Пути совершенствования системы автоматизированного учета заработной платы

3.2 Пути совершенствования системы автоматизированного учета заработной платы

То, что начисление заработной платы ведется в другой программе, затрудняет работу других бухгалтеров. Например, кассиру для составления авансовых отчетов необходим справочник «Сотрудники». Так как справочник «Сотрудники» находится в другой программе, был сформирован еще один справочник в программе «1С». Это требует дополнительных затрат времени бухгалтера. Сведения о поступлении и увольнении работников вносятся дважды – в программу начисления заработной платы и в «1С».

Таким образом, внесение некоторых первичных документов, сведений приходится дублировать, что увеличивает трудозатраты работников бухгалтерии. Предлагается вести расчет заработной платы в комплексе «1С: - Предприятие 7.7» в типовой конфигурации «Зарплата + Кадры».

В данной конфигурации, как уже было отмечено, имеется справочник «Сотрудники», который предназначен для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы. Данный справочник содержит приказ о приеме на работу, приказ о кадровых изменениях, приказ об изменениях окладов, приказ об увольнении. Справочнику «Сотрудники» починены такие справочники, как «Кадровые данные», «Налоговые вычеты», «Трудовая деятельность», «Образование» и т.д.

Конфигурация позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Таким образом, справочник «Сотрудники» в «1С» содержит больше информации, чем аналогичный справочник в специальной программе.

Для автоматического начисления заработной платы предусмотрен документ «Начисление заработной платы». Расчетные и платежные ведомости формируются автоматически. При начислении заработной платы в «1С» сразу же проставляется корреспонденция счетов затрат, которые заранее выбраны из плана счетов. Таким образом, это облегчит работу бухгалтера, учитывающего себестоимость услуг и работ, так как журнал хозяйственных операций будет формироваться с учетом сумм начисленной заработной платы и ЕСН, а не заноситься из другой программы вручную.

Так как расчет заработной платы будет выполняться в программе «1С:», это позволит получать необходимую информацию другим пользователям прямо из базы данных, а не на бумажных носителях. Таким образом, видны значительные преимущества применения программы «1С» при расчете заработной платы.

Программа позволяет выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Поскольку машина может увязывать исполнение документов с определенными сотрудниками, а также фиксировать случаи задержки документов, программу контроля можно использовать при материальном стимулировании и поощрении работников.

После внедрения комплексной автоматизации бухгалтерского учета, будут автоматизироваться все участки учета. Учет на всех рабочих местах будет осуществляется с использованием одного программного продукта, установленного в локальной компьютерной сети. Данные, веденные на одном участке, записываются в единую базу данных. Подобная технология автоматизации позволяет избежать двойного ввода одних и тех же данных.

Учет расчетов по заработной плате в настоящее время ведется двумя бухгалтерами. Применение программы «1С» позволит высвободить одного работника. Перевод данных из одной программы в другую потребует дополнительных затрат, однако организация в итоге получит экономию. Рассчитаем экономию от перевода расчетов по заработной плате.

Таблица 3.1 - Расчет экономического эффекта

Таким образом, перевод расчетов оплаты труда в «1С:» сэкономит Стерлитамакской ТЭЦ 125724 руб. Кроме того, значительно снизятся трудозатраты и затраты времени работников бухгалтерии.

Повышению качества учета расчетов по оплате труда и прочим операциям на Стерлитамакской ТЭЦ должно способствовать усиление работы службы внутреннего контроля. Службой внутреннего контроля должна проверяться первичная документация на наличие необходимых подписей, всех необходимых реквизитов, полнота регистрации документов в учетных регистрах. При осуществлении процедур внутреннего контроля необходимо:

–           контролировать, проверяется ли свод по начислению и удержанию оплаты труда главным бухгалтером;

–           выяснять, все ли сотрудники получают заработную плату через кассу;

–           проводить сверку объема выполненных работ с размером начислений оплаты труда;

–           разработать должностные инструкции работников расчетного стола;

–           контролировать предоставление списка уволенных и вновь принятых лиц в бухгалтерию;

–           проверять расчеты с депонентами;

–           проверять начисления по оплате труда с точки зрения арифметических ошибок;

–           проверять размер отчислений на ЕСН.

Так как начисление заработной платы ведется в отдельной программе, контроль становится более необходимым, так как обороты по счету 70 формируются отдельно, а при переносе в программу «1С» при неправильном начислении зарплаты могут быть искажены другие участки работы бухгалтеров. Проведение расчетов заработной платы в программе «1С» упрощает работу службы внутреннего контроля.