информацией совместно со своими партнерами непосредственно по самой сети Internet, что расширяет возможности компаний. Компьютерные сети нужны в первую очередь:

1. Предприятиям с численностью работников от 10. Чем крупнее предприятие, тем больший эффект дает внедрение данных систем.

2. Предприятиям с хотя бы зачатками формализации рабочих процедур

3. Предприятиям, имеющим территориально распределенные подразделения (в пределах одного здания, города, страны)

2.2. Групповое программное обеспечение

Термин Групповое программное обеспечение - это свободно определяемое понятие, которое относится к типу прикладной программы, дающей возможность группам людей сотрудничать в целях создания, использования и распределения информации более эффективным способом. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка).

Общая модель. Общая модель полагается на то, что документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей, т.е. совместно используются. При этом документ или приложение базы данных обычно размещают на файловом сервере. Если все пользователи имеют доступ к каталогу на файловом сервере, где размещается файл, все они могут работать с ним. Пользователь может обращается к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных.

Недостатки: Приложение такого типа пассивно; оно не выполняет никаких функций. Пользователи должны получать доступ к этому приложению для того, чтобы воспользоваться какой-либо информацией. Кроме того, в больших организациях, когда одновременно базой данных пользуется большое число пользователей, требуется довольно мощные сервера и надежное программное обеспечение, которые бы обеспечивали корректную работу. Покупка такого оборудования и ПО является довольно материально затратной.

Модель пересылки. В модели пересылки информация перемещается или же отсылается пользователю. Обычно это происходит с применением электронной почты.

Недостатки: Недостаток этой модели заключается в том, что нет какого-либо удобного способа для определения статуса вашего требования или даже идентификации его хозяина. Отсутствует централизованное местоположение для наблюдения за процессом, и нет какой-либо общедоступной базы данных, содержащей требования. После того как форма требования удаляется из последнего почтового ящика, она теряется навсегда. Говоря другими словами, отсутствует способ управления документом.

Интегрированная модель. Существует программное обеспечение, сочетающее в себе как модель пересылки, так и общую модель.

Идея групповой работы родилась несколько лет назад с появлением Lotus Notes - мощной системы предприятия, создающей условия для совместного пользования информацией. Вскоре у Lotus Notes появились конкуренты - Microsoft Exchange Server и Novell GroupWise, причем в основе каждого такого продукта лежали собственные службы каталогов, методы хранения документов и интерфейсы прикладного программирования (API). Для систем автоматизации групповой работы были разработаны также все процессы, обеспечивающие работоспособность такой вычислительной среды, например процессы маршрутизации почтовых сообщений, обеспечения безопасности и рассылки копий разным адресатам (тиражирования или репликации). Особенно важно, что были разработаны клиенты, реализующие эти услуги. Более того, фирмы Lotus и Microsoft интегрировали в свои программы для групповой работы такие широко применяемые в различных сериях изделий разных поставщиков средства управления, как OLE и ActiveX (которые прежде назывались OCX, или средства управления OLE).

Но эти собственные клиенты и службы для групповой работы пересматриваются в пользу открытых клиентов и протоколов Internet. Компании почувствовали красоту применения открытых, построенных на основе стандартов программных средств для совместной работы - отвечающие требованиям стандартов серверы различных поставщиков могут безупречно работать в разнородной вычислительной среде с разнообразными клиентами электронной почты, программами чтения новостей и браузерами Web. Поскольку такие продукты поставляются множеством поставщиков практически для всех операционных систем, компании не зависят от одного поставщика и его программ развития.

Проповедник и активный пропагандист Internet и интрасетей, фирма Netscape начала поставки изделий, реализующих стандарты корпоративных сетей и разработанных специально для них. Поставщики собственных программных средств для групповой работы следуют этому примеру. Lotus, Microsoft и Novell "играют в догонялки", стремясь поспеть за стандартами Internet и лишь недавно поравнялись с Netscape.

Однако, в то время как поставщики традиционных средств для групповой работы сломя голову ринулись в Internet, фирма Netscape сочла необходимым расширить свои предложения некоторыми средствами, недоступными для обычного программного обеспечения на базе стандартов Internet, в том числе модулем для составления календарных графиков (совместной) работы и некоторыми собственными средствами для проведения дискуссий. Microsoft, несмотря на добавление множества протоколов Internet в свой пакет Exchange, выпустила клиента Outlook 97 для работы только под управлением Windows 95 или Windows NT и специально ориентированного на тесное взаимодействие с Microsoft Office. Фирма Lotus, давшая теперь своему серверу название Domino, а клиентам - Notes, продолжает заниматься разработкой клиента; для GroupWise только что выпущена измененная версия клиента в расчете на Windows 95 и Windows NT. Таким образом, в настоящее время все системы автоматизации групповой работы в разной степени сочетают в себе собственные функциональные средства и стандарты Internet.