Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб

32 Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб

33 Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе докум для хран и уничт

Современное архивоведение имеет многолетний опыт разработки и применения перечней документов — систематизированных списков документов организаций, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госу­дарственное хранение обязателен⁷¹⁴.

Перечни документов являются одним из основных средств отбора до­кументов на государственное хранение, позволяющим объективно, науч­но-обоснованно и всесторонне давать оценку как отдельных документов, так и их комплексов, поскольку в перечнях в концентрированном виде учтены существующие информационные связи между документами⁷¹⁵.

Перечни являются основным и необходимым средством комплекто­вания государственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хра­нения и облегчают отбор документов в государственные архивы, огра­ничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организаци­ях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначе­нию и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы до­кументов в целом⁷¹⁶. Существующие перечни документов строятся в со­ответствии с системно-функциональным принципом.

Оценка документации на основе перечней документов осуществляет­ся поэтапно: в делопроизводстве, ведомственных и государственных архи­вах⁷¹⁷. В процессе образования документов устанавливаются сроки их хране­ния. Предварительная оценка документов на первом этапе (в делопроизвод­стве) предполагает детальное изучение документирования управленческих функций и установление по перечням сроков хранения документов, уточ­няемых затем в процессе формирования дел в структурных подразделениях.

На втором этапе осуществляется отбор документов для передачи в государственный архив на основании анализа всей совокупности доку­ментов с применением системы перечней. Сроки хранения документов в статьях перечня определяются с целью оценки и правильного формиро­вания документов на основании критериев экспертизы ценности.

Третий этап экспертизы — окончательный отбор документов на по­стоянное хранение. Важную роль на этом этапе играет проведение отбора документов с повторяющейся информацией. При проведении отбора доку­ментов с повторяющейся информацией необходимо учитывать: наличие общих закономерностей образования управленческих документов с повто­ряющейся информацией и специфических закономерностей, характерных для конкретной отраслевой системы; специфику работы с документами в конкретном учреждении и отраслевой системе в целом⁷¹⁸. Отбор докумен­тов с повторяющейся информацией в перечнях находит отражение как в разных сроках хранения подлинника (дублета), так и в системе примеча­ний, указывающих, в составе каких фондов документы подлежат отбору.

34 Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .

Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.

35 Учет документов в государственных и ведомственных архивах

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением

или возлагается на специально выделенного работника.

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности. Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Основными учетными документами в государственном архиве являются: книга учета поступлений книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования список фондов (+список фондов, содержащих особо ценные дела) лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда); архивная опись(+опись особо ценных дел) опись страхового фонда инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На каждый фонд заводится дело фонда. Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива. Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи).