Унифицированные формы приказов по личному составу

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу

Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

-   по учету кадров;

-   по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень форм приказов по личному составу:

-   приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

-   приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

-   приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

-   приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

-   приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

-   приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

-   приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

-   приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная)[15].

В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

-   как образцы для формирования нового документа;

-   как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;

-   в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.

1.2 Виды приказов по личному составу

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными[16].

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:

-   личное заявление работника;

-   контракт;

-   докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

-   акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);

-   письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;

-   свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

-   распорядительное действие;

-   фамилия, имя, отчество лица;

-   должность и структурное подразделение;

-   дата вступления в силу данного пункта приказа;

-   обязательные условия.

В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа