Порядок хранения приказов

3.2   Порядок хранения приказов

Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

Поскольку последствия разных принимаемых кадровых решений неодинаковы в целом для организации и ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются.

Большая часть распорядительных документов по личному составу относится к «текущим»[39]. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 06.10.00, распорядительные документы по личному составу и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от форм собственности, но срок их обязательного хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок или до минования надобности.

В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации – как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т.д.

Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, т.е. их формирование может осуществляться несколько лет (принято – не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке.

Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности.

Полное оформление дела предусматривает:

-   подшивку или переплет дела;

-   нумерацию листов в деле;

-   составление заверительной записи (листа-заверителя);

-   составление внутренней описи документов дела;

-   оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

Документы, помещенные в дело, подшиваются на четыре протокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД).

Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.

Список источников и литературы

1.   источники:

1.1     Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). – М.: Гросс-Медиа, 2007. – 192 с. 1.2     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. 1.3     Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 1.4     ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. 1.5     ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 265 с. 1.6     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 г. № 5360. – М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД, 2002. 1.7     Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”. 1.8     Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / сост. М.П. Жукова. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. – 152 с.

2. литература:

2.1     Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. – М.: ИНФРА – М, 2003. – 224 с.

2.2     Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.

2.3     Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.

2.4     Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

2.5     Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.

2.6     Печникова, А.В. Документация отдела кадров предприятия. – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000, - 256 с.

2.7     Санкина, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – М.: МЦФР, 2003. – 368 с.

2.8     Чуковенков, А.Ю., Янковая, В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 216 с.

2.9     Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.

2.10  Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11. – С. 30-33.

2.11  Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №2. – С. 83-87.

2.12  Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №3. – С. 74-78.

[1] Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. М., 2005.

[2] Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. В.А. Кудряева. М., 2005.

[3] Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. М., 2003.

[4] Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. Тюмень, 2005.

[5] Чуковенков, А.Ю., Янковая, В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. М., 2005.

[6] Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. 2004. № 3.

[7] Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. 2007. № 2, 3.

[8] Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. № 11.

[9] Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М., 2007.

[10] Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. [11] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”. [12] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. [13] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 г. № 5360. М., 2002. [14] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / сост. М.П. Жукова. М., 2002. [15] Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

[16] Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. В.А. Кудряева. М., 2005. С. 314.

[17] Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М., 2007. [18] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.

[19] Там же.

[20] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.

[21] Там же.

[22] Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М., 2007.

[23] Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. М., 2005. С. 71.

[24] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.

[25] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.

[26] Там же.

[27] Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. М., 2005. С. 86.

[28] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.

[29] Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М., 2007.

[30] Альбом унифицированных форм первичной учетной документации. Утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате”.

[31] Там же.

[32] Там же.

[33] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

[34] Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2003. С. 378.

[35] Там же.

[36] Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2003. С. 386.

[37] Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. В.А. Кудряева. М., 2005. С. 345.

[38] Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. 2007. № 11. С. 32.

[39] Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. 2007. №3. С. 75.