Бібліографічний опис – результат наукової обробки документів

3. Бібліографічний опис – результат наукової обробки документів

З появою великої кількості документних зібрань з’ясувалося, що неможливо швидко знайти потрібну інформацію шляхом перегляду всіх наявних документів. Оперативно ознайомитися з великою кількістю їх можна, якщо коротко навести основні відомості про кожний документ у своєрідній довідці, тобто подати інформацію у «згорнутому» вигляді.

Таким чином, для розшуку потрібного документа не потрібно переглядати тексти багатьох документів, а досить ознайомитися лише з короткими повідомленнями про них. Якщо ж ці короткі повідомлення поділити на групи відповідно до певних ознак документів, то можна переглядати відомості не про всі документи, а лише про ті, що увійшли до певної групи.

Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його зміст і формальні ознаки й на цій основі складають вторинні документи, які публікуються в інформаційних виданнях, використовуються в бібліотечних і бібліографічних каталогах і картотеках, тобто забезпечують інформування користувачів про відповідні первинні документи [5; 25-26].

Наукова обробка документів здійснюється сьогодні всюди, де людина має з ними справу. Процеси складання біблюграфічних описів, систематизації, предметизації, анотування", скла­дання бібліографічних оглядів широко використовуються в бібліотеках. Без них неможливо "комплектувати й організовувати  бібліотечний фонд, неможливо інформувати читачів про склад і зміст цього фонду. Уся бібліографічна робота бібліоте­ки — інформаційна і довідкова — ведеться з використанням різноманітних видів аналітико-синтетичної обробки. Уся робота з безпосереднього обслуговування читачів не може обійтися без різних видів такої обробки.

Бібліографічні установи, наприклад Книжкова палата України, здійснюють реєстрацію та облік друкованої продукції в країні, видають державні бібліографічні покажчики. У процесі цієї роботи вони мають справу з різноманітними видами наукової обробки документів.

В органах науково-технічної інформації найчастіше вико­нують процеси реферування, індексування, наукового перекладу,
складання аналітичних оглядів, вилучення фактів з документів,
проте вони постійно мають справу і з бібліографічними описами, і з анотаціями. Адже ці органи ведуть довідковий апа­рат — каталоги, картотеки, банки даних — і публікують вели­ку кількість інформаційних матеріалів: реферативні журна­ли, експрес-інформації, наукові переклади, реферативні збірни­ки .

У книгах часто подають анотацію, а також бібліографіч­ний опис видання, його класифікаційний індекс, а в спеціаль­них журналах і збірниках наводить класифікаційні індекси окремих статей. Це вимога стандарту на видавничу продук­цію. Отже, наукову обробку здійснюють і видавництва. Крім того, вони публікують інформаційні матеріали про твори, що готуються до друку.

Наукова обробка — один з найскладніших процесів у ро­боті з документами — вимагає від фахівця високої професій­ної підготовки і широкого кругозору. До того ж діяльність людини при виконанні цих робіт часто має досить суб'єктив­ний характер. В процесі обробки документів усе активніше впроваджується автоматизація. У наш час здійснюють автоматизоване індексування, автомати­зоване анотування і реферування, до автоматизованих ІПС вводять бібліографічні описи [3; 18-20].

Для орієнтації в потужних документно-інформаційних потоках, для проведення ефективного й оперативного пошуку інформації здійснюється наукова (або аналітико-синтетична) обробка документів. Її суть полягає у згортанні інформації про первинні документи на основі застосування методів аналізу і синтезу.

Оскільки користувачі ставлять різні вимоги до згортання інформації про ознаки документів, існують різні види аналітико-синтетичної обробки. Безумовно до них можна зараху­вати такі: складання бібліографічних описів, індексування, ано­тування, реферування.

Різноманітні види аналітико-синтетичної обробки доку­ментів використовуються всюди, де люди мають справу з до­кументами, а найбільше у сфері документних комунікацій.

Бібліографічні описи для електронних каталогів та інших бібліографічних автоматизованих ІПС складають на основі форматів бібліографічних записів, де, як зазначалося, елемен­ти запису розподілені за "полями" і кожному надані ідентифі­катори (розпізнавальні позначки), відповідно до яких комп'ю­тер розпізнає, записує і зберігає інформацію. Працюючи з комп’ютером, людина бачить на дисплеї назви елементів опису. Її завдання додати саме потрібні відомості й правильно сформулювати їх. Здавалося б, це зовсім просто, але, якщо мати на увазі, що полів близько 200,стає зрозумілим, що за­своїти автоматизовану обробку документів неможливо без гли­боких знань методики складання бібліографічних описі.

Оскільки наукова обробка документів базується на використанні методів аналізу й синтезу, її часто називають аналітико-синтетичною і визначають таким чином: аналітико-синтетична обробка – це процеси перетворення інформації, що міститься в первинному документі, з метою створення вторинних документів [9; 49-53].

Для забезпечення різноманітних інформаційних запитів користувачів існують різні види наукової обробки документів. Найчастіше до них відносять: складання бібліографічних описів документів, індексування, анотування, реферування. В нашій роботі ми більш детальніше зупинимось на бібліографічному описі.

У процесі інформування про документи, користування ними доводиться їх називати, посилатися на них, складати списки, відрізняти один документ від інших. Здійснювати це можливо завдяки бібліографічним описам, які подають певний набір відомостей про документи, що характеризують їхні найважливіші ознаки. З бібліографічного опису можна дізнатися прізвище автора, якщо воно є в книзі, назву книги, обсяг книги тощо. Оскільки назви часто відповідає змісту книги, то можна дізнатися і про нього.

Внутрішній зв’язок процесів обробки документів базується на аналізі та синтезі. Аналіз і синтез – це загальнонаукові методи пізнання. Аналіз передбачає розподіл об’єкта, який вивчається на складові, виявлення його властивостей, відношень. Синтез – це вивчення об’єкта в його цілісності, єдності, взаємозв’язку його частин та властивостей [4; 21]. Розглянемо на прикладі бібліографічного опису. Розглядаючи аналіз і синтез як загальнонаукові методи навчання, в аналітико-синтетичній обробці інформації їх одно­часно розглядають і як прийоми, що дають змогу багатоаспектно характеризувати документи. Таке розуміння аналізу і син­тезу пояснюється тим, що в документах відображені результа­ти, досягнуті на тому чи іншому ступені процесу пізнання. Пізнання, згідно з уявленнями філософії, проходить шлях від безпосереднього сприйняття і спостереження конкретного предмета або явища до впорядкування та осмислення того, що пізнано, на практиці. Ось цей шлях і віддзеркалюється в документах. Такі види обробки, як науко­вий переклад, реферування, досить чітко, хоч і з неоднаковою повнотою, відображають цей шлях. Але аналітико-синтетпчна обробка не тільки відображає хід аналізу і синтезу в про­цесі пізнання, а й сама використовує ці методи.

Насправді  аналізі і синтез здійснюють у логічній єдності, вони неподільні в виході аналітико-синтетичної обробки і відбуваються паралельно. Наприклад, щоб ви­значити тему документа, який предметизується, необхідно проаналізувати його зміст, а синтезується цей зміст при визна­ченні головної теми всього видання в цілому. У процесі по­дальшого аналізу твору виявляють аспекти розгляду предмета, його зв'язки з іншими спорідненими предметами, а результатом такого аналізу стає синтез — чітке виділення предмета в, тому основному аспекті, в якому його розглянуто саме в цьому документі.

Кожному виду наукової обробки притаманне певне співвід-
 ношення аналізу і синтезу, певний рівень проведення їх. Так,
аналіз і синтез, що здійснюються при складанні бібліографічного опису, як правило, значно простіші, ніж у процесі анотування, індексування.

Слід зазначити, що аналітико-синтетична обробка документів не обмежується здійсненням аналізу і синтезу. Їй притаманне також використання методу абстрагування, який допомагає виділити з усіх ознак документа саме ті, що найбільш цікаві користувачам, відкинути другорядні.

Метод узагальнення забезпечуй згортання інформації, яку
 містить первинний документ, передбачає застосування способів
 перетворення великих обсягів інформації у більш компактну,
 але досить містку форму.

Унаслідок аналітико-синтетичіної обробки первинних до­кументів одержують вторинні документи. Ці документи — бібліографічні описи, анотації, реферати тощо — можуть бути організовані в різноманітні джерела вторинної інформації, інформаційно-пошукові системи. Такі системи можуть бути традиційними (бібліотечні та бібліографічні каталоги, бібліо-| графічні та фактографічні картотеки, бібліографічні покаж чики, різноманітні інформаційні видання) і нетрадиційними (бібліографічні та фактографічні банки даних). Процес створення таких систем також розглядають як сукупні опе­рацій аналізу і синтезу в ході аналітико-синтетичної обробки. Звичайно, аналіз здійснюється при підборі необхідних документів, а далі відомості про окремі документи групуються за різними ознаками, i є підстави вважати це синтезом.

Більшість людей стикаються у своїй трудовій діяльності та повсякденному житті з різноманітними видами аналітико-синтетичної обробки документів. Наукові працівники, прово­дячи  дослідження,  передусім розшукують літературу про об'єкт, який вивчається. Складаючи звіт про виконано дослідження, вони обов'язково подають у ньому огляд літературних джерел з темами, список використаної літератури. Такі ж списки, як правило, вміщують у наукових статтях, монографіях. Усе це потребує використання бібліографічних описів. Виробничники постійно звертаються до нормативно-тохнічної документації і посилаються на неї при розробці проектів, креслень, ознайомлюються з реферативними й оглядовими виданнями. Працівники офісів постійно мають справу з діло­вими документами, які також підлягають певній обробці для зручності подальшого зберігання и пошуку.  

Усі розглянуті види обробки документів не є формальними, вони потребують певних, а часто і значних інтелектуальних зусиль людини. В основі їх лежать наукові методи пізнання (аналіз і синтез), тому вони об'єднуються поняттям "наукова обробка документів" на противагу технічній обробці, яка с облі­ком і реєстрацією документів, що увійшли до фонду[3; 114].