Понятие и содержание комплектования арх России

26 Понятие и содержание комплектования арх России

Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.осущ в порядке установл законом и рекомендац Росархива(фед аг по арх делу)перспективными и текущими планами самих арх учр.

Задача компл – наиболее полная концентрация документов, относящ к профилю данного архива(помогает организ система НСА)

Источники компл- организ или лица передающ докум в гос или ведомств арх

Комплектование архива включает:

определение источников комплектования архива;(определ круга учр фондообазователей

определение состава документов, подлежащих приему в архив;

организация передачи документов в архив.

Распределение по сети гос арх

Прием передача из ведомств в гос

Основными источниками комплектования архива организации являются:

структурные подразделения организации;

подведомственные организации;

физические лица.

27 Источники комплектования ведомственных архивов

Для ведомств арх источники компл-я:

1) структурн подразд

2) подведомств организ-ии (если это установл положением об арх)

3) физ лица

4)фонды ликвидир организ-й

5)учрежден-предшественники

ВА мож компл одним учр – 1 список

ВА мож компл неск учр(целесообр сост списк источн компл-я)

Списки утв. ЦЭК(уцентр эксп комм) Эти списки соглас в Госарх и end руководит орг-ии

В списки физ лиц – источн комплвкл: ФИО,годы жизни,место раб,должн, учен степ, место хран его личн арх, свед дополн о владельце, отм о перед в арх

Докум перед в ВА по графику составл. Завед арх, end руковод, ообряет эк

Докум в арх делятся на историч и логич связ совокупности

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению

Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.

В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.

Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.

28 Источники комплектования государственных архивов документами современной эпохи, критерии их определения

Государственные органы и органы местного самоуправления

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.включаются в списки источников комплектования государственных и

Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности кото­рых образуются документы, имеющие историческое, культурное, науч­ное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для ор­ганизаций и предприятий государственной и муниципальной форм соб­ственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности)⁶⁶⁶. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования осущест­вляется на основании критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия; масштаба деятельно­сти; вида организации или предприятия; полноты отражения информа­ции о деятельности организации или предприятия нового типа в фондедругих организации ⁶⁶⁷

Документы организаций и предприятий поступают на государствен­ное хранение в двух формах⁶⁶⁸: полностью и выборочно. При полном приеме на государственное хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источни­ков комплектования полного приема). При выборочном приеме на госу­дарственное хранение поступают: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплек­тования группового выборочного приема); часть ценных документов (из числа не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой орга­низации или предприятия определенного вида (источников комплекто­вания повидового выборочного приема). Определение форм приема до­кументов от источников комплектования государственных архивов осу­ществляется на основе комплексного применения вышеназванных кри­териев с учетом двух факторов⁶⁶⁹: организации хранения документов АФ РФ в соответствии с существующей сетью государственных архивов; ко­личественным представительством организаций или предприятий в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) ин­формации, содержащейся в их документах.

долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Задача-установить какие докум несут ценн инф-ю и перед в госарх

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел

б) при регистрации поступающих в учреждение документов

в) при направлении документа в дело

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством

Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

самоуправления и организаций;

при поступлении в архив в исключительных случаях документов в

неупорядоченном состоянии;

в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного

хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу,

архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не

подлежащих хранению и в установленном порядке

вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив

в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов

постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока

хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению  архивные документы передаются на

переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Единство методологии архивоведения и других наук обусловлено наличием единой методологической основы (универсальные, общенауч­ные методы), единством научного языка и категориального аппарата раз­личных наук. Архивоведение активно использует в своих исследованиях исторический, источниковедческий методы (подходы), системный, ин­формационный, функциональный методы, методы статистики, социоло­гии, методы экспертных оценок, номинальный подход, моделирование, идеализацию, методы классификации, аксиоматический метод

Принц экспертизы:

1)Историзма. Позвол рассм докум как продукт опред эпохи

2) всесторонности. Рассматр докум с разл аспектов. Необх изуч все факт влияющ на оценку докум

3) комплексности. Докум оценив в совок с другими(кажд не столь знач как в компл)

С уцетом этих принц разраб сист критериев ценности докум

Критерий – признаки на основ котор опред ценность докум-та.

Критерии: универсальные –главные и специальные – вспомогательн

Они перечисл в правил госарх.При отборе на пост хран опред:

1) значимость учря,лица, деят котор образ докум

2) знач содержания

3) время и место созд

4) юрид сила докум

5)подлинность и копийность док

6) дублентность/повторяемость док

7) поглащенность содержания докум

8) физич состояние док

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.