Анализ работы и рабочего времени

2.3. Анализ работы и рабочего времени

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в приложении:

где n_ij– затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

где N – общее время наблюдений, мин.

Для нахождения величины N используем формулу:

где S_j – количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.

В данном случае значение для всех . Тогда:

Т.к. наблюдения проводились 1 рабочую неделю (5 рабочих дней), то суммарный фонд времени составит 2700 минут ().

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 6 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя». При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени больше плановых, и отрицательным, если фактические затраты меньше плановых.

Графа 2 таблицы 6 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для данного специалиста с точки зрения задач и целей организации, стоящих перед руководителем данного учреждения. К сожалению, в данном конкретном случае, руководитель не имеет реальной возможности при составлении плана своего рабочего дня использовать «Золотого правила» (60^х40) планирования. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени – период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно поделим на две части по 17,5%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план.

Таблица 6

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %	Δ(±)
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1А	3%	2,6%	0,4%
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.)	2А	5%	4,7%	0,3%
Телефонные разговоры с покупателями	3А	4%	3,8%	0,2%
Другие деловые телефонные разговоры	4А	8%	9,4%	-1,4%
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5А	3%	3,0%	0,0%
Разбор конфликтов с клиентами	6А	0%	1,7%	-1,7%
Просмотр заявок-требований от покупателей	7А	1%	1,3%	-0,3%
Нерегламентированные перерывы	8А	0%	3,8%	-3,8%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9А	13%	11,9%	1,1%
Контроль за заказами материалов (просмотр заявок)	10А	7%	8,2%	-1,2%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11А	3%	10,3%	-7,3%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12А	1%	1,7%	-0,7%
Прием посетителей по деловым вопросам	13А	5%	6,8%	-1,8%
Служебные разъезды (дорога)	14А	2%	10,5%	-8,5%
Участие в совещаниях	15А	2%	4,6%	-2,6%
Проведение семинаров с работниками	16А	1%	1,5%	-0,5%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17А	1%	1%	0%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18А	4%	5,2%	-1,2%
Обход помещений (рабочих мест)	19А	1%	0,3%	0,7%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам	20А	0%	4,9%	-4,9%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21А	1%	1,1%	-0,1%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22А	0%	1,1%	-1,1%
Наведение порядка на рабочем месте	23А	1%	1,1%	-0,1%
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:		17,5%	0%	17,5%
Резерв на управленческую деятельность:		17,5%	0%	17,5%
Итого:		100%	100%	0%

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

Для оценки результативности использования рабочего времени воспользуемся коэффициентом экстенсивности, рассчитываемым по формуле:

где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.

Таким образом, видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные перерывы составляют 205 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 2700 мин. Тогда:

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности) или 350 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

В данном случае, потери рабочего времени 50 минут. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывается по формуле:

где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от исследователя, составляют 52 минут + 60 минут = 112 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

где ОТ – время на отдых и личные надобности, мин.

В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 323 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени К_р по формуле:

где У_iф  – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;

У_iпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени

Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени основываясь на данных приведенных в таблице 7:

Таблица 7

Рациональность использования рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Шифр затрат	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %	в долях
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1А	3%	2,6%	-0,004	0,004
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.)	2А	5%	4,7%	-0,003	0,003
Телефонные разговоры с покупателями	3А	4%	3,8%	-0,002	0,002
Другие деловые телефонные разговоры	4А	8%	9,4%	0,014	0,014
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5А	3%	3,0%	0,000	0,000
Разбор конфликтов с клиентами	7А	1%	1,3%	0,003	0,003
Просмотр заявок-требований от покупателей	9А	9%	11,9%	0,029	0,029
Нерегламентированные перерывы	10А	7%	8,2%	0,012	0,012
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	11А	3%	10,3%	0,073	0,073
Контроль за заказами материалов (просмотр заявок)	12А	1%	1,7%	0,007	0,007
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	13А	5%	6,8%	0,018	0,018
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	14А	2%	10,5%	0,085	0,085
Прием посетителей по деловым вопросам	15А	2%	4,6%	0,026	0,026
Служебные разъезды (дорога)	16А	1%	1,5%	0,005	0,005
Участие в совещаниях	17А	1%	1%	0,000	0,000
Проведение семинаров с работниками	18А	4%	5,2%	0,012	0,012
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	19А	1%	0,3%	-0,007	0,007
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	21А	1%	1,1%	0,001	0,001
Обход помещений (рабочих мест)	23А	1%	1,1%	0,001	0,001
ИТОГО:					0,30

Нельзя сказать, что показатель К_р близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (К_э) и коэффициента рациональности (К_р). В данном случае этот показатель

равен:

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (К_ВП).

К_НП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136

К_{ВП =} 1 - К_НП = 1 – 0,136 = 0,864

Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:

Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (1933 минут) и общественной работы (30 минут).

Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1035/1963=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =235/1963= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =454/1963= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =255/1963= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1.необходимость выполнения работы;

2.оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

3.целесообразность выполнения работы;

4.сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

где –  суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=1¸4), мин.;

åПД_К – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Результаты анализа приведены в таблице 8:

Таблица 8

Оценка затрат времени

Наименование выполненной работы	Продолжи тельность данной работы	Критериальная оценка
		1	2	3	4
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	80	да	да	да	да
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.)	120	да	да	да	да
Телефонные разговоры с покупателями	85	да	да	да	да
Другие деловые телефонные разговоры	270	да	нет	да	да
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	120	да	нет	да	да
Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками)	20	да	да	да	нет
Просмотр заявок-требований	70	да	нет	да	да
Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), преждевременных уход с работы и др.)	100	нет	нет	нет	нет
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	340	да	нет	да	да
Контроль за заказами (просмотр заявок)	340	да	нет	да	да
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	140	да	нет	да	да
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	90	да	нет	да	да
Прием посетителей по деловым вопросам	215	да	нет	да	да
Служебные разъезды (дорога)	255	да	нет	да	да
Участие в совещаниях	160	да	нет	да	да
Проведение семинаров с работниками	30	да	нет	да	да
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	30	да	да	да	да
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	135	да	нет	да	да
Обход помещений (рабочих мест) в целях обеспечения контроля	15	да	да	да	да
Посещение различных учреждений по деловым вопросам	85	да	да	да	нет

Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени руководителя на:

·        Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками)

·        Посещение различных учреждений по деловым вопросам.

Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.

А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:

Таблица 9 Фактическое превышение времени над плановым

	Фактическое время выполнения превысило плановое на
Другие деловые телефонные разговоры	17%
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	38%
Просмотр заявок-требований	14%
Контроль за заказами (просмотр заявок)	47%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	46%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	67%
Прием посетителей по деловым вопросам	42%
Служебные разъезды (дорога)	76%
Участие в совещаниях	66%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	26%

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 100/2700 = 0,037 или 3,7%

II = (270+120+70+340+140+90+215+255+160+135+100)/2700 = 0,66 или 66%

III = 100/2700 = 0,037 или 3,7%

IV = (85+20)/2700 = 0,039 или 3,9%

Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).

Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 10 «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.

Таблица 10

Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
				Сократить нельзя		Можно сократить или исключить
		мин.	% к итогу	мин.	% к продолжительности данной работы	мин.	% к продолжительности данной работы
Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам	1А	70	2,6%	70	100,0%	0	0,0%
Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.)	2А	128	4,7%	128	100,0%	0	0,0%
Телефонные разговоры с покупателями	3А	102	3,8%	100	97,6%	2	2,4%
Другие деловые телефонные разговоры	4А	255	9,4%	225	88,2%	30	11,8%
Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров)	5А	80	3,0%	75	93,8%	5	6,3%
Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками)	6А	45	1,7%	0	0,0%	45	100,0%
Просмотр заявок-требований	7А	35	1,3%	25	71,4%	10	28,6%
Нерегламентированные перерывы	8А	102	3,8%	0	0,0%	102	100,0%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9А	323	11,9%	323	100,0%	0	0,0%
Контроль за заказами (просмотр заявок)	10А	223	8,2%	223	100,0%	0	0,0%
Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11А	277	10,3%	225	81,1%	52	18,9%
Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)	12А	45	1,7%	45	100,0%	0	0,0%
Прием посетителей по деловым вопросам	13А	183	6,8%	150	82,2%	33	17,8%
Служебные разъезды (дорога)	14А	282	10,5%	225	79,6%	57	20,4%
Участие в совещаниях	15А	125	4,6%	125	100,0%	0	0,0%
Проведение семинаров с работниками	16А	40	1,5%	30	75,0%	10	25,0%
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17А	15	0,6%	15	100,0%	0	0,0%
Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов	18А	140	5,2%	125	89,3%	15	10,7%
Обход помещений (рабочих мест)	19А	8	0,3%	8	100,0%	0	0,0%
Посещение различных учреждений по деловым вопросам	20А	132	4,9%	100	75,5%	32	24,5%
Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.)	21А	30	1,1%	30	100,0%	0	0,0%
Изучение специализированной периодической литературы и СМИ	22А	30	1,1%	25	83,3%	5	16,7%
Наведение порядка на рабочем месте	23А	30	1,1%	30	100,0%	0	0,0%
Итого:		2700	100%	2300	85,2%	400	14,8%

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, с помощью организационно-технических мероприятий руководителю необходимо перераспределить 14,8% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

1.         Участие в совещаниях

2.         Контроль за заказами (просмотр заявок)

3.         Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков)

Кроме того, руководитель не использует полностью время, отведенное ему для отдыха, тем самым, нарушая режим труда и отдыха.

Глава 3. Совершенствование анализа и описания работы и рабочего места руководителя 3.1. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени и меры по их преодолению

В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.

К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.

Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:

·     получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов

·     избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов

·     нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника

·     большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы

Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:

·     медлительность в действиях;

·     отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;

·     повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;

·     распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были выявлены следующие:

1. Нерациональное планирование (продолжительность 148 мин.) Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение. А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки.

Возможными причинами потерь могут являться:

·           ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов

·           отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня

·           отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы

·           игнорирование нормативов режимов труда и отдыха

Для устранения данных помех можно предложить меры по их устранению:

·           выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности);

·           ведение предварительного планирования рабочего дня;

·           ведение дневника рабочего времени

·           изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.

2. Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. Продолжительность 93 мин.

Возможными причинами данных помех могут быть:

·           нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ

·           ориентация на проблему

·           сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными)

·           неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы

·           недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники

Мерами по устранению данных помех могут являться:

·           реалистичное планирование затрат рабочего времени

·           ориентация на имеющиеся возможности

·           делегирование полномочий

·           проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест

·           закупка дополнительных единиц оргтехники

3. Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д. Продолжительность 102.

Возможными причинами потерь времени можно назвать:

·           отсутствие планирования

·           перенесение важных дел на более поздний срок

·           стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными

·           отсутствие самодисциплины

·           прерывание работы телефонными звонками

Меры по устранению потерь времени могут стать:

·           ставить цели и стремится к их достижению

·           расстановка приоритетов работ

·           самодисциплина

·           формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации)