Реалізація контрольної функції з використанням концепції контролінгу

РЕФЕРАТ

Даний дипломний проект представляє собою розробку реалізації контрольної функції з використанням інструментів контролінгу, а саме вдосконалення системи переобліку за допомогою впровадження нового устаткування. Економічне обґрунтування необхідне для того, щоб прийняти рішення, чи буде проект прибутковим, чи доведеться відмовитись від його реалізації, а також оцінити вірогідність позитивного або негативного його впливу.

Дипломний проект має два розділи. В першому теоретичному розділі наведені методичні рекомендації по здійсненню і обґрунтуванню проекту. Розробка проекту передбачає: оцінку актуальності проекту і необхідності вирішення задач, поставлених у проекті; дослідження в області контролінга.

Другий розділ, аналітичний, містить характеристику підприємства, аналіз його діяльності. В цьому розділі проводиться аналіз витрат підприємства на проведення переобліку, наводяться характеристики нового устаткування та здійснюється розрахунок економічної ефективності від впровадження нового обладнання. Обґрунтовується необхідність впровадження системи контролінга за допомогою прикладу розрахунку маржинального прибутку двох груп товарів, та розробки бюджетної системи на підприємстві. Також наведено аналіз можливих надзвичайних ситуацій, шкідливих і небезпечних чинників на дослідженому підприємстві.

РЕФЕРАТ

Данный дипломный проект представляет собой разработку реализации контрольной функции с использованием инструментов контролинга, а именно усовершенствование системы переучета с помощью внедрения нового оборудования. Экономическое обоснование необходимое для того, чтобы принять решение, будет ли проект прибыльным, или придется отказаться от его реализации, а также оценить достоверность положительного или отрицательного его влияния.

Дипломный проект имеет два раздела. В первом теоретическом разделе существуют методические рекомендации по осуществлению и обоснованию проекта. Разработка проекта предусматривает: оценку актуальности проекта и необходимости решения задач, поставленых в проекте; исследование в области контролинга.

Второй раздел, аналитический, содержит характеристику предприятия, анализ его деятельности. В этом разделе проводиться анализ расходов предприятия на проведение переучета, приводятся характеристики нового оборудования и осуществляется расчет экономической еффективности от внедрения нового оборудования. Обосновывается необходимость внедрения системы контролинга с помощью примера расчета маржинальной прибыли двух групп товаров, и разработки бюджетной системы на предприятии.Также приведен анализ возможных чрезвычайных ситуаций, вредных и опасных факторов на исследуемом предприятии.

ABSTRACT

Given degree project presents itself development of the realization to checking function with use instrument контролинга, as follows improvement of the system of the rediscount by means of introducing the new equipment. The Economic motivation necessities to come to a conclusion, will project profitable, or come to abandon to his(its) realization, as well as value validity positive or negative his(its) influences.

The Degree project has two sections. The methodical recommendations exist In the first theoretical section on realization and motivation of the project. The Development of the project provides: estimation to urgency of the project and need of the decision of the problems, поставленых in project; the study in the field of контролинга.

The Second section, analytical, contains the feature of the enterprise, analysis to his(its) activity. Analysis of the expenses of the enterprise be conducted In this section on undertaking the rediscount, happen to the features of the new equipment and is realized calculation economic еффективности from introducing the new equipment. Need of the introducing the system контролинга is Motivated by means of example of the calculation маржинальной arrived two groups goods, and development of the budgetary system on enterprise.Is it Also brought analysis possible exceeding situation, bad and dangerous factor on under investigation enterprise.

ВСТУП

Створюючи передумови повної економічної самостійності, ринок висуває тверді фінансові й економічні вимоги, які орієнтують підприємство на ефективну й рентабельну діяльність.

У цій ситуації обов'язковою умовою вдосконалювання методів керування є повне використання внутрішніх можливостей підприємства, тобто ефективної системи внутрішнього обліку й звітності як основи менеджменту. Ефективність менеджменту перебуває в прямій залежності від ступеня вдосконалювання інформаційного забезпечення. Напрямок вдосконалювання останнього можна зв'язувати з організацією переважно нової системи керування економікою на мікрорівні.

Контролінг - це принципово нова концепція інформації й керування, що забезпечує підтримку внутрішнього балансу економіки підприємства шляхом формування інформації про витрати й доходи як основи для прийняття оптимальних управлінських рішень.

Контролінг як інформаційна система досить широко реалізується закордонними підприємствами й приносить досить відчутні результати. У керуванні економікою українських підприємств дана система не знаходить належного застосування тому, що потреба в ній найчастіше переважає над наявністю знань у цій області. Внаслідок цього, рішення проблем, пов'язаних з організацією й методикою побудови системи контролінга, буде сприяти підвищенню якості менеджменту, а отже, забезпеченню стабільного розвитку бізнесу підприємства.

Метою контроллинга є створення необхідних умов для підвищення професійного рівня суб'єктів підприємництва в керуванні ресурсами підприємства в умовах нестабільності як зовнішніх (інтернаціоналізація економіки, загострення конкуренції на внутрішньому й світовому ринках і т.д.), так і внутрішніх (обсяги виробництва, заборгованості по зарплаті, пошук надійних партнерів і постачальників) факторів. Сучасним менеджерам необхідно комплексне бачення системи керування й, зокрема, такого важливого її блоку, як формування інформації про витрати й ресурси підприємства з метою вироблення альтернативних варіантів управлінських рішень по оптимізації прибутку й ін.

Знання про контролінг дадуть можливість менеджерам різних рівнів керування розібратися з питаннями організаційної побудови системи контролінга на українських підприємствах.

Контролліг (умовний термін - внутрішньогосподарський або управлінський облік) - це принципово нова концепція інформації й керування, що має всі характеристики обліково-аналітичної системи, тому що реалізує окремі елементи не тільки бухгалтерського, але й оперативно-технічного обліку, контролю й планування. Контролінг - це один із блоків системи внутрішнього контролю й одне з найважливіших джерел її інформаційного забезпечення. Від ступеня налагодженості системи внутрішнього контролю залежить довіра до бізнесу господарюючого суб'єкта.

РОЗДІЛ 1. КОНТРОЛІНГ, ЯК МЕТОД РЕГУЛЮВАННЯ ВИТРАТ

  1.1 Контролінг як методика вдосконалення практичної діяльності підприємства

Загальновідомо, що залежно від вирішуваних задач підприємство може бути розглянуте з різних точок зору, наприклад:

 Як система руху товарно-матеріальних ресурсів;

-Як соціально-технологічна система;

Як система руху фінансів і т.д.

Природно, кожна точка зору народжує свій спосіб обліку і управління на підприємстві. В даний час в світі використовується комплекс консалтингових послуг із створення методики обліку і управління крупним підприємством з погляду руху фінансів, який називається "контролінг".

Контролінг - це набір методик, направлених на вдосконалення облікової політики і управлінської практики підприємств, виходячи з фінансових критеріїв успішності функціонування підприємства. За допомогою його можуть бути вирішені наступні традиційні проблеми обліку і управління:

- Низька платіжна дисципліна структурних підрозділів;

- Неконтрольована дебіторська заборгованість;

- Слабке управління витратами: відсутність чіткого розуміння структури витрат і їх доцільності;

- Невірне визначення прибутковості філіалів і видів бізнесу;

- Брак оборотних коштів;

- Сплата необґрунтовано високих податків до місцевого і федерального бюджетів.

Контролінг не тільки дозволяє рахувати витрати по-новому, природніше, але і стимулює вище керівництво думати у фінансових категоріях, переміщаючи технологічне управління безпосередньо до виробничого процесу.

Технологічне управління делегується відповідному керівникові середнього рівня і, тим самим, локалізується в рамках тих підрозділів підприємства, які ведуть певну технологічну діяльність. Області бізнесу, де застосування контролінга найбільш ефективно-багатопрофільні холдинги, розгалужені фінансово-виробничі структури. Тобто ті види бізнесу, де можна достатньо природно розділити фінансове і виробниче управління. /1,2/

Є види бізнесу, де дистанціюватися від поточних виробничих проблем не завжди вдається. Це процеси типу будівництва електростанції, стадіону або судна на верфі (технологічний процес триває декілька років і переструктурувати| витрати без переривання технологічного процесу не завжди просто). Тут найбільш велика вірогідність зміни виробничих планів. Виробничий процес може розгортатися не завжди так, як передбачалося - фінансування може уриватися і вихід на прибуток відбувається в непрогнозований момент часу. Або ж, наприклад, вже по ходу будівництва періодично виникає можливість зробити щось не так, як було заплановано - купити комплектуючі у нового виробника або внести удосконалення до конструкції. У таких областях проведення контролінга найменше ефективно.

Основні етапи робіт по постановці системи контролінга

Діагностика

Типовими проблемами, з якими стикаються більшість підприємств, є:

- Відсутність "прозорості" системи обліку витрат, що дозволяє встановити причини їх виникнення і визначити їх економічно виправдану величину;

- Недостатній рівень відповідальності і мотивації персоналу на зниження рівня витрат і підвищення ефективності діяльності компанії;

- Низька оперативність отримання фактичної інформації про поточну діяльність філіалів і компанії в цілому (розрахунки, наявність фінансових ресурсів і т.п.);

- Недосконалість (з погляду рішення управлінських задач) системи внутрішній фінансовій звітності;

- Недостатньо висока фінансова дисципліна лінійних підрозділів;

- Недостатня ефективність і несистематичність процедур планування доходів, витрат і фінансових потоків;

- Недостатня відладжена системи первинного документообігу.

Формалізація бізнесу компанії

Формалізація організаційно - функціональної структури - опис основних структурних підрозділів кожного філіалу і дочірньої компанії, що беруть участь в бізнесі, їх функціональних обов'язків і вертикально-горизонтальних зв'язків. В результаті цього процесу розробляється схема управління і розподілу функцій між службами підрозділів.

Формалізація фінансової схеми компанії - опис послуг, що надаються лінійними підрозділами компанії один одному і зовнішнім контрагентам; побудова схем. При цьому отримують розроблену схему руху послуг.

Формалізація платіжної системи - опис основних фінансових потоків між підрозділами і за межі компанії.

Результат: схема руху фінансових ресурсів.

Формалізація системи обліку - характеристика організації облікового документообігу первинної інформації, використовуваного плану рахунків і типових господарських операцій, вживаної інформаційної системи.

Результат цього - опис облікового документообігу, таблиця плану рахунків, альбом типових господарських операцій, характеристики використовуваних інформаційних систем./1,2,7/

Формалізація системи обліку витрат і фінансової моделі компанії - визначення основних принципів обліку, угрупування і калькуляції витрат по напрямах діяльності і видам бізнесу.

Результат: опис існуючої системи обліку витрат і калькуляції

собівартості.

Формалізація системи внутрішньої звітності - характеристика документів внутрішньої звітності, використовуваних для ухвалення управлінських рішень.

Результат: опис форматів, процедур підготовки і надання документів внутрішній звітності.

Аналіз ефективності існуючих систем, методик і процедур

Система обліку витрат - дослідження можливості управління витратами з метою підвищення прибутковості компанії.

Організація обліку - вивчення відповідності системи вимогам підготовки зовнішньої і внутрішньої звітності, оперативності і достовірності використовуваної інформації, необхідного рівня аналітики.

Система планування доходів, витрат і фінансових потоків - оцінка її ефективності з погляду контрольованості, забезпечення ресурсами, підготовки планів і т.п.

Результат: визначення проблем і їх взаємозв'язку ("дерево проблем") по кожному з напрямів.

Розробка пропозицій і рекомендацій:

На основі проведених досліджень розробляються наступні документи:

1.1. Рекомендації по виділенню усередині компанії Центрів фінансового обліку

основних принципів їх функціонування (повноваження, відповідальність, система стимулювання), а також необхідних змін в організаційно-функціональній структурі./5,6,7/

1.2. Концепція розвитку систем обліку витрат і визначення фінансових результатів, планування доходів, витрат і фінансових потоків.

1.3. Варіанти пропозицій по вдосконаленню корпоративної системи обліку (включаючи конфігурацію і параметри Інформаційної системи) і їх обґрунтування.

1.4. Розгорнений план заходів щодо впровадження запропонованих рекомендацій, розвитку інформаційної системи і корпоративної системи обліку (на наступні етапи роботи).

1.5. Оцінка економічного ефекту від впровадження запропонованих варіантів.

Всі пропозиції і рекомендації винні представляються в звіті з урахуванням очікуваних організаційних змін в компанії.

Проектування організаційно-функціональної структури

Oрганізаційно-функціональна структура компанії - розподіл бізнеспроцесів між робочими місцями, підрозділами компанії, створюючи структуру підрозділів компанії (з урахуванням їх завдань, ієрархічної підлеглості).

Для ефективного досягнення мети діяльності в компанії повинні існувати адекватні цілям функціональна і організаційна структури.

Вимога адекватності означає:

- повноту (виконання всіх необхідних для досягнення цілей компанії функцій);

- цілісність і несуперечність (відповідність організаційної структури функціональною, відсутність дублювання функцій).

Розробка організаційно-функціональної структури компанії передбачає:

- проект нормативної організаційно-функціональної структури компанії;

- рекомендації по оптимальному розподілу функцій між підрозділами і співробітниками усередині підрозділів;

- визначення "функціональних портретів" посад, вимог до окремих робочих місць;

- аналіз і рекомендації по оптимізації методів реалізації функцій;

- опис процесу впровадження нормативно спроектованих функціональної і організаційної структур.

Посадова інструкція (опис робочого місця: завдання, підлеглість, має право і обов'язки, виконувані функції, методи реалізації функцій, процедури звітності, процедури роботи з документами.

Посадові інструкції є важливою і невід'ємною частиною системи управління.

Вони містять набір функцій (посадових обов'язків) і точні вказівки кожному співробітникові організації по їх виконанню. Тут дотримуються принципу: "Точний і повний опис організаційних процедур діяльності кожного співробітника компанії може забезпечити її надійне високоефективне функціонування". Метою цього процесу є підвищення керованості діяльністю компанії.

При цьому використовують наступні методи по управлінню: системний аналіз; методний аналіз; тренінги-семінари.

В результаті реалізації цих методів організаційно-функціональна структура і система посадових інструкцій зможе дозволити:

- налагодити чіткий механізм взаємодії підрозділів;

- створити у кожного співробітника організації точне уявлення не тільки про його посадові обов'язки, але і методах їх виконання, що дозволить економити час на їх виконання;

- завдяки точному і детальному опису кожної процедури співробітника понизити суб'єктивність трактування своїх обов'язків і тим самим объєктивізувати процес організаційної діяльності;

- адекватно і ефективно реагувати на виникаючі нештатні ситуації завдяки механізму адаптації, що є невід'ємною частиною спроектованої системи управління.

Розробка методики обліку витрат і визначення фінансових результатів

Ключовим етапом робіт по побудові системи контролінга на підприємстві є розробка документа під назвою Методика обліку витрат і визначення фінансових результатів (МОВ). Цей документ закладає основу побудови корпоративної системи обліку. В рамках його розробки виконуються наступні роботи:

- побудова єдиної для всіх структурних підрозділів класифікації статей витрат;

- визначення методики нормування витрат для розділення витрат на економічно виправдані (корисні) і надмірні;

- створення методики розрахунку собівартості продуктів і послуг компанії;

- розробка методики визначення фінансового результату (прибутку) в розрізі структурних підрозділів, видів бізнесу, послуг.

Для того, щоб побудувати таку методику і дати її в руки керівників підприємства, проводиться попереднє обстеження підприємства з різних точок зору. Природно, методика обліку витрат не виникає на порожньому місці - як основа використовується те краще, що вже напрацьоване в Activity Based Costing, Direct Costing і ін. і апробовано в умовах вітчизняного господарювання.

У основі побудови методики обліку витрат для конкретного підприємства лежить підхід, що полягає, декілька спрощено, в наступному: підприємство ділиться на одноманітно керовані частини - центри фінансового обліку (ЦФО). При цьому вводяться в розгляд: центри прибутку, центри витрат і центри інвестицій. Виявляється зв'язок між різними видами діяльності і їх доль в собівартості продукції.

На цьому ж етапі формалізується фінансова схема організації: кому які послуги виявляються (у тому числі і усередині холдингу), які фінансові потоки. На основі аналізу виконується оптимізація фінансової схеми з погляду оподаткування при дотриманні всіх вимог законодавства за рахунок усунення внутрішніх оборотів оподаткувань і інших методів./7/

Розробка Процедур підготовки і здачі фінансової звітності

Це логічне продовження попереднього пункту. Окрім процедур і регламентів для створення первинних фінансово-значущих документів, завжди є необхідність в звітах, довідках, вибірках, по різному агрегованих вторинних документах. Всі необхідні для ухвалення рішення документи і первинна інформація повинні поступати в ті місця і тим людям, які їх потребують.

Далі на основі методики обліку витрат і визначення фінансових результатів розробляються Регламент складання Бюджету Доходів і Витрат, Регламент складання і виконання Бюджету Руху Грошових Коштів і Процедура ціноутворення компанії. Розробка і подальше впровадження цих документів дозволяє:

- планувати доходи і витрати компанії для забезпечення її беззбиткової і прогнозування фінансового результату (що важливе для оптимізації оподаткування);

- забезпечувати проведення розумної цінової політики;

- на підставі прогнозу доходів і витрат планувати фінансові потоки

- підприємства і налагодити платіжну дисципліну.

Прокоментуємо найбільш важливі згадані вище документи і методики.

Розробка методики складання Бюджету доходів і витрат (БДВ)

Розробляючи Бюджет доходів і витрат, можна відштовхуватися від тієї ідеї, що з ринкових міркувань буває доцільно планувати як беззбитковість бізнесу підприємства на деякий проміжок часу, так і збитковість (зводячи її, природно, до мінімуму). Мета БДВ - зв'язати доходи від можливої (прогнозованою) реалізації і витрати на створення продукції у необхідній кількості.

При створенні БДВ треба заздалегідь визначити:

- норми витрат по видах бізнесу;

- для центрів витрат - мінімальний рівень витрат (не пов'язаний з розміром бізнесу - для підтримки функціонування);

- об'єм реалізації (у грошовому виразі)

Щоб визначити ці показники необхідно скористатися:

- процедурами визначення норм витрат по кожному виду діяльності;

- процедурою розробки плану по реалізації;

- процедурою визначення кошторису витрат по видах діяльності;

- іншими необхідними методиками і процедурами (допоміжними).

Таким чином, визначається, що можна зробити для забезпечення беззбитковості при даному рівні реалізації і даному рівні виробничих і невиробничих витрат, отриманих по методиці обліку витрат. При цьому, маючи БДВ, можна ухвалити рішення про перерозподіл ресурсів або скоректувати рівень того або іншого виду бізнесу підприємства (ранжирувати їх по вкладеннях). Розробка методики складання Бюджету руху грошових коштів (БРГК)./7/

Бюджет руху грошових коштів створюється на основі Бюджету доходів і витрат.

Бюджет руху грошових коштів - це, в певному значенні, - спосіб виконання Бюджету доходів і витрат. У БРГК освітлює рішення питань з пріоритетами оплати, зв'язуються вхідні і витікаючі платежі. БРГК, будучи складеним по певній методиці, включає:

- графік руху грошових коштів;

- процедуру проходження платежів.

Бюджет руху грошових коштів дозволяє у будь-який момент управляти ліквідністю підприємства, визначати наявність і терміни появи вільних грошових коштів, звільняє керівника від роботи з плановими фінансовими документами (робота з позаплановими, зрозуміло, залишається).

Проектування Методики ціноутворення

Це визначення (на основі Методики обліку витрат і Бюджету доходів і витрат) економічно обгрунтованих цін, які принесуть підприємству при заявленому об'ємі виробництва і реалізації необхідні (заплановані) доходи.

Проектування системи оплати праці

На цьому етапі передбачається виконання наступних процедур:

- Можливий перегляд або розробка штатного розкладу;

- Перерозподіл об'ємів робіт між співробітниками виходячи із знов затвердженого регламенту облікового документообігу;

- Розробка і затвердження системи матеріального заохочення і нематеріального стимулювання ефективної праці співробітників.

Проектування Плану рахунків і Типових господарських операцій

Наступним кроком до побудови чіткої моделі бізнесу підприємства є розробка корпоративного плану рахунків головної компанії і планів рахунків філіалів, які дозволяють отримувати дані відповідно до Методики обліку витрат. Під планом рахунків тут розуміється безпосередньо класифікація рахунків і субрахунків, аналітичний облік по рахунках, типові господарські операції. Цілком можливо одночасне використання декількох планів рахунків, по-різному обслуговуючих потреби підприємства в обліку. В рамках робіт по даному етапу всі параметри виробничо-господарських операцій класифікуються і знаходять своє віддзеркалення на рахунках, субрахунках, в аналітиці.

Розробка Регламенту облікового документообігу

Для запуску методики обліку витрат в роботу, необхідно створити "Регламент облікового документообігу". Тобто визначити, хто, чим і коли звітує, куди ці документи стікаються і що містять. Зрозуміло, що спроектувати і запустити систему документообігу, обслуговуючу методику обліку витрат наперед, тобто до формування самої методики, не можна.

Спроектувати систему документообігу означає занурити параметри, що враховуються, в потрібні документи, встановити регламент створення і проходження цих документів, терміни їх здачі, форми документів, а також визначити коло, які відповідальні за заповнення або ухвалення рішення по цих документах осіб.

Створення концептуального проекту інформаційної системи

Одним з результатів системи контролінга, окрім створення фінансово прозорої системи управління, є формулювання вимог до Корпоративної Інформаційної Системи (КІС). Для адекватної автоматизації приведених вище методик і процедур КІС повинна відповідати, принаймні, наступному набору вимог:

Підтримка многофіліальності;

 - Підтримка багатьох незалежних планів рахунків;

 - Розділення між управлінським і бухгалтерським контуром;

 - Можливість віддзеркалення в системі БДК і БРГК.

Крім того, не можна забувати про особливості роботи крупних підприємств нашої країни (велика кількість співробітників, багатопрофільність бізнесу, складна схема засновництва і отримання девідентів, широка номенклатура товарів і послуг, велика кількість постачальників, споживачів, субпідрядників, практика взаємозаліків і бартеру і ін.). Більш того, вибирана КІС повинна мати можливість підстроюватися (конфігуруватися) під реалії майбутнього (законодавчі, виробничо-господарські та інші), щоб не стати гальмом у вдосконаленні бізнесу завтра.

Коротка схема основних операцій контролінга представлена в додатку 1./7/